Os 8 melhores assistentes de agendamento de IA

A produtividade começa no seu calendário, mas às vezes termina aí também. Ninguém quer reordenar as prioridades de uma semana inteira depois de uma emergência, ou jogar Tetris para conseguir uma reunião com aquele lead ocupado nos próximos dois dias. É aqui que um assistente de IA de agendamento pode ajudar: em vez de trabalhar em sua agenda, você pode deixar que aplicativos de calendário de IA façam isso por você.

Ultimamente tenho brincado com todos os tipos de ferramentas de IA. Para este artigo, considerei algumas dezenas de calendários de IA e fiz pesquisas e testes aprofundados para encontrar os melhores assistentes de agendamento de IA que podem resolver as partes complicadas para você.

Pronto? Reserve alguns minutos na sua agenda e vamos lá.

Os melhores assistentes de agendamento de IA

• Recupere para proteger seus hábitos

• No sentido horário para sincronizar calendários de equipe

• Moção para gerenciamento de projetos assistida por IA

• SkedPal para bloqueio de tempo

• Katch por ter um assistente virtual de IA

• Trevor para uma solução de IA simples e gratuita para gerenciamento de tarefas

• Kronologic para acompanhamento de mais leads

• Scheduler IA para gerenciar reuniões de equipes ocupadas

Calendários inteligentes x calendários de IA

Os melhores assistentes de agendamento de IA ajudam a colocar suas tarefas no seu calendário, reprogramar conflitos, agendar 1:1s com facilidade e agrupar a maior parte delas em blocos de tempo, para que você alterne menos contextos. Mas você deve migrar para um novo aplicativo se já estiver usando um calendário inteligente ou um agendador de reuniões inteligente? Aqui está uma breve comparação para ajudar você a distinguir um do outro.

Calendários inteligentes usam algoritmos determinísticos — regras fixas criadas por desenvolvedores — para fazer sugestões e otimizar seu calendário. Sempre serão exibidos os mesmos resultados se você inserir dados semelhantes. Por exemplo: um desenvolvedor pode adicionar uma regra que diz que sempre que um usuário adicionar uma tarefa chamada "corrida", agende essa tarefa para o mesmo horário em todos os dias seguintes.

A IA de calendário é mais poderosa: ela pode reconhecer padrões, tomar decisões e aprender com a experiência. Quando começar a processar os dados do seu calendário, ele poderá se adaptar e fazer alterações mais relevantes ao longo do tempo. Por exemplo, ele pode descobrir quanto tempo você leva para realizar uma tarefa específica e ajustar o tempo estimado para concluí-la no futuro. Ele pode descobrir em que horário do dia você é mais produtivo e atribuir tarefas de maior prioridade a esse horário. É dinâmico e proporciona um resultado mais personalizado para cada usuário.

IA para agendamento: o que procurar

Pronto para migrar da inteligência para a tecnologia orientada por IA? Veja o que procurei em cada assistente de agendamento de IA que testei:

• Ótima interface do usuário. Você usará seu aplicativo assistente de agenda o dia todo — afinal, é seu calendário — então ele precisa ser funcional, intuitivo e fácil de usar.

• Fácil de configurar e oferece um bom conjunto de integrações. Você deve levar menos de cinco minutos para concluir o processo de integração, que inclui conectar o calendário de sua escolha. Também priorizei aplicativos que tenham integrações com outros aplicativos populares, para que você possa economizar tempo gerando links para reuniões do Zoom, por exemplo.

• Mais do que um calendário inteligente. Ao testar cada aplicativo de assistente de agendamento, procurei por verdadeiros recursos de IA. Como não estava claro se havia IA de fato em ação, entrei em contato com a equipe de suporte para perguntar que tipo de tecnologia estava sendo executada nos bastidores e aprender mais sobre os algoritmos de agendamento da IA.

• Insights e dicas. Cada aplicativo de agendamento de IA listado aqui tem dicas de ferramentas, artigos e vídeos descrevendo como eles funcionam, para que você possa entender o que acontece quando seu calendário é reorganizado repentinamente.

