7 So kannst du Google Kalender mit deinen Business-Anwendungen verbinden

Das erste, was ich morgens vor der Arbeit mache, ist, meinen Google Kalender zu checken. Es ist meine Quelle der Wahrheit für alles, was der kommende Tag bringt, einschließlich Teambesprechungen, Projekten, die meine Aufmerksamkeit erfordern, und sogar Besorgungen, die ich dazwischen machen muss. 

Aber selbst wenn du Google Kalender nutzt, um deinen Tag zu organisieren, kann es echt stressig sein, wichtige Aufgaben zu priorisieren, wenn dein Terminkalender schnell voll ist. Von kurzfristigen Anfragen bis hin zu zeitkritischen Meetings – vielleicht verbringst du mehr Zeit mit deinem Kalender als mit dem Ausbau deines Geschäfts.

Hier kommt die Automatisierung mit Zapier ins Spiel. Durch die Automatisierung deines Google-Kalenders sparst du Zeit und kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren. Mit nur ein paar Zaps – so nennen wir unsere automatisierten Workflows – kannst du Events über mehrere Kalender hinweg synchronisieren, Benachrichtigungen für neue Events einrichten, Folgeaufgaben erstellen und vieles mehr – automatisch. 

Inhaltsverzeichnis

• Cross-Posting zwischen Kalendern

• Abrufen von Besprechungserinnerungen

• Bereiten Sie sich auf bevorstehende Veranstaltungen vor

• Verwalten von Terminen und Videokonferenzen

• Erstelle Events aus Aufgaben

• Festlegen des Slack-Status während Kalenderbesprechungen

• Webhooks mit Google Kalender nutzen

Cross-Posting zwischen Kalendern

Abhängig von Ihrer Rolle müssen Sie möglicherweise mehrere Kalender verwalten. Vielleicht haben Sie für jedes Team, das Sie verwalten, unterschiedliche Kalender, oder Sie verwalten einen Kundenkalender zusätzlich zu Ihrem eigenen. 

Diese Zaps übertragen neue Google Kalender-Termine in deinen Kalender deiner Wahl, sodass du dich nicht um mehrere Terminpläne kümmern oder Termine im falschen Kalender eintragen musst.

Wenn du gerne sehen möchtest, wie du deine Zeit über Tage und Wochen hinweg verbringst, kannst du dein Zeiterfassungstool auch mit Google Kalender verbinden. So wird für jeden neuen Zeiteintrag ein neuer Google Kalender-Termin erstellt, sodass du (oder sogar dein Chef) den Fortschritt verfolgen und Aufgaben priorisieren kannst. 

Abrufen von Besprechungserinnerungen

Zwischen Videokonferenzen, dem Verwalten deines Posteingangs und dem Beantworten von Chats vergisst man leicht, dass etwas im Kalender steht, wenn man gerade mit einer anderen Aufgabe beschäftigt ist. Das Gleiche gilt für Kunden, mit denen Sie sich treffen müssen. 

Diese Zaps erinnern dich, dein Team oder deine Kunden automatisch per E-Mail oder über eine Chat-Anwendung an bevorstehende Meetings. Auf diese Weise lassen Sie einen Kunden nie warten – und Sie werden auch nicht hängen gelassen.

Möchten Sie etwas mehr Kontext in Ihren Benachrichtigungen erhalten? Wenn du viel zu tun hast (wer hat das nicht?), reicht es vielleicht nicht aus, nur eine Benachrichtigung mit dem Titel und der Beschreibung eines Google Kalender-Ereignisses zu bekommen. Stattdessen kannst du einen KI-Schritt hinzufügen, um dem Event mehr Kontext zu geben, wie den Zweck, Vorbereitungsmaterialien und Empfehlungen zu Event-bezogenen Projekten. 

Bereiten Sie sich auf bevorstehende Veranstaltungen vor

Natürlich reicht es nicht aus, zu den Meetings in Ihrem Kalender zu erscheinen. Sie müssen immer vorbereitet sein – aber es kann schwierig sein, die Vorbereitungszeit einzuplanen, wenn Sie viele Hüte tragen. 

