Las 6 mejores aplicaciones de firma electrónica para firmar documentos online en 2025

El papeleo es ahora un concepto más abstracto que algo que requiere una impresora, unas cuantas hojas de papel y un bolígrafo. No es necesario firmar físicamente un contrato para que sea legalmente vinculante, pero aún así hay algunos trámites que debe superar para asegurarse de que su firma electrónica cuente en el tribunal. Usar una aplicación de firma electrónica dedicada a firmar documentos en línea es la mejor opción si desea que su firma digital resista todo el escrutinio legal que un ex socio comercial conspirador pueda poner en su camino.

Como escritor técnico independiente, he tenido que firmar docenas de contratos, declaraciones de trabajo, formularios W8-BEN-E y otros documentos legales durante la última década solo para hacer mi trabajo. Vivo en Irlanda y solo puedo adivinar cuánto costaría enviar documentos originales de ida y vuelta a los EE. UU. de manera oportuna. Entonces, como puedes imaginar, tuve que usar muchas aplicaciones de firma electrónica.

Ya sea que esté buscando una forma de firmar electrónicamente un documento que acaba de recibir o desee enviar documentos para que los firmen digitalmente contratistas y otros socios comerciales, tengo recomendaciones de las aplicaciones adecuadas para usar. Consideré y probé más de 40 aplicaciones de firma electrónica, y estas son las seis mejores, para todos en ambos lados del papeleo. (En serio, si contratas escritores independientes, utiliza una buena aplicación. Por favor.)

El mejor software de firma electrónica

• Docusign para empresas que firman muchas cosas

• Vista previa para firmar documentos ocasionalmente en una Mac

• Adobe Acrobat Reader para firmar documentos ocasionalmente en una PC

• eSignatures.com para una opción de pago por uso

• SignWell para una aplicación gratuita para firmar documentos

• SignNow para equipos pequeños

Cómo firmar documentos en línea: Firma digital frente a firma electrónica

Como ocurre con todas las cuestiones legales, las definiciones importan. Cuando hablamos de firma de documentos en línea, las firmas electrónicas y las firmas digitales son cosas ligeramente diferentes.

Una firma electrónica es simplemente su firma escrita a máquina, dibujada o agregada por computadora en un documento. Puedes hacer uno con casi cualquier aplicación, desde Microsoft Word hasta Adobe Photoshop. Todavía es legalmente vinculante, pero como cualquiera podría falsificarlo fácilmente, puede resultar más difícil hacer cumplir su validez en un caso judicial contencioso. Si los demás abogados pueden argumentar de manera convincente que su antiguo socio comercial dejó su iPad en la mesa de café y que un niño pequeño decidió dibujar un garabato en el documento abierto y presionar enviar sin darse cuenta, entonces es posible que haya perdido mucho dinero.

Una firma digital es un tipo especial de firma electrónica que utiliza criptografía para proteger el documento y también incorpora detalles como direcciones de correo electrónico, cuándo y dónde las personas firmaron los documentos y el número de serie y los detalles de identificación del dispositivo que utilizan para hacerlo. Esto crea una "huella digital" que hace que el documento sea único y un rastro de papel que se puede verificar de forma independiente. Si alguna vez hubiera un caso judicial, sería mucho más difícil para alguien afirmar que no fue él quien firmó el documento (el chico ni siquiera garabateó su dirección de correo electrónico). Para fines oficiales, las firmas digitales son mucho más seguras y legalmente reconocidas en todo el mundo, y se necesita una aplicación de firma electrónica dedicada para agregarlas. 

Usamos los términos indistintamente (en el uso común, básicamente lo son), pero vale la pena tener esa distinción en mente mientras realiza su investigación.

Cómo firmar un documento electrónicamente

Si bien puedes firmar digitalmente un documento con docenas de herramientas diferentes, las aplicaciones en esta lista son todas aplicaciones de firma electrónica dedicadas que hacen que sea muy fácil hacerlo. Si le enviaron un documento que necesita firmar electrónicamente, comience con una de estas aplicaciones o desplácese hasta el final para ver otras opciones.

¿Qué hace que una aplicación de firma electrónica sea la mejor?

