Lo primero que hago por la mañana antes de ir a trabajar es consultar mi Calendario de Google. Es mi fuente de verdad para todo lo que me depara el día, incluidas reuniones de equipo, proyectos que necesitan mi atención e incluso recados que tengo que hacer.
Pero incluso si usas Google Calendar para organizar tu día, puede ser un verdadero dolor de cabeza priorizar tareas críticas cuando tu agenda se llena rápidamente. Desde solicitudes de último momento hasta reuniones urgentes, es posible que usted se encuentre administrando su calendario en lugar de hacer crecer su negocio.
Ahí es donde entra en juego la automatización con Zapier. Al automatizar tu Calendario de Google, puedes ahorrar tiempo y concentrarte en lo que más importa. Con solo unos pocos Zaps (lo que llamamos nuestros flujos de trabajo automatizados), puede sincronizar eventos en múltiples calendarios, configurar notificaciones para nuevos eventos o crear tareas de seguimiento, y más, automáticamente.
Necesitará una cuenta Zapier para utilizar los flujos de trabajo de esta pieza. Si aún no tienes una cuenta, comenzar es gratis.
Índice
Para comenzar con una plantilla Zap (lo que llamamos nuestros flujos de trabajo predefinidos), simplemente haz clic en el botón. Solo te llevará unos minutos configurarlo. Puedes leer más sobre cómo configurar Zaps aquí.
Publicación cruzada entre calendarios
Dependiendo de su rol, es posible que tenga que administrar varios calendarios. Quizás tengas calendarios diferentes para cada equipo que gestionas, o estés gestionando un calendario de cliente además del tuyo.
Estos Zaps publicarán nuevos eventos de Google Calendar en el calendario que elijas, para que no tengas que preocuparte por malabarismos con varias programaciones ni por publicar en el calendario incorrecto.
Agregar eventos de Microsoft Outlook a Google Calendar
Copiar nuevos eventos de Google Calendar a un calendario de Google diferente
Agregar nuevos eventos de Eventbrite a Google Calendar
Obtenga más información sobre cómo conectar Google Calendar y Microsoft Outlook.
Si eres el tipo de persona a quien le gusta ver cómo gasta su tiempo a lo largo de los días y las semanas, también puedes conectar tu herramienta de seguimiento del tiempo a Google Calendar. De esa manera, se creará un nuevo evento de Google Calendar para cada nueva entrada de tiempo para que usted (o incluso su gerente) pueda seguir su progreso y priorizar tareas.
Crear eventos de Google Calendar a partir de nuevas entradas de tiempo de Clockify
Crea eventos detallados en Google Calendar cuando los temporizadores se detengan en RoundPie
Crea eventos detallados de Google Calendar para nuevas entradas de tiempo de Toggl Track
Recibir recordatorios de reuniones
Entre las videollamadas, la administración de tu bandeja de entrada y la respuesta al chat, es fácil olvidar que tienes algo en tu calendario cuando estás concentrado en otra tarea. Lo mismo ocurre con los clientes con los que necesita reunirse.
Estos Zaps le recordarán automáticamente a usted, a su equipo o a sus clientes sobre una próxima reunión a través del correo electrónico o una aplicación de chat del equipo. De esa manera, nunca dejarás a un cliente esperando y tampoco te quedarás esperando.
Reciba alertas por SMS sobre nuevos eventos próximos de Google Calendar
Enviar mensajes del canal de Slack para nuevos eventos de Google Calendar
Enviar correos electrónicos desde Gmail para los próximos eventos de Google Calendar
Reciba un recordatorio por correo electrónico en Gmail 1 hora antes de que comience un nuevo evento de Google Calendar
¿Quieres recibir un poco más de contexto en tus notificaciones? Si eres una persona ocupada (¿no lo somos todos?), tal vez no sea suficiente recibir un ping con únicamente el título y la descripción de un evento de Google Calendar. En su lugar, puede agregar un paso de IA para agregar más contexto al evento, como el propósito, los materiales de preparación y recomendaciones sobre proyectos relacionados con el evento.
Recibir recordatorios de eventos de ChatGPT en Slack
Reciba recordatorios de eventos vía SMS con información de ChatGPT
¿Extrañas los días en que podías recibir una notificación por SMS sobre los próximos eventos de Google Calendar? Vea nuestro tutorial sobre cómo recrear esa función usando Zapier.
Prepárese para los próximos eventos
Por supuesto, no basta con presentarse a las reuniones programadas en el calendario. Siempre es necesario estar preparado, pero puede ser difícil encontrar tiempo para la preparación cuando uno asume muchas funciones.
