Comment envoyer automatiquement des fichiers par e-mail à Google Drive

Lorsque vous êtes en déplacement ou que vous utilisez un ordinateur partagé, l’un des moyens les plus simples d’enregistrer des fichiers est de vous les envoyer par e-mail. Lorsque vous êtes de retour devant votre propre ordinateur, vous les téléchargez probablement sur Google Drive. Ce scénario pose quelques problèmes. Tout d’abord, il faut vraiment se rappeler de le faire (nous sommes tous débordés par nos listes de choses à faire). Deuxièmement, parcourir vos e-mails prend du temps, surtout si plusieurs jours, voire plusieurs semaines, se sont écoulés. 

Mais que se passerait-il si vous pouviez envoyer ces fichiers par e-mail à Google Drive pendant que vous êtes encore dans votre boîte de réception et les enregistrer automatiquement avec le reste de vos fichiers ? 

Enregistrer automatiquement les nouvelles pièces jointes dans Google Drive

Zapier vous permet de créer des flux de travail automatisés appelés Zaps, qui envoient vos informations d’une appli à une autre. Vous pouvez créer votre propre Zap à partir de zéro sans aucune connaissance en codage, mais nous proposons également des modèles rapides pour vous aider à démarrer. 

Si vous souhaitez commencer avec un modèle, cliquez sur le bouton ci-dessous, et vous serez redirigé vers l’éditeur Zapier. Vous devrez créer un compte Zapier si vous n’en avez pas déjà un. Ensuite, suivez les instructions ci-dessous pour configurer votre Zap.

Configurer le déclencheur de votre e-mail par Zapier 

Tout d’abord, configurez votre trigger, c’est-à-dire l’événement qui démarre votre Zap. Si vous utilisez le modèle Zap, celui-ci sera configuré pour vous. Sinon, recherchez et sélectionnez e-mail by Zapier comme appli déclencheur et Nouvel e-mail entrant comme événement déclencheur. Cliquez sur Continuer.

Ensuite, personnalisez l’adresse e-mail que Zapier a déjà configurée pour vous. Il s'agit d'une série de lettres et de chiffres aléatoires suivis de @zapiermail .com. 

Avant les caractères prédéfinis, Zapier vous demandera d’ajouter un mot. Dans ce cas, nous avons utilisé le mot gdrive, mais il peut s'agir de la combinaison de lettres et de chiffres de ton choix, à condition que ce soit en minuscules. Copiez l’adresse e-mail dans votre presse-papiers et ajoutez-la à votre carnet d’adresses. 

Une fois que vous avez fait cela, cliquez sur Continuer.

Ensuite, envoyez un nouvel e-mail à cette adresse e-mail avec un fichier joint afin que lorsque vous testez le Zap, il puisse récupérer l'e-mail comme enregistrement. 

Il est maintenant temps de tester votre étape de déclenchement. Cliquez sur Tester le déclencheur et Zapier récupère les e-mails les plus récents que vous avez envoyés à votre adresse e-mail personnalisée pour configurer le reste de votre Zap.

Choisissez l’une des adresses e-mail pour ce test, puis cliquez sur Continuer avec l’enregistrement sélectionné.

Configurez votre action Google Drive

Il est temps de configurer l’action : l’événement que votre Zap exécutera une fois déclenché. Si vous utilisez le modèle Zap, celui-ci sera configuré pour vous. Sinon, recherchez et sélectionnez Google Drive comme appli action et Télécharger un fichier comme événement action. Ensuite, connectez votre compte Google Drive à Zapier et cliquez sur Continuer.

Il est maintenant temps de personnaliser l'emplacement où vous souhaitez placer vos fichiers. 

Cliquer sur la liste déroulante sous Drive et sélectionnez Mon Google Drive. Cliquer sur la liste déroulante sous Dossier et sélectionnez le dossier Google Drive dans lequel vous souhaitez que vos pièces jointes e-mail soient conservées. Si vous ne souhaitez pas que vos fichiers soient enregistrés dans un dossier spécifique, vous pouvez laisser cette option vide, et Zapier enregistrera les fichiers sur votre Google Drive principal. Ensuite, dans le champ Fichier, cliquez sur le bouton + et sélectionnez Pièce jointe : (Existe mais n’est pas affichée) dans la fenêtre modale.

Tu as également la possibilité de convertir tes pièces jointes en un document modifiable. Si vous souhaitez effectuer cette opération, sélectionnez Vrai dans le champ Convertir en document . (Sinon, tu peux laisser ce champ vide.)

Par défaut, Zapier utilise le même nom et la même extension que la pièce jointe d’origine que vous téléchargez. Si vous souhaitez modifier cela, cliquer sur le bouton + dans le champ Nom de fichier et sélectionnez d’autres données de votre précédente étape e-mail by Zapier dans le modal. Vous pourriez, par exemple, le remplacer par le contenu de l’objet de votre e-mail. 

Les mêmes règles s’appliquent pour le champ Extension de fichier . Notez simplement que vous ne pouvez modifier l’extension de fichier que si vous ajoutez un nom de fichier. 

Une fois que vous avez terminé de configurer votre action, cliquez sur Continuer. 

Il est maintenant temps de tester votre action. Lorsque vous cliquez sur l'étape de test, Zapier enverra une pièce jointe e-mail à votre Google Drive en fonction de la façon dont vous avez configuré votre événement d’action. Voici à quoi ressemblait le nôtre :

Si votre test a réussi, vous êtes maintenant prêt à utiliser votre Zap.

Envoyez automatiquement tous vos fichiers vers Google Drive

La prochaine fois que vous aurez besoin d’enregistrer un fichier sur Google Drive, ouvrez votre appli de messagerie, joignez-le et envoyez-le par e-mail à votre nouvelle adresse e-mail Google Drive. Lorsque quelqu’un vous envoie un e-mail avec un fichier, vous pouvez transférer cet e-mail et copier la pièce jointe, et Zapier l’enregistrera également sur Google Drive.

C'est le moyen le plus simple d'envoyer des fichiers vers Google Drive.

Cet article a été initialement publié en septembre 2018 par Matt Guay. Il a été mis à jour pour la dernière fois par Khamosh Pathak en décembre 2024.