7 façons d’intégrer Google Agenda à vos applications professionnelles

La première chose que je fais le matin avant le travail est de consulter mon calendrier Google. C'est ma source de référence pour tout ce que me réserve la journée à venir, y compris les réunions d'équipe, les projets qui nécessitent mon attention et même les courses dont j'ai besoin pour me situer entre les deux. 

Mais même si vous utilisez Google Agenda pour organiser votre journée, il peut toujours être difficile de hiérarchiser les tâches critiques lorsque votre emploi du temps se remplit rapidement. Qu’il s’agisse de demandes de dernière minute ou de réunions urgentes, vous pouvez vous retrouver à gérer votre calendrier au lieu de développer votre entreprise.

C’est là qu’intervient l’automatisation avec Zapier. En automatisant votre Google Agenda, vous pouvez gagner du temps et vous concentrer sur ce qui compte le plus. Avec seulement quelques Zaps, ce que nous appelons nos flux de travail automatisés, vous pouvez synchroniser automatiquement des événements sur plusieurs calendriers, configurer des notifications pour de nouveaux événements ou créer des tâches de suivi, et bien plus encore. 

Table des matières

• Diffuser des messages entre les calendriers

• Recevoir des rappels de réunions

• Prépare-toi pour les événements à venir

• Gérer les rendez-vous et les appels vidéo

• Créer des événements à partir de tâches

• Définir le statut de Slack lors des réunions du calendrier

• Utiliser des webhooks avec Google Agenda

Diffuser des messages entre les calendriers

Selon ton rôle, tu devras peut-être gérer plusieurs calendriers. Peut-être as-tu des calendriers différents pour chaque équipe que tu gères, ou tu gères un calendrier client en plus du tien. 

Ces Zaps publieront de nouveaux événements Google Agenda dans le calendrier de votre choix, vous n’avez donc pas à vous soucier de jongler avec plusieurs calendriers ou de publier sur le mauvais calendrier.

Si vous êtes le genre de personne qui aime voir comment vous passez votre temps au cours de vos journées et de vos semaines, vous pouvez également connecter votre outil de suivi du temps à Google Agenda. De cette façon, il créera un nouvel événement Google Agenda pour chaque nouvelle entrée de temps afin que vous (ou même votre responsable) puissiez suivre vos progrès et hiérarchiser les tâches. 

Recevoir des rappels de réunions

Entre les appels vidéo, la gestion de votre boîte de réception et la réponse au chat, il est facile d’oublier que vous avez quelque chose sur votre calendrier lorsque vous vous concentrez sur une autre tâche. Il en va de même pour les clients que tu dois rencontrer. 

Ces Zaps vous rappelleront automatiquement, à vous, à votre équipe ou à vos clients, une réunion à venir par e-mail ou via une appli de discussion d'équipe. Ainsi, tu ne feras jamais attendre un client, et tu ne seras pas laissée pour compte non plus.

Tu veux recevoir un peu plus de contexte dans tes notifications ? Si vous êtes une personne occupée (ne le sommes-nous pas tous ?), il se peut que recevoir un ping contenant uniquement le titre et la description d'un événement Google Agenda ne soit pas suffisant. Au lieu de cela, vous pouvez ajouter une étape AI pour ajouter plus de contexte à l’événement, comme l’objectif, tout matériel de préparation et des recommandations sur les projets liés à l’événement. 

Prépare-toi pour les événements à venir

Bien sûr, il ne suffit pas de participer aux réunions de ton calendrier. Tu dois toujours être prête, mais il peut être difficile de tenir compte du temps de préparation lorsque tu portes plusieurs casquettes. 

Que tu te prépares pour une réunion avec un client, une présentation de pitch ou tout autre événement, ces Zaps peuvent t'aider à prendre le temps de te préparer. Chaque fois qu’un nouvel événement est ajouté à votre calendrier Google, Zapier crée automatiquement une tâche dans votre appli de tâches à faire ou votre outil de gestion de projet. Vous pouvez même enrichir ces tâches avec plus de contexte en envoyant d’abord l’événement Google Agenda à Chat GPT.

Vous pouvez personnaliser votre trigger, c’est-à-dire l’événement qui démarre un Zap, de sorte que seuls certains événements du calendrier génèrent des tâches. Vous pouvez également le configurer pour que les mêmes tâches apparaissent à chaque fois si vous le souhaitez.

Zapier peut également créer automatiquement des ordres du jour ou d’autres documents de réunion à partir d’un modèle.

Gérer les rendez-vous et les appels vidéo

C'est déjà assez difficile de se souvenir des réunions avec tes collègues (et de s'y présenter). Qu'en est-il des invitations émanant de personnes extérieures à ton lieu de travail ? C’est une chose d’oublier une rencontre avec un collègue, mais oublier un rendez-vous avec un client extérieur est une mauvaise nouvelle. 

Ces Zaps créeront des événements Google Agenda chaque fois que quelqu’un vous invitera à un appel vidéo ou planifiera un rendez-vous avec vous via une application de réservation comme Calendly.

Si vous planifiez des rendez-vous à l’aide d’une application formulaire ou d’une feuille de calcul (comme Google Sheets), ces flux de travail garantiront qu’ils sont pris en compte dans Google Agenda. 

Créer des événements à partir de tâches

Il y a les événements qui ont lieu selon une planification régulière, comme votre réunion d’équipe permanente tous les jeudis. Ils sont assez faciles à gérer. Les événements qui peuvent être plus difficiles à plan sont ceux qui se produisent lorsque quelque chose de spécifique se produit, comme lorsqu’une offre atteint une certaine étape de votre cycle de vente.

Vous pouvez utiliser un Zap pour créer un événement de calendrier lorsque des tâches spécifiques sont ajoutées au gestionnaire de tâches de votre choix, comme Notion ou Trello. 

Définir le statut de Slack lors des réunions du calendrier

Si vous travaillez beaucoup sur Slack, vous savez que le fait d’être identifié dans des canaux publics ou d’être envoyé directement par vos collègues peut être distrayant, surtout lorsque vous êtes en communication. 

Fais plutôt savoir à tout le monde que tu n'es pas disponible pour répondre (même si c'est urgent) en définissant automatiquement un statut Slack chaque fois que tu rejoins une nouvelle réunion. 

Utiliser des webhooks avec Google Agenda

Vous utilisez peut-être une appli qui n’a pas d’intégration Zapier, mais vous souhaitez créer un événement Google Agenda lorsque quelque chose de spécifique se produit dans votre appli. 

Si votre appli dispose d’une fonctionnalité de webhook, vous pouvez utiliser des webhooks dans un Zap. (Webhooks est une application premium, qui nécessite un plan Zapier payant pour être utilisée.)  

Boostez votre calendrier grâce à l’automatisation

En utilisant Zapier, vous pouvez automatiser Google Agenda et avoir une planification qui se gère toute seule afin que vous puissiez vous concentrer sur la gestion de votre entreprise. Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour gérer votre agenda, consultez ces astuces Google Agenda :

Cet article a été initialement publié en mars 2021 et a été mis à jour pour la dernière fois en décembre 2024 par Elena Alston.