Cómo usar Calendly

La forma más rápida de iniciar una cadena de correos electrónicos interminable es preguntar: "¿Cuándo es un buen momento para reunirnos?" Después de unas cuantas respuestas de ida y vuelta, finalmente llegarán a una fecha que sea conveniente para ambos. Luego, podrás ir y venir unas cuantas veces más para decidir a qué sala de reuniones virtual debes unirte. 

Es un juego que nadie debería jugar. 

En cambio, si alguien quiere reunirse, puedes enviarle un enlace a tu página de reservas de Calendly, donde podrá ver tu disponibilidad, reservar una reunión y recibir automáticamente notificaciones de eventos. Si estás cansado de jugar al Tetris de programación, aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre cómo usar Calendly. 

• ¿Qué es Calendly?

• Cómo configurar Calendly 

• Cómo crear un evento o reunión en Calendly 

• Cómo compartir tu evento de Calendly  

• Cómo editar tipos de eventos en Calendly 

¿Qué es Calendly? 

Calendly es una aplicación popular para programar reuniones , y con buena razón. Es confiable, fácil de usar para todos y obtienes acceso a todas las funciones de programación necesarias en un plan gratuito.

Una vez que cree su página de reservas de Calendly, todo lo que tiene que hacer es compartir el enlace de reserva, para que los invitados puedan ver su disponibilidad y programar tiempo con usted. Cada vez que se reserva una nueva reunión, Calendly completa automáticamente los detalles del evento en su calendario y se encarga de enviar recordatorios de eventos. 

Cómo configurar Calendly

Estos son los pasos básicos para configurar su cuenta de Calendly. Con la excepción de crear tu cuenta e identificar tu rol en el trabajo (último paso), puedes omitir la mayoría de los pasos y editarlos más tarde. Pero me parece más fácil configurar todo correctamente desde el principio. 

1. Crea tu cuenta de Calendly 

Si aún no tienes una, aquí te mostramos cómo crear una cuenta de Calendly. 

1. Vaya a calendly.com. 

2. Regístrese con su cuenta de Google o Microsoft. Esto le permite sincronizar fácilmente Calendly con aplicaciones relevantes como Google Calendar y el calendario de Microsoft Outlook. También puedes usar tu dirección de correo electrónico y conectar estas aplicaciones más tarde.

3. Si se registró con su cuenta de Google o Microsoft, siga las instrucciones de seguridad para conectar su cuenta de Calendly. 

2. Crea tu URL de Calendly 

Una vez que haya configurado su cuenta, se le pedirá que cree su URL de Calendly (siempre podrá cambiarla más tarde). Esta es la dirección que los invitados verán en la barra de búsqueda de su navegador. 

1. En la sección Crea tu URL de Calendly , ingresa la terminación de tu URL. Recomiendo elegir un nombre conciso y memorable como calendly.com/winston-woofs. Hace que compartir el enlace a tu página de reservas sea mucho más fácil. 

   

   Nota: asegúrese de separar las palabras en la URL con un guion. Esto hace que sea más fácil para los humanos y los dispositivos de asistencia leer. 

2. Elige tu zona horaria 

3. Haga clic en Continuar. 

3. Conecte Calendly a sus aplicaciones 

Calendly ofrece muchas funciones prácticas, pero la capacidad de verificar automáticamente mis calendarios para detectar momentos de mucha actividad y actualizarlos con reuniones de Calendly podría ser mi favorita. Por eso te recomiendo que conectes tus calendarios de inmediato. 

Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en las aplicaciones de calendario que usas para programar tu día. Luego siga las instrucciones de seguridad para conectar los calendarios seleccionados. 

4. Establezca su disponibilidad 

Establezca su disponibilidad general y luego haga clic en Continuar. Si desea modificar su horario laboral o establecer una disponibilidad personalizada para eventos específicos, puede hacerlo más tarde. 

5. Personaliza tu experiencia en Calendly 

Calendly te pregunta sobre tus tareas laborales para ayudarte a personalizar tu atención al cliente, en caso de que lo necesites. Seleccione el rol que más se aplique a usted. Luego haga clic en Finalizar.  

Si desea personalizar aún más su cuenta de Calendly, haga clic en Cuenta desde su página de inicio y luego haga clic en Configuración. 

Desde tu página de configuración personal , puedes hacer cosas como agregar una foto de perfil o el logotipo de la empresa, modificar tu URL de Calendly y actualizar tu disponibilidad. 

Ahora estás listo para pasar a la parte divertida. 

