Programación de citas en Google Calendar: Cómo crear una página de reservas

Doy clases virtuales en una universidad local y, como todo educador, tengo un serio problema con las inasistencias de los estudiantes a las reuniones. 

Después de mucha reflexión (yo literalmente mirándome en el reflejo en una sala vacía de Zoom y gimiendo, "¿Por qué?"), He encontrado una solución prometedora: un software de programación de citas. Si bien hay muchos programadores de reuniones para elegir, soy una criatura de hábitos y prefiero hacer todo en Google. 

Si a ti también te gusta sumergir el dedo meñique de tu pie en lo desconocido mientras permaneces firmemente plantado en tu zona de confort, sigue este tutorial. Explicaré cómo crear una página de reservas utilizando la función de programación de citas de Google Calendar.

Esto es lo que veremos: 

• ¿Cuál es la diferencia entre los espacios de citas de Google Calendar y la programación de citas?

• Cómo crear una programación de citas en Google Calendar

• Cómo editar una programación de citas en Google Calendar

• Cómo compartir tu programación de citas de Google Calendar 

• Cómo utilizar la función de programación de Google Calendar en Gmail 

¿Cuál es la diferencia entre los espacios de citas de Google Calendar y la programación de citas?

Antes de comenzar, vale la pena aclarar que, a pesar de que los nombres suenan similares, las franjas horarias para citas de Google Calendar y la programación de citas son funciones diferentes. 

Los espacios para citas son mucho más limitados: solo las personas con cuentas de Google Workspace pueden reservar citas entre sí. También están siendo reemplazados por la programación de citas, y con buena razón. Con la programación de citas podrás: 

• Comparte una página de reservas profesional. Cualquier persona que disponga de una dirección de correo electrónico puede reservar una cita con usted utilizando la página de reservas de la programación de citas. Además, podrás ver fácilmente tus citas reservadas junto con tu agenda habitual en Google Calendar. (Por otro lado, los espacios para citas solo permitían que las personas con cuentas de Google Workspace programaran citas entre sí). 

• Personaliza tu disponibilidad de citas. De esta manera, puedes hacer cosas como agregar tiempo de reserva entre reuniones, establecer un número máximo de reservas por día y limitar con qué anticipación (o a último momento) alguien puede reservar una cita. 

• Recibir notificaciones por correo electrónico. Recibirá una confirmación de reserva y cualquier persona que reserve recibirá un correo electrónico recordatorio automático antes de la cita. 

Nota: La función de programación de citas actualmente está disponible en cuentas de Google laborales y de estudiantes, pero no en cuentas de Google Workspace Business Starter. 

Cómo crear una programación de citas en Google Calendar

Crear una programación de citas en Google Calendar es tan sencillo como crear un evento de calendario, solo que con más opciones de personalización. Tiene muchas funciones que tienen los programadores de reuniones como Calendly, pero con esa sensación familiar de Google. 

1. Con Google Calendar abierto, haga clic en Crear y, a continuación, en programación de citas. 

   

2. En el panel de programación de citas que aparece, actualice las siguientes secciones: 

   • Añadir título. Este título es visible para cualquier persona que tenga un enlace a su página de reserva. De forma predeterminada, Google Calendar también utilizará el título como nombre del evento cuando alguien reserve un espacio en una cita. 

   • Duración de la cita. Cada cita debe durar al menos 5 minutos. Para cambiar la duración, haga clic en la flecha hacia abajo (▼) junto a la duración predeterminada. 

   • Disponibilidad general. Para cada día de la semana, establece los horarios en los que estás dispuesto a reunirte. Para incluir múltiples disponibilidades en un día, haga clic en el ícono Agregar otro período a este día , que parece un signo más (+). Y si desea copiar los espacios de citas de un día a todos los demás días disponibles, haga clic en el ícono Copiar a todos , que parece un rectángulo. Nota: Los espacios de citas copiados no anularán los días marcados como No disponibles. 

   • Calendarios verificados para disponibilidad. Google Calendar bloqueará automáticamente los horarios de mayor demanda de su calendario seleccionado en su página de reservas. De forma predeterminada, solo comprobará su calendario principal. Si desea que Google Calendar considere otros calendarios conectados, indíquelos aquí. 

     

     A medida que avance en el panel, encontrará funciones avanzadas que puede personalizar, como una ventana de programación, disponibilidad ajustada para fechas específicas y tiempos de amortiguación entre reservas.

3. Haga clic en Siguiente. 

4. Ahora es el momento de configurar tu página de reservas. En el panel de programación de citas, puede personalizar lo que las personas ven cuando acceden a su página de reservas, junto con confirmaciones de reservas y recordatorios. A diferencia de los eventos de Google Calendar, no puedes configurar la videoconferencia predeterminada en Zoom (para mi disgusto). 

   

5. Haga clic en Guardar. 

Cómo editar una programación de citas en Google Calendar

Esta es la forma más sencilla de editar los detalles de tu programación de citas en Google Calendar.

1. Haga clic en cualquier bloque de programación de citas en su cuadrícula de calendario.

2. En la ventana de programación de citas que aparece, haga clic en el ícono Editar programación de citas , que parece un lápiz. 

