ADHD を持つフリーランサーとして、私はビジネスと生活を軌道に乗せるのに役立つであろう生産性向上アプリを何十個も試してきました。私は通常、各アプリを数日間試してみて、自分のワークフローをアプリのシステムに適応させようとして圧倒されてしまい、何十枚ものスプレッドシートを操作し、メモでEメールの受信箱を乱雑にする、実績のあるシステムに戻ってしまいます。
Notionは それをすべて完全に変えました。
過去 1 年間、私は仕事と生活を整理するために Notion を使ってきましたが、その過程で、Notion データベースをより効率的にする方法をたくさん見つけました。私のお気に入りの機能の 1 つは Notion の数式です。そこで、私がよく使う最も役立つ数式のリストを作成しました。皆さんもこれらの数式を使って Notion データベースをよりスマートに活用していただければ幸いです。
Notionの数式とは何ですか?
Notionの数式 は、Notionページ内のプロパティに対して操作を実行するコードのスニペットです。数式を使用すると、dataの視覚化、計算の実行、複数のプロパティからの情報の結合、dataの自動化、データベースに関する動的な情報の表示が可能になります。
Notion の式プロパティを使用してデータベースに式を追加できます。このプロパティでは、特定の式構文を使用して、プロパティ内のデータに数学関数、ブール値、論理演算子を適用します。
数式にデータベース プロパティを追加すると、Notion によってそのプロパティ タイプが通知されます。組み込みのブール値または関数をエディターに追加すると、Notion は数式で何が行われるかを通知し、ガイドとして使用できる使用例をいくつか提供します。
新しい Notion フォーミュラを学ぶための私のお気に入りのリソースは、Thomas J. Frank の Notion Formulas Cheat Sheet です。Notion の数式コンポーネントについて、ステップバイステップのチュートリアルと詳細な説明を提供します。この記事の数式の多くは、Thomas J. Frank のチート シートを使用して作成されました。
9 Notion の数式の例
1。完了率を Unicode 進行状況バーで表示する
Notionの数値プロパティには、数値をプログレスバーでパーセンテージとして表示する組み込み設定がありますが、単一の数値プロパティを100のパーセンテージとして表示するためにのみ使用できます。2 つの数値プロパティの比率を表示する進行状況バーを作成する場合は、数式を使用する必要があります。たとえば、私の読書リスト データベースには、各書籍をどれだけ読んだかに基づいて進行状況バーが表示されます。
最初に読書データベースを構築したとき、Notion のデフォルトの進捗状況バーを使用して各本の完了率を表示する簡単な数式を追加しました。
デフォルトのプログレスバーはうまく機能していましたが、リーディングリストに少し個性を加えたかったので、Unicode文字を使用してプログレスバーを表示するように数式を調整しました。
新しいプログレスバーは、Notionの 部分文字列関数 を使用して、10個の白黒Unicode星を使用して各本の完了率を表示します。各星は、本のページ全体の 10% を表します。正確な完了率は、最も近いパーセンテージ ポイントに丸められ、各進行状況バーの横に表示されます。
Unicode 進行状況バーでは、次の式を使用します。
substring("★★★★★★★★★★", 0, (現在のページ/合計ページ数)*10)+substring("☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆", 0, (1-(現在のページ/合計ページ数))*10)+" "+round((現在のページ/合計ページ数*100))+"%"
2。請求書番号を生成する
私にとって、請求書発行は、サービスを売り込むことの次に、ビジネスを営む上で最も面倒な作業の 1 つです。作業を簡単にするために、Notion でプロジェクトを追跡し、請求書を草稿してから最終決定し、Canva で PDF を作成するようになりました。
私は Notion で、各顧客のフルネームからイニシャルを抽出し、そのイニシャルと請求書の送付日の短縮形を組み合わせて請求書番号を作成する数式を作成しました。
請求書番号列では次の数式を使用します。
"INV-"+部分文字列(名, 0 , 1 )+部分文字列(姓, 0 , 1 )+"-"+formatDate(請求日, "MMM")+formatDate(請求日, "YYYY")
3。欠落データの概要を絵文字で表示する