• Extras. Eu estava procurando por recursos inovadores de IA de agendamento de compromissos que pudessem mudar completamente a maneira como você agenda e trabalha durante o dia.

Eu me inscrevi em cada aplicativo de agendamento de IA e adicionei minha agenda, fazendo algumas alterações para ver como a plataforma se adaptava conforme eu o fazia — a maneira como ela se adapta mostra se realmente há IA em ação. Marquei reuniões comigo mesmo (por meio de várias contas de calendário separadas) e reorganizei eventos ao longo da semana. Explorei as configurações, testei todos os recursos disponíveis e observei os robôs criarem meu agendamento para mim. Com base em toda essa experiência pesquisando e testando essas ferramentas, aqui estão os melhores aplicativos de calendário de IA.

Os melhores assistentes de agendamento de IA em resumo

Melhor planejador de IA para proteger seus hábitos

Reclamar (Web)

Prós da recuperação:

• Gerencia bem eventos recorrentes

• Reprograma e ajusta rapidamente seu calendário quando detecta um conflito

Contras da recuperação:

• O gerenciamento de tarefas nativo é desajeitado

Fortalecer hábitos tem tudo a ver com consistência, e o Reclaim.ai é um ótimo assistente de calendário de IA para ajudar você a construir essa consistência. Parece bom, funciona ainda melhor e tem o equilíbrio certo entre potência e complexidade.

Durante a integração, você define seu horário de trabalho, define seus hábitos e escolhe a maneira como o mecanismo de IA deve priorizar suas tarefas. Ele faz um ótimo trabalho explicando o que está acontecendo nos bastidores, então você nunca mais acordará com um calendário completamente diferente e ficará se perguntando o que aconteceu (essa confusão era bem comum com muitos outros aplicativos que testei).

Toda a ação está na tela do Planejador . Ele tem uma visualização de calendário no centro com três listas no lado direito: hábitos prioritários, tarefas abertas e hábitos de baixa prioridade. Você pode acompanhar o que ainda precisa ser feito com apenas uma olhada, ótimo para manter o foco enquanto trabalha.

Também adorei as opções de personalização disponíveis para cada hábito: além dos horários de início e término, você pode escolher um horário ideal e definir o quão defensivo o mecanismo de IA deve ser ao reprogramar. Se você definir como Sempre livre, ele deixará Fred, da contabilidade, pegar esses 30 minutos facilmente; se você definir como Ocupado, ele não deixará nem o presidente entrar.

Você pode inserir todas as tarefas que precisa realizar manualmente, e o Reclaim começará a incluí-las em sua agenda automaticamente. Melhor ainda, você pode integrar uma ampla variedade de aplicativos de gerenciamento de tarefas e sincronizar, automatizando todo o processo. À medida que ele preenche seu futuro próximo, ele ficará de olho nos prazos, defendendo o tempo necessário para concluir tarefas críticas de um inesperado 1:1. Falando em 1:1s, o Reclaim potencializa suas reuniões semanais reagendando quaisquer reuniões recorrentes caso alguém tenha que cancelar, encontrando o melhor horário para ambos e enviando as notificações apropriadas.

Se você está tendo dificuldade para manter sua meditação matinal ou aquela caminhada rápida da tarde, o Reclaim o colocará de volta no caminho certo facilmente, sem dores de cabeça com o agendamento.

Preço do Reclaim.ai: plano gratuito disponível para 2 calendários, 3 hábitos e integrações e recursos limitados; planos pagos começam em US$8/usuário/mês para calendários ilimitados, hábitos ilimitados, mais integrações e recursos mais avançados.

Melhor ferramenta de IA de agendamento para sincronizar calendários de equipe

No sentido horário (extensões da Web, Chrome e Firefox)

Prós no sentido horário:

• Experiência completa de integração

• Muito contexto e explicação no aplicativo

Contras no sentido horário:

• Não pode ser usado com contas pessoais do Google, apenas com o Workspace

O objetivo #1 do Clockwise é criar tempo para você reunindo blocos mais focados, reduzindo conflitos ao agendamento de reuniões com outras pessoas e fornecendo estatísticas para ajudar você a ver como está se saindo.

