Como profesional independiente, he tenido mi cuota de relaciones con clientes en las que el trabajo terminaba quedando fuera de mi alcance: el proyecto se prolongaba demasiado o no conseguía los recursos que necesitaba para trabajar de manera eficiente. Mis clientes tenían buenas intenciones, pero no establecimos un plan de juego sólido de antemano.
Por eso he comenzado a utilizar una declaración de trabajo (SOW) con nuevos clientes: nos permite establecer un proceso con anticipación y garantiza que estemos en la misma página antes de comenzar. Aquí estoy compartiendo la plantilla SOW gratuita que creé. Haga una copia y modifíquela siguiendo las instrucciones a continuación.
Tabla de contenido:
¿Qué es una declaración de trabajo (SOW)?
Una declaración de trabajo (SOW) es un documento que define todos los componentes acordados de un proyecto, incluidas tareas específicas, entregables e hitos. Un SOW se utiliza comúnmente para establecer expectativas y evitar malentendidos entre las partes.
¿Qué incluye una declaración de trabajo?
Esto es lo que incluye un SOW:
Descripción general del proyecto
Propósito y objetivos del proyecto
Un desglose de tareas y entregables
La cronología del proyecto, incluidos los hitos
Una lista de los recursos necesarios
La ubicación donde se realizará el trabajo
El presupuesto del cliente, el precio de cada entregable y la programación de pagos.
Definiciones de términos y condiciones especiales
Declaración de trabajo frente a otros documentos
Una declaración de trabajo cubre solo los detalles específicos de un proyecto; no reemplaza otros documentos clave como un acuerdo con el contratista que detalla los acuerdos de confidencialidad y la propiedad de los entregables. A continuación se muestra cómo se compara una declaración de trabajo con otros documentos comunes.
Alcance del trabajo: El alcance del trabajo es una sección dentro de un SOW que define específicamente los límites, objetivos y tareas de un proyecto.
Service Level Agreement (SLA): Un SLA define los estándares de desempeño, las expectativas de calidad y los compromisos de servicio entre un proveedor y un cliente. Por otro lado, un SOW se centra en el alcance del proyecto, las responsabilidades y los resultados.
Contrato: Un contrato es un acuerdo legalmente vinculante que describe los términos, condiciones y obligaciones generales entre las partes, mientras que un SOW detalla las tareas, los entregables y los cronogramas específicos dentro de ese acuerdo. Un SOW puede ser legalmente vinculante, pero debes trabajar con un abogado si ese es tu objetivo principal.
Nota: No soy abogado y diseñé este documento principalmente como una herramienta de gestión de proyectos.
¿Cuándo se debe utilizar un SOW?
Debes utilizar un SOW cada vez que comiences un nuevo proyecto con un cliente. Puede parecer exagerado, pero ofrece algunos beneficios importantes:
Un alcance más claramente definido. Cuando creas un SOW antes de comenzar un proyecto, definirás con antelación detalles importantes como cronogramas y responsabilidades.
Comunicación más sencilla dentro del proyecto. Usted y su cliente tendrán el mismo documento al que hacer referencia cuando hablen sobre los detalles del proyecto.
Mejor establecimiento de límites. En los casos en que un cliente intente extender el trabajo más allá del alcance acordado, tendrá un documento SOW que podrá señalar como su límite.
Plantilla de declaración de trabajo
A continuación te presentamos una plantilla de declaración de trabajo que puedes copiar y utilizar como base para tu próximo proyecto. Es un documento de Google, pero puedes descargarlo en otros formatos como .doc o .pdf.
Esta plantilla de declaración de trabajo incluye frases básicas en las que basar los términos de su SOW; siéntase libre de ampliarlas o modificarlas para que tengan sentido para usted. Y recuerde, si necesita un lenguaje legalmente vinculante en su SOW, trabaje con un abogado para obtener los detalles correctos.
Cómo completar su plantilla de SOW
A continuación se explica paso a paso cómo completar la plantilla SOW.