私のお気に入りの Notion 式の 1 つは、チェックボックスがチェックされているかどうかを示すために 🔴 と 🟢 の絵文字を使用します。クライアントのSEOコンテンツを監査するときに、この式を使用して、クライアントのアクションアイテムのリストを作成します。
コンテンツ監査の各側面には、数式内に個別の行があります。数式に表示されるメッセージは、各プロパティのチェックボックスがオンになっているかオフになっているかによって変わります。たとえば、「 URL にキーワードが含まれていますか?」チェックボックスがオンになっている場合、数式は 🟢 絵文字とともに「URL にキーワードが含まれています」を返します。「URL にキーワードがありますか?」チェックボックスがオフの場合、数式は 🔴 絵文字とともに「URL にキーワードがありません」を返します。
絵文字の概要では次の式を使用します。
if(URL にキーワードがありますか? == true、「URL にキーワードがあります 🟢」、「URL にキーワードがありません 🔴」)+"\n"+if(メタディスクリプションにキーワードがありますか? == true、「メタディスクリプションにキーワードがあります 🟢」、「メタディスクリプションにキーワードがありません 🔴」)+"\n"+if(SERP に完全なタイトルがありますか?== true, "完全なタイトルが SERP 🟢 に表示されています ","完全なタイトルが SERP 🔴 に表示されません "+"\n"+if(内部リンクが最新ですか?== true, "すべての内部リンクが最新🟢である ","すべての内部リンクが最新🔴であるわけではない")
この数式のプロパティ名と各絵文字に付随するステートメントを編集して、データベース内のデータをカスタマイズできます。
Mac で数式に絵文字を追加するには、ショートカット
fn + Eを使用して 文字ビューア にアクセスし、 絵文字 メニュー内の 記号 メニューに移動して、🔴 または 🟢 絵文字をダブルクリックします。PC で数式に絵文字を追加するには、ショートカット
Windows key + periodを使用して 絵文字キーボード にアクセスし、 絵文字 メニュー内の 記号 メニューに移動して、🔴 または 🟢 絵文字をクリックします。
4。現在の日付から目標日までの日数をカウントする
クライアントのために新しいプロジェクトを開始するとき、私は数式を使用して、プロジェクトが割り当てられた日からプロジェクトの締め切りまでの日数を計算するのが好きです。プロジェクトの期間を計算すると、各プロジェクトを毎日完了できる、より小さく管理しやすいタスクに分割できます。私はこれらの小さなタスクをNotionで追跡しません。代わりに、Google Keep でタスクのToDo リストを作成します。
次の式を使用して、プロジェクトの開始日から期限までの日数を計算します。
dateBetween(prop("プロジェクトの期日"),prop("プロジェクトの開始日"),"days")+" days"
5。期日に基づいてタスクに優先度を割り当てる
一度に複数のプロジェクトに取り組んでいると、タスクの優先順位付けが難しくなる傾向があります。他のタスクの締め切りがもっと緊急の場合でも、最も楽しいタスクを最初に始めることが多いことに気づきます。期限に基づいてカレンダー上でタスクを整理しようとしましたが、雑然としたカレンダーにすべてのタスクが一緒に表示されるのは大変でした。難しいタスクを先延ばしにして楽しい仕事をしたいという衝動を克服するのには役立たず、 タスク麻痺が悪化しました。
締め切りを追跡し、タスクの期限がどれくらい近いかに基づいて毎日のタスクを整理できる動的なシステムが必要であることに気付くのに、それほど時間はかかりませんでした。
Notion では、now()、dateBetween()、style()関数を使用して各タスクに色付きの優先度ラベルを割り当てる数式を使用して、タスク管理データベースを作成しました。
現在の日付から7日以内に完了する必要があるタスクには、赤色の「高優先度」ラベルが付けられます。
現在の日付から7日以上経過し、現在の日付から14日未満で期限が切れるタスクには、黄色の「中優先度」ラベルが付けられます。
現在の日付から14日以上経過した後に期限が来るタスクには、緑色の「低優先度」ラベルが付けられます。
私のノートパソコンのカレンダー アプリとは異なり、Notion データベースは、現在の日付とタスクの期限に基づいて、各タスクの優先度ラベルを自動的に更新します。
タスクに色付きの優先度ラベルを割り当てるには、次の式を使用します。