Clockwise tem muitos botões e alavancas — é definitivamente o mecanismo mais personalizável desta lista. A experiência de integração permite que você ajuste o equilíbrio entre reuniões e trabalho focado. Quando terminei de configurar minha conta, o Clockwise bloqueou três horas de trabalho focado contínuo todos os dias e duas horas de trabalho fragmentado. Meu intervalo para almoço de 45minutos fica entre meio-dia e 3 da tarde, dependendo de reuniões e prazos. Onde ele vai pousar? Quem sabe. E há uma surpresa especial que você ganha na primeira semana com o aplicativo: o Clockwise organiza melhor seu tempo, liberando um intervalo de 30minutos que você pode usar para tomar uma xícara de café.

Se você quiser revisitar essas configurações a qualquer momento, clique em Seu dia ideal no painel e defina tudo, desde quando você deve almoçar até quanto tempo de viagem reservar para uma reunião fora do escritório.

Embora Clockwise pareça forte para um jogador solo, ele é indicado para equipes. Quando você o conecta ao Slack, ele atualiza seu status com base no que está em seu calendário e evita que mensagens não urgentes cheguem até você. E a integração com o Asana permite que você atribua tarefas ao seu calendário, para que você possa ir lá para preencher seu calendário e voltar ao Clockwise para ir completando aos poucos.

Não tem certeza se isso realmente está melhorando sua produtividade? Acesse o painel análise de dados, com uma contagem de todas as assistências de agendamento, conflitos de reunião resolvidos e um detalhamento das horas de foco criadas. Se você quiser implementar um dia sem reuniões, há uma configuração específica que você pode marcar para testar.

Preço no sentido horário: plano gratuito disponível para recursos básicos; planos pagos começam em US$6.75/usuário/mês para recursos avançados, ferramentas de produtividade e mais segurança e suporte.

Melhor assistente de agendamento de IA para gerenciamento de projetos

Movimento (Web, iOS, Android)

Prós do movimento:

• Alta visibilidade para tarefas

• Ótimos controles de prioridade de tarefas

Contras do movimento:

• Um pouco complexo demais

Motion é um calendário de IA que colidiu com um aplicativo sólido de gerenciamento de projetos. O resultado? Um ótimo mecanismo de agendamento aliado ao rastreamento avançado de tarefas, garantindo que você nunca perca um prazo.

A experiência do usuário é adequada para os amantes da produtividade, mantendo todas as informações críticas acessíveis. À esquerda, você tem uma lista de todas as suas tarefas futuras, com rolagem para o futuro. A maior parte da tela contém o calendário com visualizações diárias e semanais. Precisa de agendamento rápido? Clique e arraste em qualquer lugar do calendário para encaixar essa emergência. Se ele aparecer em cima de algum evento, o Motion embaralhará suas tarefas para que tudo se encaixe perfeitamente, mas seja paciente: depois de terminar as principais alterações, você terá que esperar um minuto para que o mecanismo resolva tudo.

Clicar na aba Projetos e Tarefas permite que você crie seu espaço de trabalho. Feito isso, convide sua equipe, adicione seus projetos e comece a atribuir tarefas. Você pode ver tudo em uma lista ou em uma visualização Kanban. Tudo o que você adicionar aqui será adicionado automaticamente ao seu calendário, como esperado. Se você não é um gerente, este painel parecerá mais simples: clique em Minhas Tarefas e se dedique ao trabalho profundo.

O que me surpreendeu aqui foram as configurações que você pode escolher para cada tarefa. Você pode atribuir quatro tipos de prioridades, de O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL a Baixa, que determinarão o quão cedo a tarefa aparecerá no seu calendário. Você também pode definir se a tarefa tem um prazo flexível ou rígido, permitindo que o mecanismo seja mais rigoroso ou brando conforme a data se aproxima. Se você perder o ritmo, o painel exibirá um aviso mostrando o número de tarefas com risco de perder o prazo de entrega, solicitando que você altere os detalhes da tarefa ou acelere o ritmo, o que fizer mais sentido.