1. Etiqueta tu SOW
Después de haber hecho una copia de la plantilla SOW, etiquétela como declaración de trabajo e incluya el nombre de su empresa y el nombre de su cliente. Me gusta incluir un número SOW para facilitar el seguimiento. Lo baso en la fecha, pero también puedes simplemente numerarlos en el orden en que los creas. Cree un sistema de numeración que le permita organizar sus SOW de una manera que funcione para usted.
2. Escribe una introducción
La introducción proporciona una descripción general rápida de las personas, los objetivos y el trabajo involucrados en el proyecto. No es necesario profundizar demasiado aquí. Simplemente haga un resumen de alto nivel para hacer referencia a qué trata el documento.
3. Definir el propósito y los objetivos
El propósito y los objetivos establecerán por qué estás haciendo este proyecto y qué quieres lograr tú y el cliente. ¿Qué problema está intentando resolver y qué retorno de la inversión espera? Algunas empresas mencionan aquí indicadores clave de rendimiento (KPI), por lo que puedes agregarlos si te ayudan a mantener el rumbo.
4. Enumere las tareas del proyecto
Éstas son las tareas que completarás para cumplir este proyecto. No tengas miedo de ser demasiado específico en esta sección, ya que define el trabajo que realizarás para el proyecto. Tal como lo hago en la captura de pantalla del ejemplo de SOW a continuación, considere enumerar las tareas que no realizará para evitar la ampliación del alcance.
5. Enumere los entregables del proyecto
Los entregables son los productos o servicios que usted proporcionará y a los que sus tareas contribuirán: los artículos digitales o físicos que entrega a su cliente. Por ejemplo, si su tarea es diseñar gráficos, el resultado final serían los gráficos en sí.
Los entregables se dividen en dos categorías.
Los resultados del proceso hacen avanzar un proyecto, pero no lo completan (por ejemplo, un esquema de entrada de blog).
Los entregables del producto son los resultados finales que cumplen los requisitos del proyecto (por ejemplo, una entrada de blog completa).
Incluya ambos tipos de entregables en esta sección para mantener su proyecto en marcha en cada fase.
6. Añadir la programación del proyecto
Aquí es donde colocarás la línea de tiempo del proyecto, idealmente dividida en fases y marcada por hitos. Dependiendo de su trabajo y el de su cliente, su estilo de trabajo y sus preferencias, también puede incluir las horas necesarias para completar cada tarea y entrega. Los proyectos recurrentes, como los contratos de retención, pueden incluir plazos repetidos en la programación.
Piense en utilizar una herramienta de gestión de proyectos para desglosar sus tareas, resultados e hitos para su SOW. Podrás ver todos esos factores en una línea de tiempo más clara cuando los organices en elementos individuales en tu software. Además, las funciones de colaboración te ayudarán a resolver los detalles con tus colegas.
7. Establecer el lugar de trabajo
Escribe dónde se encuentran los recursos que necesitarás para realizar el trabajo y dónde realmente lo completarás. Si corresponde, menciona también en qué lugares no realizarás trabajo. Por ejemplo, es posible que prefiera realizar todo el trabajo digital de forma remota, no en la empresa del cliente.
8. Describa el presupuesto, los precios y el cronograma de pagos.
Describe aquí todo lo relacionado con el dinero. Enumere el presupuesto del cliente para este proyecto y luego el precio de cada entregable. Después de esto, escribe la programación según la cual recibirás el pago. También puede incluir términos de precios como neto 30 (pago 30 días después de la factura) aquí, si corresponde.
Nota: Una vez que hayas resuelto y firmado tu SOW, utiliza las plantillas de factura de Zapier o tu software de facturación para recibir el pago.
9. Enumere todos los recursos necesarios
Enumere aquí todos los recursos que necesitará del cliente para completar el proyecto, como equipos o documentación. Esta no es una sección SOW tradicional, pero creo que ayuda a los proyectos que implican mucho intercambio de ideas, como las tareas de escritura. (Gracias a Peak Freelance por inspirar esta sección con una idea similar en su ejemplo de declaración de trabajo).