Cómo crear un evento o reunión en Calendly

Crear un evento en Calendly es como navegar por un libro de Elige tu propia aventura, lo que quiere decir que hay 13,519 formas de crear y personalizar un evento. En lugar de detallar cada opción posible, te guiaré a través de la configuración general.  

Nota: Cuando creas un evento o una reunión en Calendly, en realidad no estás creando un evento. En lugar de eso, estás configurando una página de reservas para que las personas hagan la programación de una reunión contigo. 

Cómo crear y personalizar eventos únicos

Digamos que alguien le envió un mensaje en LinkedIn para la programación de una entrevista informativa. O un viejo amigo que se mudó al extranjero quiere ponerse al día virtualmente. Calendly facilita compartir una página de reserva para estos eventos únicos. 

1. En la página de inicio de Calendly, haga clic en + Crear. A continuación, seleccione Reunión única. 

   

2. Ahora debes personalizar la duración del evento y los espacios de tiempo que deseas ofrecer a tus invitados.

   • Duración del evento: de forma predeterminada, la duración del evento se establece en 30 minutos. Pero es fácil cambiar esto. En el panel lateral de configuración de la reunión , en Duración, haga clic en el símbolo de cursor hacia abajo (∨). Luego seleccione el tiempo deseado o ingrese una duración personalizada.

     

   • Franjas horarias: haga clic en las franjas horarias que desea ofrecer (hasta 40) directamente en su calendario. Si desea ver las horas agregadas en una lista, haga clic en el símbolo de cursor hacia abajo (∨) junto a /40 veces seleccionadas.

     

     Si quieres que todos los horarios disponibles de un día estén abiertos a reservas, hay una forma sencilla de hacerlo: haz clic en + Agregar horarios debajo de la fecha que quieras incluir. Para eliminar todas las opciones de reserva de una fecha específica, haga clic en Borrar horarios. 

     

3. Haga clic en Siguiente. 

4. Edite los detalles de la reunión, incluido el nombre y la ubicación de la reunión.

   

   Nota: Si desea organizar una reunión virtual en Zoom, deberá agregar la integración de Zoom a Calendly. 

5. Haga clic en Publicar reunión.

6. En la ventana emergente que aparece, haga clic en Copiar enlace. 

Ahora puedes compartir la página de reserva con tus invitados. 

Cualquiera que reciba el enlace tendrá acceso a su página de reservas, donde podrá ver su disponibilidad y realizar la programación de una reunión. Aquí hay un ejemplo de cómo se ve la página.

Una vez que su invitado haya reservado una reunión, el enlace de programación caducará y no volverá a utilizarse.  

¿Necesitas editar un evento único? No puedes. En lugar de ello, tendrás que crear un evento completamente nuevo. (Aunque Calendly suele ser muy sencillo e intuitivo, esta limitación me desconcierta). 

Cómo crear y personalizar eventos para reuniones programadas regularmente

Doy clases virtuales en una universidad local, por lo que mantengo horas de oficina virtuales para las reuniones de estudiantes. La forma más sencilla para mí de permitir que los estudiantes reserven múltiples reuniones conmigo es crear un Tipo de evento. Piense en los tipos de eventos como una plantilla para una reunión que organizará periódicamente. 

Hay cuatro tipos de eventos para elegir: uno a uno, grupal, todos contra todos y colectivo. Los pasos para crear su página de reserva varían ligeramente según el tipo de evento elegido. Dado que One-on-One es una opción común (y la única disponible en un plan gratuito), le mostraré cómo crear una página de reserva utilizando ese tipo de evento.

Nota: Los usuarios de una cuenta básica de Calendly solo pueden tener un tipo de evento activo. Aún puedes crear varios tipos de eventos, pero solo uno puede estar activado.

1. En la página de inicio de Calendly, haga clic en + Crear. Luego seleccione Tipo de evento.

2. Seleccione el tipo de evento que desee: Uno a uno, Grupo, Todos contra todos y Colectivo.

   

3. ¿ Quién será el anfitrión de este tipo de evento uno a uno? En la ventana que aparece, seleccione el host (por defecto está configurado como usted).

   

4. Haga clic en Siguiente. 

5. Edite los detalles de la reunión, incluido el nombre del evento, la ubicación y el enlace del evento. Para eventos grupales, se le pedirá que especifique la cantidad máxima de asistentes que pueden reservar ese intervalo de tiempo. 

