Microsoft Outlook ist ein praktisches Kalender-Tool für sich. Wenn Sie jedoch eine Reihe verschiedener Kalender in Outlook verwenden, um Termine zu verwalten, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten.
Nehmen wir mal an, du hast einen Zahnarzttermin in deinem Kalender stehen. Wahrscheinlich möchten Sie, dass Ihr Team weiß, dass Sie in dieser Zeit beschäftigt sein werden, damit sie Sie nicht doppelt buchen.
Mit Microsoft Outlook kannst du zwar Termine in verschiedene Kalender kopieren (wie das geht, zeigen wir dir später), aber das ist nur eine einmalige Übertragung. Das bedeutet, dass alle neuen Termine, die Sie zu einem Kalender hinzufügen, nicht in Ihren anderen Kalender kopiert werden.
Zum Glück kannst du das mit Zapier automatisch erledigen. Du kannst einen Zap einrichten – so nennen wir automatische Workflows –, der neue Meetings dupliziert und sie sofort zu deinem anderen Kalender hinzufügt.
Neu bei Zapier? Das ist eine Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, mit der du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst. Kombiniere Benutzeroberflächen, Datentabellen und Logik mit Tausenden von Anwendungen, um alles zu erstellen und zu automatisieren, was du dir vorstellen kannst. Melde dich kostenlos an , um diese Anwendung und viele andere mit Zapier zu nutzen.
Neue Termine automatisch von einem Microsoft Outlook-Kalender in einen anderen kopieren
Du kannst deinen eigenen Zap von Grund auf neu erstellen, ohne Programmierkenntnisse zu haben, aber wir bieten auch schnelle Vorlagen, um dir den Einstieg zu erleichtern.
Wenn du mit einer Zap-Vorlage loslegen willst, klick einfach unten drauf und du kommst direkt zum Zapier-Editor. Du musst ein Zapier-Konto erstellen, falls du noch keines hast. Dann mach einfach die folgenden Schritte, um deinen Zap einzurichten.
Kalenderereignisse für neue Microsoft Outlook-Kalenderereignisse erstellen
Richte deinen Microsoft Outlook-Trigger ein
Zuerst musst du deinen Trigger einrichten – also das Ereignis, das deinen Zap startet. Wenn du die Zap-Vorlage verwendest, sind die Trigger-Anwendung und das Ereignis schon für dich ausgewählt. Ansonsten suchst du einfach nach Microsoft Outlook als Trigger-Anwendung und „Neuer Kalendertermin“ als Trigger-Ereignis und wählst beides aus. Verbinde dein Microsoft Outlook-Konto und klick dann auf „Weiter“.
Wählen Sie dann im Feld Kalender den richtigen Kalender aus.
Klick dann auf Testen Trigger, damit Zapier ein Testereignis erstellt, um sicherzustellen, dass der Trigger richtig funktioniert. Wenn der Test erfolgreich läuft, klick auf „Mit ausgewähltem Datensatz weitermachen“.
Richte deine Microsoft Outlook-Aktion ein
Jetzt musst du die Aktion einrichten – also das, was dein Zap machen soll, wenn er getriggert wird. Wenn du die Zap-Vorlage verwendest, sind diese bereits für dich ausgewählt. Ansonsten suchst du einfach nach „Microsoft Outlook“ als App für die Aktion und wählst „Ereignis erstellen“ als Aktion aus. Verbinde dein Microsoft Outlook-Konto und klicke auf Weiter.
Jetzt ist es an der Zeit, den Kalender auszuwählen, in den Ihre Termine kopiert werden sollen. Beginnen Sie mit der Auswahl des richtigen Kalenders.
Geben Sie dann den Betreff, die Startzeit und das Startdatum sowie die Endzeit und das Enddatum an. Du kannst Text eingeben oder Daten aus deinem vorherigen Trigger-Schritt holen, indem du auf das Pluszeichen im Feld klickst und die Daten, die du verwenden möchtest (z. B. den Betreff), aus dem Modal auswählst. Wenn du die Zap-Vorlage benutzt, sind die Daten aus dem kopierten Ereignis schon in jedes Feld eingefügt.
Sie können auch wählen, ob es sich um eine ganztägige Veranstaltung handelt oder nicht, aber ich empfehle dies nicht, da die Länge Ihrer Veranstaltungen wahrscheinlich variieren wird.
Unter dem Feld Beschreibung können Sie die Textvorschau abrufen, die die Ereignisdetails enthält. Sie können sich auch in Ihrem Kalender als frei oder beschäftigt anzeigen.
Wenn du mit dem Anpassen deiner Felder fertig bist, klick einfach auf „Weiter“.
Jetzt ist es Zeit, deine Aktion zu testen. Wenn du auf „Testschritt“ klickst, sendet Zapier einen Kalendertermin an das von dir verbundene Kalenderkonto. So sieht das Ereignis in Outlook aus:
Wenn dein Test gut aussieht, kannst du deinen Zap jetzt verwenden.
Passe deinen Zap an
Willst du deinen Zap so anpassen, dass er genau so funktioniert, wie du es willst? Probier mal eins der integrierten Tools von Zapier aus. Verwenden Sie unterschiedliche Namenskonventionen für verschiedene Kalender? Füge einen Formatierungsschritt hinzu, um deine Event-Details zu aktualisieren, bevor sie in deinem anderen Outlook-Kalender angezeigt werden. Oder möchten Sie nur einige Termine über Kalender hinweg kopieren und nicht alle? Probier mal einen Filter aus.
Duplizieren von Terminen aus einem Microsoft Outlook-Kalender in einen anderen manuell
Sie können Ihre Termine auch manuell von einem Kalender in einen anderen kopieren. Öffne zuerst deinen Microsoft Outlook-Kalender mit dem Konto, in dem die Events sind, die du kopieren willst.
Klick dann mit der rechten Maustaste auf den Termin, den du in einen anderen Kalender kopieren willst, und öffne die Termin-Details.
Wenn du dein Event geöffnet hast, klick oben auf „Event duplizieren “.
Im Kalender-Dropdown-Menü kannst du auswählen, in welchen Kalender du den Termin kopieren willst.
In meinem Fall füge ich es meinem Arbeitskalender hinzu. Vergiss nicht, auf „Speichern“ zu klicken, wenn du fertig bist!
Sie sehen nun, dass Ihr spezifisches Ereignis in beiden Kalendern gespeichert ist, wie folgt:
Denk dran: Das ist nur eine einmalige Übertragung, also musst du das jedes Mal machen, wenn ein neues Ereignis zu deinem Microsoft Outlook-Kalender hinzugefügt wird.
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Dieser Artikel wurde ursprünglich im Januar 2024veröffentlicht. Er wurde zuletzt im Juni 2025 von Khamosh Pathak aktualisiert.