Os recursos de gerenciamento de projetos se estendem um pouco mais, com notas de tarefas, subtarefas, rótulos de tarefas e um feed de atividades onde você pode deixar comentários para sua equipe pegar. Outra coisa que gostei foi a possibilidade de adicionar modelos de projetos e tarefas, o que, considerando quantos controles existem para ambos, realmente ajuda a acelerar as coisas.

Embora o Motion faça campanha por menos reuniões nas páginas de marketing do aplicativo, ele ainda permite que você crie modelos de reunião e atribua uma prioridade para cada tipo de reunião, com as mais urgentes tendo mais poder para substituir tudo. Isso o torna um assistente de agendamento bastante completo.

Você pode fazer ainda mais com o Motion conectando-o ao Zapier. Crie automaticamente novas tarefas do Motion a partir de mensagens do Slack, e-mails e qualquer outra ferramenta que você use no trabalho. Saiba mais sobre como automatizar o Motion ou experimente um desses fluxos de trabalho pré-criados.

Preço do movimento: Plano individual por US$34/mês; Plano de equipe por US$20/usuário/mês (com grandes descontos para pagamento anual).

Melhor assistente de agendamento de IA para bloqueio de tempo

SkedPal (Web, iOS, Android)

Prós do SkedPal:

• Ótima integração

• Entrada fácil em linguagem natural

Contras do SkedPal:

• O recurso de bloqueio de tempo leva algum tempo para se acostumar

Bloqueio de tempo: a arte de colocar tarefas na sua agenda para que você possa realmente fazer o que precisa fazer. Essa é a principal vantagem, mas há outras: você saberá quanto tempo cada tarefa leva, poderá agrupar as tarefas com base na intensidade cognitiva ou no tópico e terá um dia mais organizado no geral. O SkedPal é o melhor aplicativo para ajudar você nisso.

Com um processo de integração completo e interativo, você terá todas as habilidades necessárias para começar a usá-lo em menos de 20 minutos. O aplicativo tem uma coleção de vídeos misturados com tutoriais práticos para ajudar você a interagir com o aplicativo. Você pode adicionar todas as tarefas que precisa fazer: adicione o nome, depois a duração e a data de vencimento em linguagem natural. Por exemplo, se você escrever "Enviar esboço 5com vencimento na sexta-feira", o aplicativo reconhecerá que essa tarefa leva cinco minutos e você tem até sexta-feira para fazê-la. As datas de entrega são codificadas por cores junto com a tarefa, para que você saiba se precisa acelerar o ritmo rapidamente.

O recurso de bloqueio de tempo demora um pouco para se acostumar, pois você precisa configurá-lo primeiro. Depois de fazer isso, será muito fácil usá-lo. Clique na sua foto de perfil no canto superior direito da tela e depois clique em Mapas de tempo. O SkedPal já separa seu dia em manhãs e noites, entre outras coisas, para que você possa usá-las para canalizar suas tarefas em intervalos de tempo. Mas quando você clique em Adicionar, você pode criar um novo rótulo de bloqueio de tempo e pintar as regiões apropriadas do calendário.

Você notará que pode pintar em cores diferentes: os espaços verdes serão preenchidos primeiro, os amarelos serão os próximos e os vermelhos serão o último recurso. Isso permite que você personalize o quanto o aplicativo irá acumular de tarefas em um único dia ou adiá-las para a semana seguinte. Para atribuir tarefas a um mapa de tempo, depois de escrever a duração e a data de vencimento em linguagem natural, digite uma barra e escolha aquela à qual deseja bloqueá-la.

Se você quiser realmente se aprofundar nos detalhes, você também pode definir orçamentos de tempo. Por exemplo, decidi dedicar cinco horas por semana ao estudo do desenvolvimento sem necessidade de programação avançada — seja de uma só vez ou uma hora por dia, depende do que tenho a fazer. O SkedPal permite que você crie e acompanhe esses orçamentos de tempo. Então, no meu exemplo, eu não programaria acidentalmente sete horas de estudo, o que afetaria minha produtividade em outra área. O tempo é um jogo de soma zero, então jogue-o bem.

