Zoom ha consolidado su estatus como la aplicación de videoconferencia predeterminada, sin importar si trabajas de forma remota a tiempo completo o solo realizas una videollamada ocasional. Esto se debe a que Zoom hace que sea excepcionalmente fácil conectarse con compañeros de trabajo, equipos e incluso clientes, con solo un clic.
Pero lo que es un poco menos fácil es asegurarse de realizar copias de seguridad y compartir esas grabaciones de video para cada llamada. Zoom puede grabar fácilmente tus llamadas en la nube, pero todos esos videos permanecen aislados a menos que hagas algo con ellos manualmente.
Con Zap (los flujos de trabajo automatizados de Zapier), puedes cargar automáticamente todas tus grabaciones de Zoom a una carpeta de Google Drive, para que siempre estén donde tu equipo las necesita. Aquí te explicamos cómo.
Zapier es una herramienta de automatización sin código que te permite conectar tus aplicaciones en flujos de trabajo automatizados para que cada persona y cada empresa pueda avanzar a la velocidad del crecimiento. Infórmate más sobre cómo funciona.
Antes de que empieces
Necesitará una cuenta paga de Zoom para que este tutorial funcione. Antes de comenzar, también deberás asegurarte de tener Zoom y Google Drive configurados correctamente.
Ajusta tu configuración de grabación de Zoom
El trigger Nueva grabación solo funciona en grabaciones que no están protegidas con contraseña. Antes de crear tu Zap, asegúrate de que tu configuración de grabación de Zoom sea correcta.
Inicie sesión en su cuenta en la página web de Zoom. Haga clic en Configuración, ubicado en el lado izquierdo. En la pestaña Grabación , vaya a la sección Compartir .
Primero, asegúrese de que la función Permitir compartir grabaciones en la nube esté activada. A continuación, asegúrese de que Tanto la opción Requerir que los usuarios se autentiquen antes de ver grabaciones en la nube como la opción Requerir contraseña para acceder a grabaciones en la nube compartidas están desactivadas.
El nuevo trigger de grabación funciona en grabaciones en la nube, que están disponibles en los planes de pago de Zoom. Actualmente, este trigger no descargará reuniones protegidas con contraseña.
Asegúrate de tener una grabación en la nube para usar como datos de muestra
Si nunca ha grabado nada en la nube con estas configuraciones establecidas, inicie una reunión de Zoom. En el menú Más , seleccione Grabar en la nube. Pueden ser solo unos segundos, pero esto te ayudará a probar y asegurarte de que tu Zap funciona como deseas. Cuando finalice la reunión, Zoom cargará automáticamente la reunión a la nube.
Configurar Google Drive
Antes de realizar tu Zap, configura la carpeta de Google Drive donde deseas que se guarden las grabaciones. Cuando llegues al último paso, esto será importante.
Ahora estás listo para configurar tu Zap.
Subir grabaciones de Zoom a Google Drive
Zapier te permite crear flujos de trabajo automatizados llamados Zaps, que envían tu información de una aplicación a otra. Puedes crear tu propio Zap desde cero sin ningún conocimiento de codificación, pero también ofrecemos plantillas rápidas para ayudarte a comenzar.
Si desea comenzar con una plantilla, haga clic en ella a continuación y será llevado al editor Zap. Necesitarás crear una cuenta Zapier si aún no tienes una. Luego, siga las instrucciones a continuación para configurar su Zap.
Configurar el paso trigger de Zoom
Primero, configura tu trigger: el evento que inicia tu Zap. Si está utilizando la plantilla Zap, la aplicación activadora y el evento ya estarán seleccionados para usted. De lo contrario, busque y seleccione Zoom como aplicación trigger y Nueva grabación como evento trigger. Conecte su cuenta de Zoom y luego haga clic en Continuar.
Para cada aplicación que conecte, Zapier le solicitará un conjunto general de permisos que le permitirá ser flexible con sus Zaps. Las únicas acciones que Zapier realiza en tus cuentas de aplicación son aquellas que un Zap determinado necesita para lograr lo que has configurado.
A continuación, se le pedirá que pruebe su información. Haga clic en probar trigger. Zapier intentará encontrar una nueva grabación reciente en su cuenta de Zoom. Usaremos esto como datos de muestra para personalizar su flujo de trabajo.
