Cómo enviar archivos automáticamente por correo electrónico a Google Drive

Cuando estás de viaje o usas una computadora compartida, una de las formas más fáciles de guardar archivos es enviártelos por correo electrónico. Cuando vuelvas a estar frente a tu computadora, probablemente los subas a Google Drive. Este escenario plantea algunos problemas. Primero, tienes que recordar hacerlo (todos nos distraemos con nuestras listas de cosas pendientes). Y segundo, revisar sus correos electrónicos consume mucho tiempo, especialmente si han pasado algunos días o incluso semanas. 

¿Pero qué pasaría si pudieras enviar esos archivos por correo electrónico a Google Drive mientras todavía estás en tu bandeja de entrada y guardarlos automáticamente con el resto de tus archivos? 

Guardar automáticamente nuevos archivos adjuntos en Google Drive

Zapier te permite crear flujos de trabajo automatizados llamados Zaps, que envían tu información de una aplicación a otra. Puedes crear tu propio Zap desde cero sin ningún conocimiento de codificación, pero también ofrecemos plantillas rápidas para ayudarte a comenzar. 

Si desea comenzar con una plantilla, haga clic en el botón a continuación y será llevado al editor Zapier. Necesitarás crear una cuenta Zapier si aún no tienes una. Luego, siga las instrucciones a continuación para configurar su Zap.

Configure su correo electrónico mediante el trigger de Zapier 

Primero, configura tu trigger: el evento que inicia tu Zap. Si está utilizando la plantilla Zap, esto se configurará automáticamente. De lo contrario, busque y seleccione correo electrónico de Zapier como aplicación activadora y Nuevo correo electrónico entrante como evento activador. Haga clic en Continuar.

A continuación, personalice la dirección de correo electrónico que Zapier ya ha configurado para usted. Se trata de una serie de letras y números aleatorios seguidos de @zapiermail.com. 

Antes de los caracteres preestablecidos, Zapier le pedirá que agregue una palabra. En este caso, hemos utilizado la palabra gdrive, pero puede ser cualquier combinación de letras y números que elija, siempre que esté en minúsculas. Copie la dirección de correo electrónico en su portapapeles y agréguela a su libreta de direcciones. 

Una vez que hayas hecho esto, haz clic en Continuar.

A continuación, envíe un nuevo correo electrónico a esa dirección de correo electrónico con un archivo adjunto para que, cuando pruebe el Zap, pueda extraer el correo electrónico como registro. 

Ahora, es el momento de probar el paso trigger. Haga clic en el trigger de prueba y Zapier extraerá los correos electrónicos más recientes que haya enviado a su dirección de correo electrónico personalizada para configurar el resto de su Zap.

Seleccione uno de los correos electrónicos para esta prueba, luego haga clic en Continuar con el registro seleccionado.

Configura tu acción de Google Drive

Es hora de configurar la acción: el evento que realizará tu Zap una vez que se active. Si está utilizando la plantilla Zap, esto se configurará automáticamente. De lo contrario, busque y seleccione Google Drive como su aplicación de acción y Cargar archivo como su evento de acción. Luego, conecta tu cuenta de Google Drive a Zapier y haz clic en Continuar.

Ahora es el momento de personalizar dónde quieres que vayan tus archivos. 

Haga clic en el menú desplegable debajo de Drive y seleccione Mi Google Drive. Haga clic en el menú desplegable debajo de Carpeta y seleccione la carpeta de Google Drive donde desea que se guarden los archivos adjuntos de su correo electrónico. Si no desea que sus archivos se guarden en una carpeta específica, puede dejar esa opción en blanco y Zapier guardará los archivos en su Google Drive principal. A continuación, en el campo Archivo, haga clic en el botón + y seleccione Adjunto: (Existe pero no se muestra) en el modal.

También tienes la opción de convertir tus archivos adjuntos en un documento editable. Si desea hacer esto, seleccione Verdadero en el campo Convertir a documento . (De lo contrario, puedes dejarlo en blanco).

De forma predeterminada, Zapier utiliza el mismo nombre y extensión que el archivo adjunto original que estás cargando. Si desea cambiar esto, haga clic en el botón + en el campo Nombre de archivo y seleccione otros datos de su paso anterior de Correo electrónico de Zapier en el modal. Podrías, por ejemplo, cambiarlo al contenido de la línea de asunto de tu correo electrónico. 

Las mismas reglas se aplican para el campo Extensión de archivo . Solo tenga en cuenta que solo puede cambiar la extensión del archivo si agrega un nombre de archivo. 

Una vez que haya terminado de configurar su acción, haga clic en Continuar. 

Ahora es el momento de probar tu acción. Cuando haces clic en Paso de prueba, Zapier enviará un archivo adjunto por correo electrónico a tu Google Drive según cómo hayas configurado tu evento de acción. Así es como se veía el nuestro:

Si tu prueba fue exitosa, ahora estás listo para usar tu Zap.

Envía todos tus archivos a Google Drive automáticamente

La próxima vez que necesite guardar un archivo en Google Drive, abra su aplicación de correo electrónico, adjunte el archivo y envíelo por correo electrónico a su nueva dirección de correo electrónico de Google Drive. Cuando alguien te envía un correo electrónico con un archivo, puedes reenviar ese correo electrónico y copiar el archivo adjunto, y Zapier también lo guardará en Google Drive.

Es la forma más sencilla de enviar archivos a Google Drive.

Este artículo fue publicado originalmente en septiembre 2018 por Matt Guay. La última actualización la realizó Khamosh Pathak en diciembre 2024.