O SkedPal é o melhor assistente de agendamento de IA para bloqueio de tempo — para pessoas que querem agrupar suas tarefas por impacto cognitivo ou tópico, sem precisar mexer manualmente no calendário. Se interferir manualmente não é algo bom para você, conecte o SkedPal ao Zapier e automatize todas as tarefas relacionadas ao agendamento.

Preço do SkedPal: A partir de $14.95/mês, desbloqueando todos os recursos disponíveis

Melhor ferramenta de agendamento de IA para ter um assistente de IA

Katch (Web, WhatsApp, caixa de entrada de e-mail)

Prós do Katch:

• A IA interpreta intenções muito bem

• Barato

Contras do Katch:

• Funciona apenas com o Google Agenda

Há um problema com os links de agendamento: você pode estar revelando sua disponibilidade, fazendo com que as pessoas pensem que você não está tão ocupado — ou, pior, elas começarão a obstruir seus dias com reuniões que poderiam ser apenas um e-mail. O Katch ajudará você a deixar as páginas de agendamento para trás e, em vez disso, gerenciar tudo na sua caixa de entrada.

Crie sua conta, conecte seu calendário, configure sua disponibilidade e pronto. Você não ficará parado no painel do aplicativo: a maior parte da ação acontece enquanto você envia mensagens às pessoas. Ao conversar com alguém em um tópico de e-mail, você pode copiar assistant@gokatch.ai e pedir para marcar uma reunião. Você receberá uma mensagem como esta:

Olá Miguel,

Encontrei alguns horários possíveis para sua reunião na semana que vem.

• Segunda-feira, 22de julho às 9 30horário de Brasília)

• Segunda-feira, 22de julho às 12 00horário de Brasília)

• Terça-feira, 23de julho às 9 30horário de Brasília)

Por favor, me informe qual horário é melhor para você ou se você precisa de mais opções.

Quando a outra pessoa no tópico responder com sua data e hora preferidas, Katch cuidará dos convites para a reunião, incluindo links para videoconferência. Lidando com um cliente potencial ocupado? A IA consegue lidar muito bem com isso. Ele oferecerá mais horários com base na sua disponibilidade, moverá a reunião para um horário melhor ou a cancelará completamente. Se você fizer o registro novamente no painel do aplicativo, poderá ver uma linha do tempo de todas as tentativas. É legal ver como o processo funciona nos bastidores.

Embora o e-mail seja o principal método para marcar suas reuniões no calendário, a Katch também oferece um assistente do WhatsApp para ajudar você a gerenciá-las em qualquer lugar. Você pode enviar uma mensagem de texto ou uma mensagem de voz para remarcar reuniões, encaminhá-las caso esteja atrasado ou obter um rápido resumo de como está sendo seu dia.

Preço Katch: O plano Pessoal, por US$1.99/mês, desbloqueia todos os recursos, com solicitações de assistente ilimitadas, agendamento e WhatsApp.

O melhor calendário de IA para uma solução simples e gratuita para gerenciamento de tarefas

Trevor (Web)

Prós de Trevor:

• Bastante intuitivo

• Controles simples para ajudar você a agendar e gerenciar tarefas

Contras de Trevor:

• Requer um pouco mais de interação

Trevor é simples. Ele não reorganizará seu dia inteiro para emergências e não tem controles avançados, mas tem uma experiência de usuário simplificada que faz muito sentido e um conjunto de recursos de IA que ajudam você a colocar suas tarefas nos melhores intervalos do calendário.

Comece conectando seu calendário. Trevor pega os eventos que você já agendou, mas não mexe neles. Em vez disso, ele cria um calendário separado onde adiciona suas tarefas separadamente. Você pode marcá-lo como ativado ou desativado ao acessá-lo pelo Google Agenda. Isso significa que ele não reorganizará todos os seus eventos, então você pode manter um certo grau de controle sobre seu agendamento e ainda aproveitar os benefícios da IA.

Em seguida, é hora de adicionar suas tarefas à lista à esquerda. Eles são categorizados com a hashtag #inbox, mas você pode criar outras categorias clicando no menu de três pontos. Quando todas as suas tarefas estiverem prontas, clique e arraste cada tarefa para o calendário. Trevor sugerirá os melhores horários para o agendamento de cada atividade, definindo o local no tempo onde você deve deixar cada tarefa. Ele aprende conforme você o utiliza para o agendamento, melhorando um pouco a cada vez.

