O que é um gráfico RACI? E como fazer um (com modelos)

Algumas semanas atrás, em um surto de otimismo equivocado, me vi em uma sala de escape com oito dos meus amigos mais brilhantes. Eu estava confiante de que conseguiríamos em tempo recorde, mas rapidamente percebemos nosso erro: muitos cozinheiros, pouca coordenação.

Realmente poderíamos ter usado o RACI. O modelo RACI — que significa responsável, responsável, consultado e informado — teria nos proporcionado o tempo de fuga digno do Instagram que esperávamos. Este modelo de gerenciamento de projetos garante que haja funções claras, nenhuma ideia conflitante e um processo de comunicação claro. Aqui, vou destrinchar o modelo RACI e como ele pode otimizar projetos potencialmente caóticos — e talvez salvar você do seu próprio desastre na sala de escape.

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Índice:

• O que é o modelo RACI?

• Modelos de gráficos RACI gratuitos

• Benefícios de um gráfico RACI

• Exemplos e casos de uso de gráficos RACI

• Como criar uma matriz RACI

• Melhores práticas do modelo RACI

• Alternativas ao modelo RACI

O que é o modelo RACI?

O modelo RACI, às vezes chamado de matriz de atribuição de responsabilidades (RAM), é uma ferramenta de gerenciamento de projetos para atribuir funções e responsabilidades às diversas partes interessadas de um projeto. Pense nisso como um roteiro de quem está fazendo o quê. É o ingrediente secreto para garantir que seus projetos não implodam em uma confusão de falhas de comunicação, trabalho redundante e desalinhamento.

RACI é uma sigla que significa responsável, responsável, consultado e informado. Vamos analisar cada um deles.

• Responsável: É a pessoa que realmente está fazendo a coisa. Pense em criativos, desenvolvedores, analistas e outros trabalhadores. Se estivermos falando de fazer um sanduíche, essa é a pessoa passando maionese no pão.

• Responsável: Normalmente, em uma posição de liderança, essa é a pessoa que tem a palavra final. Se o sanduíche ficar horrível, é para essa pessoa que você o devolve.

• Consultados: Essas são as pessoas com quem você conversa antes de tomar decisões. Tipo, "Ei, você acha que deveríamos adicionar picles a isso?" Eles dão sugestões, mas não estão na cozinha com você. No mundo do trabalho, estamos falando de pessoas como especialistas no assunto, equipes jurídicas e equipes de garantia de qualidade.

• Informado: Essas pessoas estão aqui apenas para saber das atualizações. "Só para você saber, vamos de picles." As partes informadas podem incluir partes interessadas externas, usuários finais, alta gerência ou qualquer outra pessoa que precise saber o que está acontecendo, mas não esteja diretamente envolvida na ação.

É importante ressaltar que o RACI não se aplica apenas ao projeto geral, mas também a cada tarefa individual dentro desse projeto. Você documentará suas funções RACI em um gráfico RACI para ter certeza de que tudo esteja claro e transparente — mais sobre isso abaixo.

Modelos de gráficos RACI

Antes de mergulharmos nos exemplos, quero ter certeza de que você tem as ferramentas necessárias para criar seu próprio gráfico RACI, então tenho dois modelos para você.

Modelo de gráfico RACI interativo

Os gráficos RACI tradicionais são "tradicionais" por um motivo. Esta realmente faz as coisas avançarem. O modelo RACI interativo do Zapier ajuda você a definir quem está fazendo o quê (e quem acabou de ser informado) e permite que você solicite atualizações do Slack de qualquer pessoa marcada como "Responsável" com o clique de um botão. Personalize-o para seu projeto, atribua funções e deixe o fluxo de trabalho fazer o trabalho pesado. E funciona bem com milhares de outros aplicativos.

Modelo de gráfico RACI em planilha

Com a ajuda da minha equipe de design, criei um modelo RACI simples e fácil de usar no Planilhas Google. Sei que não foi escrito à mão em um pergaminho, mas tente conter sua decepção.

Este modelo tem todos os elementos básicos de um gráfico RACI, com espaço para você preencher as tarefas do projeto e os membros da equipe.

• As tarefas do projeto estão na coluna da esquerda

• As funções do projeto estão na linha superior

• Cada tarefa recebe uma letra: R, A, C ou I

• As letras são aplicadas nas interseções de linhas e colunas para sinalizar o nível de envolvimento e responsabilidade de cada membro da equipe em uma tarefa específica.

Benefícios de um gráfico RACI

Não há nada pior do que encontrar várias pessoas fazendo a mesma coisa enquanto trabalham em um projeto ou negligenciando uma tarefa importante porque todos acham que não é trabalho deles.

O RACI é uma ferramenta de gestão que ajuda a distribuir tarefas e atribuir responsabilidades de forma clara e transparente. Ajuda as pessoas a saberem onde procurar informações ou aprovação, evita que as pessoas passem a responsabilidade para outros e garante que todos tenham clareza sobre suas principais responsabilidades. 