El problema con categorías de aplicaciones empresariales como ésta es que a menudo las personas que pagan por la aplicación (o deciden cuál obtener) no son las que tienen que usarla todos los días. Y si bien hay muchas aplicaciones de firma electrónica que cumplen su función, muchas de ellas son horribles de usar.

Para formar parte de esta lista, el software de firma de documentos tenía que ser fácil de usar pero también ofrecer todas las funciones que necesitan las pequeñas y medianas empresas. Para mí, una buena aplicación de firma electrónica debe cumplir algunos criterios:

• La capacidad de agregar una firma electrónica (o digital) a cualquier documento. Firmar cosas es el objetivo de estas aplicaciones. Pero cuanto más simple y fácil sea hacerlo, cuantos más tipos de documentos y dispositivos diferentes sean compatibles, y cuanto más profundas sean las integraciones con otras aplicaciones y plataformas de software, mejor. Si bien casi cualquier aplicación puede simplemente agregar una firma o un nombre escrito, estaba buscando aplicaciones que fueran fáciles de usar y que pudieran adaptarse a muchos flujos de trabajo diferentes, ya sea que estuviera incorporando personas internamente o contratando contratistas externos. En la práctica, esto significaba que también quería ver integraciones con otras herramientas y servicios, ya sea a través de Zapier o directamente.

• La capacidad de enviar un documento a otra persona para que lo firme. Esta es una función muy importante para una aplicación de firma electrónica dedicada y, al igual que cuando uno firma un documento, quería que fuera fácil y agradable para el destinatario. (En serio, he tenido que firmar muchos documentos con aplicaciones horribles). El destinatario también tenía que poder hacerlo sin estar obligado a registrarse en una cuenta o instalar ninguna aplicación. Si bien aquí comparo aplicaciones, también las clasifico en función de la facilidad para imprimir, firmar y escanear una hoja de papel.

• Accesibilidad para pequeñas y medianas empresas. Puede encontrar muchas aplicaciones de firma electrónica con planes costosos, contratos restrictivos, espacios para docenas de personas y un enfoque en clientes empresa, pero no están en esta lista. Busqué aplicaciones que te permitieran conseguir unos cuantos clientes al mes o la incorporación de un centenar de empleados, pero no gestionar una corporación multinacional. Si trabajas para una empresa tan grande, el departamento de compras te dirá lo que estás utilizando.

• Seguridad. Aunque no estaba buscando un conjunto específico de funciones, cualquier aplicación que pudiera almacenar documentos confidenciales, como contratos, necesitaba abordarlo de alguna manera. Aspectos como documentos cifrados o protegidos con contraseña, conformidad con las normas del gobierno de EE. UU. o de la UE y compatibilidad con firmas digitales fueron suficientes para aprobar el examen. Dicho esto, asegúrese de que cualquier aplicación que utilice cumpla con los estándares de cumplimiento de su país o industria. Pueden variar bastante.)

• Una prueba gratuita (o plan gratuito). Este es un campo repleto de competidores diferentes, y distinguir los buenos de los malos solo a partir de sus páginas web es casi imposible (créame, lo sé). Se necesitaba una prueba gratuita decente (o mejor aún, un plan gratuito) para hacer esta lista. También se dio prioridad a las aplicaciones que no recopilaban datos de tarjetas de crédito. Simplemente no son necesarios 

Comencé con una lista de más de 40 aplicaciones de firma electrónica. Eran demasiados para probarlos significativamente, así que los reduje consultando sus páginas web y excluyendo todos los que obviamente no cumplían con los criterios, estaban claramente dirigidos a clientes de empresa, tenían malas críticas de los usuarios o no parecían ser una buena opción. El blog de un servicio se estaba utilizando para promocionar spam de enlaces de IA, por lo que obviamente no se podía confiar en que mantuviera seguros los documentos confidenciales. Vale la pena señalar que no creo que ninguna de las aplicaciones que no aparecen en la lista no sea capaz de firmar documentos; simplemente no son tan fáciles de usar, cuestan más o no justifican un lugar en una lista de mejores aplicaciones. Si usas alguno de ellos y estás satisfecho con él, genial, pero si estás buscando una aplicación para empezar a usar, prueba primero las de esta lista.