   

   Nota: De forma predeterminada, Calendly hará que el enlace del evento sea el mismo que el nombre del evento, separado por guiones. Por ejemplo, si el nombre de mi evento es Student office hours, la URL de Calendly incluirá student-office-hours. Si desea cambiar esto, ingrese un final diferente para su URL en la sección Enlace del evento . 

6. Haga clic en Siguiente. 

7. Editar cuándo las personas pueden reservar este evento. Aquí puedes modificar cosas como el rango de fechas, la duración y la disponibilidad personalizada. Incluso puedes agregar buffers entre eventos. 

   

8. Haga clic en Siguiente. 

¡Ya está todo listo! 

Si desea compartir un enlace a su página de reserva de inmediato, haga clic en el ícono Copiar enlace , que parece un enlace de cadena, y compártalo como lo haría normalmente. 

Cómo compartir tu evento de Calendly 

Inmediatamente después de haber creado un evento, ya sea único o recurrente, Calendly deja en claro cómo compartir un enlace a ese evento (aparece en una ventana emergente al final del proceso de configuración). Lo que es menos obvio es cómo encontrar el enlace después de haber cerrado esa ventana emergente inicial. 

Cómo compartir un enlace a un evento único 

A diferencia de los enlaces a tipos de eventos, los enlaces a eventos únicos están más o menos ocultos. Aquí te explicamos cómo encontrarlos. 

1. Vaya a su página de inicio de Calendly. 

2. Haga clic en Eventos programados. 

3. Haga clic en Pendiente. 

4. Seleccione el evento al cual desea copiar el enlace y luego haga clic en Copiar enlace. 

   

5. Pega el enlace en cualquier aplicación que uses para comunicarte con tus invitados. 

Cómo compartir un enlace a un tipo de evento 

A continuación se explica cómo encontrar y compartir un enlace a un tipo de evento específico. 

1. Vaya a su página de inicio de Calendly. 

2. Busque el tipo de evento al que desea compartir el enlace y haga clic en Copiar enlace. 

   

3. Comparte el enlace como lo harías normalmente. 

Cómo compartir toda tu página de reservas de Calendly 

Digamos que tienes varios tipos de eventos. Puedes dejar que tus invitados elijan para cuál reservar tiempo contigo compartiendo tu página de reservas de Calendly, que muestra todos los tipos de eventos públicos. Esta es la forma más sencilla de encontrar y compartir tu enlace. 

1. Vaya a su página de inicio de Calendly. 

2. Haga clic en Cuenta y luego seleccione Compartir mi enlace. 

   

3. En la ventana Compartir su enlace que aparece, haga clic en Copiar URL del enlace. 

   

4. Haga clic en Cerrar. 

5. Comparte el enlace como lo harías normalmente. 

Cuando el invitado accede a su página pública de reservas de Calendly, puede elegir entre cualquiera de los tipos de eventos y luego reservar un horario disponible para ese evento específico. He aquí un ejemplo de cómo podría verse. 

Nota: Si creaste un evento secreto de Calendly, no será visible en tu página de reservas pública. 

Cómo editar tipos de eventos en Calendly 

Si necesita realizar modificaciones en un tipo de evento, es fácil hacerlo. (Lo cual, nuevamente, plantea la pregunta: ¿por qué no es igual de fácil editar un evento único?) 

En la página de inicio de Calendly, haga clic en el ícono de configuración de reunión , que parece un engranaje, para el tipo de evento que desea editar. Luego seleccione Editar.

Si desea editar los detalles del evento, haga clic en ¿Qué evento es este? Si desea modificar la configuración de la página de reservas, haga clic en ¿Cuándo pueden las personas reservar este evento?

Automatizar Calendly 

Calendly te permite adoptar un enfoque automático para la programación de reuniones, desde coordinar los horarios de las reuniones hasta enviar correos electrónicos de confirmación. ¿Pero qué pasa si desea agregar nuevos detalles de asistentes en su integración? ¿O establecer un recordatorio para preparar notas para una próxima reunión? Con Zapier, puedes conectar Calendly a miles de tus aplicaciones favoritas, para que puedas automatizar estas tareas relacionadas con las reuniones.  

Obtenga más información sobre cómo automatizar Calendly o eche un vistazo a estos flujos de trabajo para comenzar. 

Actualice su integración o lista de correo electrónico con nuevos contactos.

Añade una tarea a tu lista de tareas pendientes o aplicación de gestión de tareas para prepararse para la reunión.

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Este artículo fue publicado originalmente en junio 2019 por Matt Ellis. La actualización más reciente fue en septiembre 2023.