Consulter ta boîte de réception ne devrait pas te faire perdre toute la matinée. Si vous avez besoin d’une deuxième tasse de café après avoir lu et traité tous vos e-mails de prospects, de clients et de fournisseurs, il est probablement temps de repenser votre approche de la gestion des e-mails.
Et un analyseur d’e-mails pourrait n’être qu’un antidote. Les analyseurs extraient des détails importants de vos e-mails et les mettent à votre service, afin que vous puissiez agir sur les données qui font fonctionner votre entreprise. Pour savoir comment ils fonctionnent et comment en configurer un sur Zapier, continuez à défiler.
Zapier est la plateforme d’orchestration AI la plus connectée, s’intégrant à des milliers d’applis de partenaires tels que Google, Salesforce et Microsoft. Utilisez des interfaces, des tables de données et de la logique pour créer des systèmes sécurisés, automatisés et alimenté par l'IA pour vos flux de travail critiques pour l'ensemble de la pile technologique de votre organisation. En savoir plus.
Table des matières
Qu’est-ce qu’un analyseur d’e-mails ?
Un analyseur d’e-mails est un outil qui identifie uniquement les données les plus importantes de vos e-mails. Au lieu d’analyser manuellement des montagnes de texte dans vos messages, vous pouvez entraîner un analyseur d’e-mails à reconnaître les modèles une seule fois, puis extraire automatiquement des informations clés de chaque nouvel e-mail pour les transmettre à vos autres applis.
Pensez à la façon dont vous lisez les e-mails. Quand ton patron ou ton meilleur ami t'envoie un message, tu lis probablement chaque mot. Mais pour les affaires courantes —facturation, confirmations de commande, tickets d’assistance —, il y a de fortes chances que vous ne cherchiez que les détails qui comptent le plus. Vos yeux parcourent rapidement l’écran, choisissant des mots-clés et des expressions comme Demande de devis et 5$,420 et Date de renouvellement : 30mars. Les analyseurs d’e-mails fonctionnent de la même manière, en faisant le survol pour vous.
Pour avoir une meilleure idée du fonctionnement de ces analyseurs, créons-en un. Nous utiliserons Email Parser de Zapier, qui se connecte en toute sécurité à des centaines d’outils d’IA et à des milliers d’autres applications de notre répertoire d’applications. ' The glossary terms are already correctly used in the provided translation. No changes are needed. Mais si vous utilisez un autre outil, ces instructions s’appliqueront toujours : les bases sont à peu près les mêmes pour la plupart des intégrations d’analyseurs d’e-mails.
Comment analyser les e-mails
1. Créer une nouvelle boîte aux lettres e-mail Parser
La première étape est la plus simple. Il suffit d'aller sur parser.zapier.com, et créez un nouveau compte Zapier ou connectez-vous avec votre compte existant. Cliquez ensuite sur l’un des boutons Créer une boîte aux lettres pour ajouter une nouvelle boîte aux lettres.
L’analyseur d’e-mails vous montrera alors une adresse e-mail qui ressemble à ceci : c66jmdai@robot.zapier.com.
Copie cette adresse et garde-la à portée de main. Plus tard, c’est là que vous enverrez des e-mails à analyser.
Remarque : dans une étape ultérieure, vous pourrez modifier cette adresse. Mais n’oubliez pas que vous souhaitez qu’elle soit assez difficile à deviner, sinon n’importe qui peut envoyer l’adresse par e-mail et potentiellement encombrer votre flux de travail.
2. Envoyer un e-mail à l’analyseur
Maintenant que vous avez copié la nouvelle adresse e-mail, ouvrez votre application de messagerie et recherchez (ou écrivez) un e-mail comme ceux que vous souhaitez utiliser avec votre analyseur de messagerie. Je vais demander à Email Parser de m’informer des nouveaux articles sur le blog Zapier (méta, je sais), donc je transmets un e-mail récent de Deb chez Zapier. Quelle que soit l'adresse e-mail que vous choisissez, saisissez votre adresse e-mail @robot.zapier.com dans le champ À et cliquez sur Envoyer.
3. Apprenez à l’analyseur à lire votre e-mail
Une fois que l’analyseur d’e-mails reçoit votre e-mail, il affiche une version texte de votre e-mail dans la zone Modèle initial . Tout ce que vous avez à faire est de trouver les données importantes et d’indiquer à l’analyseur que c’est ce qu’il faut copier.