Há uma espécie de experiência zen aqui. Tem a ver com as cores suaves e a maneira como você adiciona todas as suas tarefas primeiro, arrasta-as para seu agendamento, ativa a visualização diária e esquece todo o resto que não está lá. Usei-o por um dia inteiro e o tempo ficou um pouco mais leve, o que me ajudou a chegar ao final do dia com a sensação de ter gasto menos energia.

Essa é minha opinião subjetiva, é claro, então experimente e veja se ela se adapta ao seu fluxo de trabalho. O plano gratuito é bem generoso, e se você quer que Trevor aprenda mais rápido e seja mais preciso, há um plano pago barato para isso. Se você valoriza a simplicidade e se perder em suas tarefas, Trevor o colocará no caminho do trabalho profundo, sem esforço monumental.

Preço de Trevor: Plano gratuito disponível; plano pago custa US$3.99/mês.

Melhor assistente de agendamento de IA para acompanhamento de leads

Kronologic (Web)

Prós da Kronologic:

• Agendamento automatizado de reuniões

• Pode substituir o Calendly

Contras do Kronologic:

• Algumas partes da interface do usuário poderiam ser melhores

O Kronologic está em um plano diferente quando comparado ao resto das ferramentas desta lista. Ele foi criado para ajudar equipes de vendas a agendar mais chamadas com leads interessados, aumentando as taxas de conversão em seu pipeline de vendas. Para explicar completamente o que ele faz, vou explicar algumas situações.

Tenho testado software há algum tempo. A maior parte envolve registro de autoatendimento, que leva a uma avaliação gratuita ou a um plano gratuito. Mas de vez em quando, há alguns aplicativos que exigem o preenchimento de um formulário e a espera de uma ligação para o agendamento de uma demonstração. E esse é o começo da roleta do ponto de contato: eles me ligarão em cinco minutos? Daqui a dois dias? Será necessário apenas um telefonema? Três? É impossível saber.

Depois de uma equipe de vendas de um aplicativo de CRM me ligar às 2 da manhã em uma fria manhã britânica, eu queria que esses aplicativos usassem o Kronologic. Em vez de preencher o formulário e colocar o lead em uma fila para que um representante de vendas possa buscá-lo quando possível, o aplicativo agenda automaticamente uma data e hora em que ambas as partes provavelmente estarão disponíveis. Se o lead se opuser por e-mail, os recursos de processamento de linguagem natural da Kronologic detectarão se há uma intenção de reagendamento e, se houver, atualizarão o convite para corresponder. Envolvimento da equipe de vendas durante esse processo? Se quiser, zero.

Este é o começo do que o mecanismo de IA da Kronologic pode fazer. Vamos imaginar que você montou uma lista de 200 leads interessados. Seria ótimo o agendamento de uma ligação com eles o mais rápido possível, certo? Mas você quer deixar sua equipe de vendas frenética tentando contatar todo mundo?

No aplicativo, você pode criar o tipo de reunião com o modelo de e-mail e definir o comportamento da IA para agendamento de alta densidade. E-mails começarão a ser enviados para esses leads, convidando-os para uma reunião em uma data e hora específicas dentro de um período de tempo. A maioria dessas reuniões se sobrepõe, mas como o aplicativo monitora as taxas de conversão ao longo do tempo, ele sabe sua porcentagem específica. Então, mesmo que você tenha enviado 200 convites para 200 reuniões em três dias, nem todos estão realmente interessados, então você pode identificar e conversar com todos os leads que estão.

Embora o Kronologic seja uma ótima opção para equipes de vendas e empresas maiores, ele agora oferece níveis de preços e recursos para pessoas físicas e pequenas empresas, além de um fluxo de agendamento no estilo Calendly, caso seus leads prefiram bloquear um horário no seu calendário.

Preço do Kronologic: As assinaturas começam em $6 por mês.