Para las aplicaciones restantes (que he probado cinco veces en los últimos años), creé una cuenta, cargué un Contrato Súper Importante como archivo de Word y PDF, y lo envié a una segunda dirección de correo electrónico. Luego firmé el contrato como remitente y como destinatario, lo que me dio una buena idea del flujo de trabajo general. La mayoría de las aplicaciones que no aparecieron en la lista fueron eliminadas en esta etapa, ya que el proceso tanto para el remitente como para el destinatario no estaba a la altura de mis estándares. El documento terminó firmado de todas formas, pero no lo hice con una sonrisa en la cara.

En el caso de las aplicaciones que pasaron la prueba, pasé más tiempo explorando la interfaz, probando todas las características principales que decían tener y asegurándome de que cumplían con el resto de los criterios. En base a todo esto, aquí están las seis mejores aplicaciones de firma electrónica. 

Las mejores aplicaciones de firma electrónica de un vistazo

El mejor software de firma electrónica para empresas que firman muchas cosas

Docusign (Web, iOS, Android)

Ventajas de Docusign:

• Cumple todos los requisitos que cualquier aplicación de firma electrónica podría cumplir

• Agradable y fácil de usar.

Desventajas de Docusign:

• El plan más barato te limita a cinco firmas por mes

• Puede ser caro

Docusign es una de las aplicaciones de firma electrónica más populares que existen, y por una buena razón. Es excelente de usar y cuenta con todas las funciones que la mayoría de las personas necesitan en una aplicación de firma electrónica. Incluso si no es la mejor aplicación para tus necesidades particulares, es tan consistente en todos los aspectos que probablemente esté entre las tres mejores.

Comenzar a usar Docusign es bastante sencillo: regístrese para una prueba gratuita y, casi de inmediato, le solicitará que cargue un documento, lo prepare para las firmas y lo envíe a los destinatarios. Si necesitas que alguien firme algo urgentemente, podrás hacerlo en unos minutos con la prueba gratuita de Docusign.

Docusign está configurado para que sea fácil realizar un seguimiento de muchos documentos diferentes en distintas etapas del proceso de firma. Si solo envía un par de sobres al mes, las diferentes casillas y funciones de informes no le serán de mucha utilidad: sabrá quién ha firmado su contrato y quién no. Pero si gestiona docenas de contratistas o trabajadores autónomos, o necesita que todos sus clientes firmen contratos, pueden ofrecerle una visión general útil de la situación de su negocio. Quizás lo mejor de todo es que Docusign escala con su negocio desde las primeras contrataciones hasta la incorporación de cientos de empleados.

Y si envía los mismos contratos una y otra vez, puede crear plantillas, enviarlas en masa a muchos destinatarios diferentes e incluso usar PowerForms para crear un contrato que sus clientes puedan firmar directamente desde un enlace. Si realmente desea agilizar las cosas, Docusign también se integra con Zapier, por lo que puede hacer cosas como cargar automáticamente sobres de Docusign a la nube o avisar a su equipo cuando se ha firmado uno. Consulte algunas ideas para automatizar Docusign con Zapier o pruebe uno de estos ejemplos.

Precio de Docusign: desde $15/mes para un plan Personal con hasta 5 sobres enviados por mes. 10 documentos con recordatorios automáticos están disponibles en el plan Estándar a $45/usuario/mes.

La mejor aplicación de firma electrónica para firmar documentos ocasionalmente en una Mac

Vista previa (macOS)

Ventajas de la vista previa:

• Disponible gratis en tu Mac

Desventajas de la vista previa:

• No es tan verificable como una firma digital que utiliza una aplicación dedicada

Si le han enviado un documento para firmar y nadie necesita todas las alarmas y silbatos de seguridad que vienen con mis otras selecciones, tiene opciones. Si tienes una Mac, no necesitas preocuparte por instalar ningún software ni suscribirte a ningún servicio. Puedes firmar cosas directamente desde Vista Previa.

Abra el documento que desea firmar en Vista previa, vaya a Herramientas > Anotar > Firma > Administrar firmas y haga clic en Crear firma. Luego puedes crear una firma usando tu trackpad, tu iPhone o firmando un trozo de papel y sosteniéndolo frente a la cámara. 