Ya sea que se esté preparando para una reunión con un cliente, una presentación u otro evento, estos Zaps pueden ayudarlo a encontrar tiempo para prepararse. Cada vez que se agrega un nuevo evento a tu Calendario de Google, Zapier creará automáticamente una tarea en tu aplicación de tareas pendientes o herramienta de gestión de proyectos favorita. Incluso puedes enriquecer esas tareas con más contexto enviando primero el evento de Google Calendar a ChatGPT.
Crea nuevas tarjetas de Trello a partir de nuevos eventos de Google Calendar
Crea tareas de Todoist a partir de eventos de Google Calendar y obtén recomendaciones de ChatGPT sobre prioridades
Añade nuevos eventos de Google Calendar a Any.do como tareas
Agregar nuevos eventos de Google Calendar a bases de datos en Notion
Puedes personalizar tu trigger (el evento que inicia un Zap) para que solo ciertos eventos del calendario generen tareas. También puedes configurarlo para que aparezcan las mismas tareas cada vez si lo deseas.
Zapier también puede crear automáticamente agendas u otros documentos de reunión a partir de una plantilla.
Crear nuevos documentos de Google antes de un evento de Google Calendar
Si graba reuniones de video, aprenda cómo cargar automáticamente grabaciones de Zoom a Google Drive.
Gestionar citas y videollamadas
Es bastante difícil recordar (y asistir) a las reuniones con tus colegas. ¿Qué pasa con las invitaciones de personas fuera de tu lugar de trabajo? Una cosa es olvidarse de una reunión con un/a compañero/a, pero olvidarse de una cita con un cliente externo es una mala noticia.
Estos Zaps crearán eventos de Google Calendar cada vez que alguien te invite a una videollamada o programe una cita contigo a través de una aplicación de reserva como Calendly.
Agregar nuevas reuniones de Zoom a Google Calendar
Crear eventos de Google Calendar a partir de nuevos eventos programados de Calendly
Agregue nuevas citas de Acuity programación a Google Calendar como eventos detallados
Si programa citas a través de una aplicación de formulario o una hoja de cálculo (como Hojas de cálculo de Google), estos flujos de trabajo garantizarán que se contabilicen en Google Calendar.
Crear eventos de Google Calendar a partir de nuevos envíos de Formularios de Google
Generar eventos de Google Calendar a partir de nuevas filas de Hojas de cálculo de Google
Crear eventos a partir de tareas
Existen eventos que ocurren según una programación regular, como la reunión permanente de su equipo todos los jueves. Son bastante fáciles de manejar. Los eventos que pueden ser más difíciles de planear son aquellos que ocurren cuando sucede algo específico, como cuando un trato llega a una determinada etapa en su ciclo de ventas.
Puedes usar un Zap para crear un evento de calendario cuando se agreguen tareas específicas a tu administrador de tareas preferido, como Notion o Trello.
Crear eventos de Google Calendar a partir de nuevas tarjetas de Trello
Genere eventos detallados en Google Calendar a partir de los nuevos elementos de la base de datos de Notion
Crear eventos en Google Calendar a partir de nuevas tareas de tratos en ActiveCampaign
Si necesita crear un evento de Google Calendar una cantidad específica de días después de que se produzca un trigger, puede ajustar los valores de fecha y hora dentro de un Zap. Descubra cómo hacerlo en este documento de ayuda.
Establecer estados de Slack durante las reuniones del calendario
Si trabajas mucho en Slack, sabrás que ser etiquetado en canales públicos o recibir mensajes directos de tus compañeros/as puede ser una distracción, especialmente cuando estás en una llamada.
En lugar de eso, hazles saber a todos que no estás disponible para responder (incluso si es urgente) configurando automáticamente un estado de Slack cada vez que te unas a una nueva reunión.
Configurar mi estado de Slack cuando comiencen los eventos de Google Calendar
Actualizar el estado de Slack durante los nuevos eventos de Google Calendar
Más información: Cómo configurar automáticamente tu estado de Slack
Usar webhooks con Google Calendar
Quizás uses una aplicación que no tiene integración con Zapier, pero deseas crear un evento de Google Calendar cuando sucede algo específico en tu aplicación.
Si su aplicación tiene funcionalidad de webhook, puede usar webhooks en un Zap. (Webhooks es una app Prémium, que requiere un plan de Zapier para su uso).
Generar eventos de Google Calendar a partir de webhooks recién capturados
Si tu aplicación utiliza una zona horaria o un formato de fecha diferente al de Google Calendar, aquí te mostramos cómo solucionarlo.
Potencie su calendario con la automatización
Al usar Zapier, puedes automatizar Google Calendar y tener una programación que se administra sola para que puedas concentrarte en administrar tu negocio. Si necesitas ayuda adicional para administrar tu calendario, consulta estos trucos de Google Calendar:
Lecturas relacionadas:
Este artículo fue publicado originalmente en marzo 2021 y fue actualizado recientemente en diciembre 2024 por Elena Alston.
