So fügen Sie Notion neue Outlook-E-Mails hinzu

Outlook könnte der Ort sein, an dem Sie wichtige Arbeitsupdates wie neue Aufträge, Versanddetails, Aufgaben oder sogar Supportanfragen erhalten. Aber die eigentliche Zusammenarbeit läuft in einem Datenbanksystem wie Notion ab. In Notion kannst du ganz einfach Anfragen verfolgen und sie an Teammitglieder weiterleiten, ohne dass Details in den Tiefen deines Posteingangs verloren gehen.

Anstatt wichtige E-Mails manuell in Notion als Aufgaben zu erstellen, kannst du versuchen, eine Verbindung herzustellen. Microsoft Outlook und Notion über Zapier zu verbinden. Mit einem Zap – den automatisierten Workflows von Zapier – kann jede neue E-Mail automatisch zu einem neuen Eintrag in deiner Notion-Datenbank werden. So geht's.

Bevor Sie beginnen 

Vergewissere dich zuerst, dass deine Notion-Datenbank die richtigen Felder hat, um die Infos aus deinen E-Mails zu speichern. 

In unserem Beispiel wollen wir eine Datenbank erstellen, die den Namen des Absenders, den Betreff und den Inhalt der E-Mail anzeigt. Fügen Sie die Spalten hinzu, die Ihren Anforderungen entsprechen.

So machst du aus neuen E-Mails in Microsoft Outlook Notion-Datenbankelemente

Mit Zapier kannst du automatisierte Workflows, sogenannte Zaps, erstellen, die deine Informationen von einer Anwendung in eine andere schicken. Du kannst deinen eigenen Zap von Grund auf neu erstellen, ohne Programmierkenntnisse zu haben, aber wir bieten auch schnelle Vorlagen, um dir den Einstieg zu erleichtern. 

Wenn du mit einer Vorlage loslegen willst, klick einfach auf die Zap-Vorlage, um zum Zap-Editor zu gelangen. Du musst ein Zapier-Konto erstellen, falls du noch keines hast. Dann mach einfach die folgenden Schritte, um deinen Zap einzurichten.

Richte deinen Microsoft Outlook-Trigger ein

Zuerst legst du deinen Trigger-Schritt fest – also das Ereignis, das deinen Zap startet. Suche nach Microsoft Outlook als Trigger-Anwendung und Neue E-Mail als Trigger-Ereignis und wähle beides aus. Wenn du die Zap-Vorlage verwendest, werden diese für dich ausgewählt. Melde dich als Nächstes mit deinem Microsoft Outlook-Konto an, falls du das noch nicht gemacht hast, und klicke dann auf Weiter.

Als Nächstes kannst du eine E-Mail-Adresse für den gemeinsamen Posteingang angeben, wenn du einen mit deinem Team teilst. Lass dieses Feld leer, wenn es für dieses Konto keinen gemeinsamen Posteingang gibt. Klick dann auf „Weiter“.  

Klick dann auf „Trigger testen“, um Testdaten aus Microsoft Outlook zu holen. Wenn du noch keine E-Mails in diesem Konto erhalten hast, schick dir am besten selbst eine. Klick auf eine E-Mail-Antwort, um den Content der E-Mail zu sehen. Wähl dann die E-Mail aus, die du testen möchtest, und klick auf „Mit ausgewähltem Datensatz fortfahren“.  

Richte deine Notion-Aktion ein

Als Nächstes passen wir den Aktionsschritt an. Eine Aktion ist ein Vorgang, den ein Zap ausführt, nachdem er getriggert wurde. Wir verwenden Notion für unsere Aktions-Anwendung und „Create Datenbank Item” als Aktionsereignis, das automatisch ausgewählt wird, wenn du die Zap-Vorlage verwendest. Verbinde dann dein Notion Konto, falls du das noch nicht gemacht hast, und klicke auf Weiter.

Wähle dann die Notion -Datenbank aus, wo du deine E-Mail-Aufgaben hinzufügen willst. Sobald du das ausgewählt hast, aktualisiert Zapier den Schritt automatisch mit allen Spaltenüberschriften aus der Notion-Datenbank. 

Jetzt musst du die Daten, die du aus deinem E-Mail-Trigger-Schritt geholt hast, den richtigen Spalten in deiner Notion-Datenbank zuordnen. 

In unserem Beispiel haben wir drei Spaltenüberschriften, die wir den entsprechenden Daten aus Microsoft Outlook zuordnen werden. 

Um Daten aus deinem Trigger-Schritt hinzuzufügen, klick einfach auf das + Icon in einem beliebigen Feld oder verwende die Tastenkombination (/), um das Daten-Popup zu öffnen. 

In unserem Beispiel ordnen wir das Feld „Absendername“ dem Feld „Absender-E-Mail-Adresse“, das Feld „E-Mail-Inhalt“ dem Feld „Vorschau des E-Mail-Content“ und das Feld „Betreff“ dem Feld „Betreff“ zu. Wenn Sie mehr Felder haben, können Sie diese gerne entsprechend zuordnen. 

Wenn du die Zap-Vorlage verwendest, ist das Feld Content bereits mit statischem Text und Daten aus deinem E-Mail-Schritt ausgefüllt. Du kannst den Content aber gerne nach Belieben anpassen.

Zuletzt kannst du das Content Format anpassen, wenn du möchtest. Standardmäßig ist Markdown ausgewählt, was Notion sehr gut unterstützt. Markdown ist ein einfaches, syntaxbasiertes Format, das dafür sorgt, dass die Formatierung deiner E-Mail in Notion funktioniert. Wenn Sie jedoch auf seltsame Formatierungsprobleme stoßen, können Sie hier zum Nur-Text-Format wechseln.

Wenn du mit dem Anpassen deiner Aktion fertig bist, klick auf „Weiter“.

Klick dann auf „Schritt testen “, um deinen Zap zu testen. Zapier schickt die Testdaten an die Notion-Datenbank, die du vorher ausgewählt hast. Überprü deine Notion-Datenbank nochmal, um sicherzugehen, dass dein Eintrag richtig aussieht.

So sieht unser Datenbankelement aus:

Wenn alles gut aussieht, kannst du deinen Zap benutzen. Jetzt werden jedes Mal, wenn du eine neue E-Mail in deinem Posteingang bekommst, alle Details in deiner Datenbank angezeigt und können mit allen Mitgliedern deines Notion-Teams geteilt werden. 

Dieser Artikel wurde ursprünglich im September 2023veröffentlicht. Er wurde zuletzt von Khamosh Pathak im Oktober 2024aktualisiert.