Haga clic en Listo y luego podrá arrastrar su nueva firma al lugar donde debe estar. Guarde el documento, envíelo de vuelta y listo. Y su firma permanecerá guardada en Vista Previa para uso futuro. 

Precio de vista previa: Incluido gratis con todos los Mac

La mejor aplicación de firma electrónica para firmar documentos ocasionalmente en una PC

Adobe Acrobat Reader (Windows)

Ventajas de Adobe Acrobat Reader:

• Disponible de forma gratuita

• Permite enviar dos documentos al mes de forma gratuita

Desventajas de Adobe Acrobat Reader:

• No es una aplicación de firma electrónica dedicada

Las PC con Windows no tienen una opción incorporada increíble como Vista Previa, pero aún así puedes firmar rápidamente cualquier documento con la aplicación gratuita Adobe Acrobat Reader, algo que probablemente ya tengas instalado. Si no lo tiene, descárguelo de la página web de Adobe. (Adobe también ofrece una aplicación más sólida, llamada Acrobat Sign—anteriormente Adobe Sign— pero es más complicada).

Abra el documento que desea firmar en Adobe Reader y, en la barra lateral izquierda, seleccione Rellenar y firmar. Haga clic en el botón Firmar usted mismo en la barra de herramientas y luego en Agregar firma. 

Hay un par de formas de crear una firma: puedes escribir tu nombre y hacer que Adobe Reader lo convierta en algo que parezca una firma, dibujar una con tu trackpad o cargar una imagen de tu firma. Dibujar es probablemente lo más fácil si quieres algo único sin demasiadas complicaciones. 

Arrastre su firma al lugar donde desee colocarla, guarde el documento y envíelo de vuelta. Y así, ya está. Incluso puede guardar una copia certificada con un registro de auditoría que no se puede editar.

Adobe Reader también te permite enviar dos documentos por mes para firmar, lo cual es bastante útil, y un plan de pago que te permite enviar más. Pero, honestamente, hacer un seguimiento de cómo se llama, cómo funciona, cómo te registras y en qué se diferencia de las otras opciones de Adobe eSign ha sido una pesadilla durante los últimos años. Si trabajas mucho con archivos PDF o simplemente quieres enviar algún documento ocasional para que lo firmen, pruébalo, pero si buscas una aplicación de firma electrónica dedicada, prueba una de las otras opciones de esta lista.

Precio de Adobe Reader: Free

La mejor aplicación de firma electrónica con opción de pago por uso

Firmas electrónicas.com (Web)

Ventajas de eSignatures.com:

• Exclusivamente pago por uso

• Fácil de automatizar

Desventajas de eSignatures.com:

• Para muchas empresas que necesitan firmar muchos contratos, un plan ilimitado con otro servicio resultará más económico.

Muchas aplicaciones de firma electrónica limitan la cantidad de documentos que puedes enviar por mes según tu plan. Es bastante inconveniente si sus necesidades de firma electrónica varían a lo largo del año, por ejemplo, porque contrata personal temporal o sus proyectos no siguen un patrón predecible. O bien no puedes enviar todos los documentos que necesitas cuando quieres, o tienes que pagar de más por una suscripción mayor la mayoría de los meses. eSignatures.com (anteriormente eSignatures.io) rompe esta tendencia por completo con su oferta exclusivamente de pago por uso.

Tan pronto como se registre para obtener una cuenta gratuita, eSignatures.com le invita a enviarse un contrato de muestra para que pueda ver cómo funciona el servicio. (La misma demostración también está incorporada en la página de inicio del sitio web, lo cual es bastante impresionante). Después de eso, la cosa depende de usted, aunque el asistente de incorporación le guiará útilmente. 

A diferencia de otros de los mejores servicios de firma electrónica, eSignatures.com no está realmente diseñado para enviar contratos individuales a destinatarios únicos. Puedes hacerlo si lo deseas, pero en realidad está diseñado para empresas que buscan agrupar o automatizar sus contratos utilizando plantillas. (Los configuras en las Plantillas pestaña. Son un poco menos flexibles que algunas de las otras opciones, pero la falta de bloqueo lo compensa).