if(dateBetween(prop("Due Date"), now(), "days") <= 7, style("High Priority", "b","red","red_background"), if(and(dateBetween(prop("Due Date"), now(), "days") > 7,dateBetween(prop("Due Date"), now(), "days") < 14), style("中優先度", "b","yellow","yellow_background"), if(dateBetween(prop("Due Date"), now(), "days") > 14, style("Low Priority", "b","green","green_background"),"")))
6。毎日のアファメーション
私は長年フリーランスとして働いていますが、特に新しい見込み顧客にアプローチしているときは、ほぼ毎日インポスター症候群に悩まされています。
自信を高める必要があるときに自分自身にさらなるモチベーションを与えるために、私は Notion でプランナーを作成し、各曜日の最も重要なタスクをリストし、毎日肯定的な言葉を表示しています。
月曜日: 「今週は元気にスタート!💪"
火曜日：「目標を小さなステップに分解しましょう🧩」
水曜日: 「週の半分を終えましたね!押し続けてください!🗻"
木曜日: 「金曜日の前夜です!目標に集中してください!🔭"
金曜日: 「週末までたどり着きましたね!今週達成したことを振り返ってください。🪞"
土曜日: 「週末だ!リラックスする時間を取りましょう。🛏️"
日曜日: 「来週に向けて準備する時が来ました。来週の目標は何ですか?📝"
私は次の Notion 式を使用して、曜日に応じて変化するアファメーションを表示します。
if(formatDate(prop("Date"), "dddd") == "Monday", "週を元気にスタート!💪", if(formatDate(prop("Date"), "dddd") == "火曜日", "目標を小さなステップに分割しましょう 🧩",if(formatDate(prop("Date"), "dddd") == "水曜日", "今週の半分が過ぎました！押し続けてください!🗻 ", if(formatDate(prop("Date"), "dddd") == "木曜日", "金曜日の前夜です!目標に集中してください!🔭 ",if(formatDate(prop("Date"), "dddd") == "Friday", "週末まで来ました!今週達成したことを振り返ってください。🪞 ",if(formatDate(prop("Date"), "dddd") == "土曜日", "週末です!リラックスする時間を取りましょう。🛏️ ",if(formatDate(prop("Date"), "dddd") == "Sunday","来週の準備の時間です。来週の目標は何ですか?📝","")))))))
7。Eメールアドレスからドメインを抽出し、クリック可能なURLに変換する
私のサービスから恩恵を受けられる事業主を見つけて、彼らに自己紹介をするのは、特に潜在顧客を探しているときに注意深くメモを取らないと、困難になることがあります。私は、潜在顧客とそのビジネスに関する情報を追跡するために Notion を使用しています。
見込み客の開拓中に時間を節約する方法の 1 つは、Notion の式を使用して、潜在顧客のEメールアドレスをその企業のURLに自動的に変換することです。これにより、すぐにアクセスして、各企業が提供しているサービスや、自分のサービスがどのように役立つかを知ることができます。
私の潜在顧客データベースのURL式では正規表現(Regex)を使用して、連絡先のEメールアドレスからドメインを抽出し、結果の先頭に「https://www.」を付加してライブハイパーリンクを作成します。たとえば、この数式により、Eメールアドレス jdoe@example.com が URL https://www.example.com に変換されます。
潜在顧客のEメールアドレスからクリック可能なURLを抽出するには、正規表現を使用した次の数式を使用します。
"https://www."+match(prop("Eメール"),"(?<=@)(.*\w)")
8。収入と支出を色分けする
フリーランサーとして、クライアントとのプロジェクトを終えたり、新しいクライアントを引き受けたりするため、収入は月ごとに大きく変動します。取引を色分けすると、お金を使う頻度とお金を稼いでいる頻度を簡単に確認できるため、翌月にいくら稼ぐ必要があるか、どれくらい使えるかを明確に把握できます。