Os principais benefícios do RACI incluem:

• Defina claramente responsabilidades e expectativas: Chega de momentos como "Bem, o financeiro disse que estava pronto para enviar..." Todos sabem o seu papel e não há como pisar nos calos.

• Reduz a confusão no fluxo de trabalho: é como ter um mapa em um labirinto. Você sabe exatamente para onde ir e o que fazer sem esbarrar em becos sem saída ou, pior, em minotauros.

• Melhora a compreensão e a clareza: como sempre há alguém responsável, as decisões são decisivas e as responsabilidades são definidas de forma inequívoca. É como traduzir os pensamentos de todos para uma linguagem universal, onde "Achei que você quisesse dizer..." se torna uma frase do passado. 

• Abordagem flexível: o RACI funciona para quase qualquer tipo de projeto. Seja configurando um novo servidor ou orquestrando uma campanha de marketing multicanal, o modelo RACI pode ser adaptado para atender às suas necessidades.

Exemplos e casos de uso de gráficos RACI

Você pode se perguntar: "Como sei quando um gráfico RACI é necessário?" Vamos resolver isso. Aqui estão algumas situações em que um gráfico RACI seria útil, mas você definitivamente pode usá-lo para muitos outros casos de uso.

Lançamento de novo produto

Lançar um novo produto não envolve apenas quem está fazendo o quê. Trata-se de entender a hierarquia do processo de decisão. Quem dá a aprovação final para a estratégia de marketing? Quem deve ser consultado sobre os cronogramas de produção? Com o RACI, você não está apenas atribuindo tarefas; você está esclarecendo a cadeia de comando e consulta, garantindo um processo de lançamento mais tranquilo.

Mudança de escritório

Já tentou mover todo o seu espaço de trabalho sem perder sua caneca favorita? Ou sua sanidade? Quem tem autoridade para escolher o novo local? Se houver algum problema com o novo espaço, quem será o ponto de contato? E antes de finalizar a disposição dos assentos, quem deve ser consultado? O RACI delega tarefas e define o processo de decisão, garantindo uma transição tranquila.

Implementação de software

Implementar um novo software não envolve apenas a instalação. Quem aprova a escolha do software? Quem você deve consultar ao decidir sobre configurações? E se as coisas não derem certo, quem será a alma corajosa responsável por lidar com as consequências? O RACI fornece um roteiro claro de responsabilidade e consulta, garantindo que a implementação do software seja bem-sucedida.

Planejamento de eventos

Organizar um evento corporativo ou uma conferência envolve muitas etapas. Quem tem a palavra final sobre o local? Quem dá aprovação quando você precisa saber se o karaokê é sim ou não? E quem deve ser consultado ao decidir entre um bar de tacos ou rolinhos de sushi? O RACI ajuda você a otimizar os processos de comunicação e processo de decisão.

Como criar uma matriz RACI

Agora que você sabe o que é RACI, é hora de desvendar o processo etapa por etapa de criação da sua própria matriz RACI.

1. Identificar a carga de trabalho do projeto

A primeira etapa é listar todas as principais tarefas, entregas e decisões que precisam ser tomadas ao longo do seu projeto. Gosto de começar com marcos de projeto de alto nível e depois dividi-los em tarefas mais específicas.

Algumas dicas para esta etapa:

• Use seu plano de projeto ou estrutura analítica do trabalho como ponto de partida.

• Concentre-se nas principais decisões e entregas, não em cada pequena tarefa.

• Agrupe tarefas relacionadas para manter seu gráfico gerenciável.

• Inclua reuniões importantes ou pontos de aprovação.

Lembre-se de que você sempre pode adicionar mais detalhes depois, se necessário. O objetivo é capturar os elementos principais do seu projeto.

2. Determinar funções

Em seguida, identifique todas as partes interessadas e funções envolvidas no seu projeto. Isso pode incluir:

• Membros da equipe

• Chefes de departamento

• Executivos

• Fornecedores ou consultores externos

• Clientes ou consumidores

Acho útil pensar em quem precisa estar envolvido em cada etapa do projeto. Não se esqueça das partes interessadas que podem estar envolvidas apenas em fases específicas, aparecendo periodicamente para estragar seu dia, como o Newman para o seu Jerry.

Depois de ter sua lista, considere se alguma função pode ser combinada para manter seu gráfico simplificado. Por exemplo, você pode agrupar todos os desenvolvedores sob uma única função de "equipe de desenvolvimento".

3. Crie seu gráfico

Comece identificando o escopo do seu projeto. Quais são as tarefas específicas que precisam ser realizadas? O nível de detalhes fica a seu critério. Crie uma matriz com tarefas listadas verticalmente e funções horizontalmente. 

Para cada tarefa, atribua a designação RACI apropriada a cada função, como se você estivesse distribuindo troféus de participação na cerimônia de formatura de jardim de infância mais chata do mundo. Você vai querer determinar quem é responsável (o executor), quem é responsável (o tomador de decisões), quem precisa ser consultado (os consultores) e quem deve ser informado (as pessoas mantidas informadas).

