Si su empresa utiliza Microsoft Outlook para administrar sus aplicaciones de correo electrónico y calendario, entonces probablemente pase una buena parte de su tiempo en el ecosistema de Microsoft. Eso es un hecho. ¿Pero qué pasa con el resto de tu pila tecnológica?
Independientemente de las aplicaciones que uses, necesitarás una forma confiable de conectarlas a Outlook, para poder automatizar tareas críticas para el negocio, liberar tu tiempo y realizar trabajo más prioritario. Con solo unos pocos Zaps (lo que llamamos nuestros flujos de trabajo automatizados), puede llegar a tener la bandeja de entrada a cero y mantenerse al día con su horario. Aquí te explicamos cómo.
¿Es la primera vez que usas Zapier? Es un software de automatización de flujos de trabajo que te permite centrarte en lo que realmente importa. Combina interfaces de usuario, tablas de datos y lógica con miles de aplicaciones para crear y automatizar cualquier cosa que puedas imaginar. Regístrate gratis.
Tabla de contenido:
Para comenzar con una plantilla Zap (lo que llamamos nuestros flujos de trabajo predefinidos), simplemente haz clic en el botón. Solo te llevará unos minutos configurarlo. Puedes leer más sobre cómo configurar Zaps aquí.
Automatiza tu correo electrónico de Microsoft Outlook
Mantenerse al día con su correo electrónico de Microsoft Outlook puede parecer imposible. Lo entendemos. Hay mucho en juego. Minimizar las tareas redundantes en su bandeja de entrada y acelerar sus comunicaciones es clave para escalar su negocio.
Automatizar algunas de estas tareas tediosas puede ayudarle a optimizar su bandeja de entrada para que su equipo se mantenga actualizado, sus proyectos sigan avanzando y sus nuevos clientes potenciales obtengan una respuesta rápida (y personalizada), todo desde el mismo lugar. A continuación se presentan algunas ideas para lograr precisamente eso.
Crear listas de tareas pendientes a partir de solicitudes de correo electrónico
¿A menudo te preocupa qué puntos de acción se te escapan de la bandeja de entrada? Yo también. Afortunadamente, puedes convertir tu Microsoft Outlook en una lista optimizada de tareas creando un Zap que envía correos electrónicos al administrador de tareas de tu elección.
Con una lista organizada de tareas, nunca tendrá que preocuparse por facturas pendientes, puntos de acción del proyecto, solicitudes de clientes o cualquier otra cosa que llegue a su bandeja de entrada. En lugar de ello, puede dejar que la automatización haga el trabajo administrativo y concentrarse en hacer las cosas.
Crear tareas pendientes en Microsoft To-Do a partir de nuevos correos electrónicos de Microsoft Outlook
Cree tarjetas de Trello a partir de nuevos correos electrónicos de Microsoft Outlook
Agregar filas a Hojas de cálculo de Google con nuevos correos electrónicos de Microsoft Outlook
Crear tareas en Todoist a partir de nuevos correos electrónicos en Microsoft Outlook
Enviar correos electrónicos a clientes futuribles automáticamente
No importa cuán cansado u ocupado esté, hacer un seguimiento de nuevos clientes futuribles lo antes posible no es negociable. Cuanto antes pueda construir una relación con ellos, antes podrá realizar una venta. Pero mantenerse al día con todos los correos electrónicos que necesita enviar requiere mucho tiempo.
Ahorre tiempo configurando algunos flujos de trabajo que envíen automáticamente mensajes de correo electrónico personalizados a nuevos clientes futuribles. Esto le permite realizar un seguimiento rápido y reduce la cantidad de correos electrónicos que debe escribir.
Enviar correos electrónicos de Microsoft Outlook para nuevas entradas de Typeform
Envía correos electrónicos en Microsoft Outlook con nuevos clientes potenciales en Facebook Lead Ads
Enviar correos electrónicos de Microsoft Outlook para nuevos envíos de formularios de Webflow
¿No tienes el alcance o los recursos para escribir mensajes personalizados a gran escala? Utilice IA en su lugar. Ya sea que esté enviando un correo electrónico a un cliente futurible luego de que se haya comunicado con usted o si una oportunidad específica cambia en su integración, estos Zaps completarán los vacíos por usted.
Cree una copia de correo electrónico con ChatGPT a partir de nuevos correos electrónicos de Microsoft Outlook y guárdela como borrador
Draft Microsoft Outlook emails from Salesforce and OpenAI
Enviar notificaciones de equipo sobre la actividad comercial
Todos conocemos la frase "el tiempo es dinero". Cuando su equipo está informado y en sintonía, todos pueden realizar su trabajo más rápido, lo que se traduce en grandes ahorros a largo plazo.
Si tienes varios compañeros/as de trabajo revisando el correo o recibiendo notificaciones en la misma bandeja de entrada, puede convertirse en una pesadilla logística. Al configurar flujos de trabajo automáticos, puede ahorrar tiempo y energía mientras mantiene a su equipo informado sobre la información de la empresa, la actividad del cliente, los informes de ventas y más.
