Outlook puede ser el lugar donde reciba actualizaciones laborales importantes, como nuevos pedidos, detalles de envío, asignaciones o incluso solicitudes de soporte. Pero el verdadero trabajo colaborativo ocurre en un sistema de base de datos como Notion. En Notion, puedes realizar un seguimiento fácil de las solicitudes y asignarlas a los miembros del equipo sin perder detalles en lo profundo de tu bandeja de entrada.
En lugar de crear tareas manualmente en Notion cuando recibe correos electrónicos importantes, intente conectar Microsoft Outlook y Notion usando Zapier. Con Zap (los flujos de trabajo automatizados de Zapier), cada correo electrónico nuevo puede convertirse automáticamente en un nuevo elemento en su base de datos de Notion. Aquí te explicamos cómo.
¿Es la primera vez que usas Zapier? Es un software de automatización de flujos de trabajo que te permite centrarte en lo que realmente importa. Combina interfaces de usuario, tablas de datos y lógica con miles de aplicaciones para crear y automatizar cualquier cosa que puedas imaginar. Regístrate gratis.
Antes de que empieces
Primero, asegúrese de que su base de datos de Notion tenga los campos correctos para rastrear la información que necesita de su correo electrónico.
En nuestro ejemplo, queremos crear una base de datos que muestre el nombre del remitente, el asunto y el contenido del correo electrónico. Agregue las columnas que mejor se adapten a sus necesidades.
Cómo crear elementos de base de datos de Notion a partir de nuevos correos electrónicos de Microsoft Outlook
Zapier te permite crear flujos de trabajo automatizados llamados Zaps, que envían tu información de una aplicación a otra. Puedes crear tu propio Zap desde cero sin ningún conocimiento de codificación, pero también ofrecemos plantillas rápidas para ayudarte a comenzar.
Si desea comenzar con una plantilla, haga clic en la plantilla Zap para ir al editor Zap. Necesitarás crear una cuenta Zapier si aún no tienes una. Luego, siga las instrucciones a continuación para configurar su Zap.
Crear elementos de base de datos de Notion a partir de nuevos correos electrónicos de Microsoft Outlook
Configure su trigger de Microsoft Outlook
Primero, configura tu paso trigger—el evento que inicia tu Zap. Busque y seleccione Microsoft Outlook para su aplicación trigger y Nuevo correo electrónico para su evento trigger. Si está utilizando la plantilla Zap, estos se seleccionarán automáticamente. A continuación, inicie sesión con su cuenta de Microsoft Outlook, si aún no lo ha hecho, y haga clic en Continuar.
A continuación, puedes elegir especificar una dirección de correo electrónico de bandeja de entrada compartida, si compartes una con tu equipo. Deje este campo en blanco si no hay una bandeja de entrada compartida para esta cuenta. Luego haga clic en Continuar.
A continuación, haga clic en Test Trigger para extraer datos de prueba de Microsoft Outlook. Si aún no ha recibido ningún correo electrónico en esta cuenta, le recomendamos que se envíe uno. Haga clic en una respuesta de correo electrónico para expandirla y ver el contenido del correo electrónico. Luego seleccione el correo electrónico con el que desea realizar la prueba y haga clic en Continuar con el registro seleccionado.
Configura tu acción de Notion
A continuación, personalizaremos el paso de acción. Una acción es un evento que realiza un Zap después de activarse. Usaremos Notion para nuestra aplicación de acción y Crear elemento de base de datos como nuestro evento de acción, que se seleccionará automáticamente si está usando la plantilla Zap. Luego, conecta tu cuenta Notion, si aún no lo has hecho, y haz clic en Continuar.
A continuación, seleccione la base de datos de Notion donde desea agregar sus tareas de correo electrónico. Una vez seleccionado, Zapier actualizará automáticamente el paso con todos los encabezados de columna de la base de datos de Notion.
Ahora, querrás asignar los datos extraídos de tu paso trigger de correo electrónico a las columnas apropiadas en tu base de datos Notion.
Para nuestro ejemplo, tenemos tres encabezados de columna y los asignaremos con los datos relevantes provenientes de Microsoft Outlook.
Para agregar datos desde el paso de activación, haga clic en el ícono + en cualquier campo o utilice el comando de teclado de barra diagonal (/) para abrir la ventana emergente de datos.
En nuestro ejemplo, asignaremos el campo Nombre del remitente con Nombre de dirección de correo electrónico del remitente, el campo Contenido del correo electrónico con Vista previa del cuerpo y el campo Asunto con Asunto. Si tiene más campos, no dude en asignarlos como corresponda.
Si está utilizando la plantilla Zap, el campo Contenido ya estará completo con texto estático y datos mapeados desde el paso de correo electrónico. Pero siéntete libre de modificar el contenido según tus necesidades.
Por último, puedes personalizar el formato del contenido si lo deseas. De forma predeterminada, se seleccionará Markdown , algo que Notion admite muy bien. Markdown es un formato simple basado en sintaxis que garantizará que el formato de su correo electrónico funcione en Notion. Sin embargo, si enfrenta algún problema de formato extraño, puede cambiar al formato de texto simple aquí.
Una vez que haya terminado de personalizar su acción, haga clic en Continuar.
A continuación, haga clic en Probar paso para probar su Zap. Zapier enviará los datos de prueba a la base de datos de Notion que seleccionó anteriormente. Verifique nuevamente su base de datos de Notion para asegurarse de que su artículo se vea bien.
Así es como se ve nuestro elemento de base de datos:
Si todo se ve bien, estás listo para usar tu Zap. Ahora, cada vez que reciba un nuevo correo electrónico en su bandeja de entrada, todos los detalles aparecerán en su base de datos, listos para ser compartidos con todos los miembros de su equipo de Notion.
Crear elementos de base de datos de Notion a partir de nuevos correos electrónicos de Microsoft Outlook
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Este artículo fue publicado originalmente en septiembre 2023. La última actualización la realizó Khamosh Pathak en octubre 2024.