À medida que você preenche o gráfico, pode perceber que precisa ajustar sua lista de tarefas ou funções. Isso é perfeitamente normal — o processo de criação do gráfico RACI geralmente ajuda a refinar seu plano de projeto.

4. Compartilhe e analise

Depois que sua matriz RACI inicial estiver configurada, reúna a equipe para uma sessão de revisão. Essa abordagem colaborativa garante que todos concordem com suas funções e responsabilidades. É uma oportunidade de esclarecer quaisquer ambiguidades e resolver quaisquer divergências para que todos estejam na mesma página.

Algumas perguntas a serem feitas durante a revisão:

• Todas as tarefas necessárias estão incluídas?

• As pessoas certas estão designadas para cada função?

• Existe um proprietário claro (responsável) para cada tarefa?

• Há algum gargalo potencial ou membros da equipe sobrecarregados?

Esteja aberto a feedback e disposto a fazer ajustes. O objetivo é criar um gráfico RACI com o qual todos concordem e sintam propriedade.

5. Mantenha-se adaptável e engajado

Os projetos evoluem, e sua matriz RACI também deve evoluir. À medida que você avança, pode ser necessário abordar mudanças ou transformações. Cenários que podem justificar uma revisão do RACI incluem:

• Uma mudança no escopo ou cronograma do projeto

• Uma mudança nos membros da equipe ou nas partes interessadas

• Um gargalo ou obstáculo que está impedindo o progresso

• A percepção de que certas funções são super ou subutilizadas

Seu gráfico RACI deve ser uma ferramenta relevante e valiosa, não uma peça de arte decorativa. Portanto, revise-o regularmente, faça ajustes conforme necessário e mantenha as linhas de comunicação abertas.

Melhores práticas do modelo RACI

Aqui estão algumas regras de ouro para usar o modelo RACI:

• Cada tarefa deve ter pelo menos uma parte responsável. Alguém tem que arregaçar as mangas e fazer isso. Caso contrário, é só um dar de ombros irônico dizendo "não é da minha conta".

• Há sempre um e somente um responsável por cada tarefa. Adicionar outro é como ter dois quarterbacks em um jogo de futebol. A menos que você seja o 2008 Miami Dolphins, isso simplesmente não funciona.

• Somente as funções de responsável e responsável são obrigatórias para cada tarefa. Isso garante que, para cada atividade, haja alguém fazendo o trabalho e alguém garantindo que ele seja feito corretamente. Todos os outros estão lá apenas para dar apoio.

• Mantenha a simplicidade. Se sua avó não consegue entender sua tabela RACI, você está fazendo errado. Deixe claro e compreensível.

Alternativas à matriz RACI

A matriz RACI é essencial no gerenciamento de projetos, mas, como acontece com qualquer ferramenta, às vezes você precisa de uma chave diferente para um parafuso diferente. Se o RACI não funcionar para você, aqui estão algumas alternativas.

• RAS (Responsável, Aprovar, Apoiar): Esta versão simplificada do RACI pode ser uma boa opção se sua equipe não precisar das distinções "Consultado" e "Informado". O RAS é perfeito para aqueles projetos do tipo "não vamos tornar isso mais difícil do que o necessário".

• RÁPIDO (Recomendar, Concordar, Executar, Contribuir, Decidir): Este é ideal para processos de decisão. Se o seu projeto envolve muitas decisões que precisam da contribuição de várias partes interessadas, o RAPID pode ajudar a otimizar quem faz o quê.

• CARS (Consultado, Aprovado, Responsável, Suporte): Esta é outra variação do RACI que enfatiza funções de suporte e autoridade de aprovação. CARS é para você se o seu projeto é conseguir aquelas luzes verdes (piada sobre carros).

• RASCI (Responsável, Aprovar, Apoiar, Consultado, Informado): O primo superdesempenhado do RACI, o RASCI, inclui a função de "Suporte", que pode ser crucial para projetos em que certos membros da equipe fornecem recursos ou suporte sem estarem diretamente envolvidos.

• DACI (Driver, Approver, Contributor, Informed): Este modelo é útil para projetos com um "driver" ou líder claro. Ele enfatiza o papel de liderança e ainda mantém todos os outros informados. Use DACI quando alguém estiver claramente usando o chapéu de capitão, mas você ainda precisar de uma tripulação. 

• CLAM (Colaborar, Lead, Concordar, Monitorar): CLAM pode ser o caminho a seguir se seu projeto for altamente colaborativo. Se parece um projeto de grupo na escola, onde todos precisam contribuir, experimente o CLAM.

A escolha do modelo certo depende das necessidades específicas do seu projeto e da dinâmica da sua equipe. Embora o RACI seja um ponto de partida fantástico, não tenha medo de explorar essas alternativas para encontrar a opção perfeita para seu próximo empreendimento. E se tudo mais falhar, crie sua própria sigla. Quem está te impedindo?

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Este artigo foi publicado originalmente em setembro 2023. A atualização mais recente foi em julho 2025.