Melhor assistente de agendamento de IA para gerenciar reuniões de equipes ocupadas

Scheduler IA (Web)

Prós do Scheduler IA:

• Ótimo para todos os tipos de reuniões

• Inclui solução de problemas de reunião para agendamento de reuniões em grupo

Contras do Scheduler IA:

• Ainda não há muitos controles disponíveis no painel

Scheduler IA é outro aplicativo onde a ação acontece em seus e-mails e mensagens, não tanto no painel. Com ele, você poderá agendar reuniões 1-on-1ou em grupo, além de reservar rapidamente demonstrações e chamadas de descoberta originadas do seu site ou página de destino. Ele funciona muito bem tanto no nível individual quanto para distribuir reuniões para uma equipe de vendas, ajudando organizações ocupadas a se concentrarem na execução de reuniões, e não no agendamento delas.

Depois de configurar sua conta, tenha o e-mail scheduler@scheduler.ai em mãos sempre que precisar marcar um horário para uma reunião. Para começar o agendamento, copie esse e-mail e adicione a seguinte frase: "Agendador, encontre um horário para nós na semana que vem".

O Scheduler dará uma olhada no seu calendário e enviará uma resposta para você e seu contato sugerindo o melhor horário, pré-reservando esse horário até que a reunião seja confirmada, para que você não tenha uma reunião agendada duas vezes. Se a outra metade do 1-on-1 tiver que reagendar, o Scheduler pode lidar com a interação por e-mail até encontrar um novo horário.

Se o seu processo de vendas envolve reuniões de grupo para obter a adesão de todos os tomadores de decisão, encontrar tempo para fazer isso acontecer pode ser terrível. Assim como ao manipular 1-on-1s, o Scheduler se encarregará de sugerir horários com base nos dados encontrados no seu calendário. Melhor ainda, quando seus leads conectam seu próprio calendário, o Scheduler pode ler ambos e encontrar a melhor opção. Caso contrário, você será notificado sobre o conflito, para que possa começar a solucionar o problema da reunião manualmente.

Um recurso interessante aqui é como você pode criar tipos de reunião e anexá-los a palavras-chave. Por exemplo, se você costuma tomar café e chat com as pessoas, pode configurar esse tipo de reunião no painel, definir a duração típica e se precisa deixar algum tempo de espera antes e depois. Depois, tudo o que você precisa fazer é mencionar o café durante o processo de agendamento: "Agendador, encontre um horário para tomarmos um café na semana que vem". Você pode adicionar quantos quiser e configurar as palavras-chave que fizerem sentido para o tipo de evento.

Essa flexibilidade para interpretar a intenção e convertê-la em ações de agendamento diferencia o Scheduler IA da concorrência. Você pode usá-lo com sua conta do Gmail, no Slack, integrá-lo ao seu site ou formulários da web e até mesmo usá-lo em mensagens de texto.

Preço do Scheduler IA: o plano básico começa em $50/usuário/mês.

Como encontrar o melhor agendador de reuniões de IA

O gerenciamento de calendário por IA é o futuro— e não estou triste com isso. Ao pesquisar cada aplicativo de agendamento de IA, comecei a prestar atenção em quanto tempo gasto com agendamento todos os dias: somava cerca de 45 minutos. Isso é 10% do meu dia (e talvez do seu) gasto em agendamento. 

Se você estiver no mesmo barco — ou em águas mais turbulentas — escolha o aplicativo de calendário de IA que mais se adapta à sua dor. Experimente por algumas semanas e veja se isso ajuda você a gastar seu tempo de forma mais produtiva. Eu ficaria surpreso se você não notasse a diferença depois de alguns dias.

Você também pode experimentar os Zapier Agents, onde você pode criar seus próprios agentes de IA sem nenhum código. Treine seu agente para fazer coisas como preparar reuniões e tarefas de acompanhamento, ou peça para ele fazer uma pesquisa na internet sobre todas as pessoas com quem você vai se reunir em um determinado dia e criar agendas para cada uma delas. Equipados com seus dados comerciais em tempo real, os agentes Zapier podem gerenciar seu calendário mesmo enquanto você dorme. Saiba mais sobre como funciona.

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Este artigo foi publicado originalmente em agosto 2023. A atualização mais recente foi em julho 2024.