Faites défiler jusqu’au texte que vous souhaitez que l’analyseur d’e-mails copie, puis sélectionnez-le. Avec l’e-mail que j’ai utilisé, je veux connaître les titres sous « Lectures recommandées par l’équipe du blog Zapier », donc je sélectionne le texte de chacun d’entre eux. Pour chaque élément de texte que vous sélectionnez, saisissez un nom pour cet élément dans la zone et cliquez sur Enregistrer. Le parseur d’e-mail remplacera le texte par le nom entre accolades, comme {{headline1}}.
Répétez cette opération pour chaque morceau de texte que vous souhaitez que l’analyseur d’e-mails copie. J'ai également sélectionné chaque sujet et j'ai donné un nom unique à chaque article.
Une fois cela fait, cliquez sur le bouton bleu Enregistrer l'adresse et le modèle en bas de la page. Ton analyseur est maintenant prêt à fonctionner.
L’analyseur fonctionnera mieux si le texte que vous sélectionnez est écrit de la même manière dans chaque e-mail, par exemple un nombre après le mot Total ou un lien écrit après les mots Cliquez ici. (La valeur peut cependant changer.)
Vous voulez rendre Email Parser plus fiable ? Transférez un autre e-mail similaire à la même adresse. Ensuite, à côté du nom de votre analyseur dans la liste Boîtes aux lettres , cliquez sur Afficher les e-mails pour voir tous les e-mails que cette boîte aux lettres a reçus.
Cliquez sur Afficher sur l’un des éléments pour voir le texte de l’e-mail.
Le texte sélectionné par l’analyseur d’e-mails sera en jaune.
Si quelque chose semble incorrect (comme dans mon exemple ci-dessus), cliquez sur le lien Modifier le modèle supplémentaire en bas de la page. Sélectionnez le même texte que celui que vous vouliez initialement copier à partir de vos e-mails, donnez-lui les mêmes noms, puis enregistrez le nouveau modèle. Répète ça autant de fois que tu veux pour rendre ton analyseur plus fiable.
Vous pouvez utiliser cette même technique pour analyser n’importe quel type d’e-mail que vous recevez. Par exemple, tu pourrais lui apprendre à reconnaître les noms des clients et les budgets des projets dans les confirmations des fournisseurs.
4. Transférer automatiquement les nouveaux e-mails vers l’analyseur
L’analyseur d’e-mails que vous avez créé est maintenant prêt à copier le texte d’autres e-mails similaires, dans ce cas, la newsletter du blog Zapier. Nous devons envoyer chaque nouvelle newsletter à l’analyseur d’e-mails.
La meilleure option est d’automatiser les choses avec un filtre dans votre appli de messagerie pour transférer automatiquement les messages qui correspondent à celui que vous avez envoyé à l’analyseur d’e-mails. En règle générale, vos e-mails de notification ont tous quelque chose en commun : ils proviennent du même expéditeur et ont souvent le même objet. Pour mon exemple, ces e-mails proviennent de blog@send.zapier.com et contiennent les mots « Lecture recommandée par l’équipe du blog Zapier ».
Pour surveiller ces e-mails dans Gmail, vous devez d’abord ajouter votre adresse d’analyse des e-mails à Gmail pour transférer automatiquement les e-mails. Voici comment procéder :
Ouvrez vos paramètres de transfert Gmail : cliquez sur l’icône d’engrenage, sélectionnez Paramètres, puis cliquez sur l’onglet Transfert et POP/IMAP .
Cliquez sur Ajouter une adresse de réexpédition.
Entrez votre adresse e-mail @robot.zapier.com dans la zone de texte et cliquez sur Suivant.
Vérifiez vos e-mails : Zapier devrait vous envoyer un e-mail de confirmation depuis Gmail. Si vous ne le voyez pas, vérifiez la boîte aux lettres de l’appli Analyseur d’e-mails, qui doit contenir l’e-mail. Quoi qu'il en soit, copie le code de confirmation, puis collez-le dans la case de retour dans tes paramètres de transfert Gmail.
Vous pouvez désormais faire en sorte que Gmail transfère automatiquement les e-mails vers votre analyseur d’e-mails. Recherchez d’abord l’adresse e-mail et/ou l’objet des messages que vous aurez dans le processus d’analyse des e-mails. Je vais entrer from:blog@send.zapier.com ET Recommended reading from the Zapier blog team. Cliquez sur la petite flèche vers le bas à droite de la barre de recherche pour afficher toutes les options de recherche avancée , puis cliquez sur le bouton ou le lien Créer un filtre dans le coin inférieur droit. Demandez à ce filtre de transférer l’e-mail à l’adresse de l’analyseur d’e-mail que vous venez d’ajouter, et vous devriez être prêt.