Una vez que haya configurado una tarjeta de crédito, eSignatures.com ni siquiera necesitará estar presente para trabajar. Puede crear un enlace que permita a sus clientes registrarse sin su intervención o incluso enviarles un contrato para firmar por SMS. También hay una API si quieres codificar tus propias integraciones, y hay soporte Zapier incorporado para todos los demás. Esto significa que puedes hacer fácilmente cosas como cargar automáticamente los nuevos contratos firmados en Google Docs o hacer un seguimiento en tu integración.

Precio de eSignatures.com: $0.49/documento; El precio baja si compras al por mayor.

La mejor aplicación de firma electrónica para firmar documentos gratis

SignWell (Web)

Ventajas de SignWell:

• Tres documentos al mes con el plan gratuito, más planes de pago con documentos ilimitados desde $12/mes, lo convierten en una propuesta de valor seria.

Desventajas de SignWell:

• No es tan pulido ni potente como una aplicación avanzada como Docusign

No todas las empresas necesitan enviar o firmar docenas de contratos al mes. Si ese es el caso, entonces SignWell (anteriormente conocido como Docsketch), con su plan gratuito de tres documentos por mes, podría ser la opción perfecta. 

Tan pronto como te registres, estarás listo para comenzar a enviar contratos. Puedes cargar un documento para firmar o crear una plantilla (aunque solo obtienes una en el plan gratuito). Cualquiera sea la opción que elijas, utilizarás la aplicación web moderna y, sinceramente, muy fácil de usar de SignWell para agregar cualquier campo de información y firma. Incluso puede ayudarle a colocar cosas en cualquier línea en blanco o espacio en el documento.

Pero no te preocupes: SignWell está en esta lista porque es una aplicación de firma electrónica buena, fácil de usar y con todas las funciones. Que tenga un gran plan gratuito es una gran ventaja. Si necesitas enviar más documentos algunos meses, no dudaría en recomendarte actualizar a un plan de pago. El plan Personal de $12/mes le brinda cinco plantillas, documentos ilimitados y envío masivo, mientras que el plan Comercial de $36/mes tiene plantillas ilimitadas, firma en persona, hasta tres miembros del equipo, marca personalizada y algunas otras funciones agradables como validación de datos. En términos de relación calidad-precio, muy pocas aplicaciones ofrecen más.

Si desea automatizar sus flujos de trabajo, SignWell también se integra con Zapier. De esa manera, puede hacer cosas como recibir automáticamente una notificación de Slack o cargar un documento a Google Drive cuando se completa un documento en SignWell.

Precio de SignWell: Free para hasta 3 documentos por mes. Desde $12/mes para el plan Personal con documentos ilimitados.

La mejor aplicación de firma electrónica para equipos pequeños

SignNow (Web, iOS, Android)

Ventajas de SignNow:

• Planes de equipo de gran valor para funciones básicas, especialmente si paga anualmente

Desventajas de SignNow:

• Algunas funciones, como los archivos adjuntos y la marca, están limitadas a los planes más caros.

Para muchas empresas, el papeleo es un esfuerzo de equipo. Es posible que necesite que personas de diferentes departamentos colaboren o al menos revisen los documentos antes de enviarlos. Muchas aplicaciones de firma electrónica cobran una tarifa mensual significativa por usuario. Agregar dos o tres cuentas adicionales no solo duplica o triplica sus costos; en comparación con los planes personales para un solo usuario, puede fácilmente cuadriplicarlos o quintuplicarlos.

Es por eso que SignNow es mi aplicación de firma favorita para equipos pequeños: cada plan viene con usuarios ilimitados. Ni siquiera tiene un plan personal o individual separado. El plan Business comienza en $20/mes cuando se paga mensualmente, lo que lo coloca en el extremo más asequible del espectro. Y, si pagas anualmente, son sólo $8/mes. Siempre que esté preparado para comprometerse con la plataforma y sepa que necesitará trabajar en muchos contratos con su equipo, ese será el mejor valor que puede obtener.