私は Notion での支出と収益を正規表現式を使用して追跡し、利益を緑で太字にし、支出を一連の括弧内で赤で太字にします。Profit/Loss の数式は Amount 数値プロパティを参照し、各トランザクションの損益額を手動で入力します。
損益を色分けするために、次の正規表現式を使用します。
ifs(test(prop("金額"),"^\d+$"),style("$"+prop("金額")+". 00 ","b","green"), test(prop("金額"),"^\d+\.\d{1}$"),style("$"+prop("金額")+" 0 ","b","green"),test(prop("金額"),"^\d+\.\d+$"),style("$"+prop("金額"),"b","green"),test(prop("金額"),"^\-\d+$"),style(replace(prop("金額"),"-","(-$")+". 00 )","b","red"),test(prop("金額"),"^\-\d+\.\d{1}$"),style(replace(prop("金額"),"-","(-$")+" 0 )","b","red"),test(prop("金額"),"^\-\d+\.\d{2}$"),style(replace(prop("金額"),"-","(-$")+")","b","red"),"")
この数式は、 Amount プロパティの値をテキスト文字列に変換するため、書式設定されたテキストに対して計算を実行することはできません。また、数式には千桁の区切り記号が表示されないため、たとえば、金額列に -$1,500 を入力すると、 利益/損失 列にはコンマなしで (-$1500) が表示されます。
9。サブスクリプショントラッカー
私はフリーランスの仕事と私生活で数十個のサブスクリプションベースのアプリを使用していますが、毎月、ストリーミングサービス、税務ソフトウェア、ウェブサイトプロバイダー、ビジネス管理ツールなどから、サブスクリプション料金を支払ったことに対するEメールが届き、すっかり忘れていたことに驚かされます。
忘れられた定期購読料から自分の精神と財布を守るために、私は定期購読を Notion データベースに追加し、今後の更新日と料金を追跡するようにしました。
データベースに新しいサブスクリプションを追加するときは、サービスの名前、サブスクリプションのコスト、および最後のサブスクリプション支払いの日付をリストします。また、サブスクリプションを毎月更新するか、毎年更新するかも選択します。
サブスクリプション データベースで次の数式を使用して、更新頻度に基づいて各サブスクリプションの次回の更新日を計算します。
if(prop("頻度") == "毎月", dateAdd(prop("最終更新日"), 1, "月"), if(prop("頻度") == "年次",dateAdd(prop("最終更新日"), 1, "years"),""))
サブスクリプションの更新頻度が月単位に設定されている場合、数式には最後の更新日から 1 か月後の日付が表示されます。サブスクリプションの更新頻度が年次に設定されている場合、数式には最後の更新日から 1 年後の日付が表示されます。
Notionデータベースを自動化する
これらの数式をデータベースに追加し、独自の数式を試してみましょう。まず、データベース内で数式に何を実行させたいかを考え、関数を小さなステップに分割します。次に、Notion の演算子の機能と構文を調べ、必要に応じてデータベースのプロパティを数式に入力します。
さらに、Zapier を使用して Notion データベースの機能をさらに強化し、Notion を他のすべてのアプリに接続する自動化システムを構築できます。Zapier では、 Notion にタスクを自動的に追加したり、 AI を使用して Slack から Notion タスクを作成したり、 Outlook を Notion に接続したりするなど、さまざまなオプションが利用できます。
Notion を自動化する方法について詳しく知るか、あらかじめ用意されたワークフローのいずれかを開始してください。
Zapier は、Google、Salesforce、Microsoft などのパートナーの何千ものアプリと統合できる、最も接続性の高い AI オーケストレーション プラットフォームです。インターフェース、データ テーブル、ロジックを使用して、組織のテクノロジー スタック全体にわたるビジネス クリティカルなワークフロー向けに、安全で自動化されたAI搭載システムを構築します。もっと詳しく知る。
関連資料：