Désormais, chaque fois que Deb chez Zapier vous envoie la dernière newsletter Zapier, ou les e-mails que vous souhaitez analyser, Gmail les enverra à Email Parser.
Si vous utilisez un autre service de messagerie, consultez votre documentation pour voir si votre appli ou service peut transférer automatiquement les e-mails.
5. Exploitez vos données d’e-mail analysées
Copier le texte des e-mails ne suffit pas, vous devez faire quelque chose avec ces données. L’option la plus simple consiste à connecter Email Parser à Zapier, ce qui vous permet d’envoyer des données de vos e-mails à des milliers d’autres applications professionnelles populaires, d’Airtable à Zoho CRM. Voici comment procéder :
Allez sur zapier.com et connectez-vous ou inscrivez-vous si vous ne l’avez pas déjà fait. Ensuite, rendez-vous dans l’éditeur Zap pour commencer.
Sélectionnez Analyseur d’e-mails comme application trigger, puis choisissez l’événement trigger Nouvel e-mail . Connectez votre compte d’analyseur d’e-mails si vous ne l’avez pas déjà fait, et choisissez l’adresse d’analyseur que vous venez de configurer. Cliquez sur Continuer.
Maintenant, mettez vos données d’e-mail au travail. À l’étape d’action, sélectionnez l’appli à laquelle vous souhaitez envoyer vos données d’e-mail. Je souhaite recevoir une notification SMS sur les derniers titres, j’ai donc choisi SMS by Zapier comme appli et Envoyer des SMS comme événement d’action.
Dans l’onglet Configurer, mappez les données de l’étape de déclenchement. (C’est ce qui vous permet d’utiliser réellement vos données d’e-mail.) Pour ce faire, cliquer sur le signe + ou tapez une barre oblique (/), ce qui ouvre une fenêtre modale qui vous permet de sélectionner et d’insérer des valeurs. J’ai décidé de cartographier les sujets et les titres que j’ai collectés dans Email Parser, mais vous pouvez utiliser vos données e-mail comme vous le souhaitez. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Continuer.
Testez votre Zap pour vous assurer que tout fonctionne comme vous le souhaitez, puis allumez-le, et le tour est joué !
Consultez ce guide pour en savoir plus sur la configuration de vos actions Zap.
Comment sauvegarder les données de votre analyseur d’e-mails avec Zaps
Si vous êtes comme moi, vous avez beaucoup d’e-mails que vous savez que vous voulez déjà automatiser, mais vous n’êtes pas encore tout à fait sûr de l’endroit où toutes les informations doivent être envoyées. Dans ces cas, il peut être pratique de mettre en place un Zap opérationnel qui analyse les e-mails et les enregistre dans une feuille de calcul, afin que vous puissiez revenir plus tard aux données bien organisées.
Cliquez sur l'un de ces Zaps recommandés pour commencer à enregistrer immédiatement les e-mails analysés dans Google Sheets ou Airtable, ou pour configurer votre propre notification SMS par e-mail :
Stocker les nouveaux e-mails analysés dans les rangs Google Sheets
Enregistrer les e-mails nouvellement analysés dans Airtable
Envoi d’informations à partir de nouveaux e-mails Zapier Email Parser par SMS
Maintenant que vous analysez vos e-mails, découvrez d’autres façons d’automatiser ces informations et de les utiliser dans d’autres applis. Envoyez automatiquement des informations analysées à votre appli de gestion de projet ou de tâches, configurez des notifications personnalisées, créez des événements de calendrier, mettez à jour les contacts, etc.
Passez moins de temps dans votre boîte de réception avec l’e-mail Parser de Zapier
Avec un analyseur d’e-mails et des flux de travail Zapier, vous pouvez extraire automatiquement les données des e-mails entrants et les utiliser dans d’autres applications, plus besoin de copier-coller depuis votre boîte de réception. Besoin d'aide pour démarrer ? Consultez notre documentation d'aide. Prêt à commencer à analyser les e-mails ? Créez votre boîte aux lettres d’analyseur d’e-mails et consultez notre répertoire d’applications pour découvrir d’autres façons d’automatiser votre boîte de réception.
Lectures connexes :
Cet article a été initialement publié en octobre 2018 avec les précédentes mises à jour de Tyler Robertson. Il a été mis à jour pour la dernière fois en juillet 2025 par Steph Spector.