Además de sus funciones de equipo, SignNow cumple todos los requisitos de una excelente aplicación de firma electrónica. Firmar documentos es fácil para los destinatarios, obtienes plantillas ilimitadas para diferentes tipos de documentos e incluso hay aplicaciones móviles. En los planes superiores, obtienes funciones como la solicitud de pagos, archivos adjuntos de los firmantes y soporte telefónico completo. También puedes usar Zapier para conectarlo a tus otros servicios, de modo que puedas hacer automáticamente cosas como solicitar firmas de nuevos clientes de Trainerize o en función de nuevas filas de Google Sheets.

Precio de SignNow: comienza en $20/mes para el plan Business

Otras buenas aplicaciones de firma electrónica

Dado que las firmas electrónicas son legalmente vinculantes, cualquier aplicación que permita rayar una X en un documento puede usarse para crear una. Pero hay muchas otras buenas aplicaciones de firma electrónica dedicadas (o aplicaciones con funciones de firma electrónica) que no aparecen en esta lista por diversos motivos. Aquí hay algunas opciones que vale la pena revisar:

• Los proveedores de almacenamiento en la nube como Dropbox, Box y Google Drive le permiten enviar documentos para firmar y firmarlos usted mismo. Si ya almacena documentos en uno de estos servicios en la nube, es una opción que vale la pena explorar. 

• Muchos software de gestión de documentos incluyen compatibilidad con firma electrónica, además de otras funciones que pueden resultar útiles para sus flujos de trabajo.

• Adobe Acrobat Sign es un nombre importante (y en constante cambio) en el ámbito de las firmas electrónicas. Descubrí que no era tan fácil integrarlo en un flujo de trabajo existente como mis opciones principales, pero sigue siendo una opción sólida. 

• La mayoría de las excelentes aplicaciones de PDF también te permiten firmar documentos, aunque es posible que no te permitan recopilar firmas electrónicas de otras personas.

• PandaDoc, Signaturely, Signeasy y Xodo Sign estuvieron cerca de entrar en la lista, pero descubrí que no eran tan fáciles de usar, no tenían tan buen precio o eran un poco más incómodos que mis opciones principales. Todas te permiten recolectar firmas electrónicas y, si ya usas una, quizás no valga la pena cambiar a una herramienta diferente, pero si estás comenzando desde cero, prefiero las aplicaciones de esta lista. 

¿Cuál es la mejor aplicación de firma electrónica para firmar documentos online?

Sinceramente, lo más importante es que realmente estés usando alguna de estas aplicaciones. Todos ellos se encargan de lo básico (obtener una firma legal que pueda rastrear), pero cada uno lo aborda desde un ángulo ligeramente diferente. Si su equipo necesita firmar documentos en línea todos los días, asegúrese de que la aplicación de firma electrónica que elija sea fácil de usar y se integre con las demás aplicaciones en su flujo de trabajo. Para obtener más opciones, eche un vistazo a esta lista de las mejores alternativas a Docusign.

Preguntas frecuentes sobre aplicaciones de firma electrónica

Aunque lo hacemos desde hace años, firmar cosas electrónicamente todavía puede resultar un poco extraño. Aquí encontrará algunas respuestas a preguntas frecuentes sobre el proceso para ayudarle.

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica es como su firma, excepto que se realiza con una computadora, un smartphone u otro dispositivo electrónico. Es posible que tengas que escribir tu nombre, firmar un iPad con un lápiz óptico o incluso dibujar un garabato con el mouse o el panel táctil, pero aún así cuenta como una firma. 

¿Son las firmas electrónicas legalmente vinculantes?

En casi todos los casos, sí. Sin embargo, dado que las firmas electrónicas pueden ser más fáciles de falsificar, es posible que también necesite recopilar información de verificación si le preocupa tener que hacerla cumplir en el tribunal. 

¿Se puede notarizar una firma electrónica?

Sí, las firmas electrónicas pueden ser notariadas. Los detalles de lo que se requiere varían de una jurisdicción a otra, así que verifique los requisitos locales particulares. 

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Publicado originalmente en abril de 2015 por Paula DuPont, esta publicación ha contado con contribuciones previas de Hannah Herman. La actualización más reciente fue en abril 2025.