Egal, ob Sie sich auf ein Kundenmeeting, eine Pitch-Präsentation oder eine andere Veranstaltung vorbereiten, diese Zaps können Ihnen helfen, sich Zeit für die Vorbereitung zu nehmen. Wenn ein neues Event in deinem Google Kalender hinzugefügt wird, erstellt Zapier automatisch eine Aufgabe in deiner Lieblings-To-Do-Anwendung oder deinem Projektmanagement-Tool. Du kannst diese Aufgaben sogar mit mehr Kontext anreichern, indem du den Google Kalender-Termin erst an ChatGPT schickst.

Du kannst deinen Trigger – also das Ereignis, das einen Zap startet – so anpassen, dass nur bestimmte Kalenderereignisse Aufgaben generieren. Du kannst auch einstellen, dass immer die gleichen Aufgaben angezeigt werden, wenn du das möchtest.

Zapier kann auch automatisch Tagesordnungen oder andere Besprechungsdokumente aus einer Vorlage erstellen.

Verwalten von Terminen und Videokonferenzen

Es ist schwer genug, sich an die Meetings mit Ihren Kollegen zu erinnern (und zu ihnen zu erscheinen). Was ist mit Einladungen von Personen außerhalb Ihres Arbeitsplatzes? Es ist eine Sache, ein Meeting mit einem Mitarbeiter zu vergessen, aber einen Termin mit einem externen Kunden zu vergessen, ist echt schlimm. 

Diese Zaps erstellen Google Kalender-Einträge, wenn dich jemand zu einem Videoanruf einlädt oder über eine Buchungs-Anwendung wie Calendly einen Termin mit dir vereinbart.

Wenn du Termine über eine Formular-Anwendung oder eine Spreadsheet (wie Google Tabellen) planst, sorgen diese Workflows dafür, dass sie in Google Kalender berücksichtigt werden. 

Erstelle Events aus Aufgaben

Es gibt Ereignisse, die regelmäßig stattfinden, wie zum Beispiel euer wöchentliches Teammeeting am Donnerstag. Diese sind ziemlich einfach zu handhaben. Die Events, die schwieriger zu planen sind, sind diejenigen, die eintreten, wenn etwas Bestimmtes passiert, wie zum Beispiel, wenn ein Deal eine bestimmte Phase im Verkaufszyklus erreicht.

Du kannst einen Zap verwenden, um einen Kalendertermin zu erstellen, wenn bestimmte Aufgaben zu deinem bevorzugten Aufgabenmanager hinzugefügt werden, z. B. Notion oder Trello. 

Festlegen des Slack-Status während Kalenderbesprechungen

Wenn du viel mit Slack arbeitest, weißt du bestimmt, dass es nervig sein kann, wenn du in öffentlichen Kanälen getaggt wirst oder direkt Nachrichten von deinen Mitarbeitern bekommst – vor allem, wenn du gerade telefonierst. 

Lass stattdessen alle wissen, dass du nicht zur Verfügung stehst, um zu antworten (selbst wenn es dringend ist), indem du jedes Mal, wenn du einem neuen Meeting beitrittst, automatisch einen Slack-Status festlegst. 

Webhooks mit Google Kalender nutzen

Vielleicht benutzt du eine Anwendung, die keine Zapier-Integration hat, möchtest aber einen Google Kalender-Eintrag erstellen, wenn in deiner Anwendung etwas Bestimmtes passiert. 

Wenn deine Anwendung über eine Webhook-Funktion verfügt, kannst du Webhooks in einem Zap verwenden. (Webhooks ist eine Premium-App, für die ein kostenpflichtiger Zapier-Plan benötigt wird.)  

Mach deinen Kalender mit Automatisierung noch besser

Mit Zapier kannst du Google Kalender automatisieren und eine Zeitplanung erstellen, die sich selbst verwaltet, sodass du dich ganz auf dein Geschäft konzentrieren kannst. Wenn du zusätzliche Hilfe bei der Verwaltung deines Kalenders brauchst, schau dir diese Google Kalender-Tricks an:

Dieser Artikel wurde ursprünglich im März 2021 veröffentlicht und zuletzt im Dezember 2024 von Elena Alston aktualisiert.