Microsoft Outlook es una ingeniosa herramienta de calendario por sí misma. Pero si utiliza varios calendarios diferentes dentro de Outlook para administrar citas, puede resultar difícil realizar un seguimiento de todos ellos.
Digamos que tienes una cita con el dentista en registro en tu calendario personal. Probablemente querrás que tu equipo sepa que estarás ocupado durante ese tiempo para que no te reserven dos veces.
Si bien Microsoft Outlook le permite duplicar eventos en sus diferentes calendarios (le mostraremos cómo hacerlo más adelante), esa es solo una transferencia única. Esto significa que cualquier cita nueva que agregues a un calendario no se copiará al otro calendario.
Afortunadamente, puedes usar Zapier para hacer esto automáticamente. Puedes configurar un Zap (nuestra palabra para flujos de trabajo automáticos) que duplique nuevas reuniones y las agregue a tu otro calendario de inmediato.
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Copiar automáticamente nuevos eventos de un calendario de Microsoft Outlook a otro
Puedes crear tu propio Zap desde cero sin ningún conocimiento de codificación, pero también ofrecemos plantillas rápidas para ayudarte a comenzar.
Si desea comenzar con una plantilla Zap, haga clic en ella a continuación y será llevado al editor de Zapier. Necesitarás crear una cuenta Zapier si aún no tienes una. Luego, siga las instrucciones a continuación para configurar su Zap.
Crear eventos de calendario para los nuevos eventos del calendario de Microsoft Outlook
Configure su trigger de Microsoft Outlook
Primero, configura tu trigger: el evento que inicia tu Zap. Si está utilizando la plantilla Zap, la aplicación activadora y el evento ya estarán seleccionados para usted. De lo contrario, busque y seleccione Microsoft Outlook como aplicación trigger y Nuevo evento de calendario como evento trigger. Conecte su cuenta de Microsoft Outlook y haga clic en Continuar.
Luego seleccione el calendario correcto en el campo Calendario .
A continuación, haga clic en probar trigger para que Zapier cree un evento de prueba para asegurarse de que el trigger funcione correctamente. Una vez que la prueba se ejecute correctamente, haga clic en Continuar con el registro seleccionado.
Configurar su acción de Microsoft Outlook
Ahora es el momento de configurar la acción: el evento que realizará tu Zap una vez que se active. Si está utilizando la plantilla Zap, estos ya estarán seleccionados para usted. De lo contrario, busque y seleccione Microsoft Outlook como su aplicación de acción y Crear evento como su evento de acción. Conecte su cuenta de Microsoft Outlook y haga clic en Continuar.
Ahora es el momento de seleccionar el calendario en el que quieres que se copien tus eventos. Comience seleccionando el calendario correcto.
Luego, incluya el asunto, la hora y fecha de inicio y la hora y fecha de finalización. Puede escribir texto o extraer datos del paso de activación anterior haciendo clic en el signo + en el campo y seleccionando los datos que desea utilizar (como el asunto) en el modal. Si está utilizando la plantilla Zap, los datos del evento copiado ya estarán agregados en cada campo.
También puedes elegir si el evento durará todo el día o no, pero no recomiendo esto ya que la duración de tus eventos probablemente varíe.
En el campo Descripción , puedes obtener una vista previa del Cuerpo, que incluye los detalles del evento. También puedes mostrarte como libre u ocupado en tu calendario.
Una vez que haya terminado de personalizar sus campos, haga clic en Continuar.
Ahora es el momento de probar tu acción. Al hacer clic en Paso de prueba, Zapier enviará un evento de calendario a la cuenta de calendario que usted conectó. Así es como se ve el evento en Outlook:
Si tu prueba se ve bien, ahora estás listo para usar tu Zap.
Personaliza tu Zap
¿Quieres ajustar tu Zap para que funcione exactamente como quieres? Considere una de las herramientas incorporadas de Zapier. ¿Utilizar diferentes convenciones de nomenclatura en distintos calendarios? Agregue un paso de formateador para actualizar los detalles de sus eventos antes de que se publiquen en su otro calendario de Outlook. ¿O sólo desea copiar algunos eventos en los calendarios y no todos? Pruebe un paso de filtro.
Duplicar eventos de un calendario de Microsoft Outlook a otro manualmente
También puedes copiar manualmente tus eventos de un calendario a otro. Para comenzar, abra su calendario de Microsoft Outlook usando la cuenta que incluye los eventos que desea copiar.
A continuación, haga clic derecho en el evento que desea copiar a otro calendario y abra los detalles del evento.
Una vez que haya abierto su evento, haga clic en Duplicar evento en el panel superior.
Desde el menú desplegable del calendario, puedes seleccionar en qué calendario quieres duplicar el evento.
En mi caso lo añadiré a mi calendario de trabajo. ¡Recuerda hacer clic en Guardar una vez que hayas terminado!
Ahora verás que tu evento específico está guardado en ambos calendarios, de la siguiente manera:
Recuerde: esta es solo una transferencia única, por lo que deberá realizarla cada vez que se agregue un nuevo evento a su calendario de Microsoft Outlook.
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Este artículo fue publicado originalmente en enero 2024. Fue actualizado por última vez en junio 2025 por Khamosh Pathak.