3. Edite los detalles de su programación de citas.

4. Haga clic en Siguiente.

5. Edite los detalles de su página de reserva, si es necesario.

6. Haga clic en Guardar.

¿Necesita eliminar su programación de citas por completo?

1. Haga clic en el bloque de programación de citas que desea eliminar en su cuadrícula de calendario. 

2. En la ventana de programación de citas que aparece, haga clic en el ícono Eliminar programación de citas , que parece un bote de basura. 

3. Seleccione si desea eliminar sólo la disponibilidad de esa semana o todo el calendario de citas y luego haga clic en vale. 

Cómo compartir tu programación de citas de Google Calendar 

Ahora que has creado tu página de reservas, es hora de compartirla. Google Calendar te permite hacer esto de varias maneras: compartir un enlace a tu página de reservas o incorporarlo en tu página web. 

Cómo compartir un enlace a tu página de reservas de Google Calendar 

Si prefieres compartir manualmente tu página de reserva, aquí te explicamos cómo obtener el enlace para compartir.  

1. En la cuadrícula de Google Calendar, haga clic en cualquier bloque de programación de citas. 

2. En la ventana de programación de citas que aparece, haga clic en Compartir.

   

3. En la pestaña Enlace de la ventana Compartir su página de reserva que aparece, haga clic en Copiar enlace. 

   

4. Haga clic en Listo. 

5. Pega el enlace donde quieras compartir tu programación de citas. 

Cómo agregar tu página de reservas de Google Calendar a tu página web

Si las palabras "incrustar" y "HTML" no te asustan, también existe la opción de agregar tu página de reservas a tu página web profesional. Google Calendar te permite hacer esto de dos maneras: agregando un botón que abre una ventana emergente con tu página de reservas o incrustando la página de reservas directamente en tu sitio. 

1. En la cuadrícula de Google Calendar, haga clic en cualquier bloque de programación de citas. 

2. En la ventana de programación de citas que aparece, haga clic en Compartir. 

3. En la ventana Compartir su página de reservas que aparece, haga clic en Incrustar página web. 

4. Haga clic en el símbolo de cursor hacia abajo (⋁) junto a la opción de inserción que desee y, a continuación, haga clic en Copiar código. Si elige Botón con ventana emergente, también puede modificar el color y el texto del botón. 

   

5. Haga clic en Listo. 

6. Pegue el código de inserción y agréguelo al HTML de su página web. 

Bono: Cómo usar la función de programación de Google Calendar en Gmail 

Google integró recientemente la programación de citas de Google Calendar con Gmail. Esto significa que ahora puede compartir su disponibilidad y hacer que los destinatarios reserven una reunión con usted directamente desde sus respectivas bandejas de entrada. 

Cómo encontrar una hora para reunirse en Gmail 

Si no tiene acceso al calendario de su destinatario, puede compartir su disponibilidad y permitirle reservar una reunión con usted. 

1. En Gmail, haga clic en Redactar. 

2. Redacte su correo electrónico como lo haría normalmente (agregue un destinatario, una línea de asunto y un mensaje).

3. Haz clic en el ícono Establecer un horario de reunión , que parece un calendario, y luego selecciona Ofrecer horarios en los que estés libre. 

   

4. Tu Calendario de Google se abrirá en un panel junto a tu borrador de mensaje. Actualice la duración de la reunión y su disponibilidad y haga clic en Siguiente.

   

5. Revise los detalles de su reunión y actualice el título, la ubicación y la descripción del evento si lo desea. Cuando haya terminado, haga clic en Agregar al correo electrónico.

   

6. Los horarios de reunión propuestos aparecerán en el borrador de su correo electrónico. Revise su correo electrónico y luego haga clic en Enviar. 

   

El destinatario podrá elegir una hora directamente desde su bandeja de entrada, y luego Google realizará la programación de la reunión en ambos calendarios.

Cómo hacer la programación de una reunión desde Gmail 

Si tiene acceso al Calendario de Google de su destinatario, puede pasar directamente a crear un evento desde Gmail. Desde un borrador de mensaje en Gmail, haga clic en el ícono Establecer una hora para reunirse y luego seleccione Crear un evento. 

Una vez que cree y guarde su evento, Google enviará los detalles del evento en un correo electrónico separado a su destinatario, agregará el evento a sus calendarios e incluirá los detalles en su borrador de mensaje de correo electrónico. 

Automatizar el Calendario de Google

Una vez que haya configurado una página de reservas de Google Calendar, use Zapier para conectar Google Calendar a miles de sus otras aplicaciones preferidas. De esta manera, puedes hacer automáticamente cosas como compartir notificaciones sobre nuevas reservas de citas en la aplicación de chat de tu equipo y crear una agenda de reuniones en Google Docs. 

A continuación se muestran algunos flujos de trabajo que le ayudarán a comenzar. 

Hola, Google. Añadir Zoom. 

No me malinterpretes: la programación de citas de Google Calendar ofrece muchas funciones útiles que reducirán drásticamente las complicaciones de organizar una reunión. Pero para mí todavía hay un inconveniente: la imposibilidad de agregar Zoom como la opción de conferencia predeterminada, que originalmente se ofrecía con los espacios para citas. ¿Pero quién sabe? Quizás Google vuelva a agregarlo como una opción en el futuro cercano. 

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Este artículo fue publicado originalmente en agosto 2022. La actualización más reciente fue en abril 2024.