Enviar un correo electrónico de Microsoft Outlook cuando se produce una nueva actividad de contacto en ClickFunnels
Enviar mensajes de Slack desde nuevos correos electrónicos de Microsoft Outlook
Send emails in Microsoft Outlook for new customers in Stripe
Enviar correos electrónicos de Microsoft Outlook con filas recién actualizadas en Hojas de cálculo de Google
Automatiza tu calendario de Microsoft Outlook
Un calendario completamente organizado es clave para lograr hacer las cosas. Desde la gestión de reuniones, la configuración de recordatorios y el seguimiento de eventos importantes, la automatización puede convertir su calendario en una supermáquina organizada y eficiente.
A continuación se ofrecen algunas ideas para crear una programación más fluida para usted y su equipo:
Publicación cruzada entre calendarios
Dependiendo de su rol, es posible que tenga que administrar varios calendarios. Quizás tengas calendarios diferentes para cada equipo que gestionas o estés gestionando un calendario de cliente además del tuyo.
Estos Zaps publicarán nuevos eventos en el calendario que elijas, por lo que no tendrás que preocuparte por hacer malabarismos con varias programaciones o publicar en el calendario incorrecto.
Agregar eventos de Microsoft Outlook a Google Calendar
Update Microsoft Outlook calendar events whenever new or updated events occur in Google Calendar
Y, si los eventos se cancelan o actualizan, estos Zaps los actualizarán o eliminarán automáticamente en todos los calendarios, para que todo permanezca sincronizado sin que usted tenga que ajustar manualmente cada uno.
Delete Google Calendar events when Microsoft Outlook events are cancelled
Update Google Calendar events when Microsoft Outlook events are canceled
Obtenga más información sobre cómo conectar Google Calendar y Microsoft Outlook.
¿Te resulta útil realizar un seguimiento de dónde pasas tu tiempo? El uso de herramientas de seguimiento del tiempo puede ayudarle a gestionar mejor su carga de trabajo. Y con estos Zaps, Zapier creará un nuevo evento de Microsoft Outlook para cada nueva entrada de tiempo para que usted (o incluso su gerente) pueda seguir su progreso y priorizar tareas.
Create Clockify time entries from new calendar event starts in Microsoft Outlook
Start new Microsoft Outlook events when new time entries are started in Toggl Track
Prepárese para futuras reuniones y eventos
Si eres como yo, estar demasiado preparado es tu mejor manera de gestionar el estrés. Pero las agendas semanales se llenan, y puede parecer casi imposible prepararse para cada reunión.
Afortunadamente, puedes configurar Zaps que crean automáticamente documentos de agenda o listas de tareas pendientes en cualquier aplicación para nuevos eventos del calendario, de modo que tú y tu equipo puedan colaborar sobre la marcha.
De esa manera, recordarás que debes dedicar algo de tiempo a la preparación de la reunión junto con el resto de tu lista de tareas pendientes, en lugar de sorprenderte con el calendario.
Agregar nuevos eventos del calendario de Microsoft Outlook a las bases de datos de Notion
Create a meeting agenda in OneNote for new Microsoft Outlook events
Create a meeting agenda in Google Docs for new Microsoft Outlook events
Agregar nuevos eventos de Microsoft Outlook a Todoist como tareas
Colabora con tu equipo
Mantener a su equipo tan informado y preparado como usted es vital para el éxito de la empresa. Pero es más fácil decirlo que hacerlo. Desde la alineación de actualizaciones de proyectos hasta el envío de recordatorios de reuniones, es fácil que las cosas se pierdan en el proceso.
Para quitarte parte de la carga manual de encima, puedes enviar mensajes automáticamente en tu aplicación de chat preferida para eventos próximos, actualizados o cancelados, para que todos puedan prepararse a tiempo. En cuanto a las actualizaciones del proyecto, cada vez que se agregue una nueva tarea a su sistema, Zapier creará un evento en su calendario para usted. Aquí se trata de permanecer en la misma página, automáticamente.
Reciba mensajes en Microsoft Teams para los próximos eventos del calendario de Microsoft Outlook
Reciba un mensaje de Slackbot para los próximos eventos del calendario de Microsoft Outlook
Send Slack messages when Outlook events are canceled
Create events in Microsoft Outlook from new Trello cards
Optimice la forma en que utiliza Microsoft Outlook
Con Zapier, puedes administrar Outlook fácilmente y potenciar tu forma de trabajar con la automatización. Pasarás de pasar horas organizando tus correos electrónicos y reuniones a contar con horas de tu tiempo libre para concentrarte en el trabajo que importa.
Esto es solo el comienzo de todo lo que puedes hacer con Outlook y Zapier. Zapier admite miles de aplicaciones, por lo que puedes automatizar casi cualquier tarea en el trabajo. ¡Empieza a construir tu Zap ahora y descubre lo que puedes crear!
Lecturas relacionadas:
Este artículo fue publicado originalmente en abril 2021, escrito por Ellie Huizenga. Fue actualizado por última vez en octubre 2024 por Elena Alston.