10. Definir términos y condiciones especiales
Coloque aquí cualquier término o requisito adicional que no encaje en ninguna otra categoría. Los ejemplos incluyen procesos de revisión y prueba, estándares de la industria y medidas de seguridad requeridas. Si alguno de los términos misceláneos resulta demasiado largo, es señal de que debes agregar una nueva sección a la plantilla.
11. Firmar el SOW
Siempre haga que sus SOW sean firmados por una figura de autoridad de ambas partes. Puede firmar en persona o puede cargar mi muestra de declaración de trabajo en su aplicación de firma electrónica y luego asignar los espacios de firma a cada firmante dentro de su aplicación.
Ejemplo de declaración de trabajo
Ahora que conoces todas las partes que componen un SOW, te mostraré cómo podría verse en acción. Haga clic en la vista previa a continuación para ver una versión completa de la plantilla.
Consejos para crear una declaración de trabajo
Al seguir una declaración de trabajo de muestra, puede ser fácil caer en el modo plantilla, así que tenga en cuenta estas prácticas recomendadas:
Comuníquese con su cliente mientras crea su SOW. Informe a su cliente qué tipos de términos plan incluir en su SOW antes de entregárselo para firmar. Considere colaborar en un programa como Google Docs antes de hacer una copia final. Invita a tu cliente a agregar sugerencias y comentarios para dar contexto a tus términos.
Utilice un lenguaje coherente. Utilice el mismo lenguaje para referirse a los mismos conceptos importantes en su SOW. Por ejemplo, siempre llame a sus informes "resúmenes"; no cambie a "descripción general" en algunas secciones.
Sea específico donde importa. Si tiene ciertas expectativas en mente para partes del proyecto, especifíquelas en el SOW. Preste especial atención al lenguaje que utiliza en las secciones que le interesan, como por ejemplo al describir los resultados y definir lo que no hará.
Ahorre tiempo con la automatización. Intente completar automáticamente su plantilla SOW con Zapier y luego personalice el documento de Google resultante. Como alternativa, puede cargar la plantilla SOW en su herramienta de firma electrónica, de modo que podrá encargarse de todo en una sola aplicación.
Formato SOW: ¿Importa el formato?
Es fácil quedar atrapado en el formato y las secciones de su SOW. Pero recuerde: su declaración de trabajo es, ante todo, una herramienta para que usted y su cliente comuniquen expectativas y límites. No te preocupes demasiado por el formato: simplemente mantén todo consistente. Y si hay una sección en esta plantilla que no le sirve a usted ni a su cliente, puede eliminarla.
En lugar de preocuparse por hacer que su declaración de trabajo sea lo más profesional posible, concéntrese en preguntas como:
¿Estoy estableciendo una relación equitativa con mi cliente?
¿Mi SOW comunica claramente los términos que serán importantes para consultar más adelante?
¿Estoy teniendo en cuenta todas las formas en que puedo proteger mi negocio respetando las necesidades de mis clientes?
Automatiza tu declaración de trabajo
Si utiliza la misma plantilla una y otra vez, es un proceso propicio para la automatización. Puedes usar Zapier para conectar Google Docs con tus otras aplicaciones, de modo que puedas automatizar el resto de tus tediosas tareas relacionadas con los documentos. Como mencioné anteriormente, incluso puedes completar automáticamente tu plantilla SOW con datos de tus otras aplicaciones. A continuación se muestra un flujo de trabajo que le ayudará a comenzar.
Copiar datos de nuevas filas de Hojas de cálculo de Google a una plantilla de Documento de Google
Zapier es una herramienta de automatización sin código que te permite conectar tus aplicaciones en flujos de trabajo automatizados para que cada persona y cada empresa pueda avanzar a la velocidad del crecimiento. Infórmate más sobre cómo funciona.
Cumpla con los términos de su SOW
Su SOW establecerá límites para sus proyectos, y vale rechazar solicitudes fuera del alcance o solicitar una renegociación. Pero esta regla también funciona a la inversa: tu SOW es una promesa que le has hecho a tu cliente y que debes cumplir.
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