Si Zapier no puede encontrar una nueva grabación, crea una nueva en tu cuenta de Zoom y prueba tu trigger de nuevo. Si bien tiene la opción de omitir la prueba, trabajar con datos reales en su cuenta es la mejor forma de garantizar que su grabación se cargue correctamente.
Elija la muestra que desea utilizar en su prueba y luego haga clic en Continuar con el registro seleccionado.
Configura tu paso de acción de Google Drive
Ahora es el momento de configurar la acción: el evento que realizará tu Zap una vez que se active. Si está utilizando la plantilla Zap, estos ya estarán seleccionados para usted. De lo contrario, busque y seleccione Google Drive como su aplicación de acción y Cargar archivo como su evento de acción. Conecte su cuenta de Google Drive y haga clic en Continuar.
Ahora puedes personalizar en qué carpeta quieres cargar nuevas grabaciones, qué archivo quieres que cargue Zapier y cómo quieres que se llame tu archivo.
Seleccione la unidad y la carpeta donde desea que Zapier cargue sus nuevas grabaciones de Zoom.
A continuación, deberá completar el campo Archivo : el Zap no funcionará si no lo hace. Si está utilizando la plantilla Zap, esto ya estará agregado. En caso contrario, haga clic en el signo + en el campo Archivo y seleccione URL de descarga de archivos de video en el modal.
¿En Convertir a documento? campo, seleccione Falso. Si seleccionara Verdadero, le indicaría a Google Drive que este archivo debe ser un documento editable. Dado que estás subiendo un video, esto no es lo que necesitas.
De forma predeterminada, Zapier utilizará el mismo nombre y extensión que su grabación de Zoom para el campo Nombre de archivo . Si desea un poco más de especificidad, puede utilizar las opciones de datos existentes en Zoom, como Hora de inicio o Tema. Para mapear un campo, haga clic en el signo + en el campo y seleccione los datos disponibles que aparecen en el modal que desea usar como nombre de archivo.
También puedes ingresar tu propio texto, que permanecerá igual cada vez que se ejecute tu Zap. Sin embargo, aún querrás asignar identificadores únicos, como la fecha, de Zoom para poder diferenciar tus videos.
Personaliza todo hasta que estés satisfecho, luego haz clic en Continuar.
Ahora, haga clic en Paso de prueba para cargar una nueva grabación en su Google Drive y carpeta especificados. El procesamiento del video puede tardar algunos minutos, dependiendo del tamaño de la grabación.
Si algo no parece correcto, no dudes en volver atrás y realizar cualquier cambio. Una vez que estés satisfecho con todo, puedes comenzar a usar tu Zap.
Ahora, cada vez que termine de grabar una reunión de Zoom, la grabación se cargará automáticamente en Google Drive.
Visita nuestra página de integraciones de Zoom para ver qué más puedes hacer o crear tu propio Zap.
Haz más con tus grabaciones
Este simple Zap de dos pasos es solo el comienzo de lo que puede hacer con la plataforma de orquestación de IA de Zapier.
¿Quieres que los asistentes de Zoom sepan que la grabación se ha cargado en Google Drive y está lista para que la revisen? Todo lo que tienes que hacer es agregar otro paso de acción a tu Zap. Una vez que el archivo se carga en Google Drive, Zap enviará un correo electrónico desde su cuenta de Gmail con el enlace de Google Drive, para que todas las partes interesadas se mantengan actualizadas.
Sube nuevas grabaciones de Zoom a Google Drive y envía notificaciones a través de Gmail
¿Quieres añadir el poder de la IA a tu Zap? Agrega un paso de ChatGPT en el medio para transcribir tu grabación y luego añade la grabación y la transcripción a tu carpeta de Google Drive.
Transcribe nuevos videos de Zoom con ChatGPT y luego súbelos a Google Drive
O construya un sistema Zap completo que no solo transcriba su grabación, sino que también utilice un paso de ruta para colocar los archivos de video y las transcripciones en la carpeta correcta. Incluso podría agregar un paso para agregar esas grabaciones al registro correcto en una integración como Salesforce, y luego enviar una notificación de Slack a su equipo para informarles que acaba de llegar una nueva grabación de llamada de ventas.
Nota: Este flujo de trabajo requiere un Zap de varios pasos, que están disponibles en un plan de pago o durante una prueba gratuita.
Esta pieza se publicó originalmente el 22 de septiembre de 2020, con contribuciones previas de Krystina Martínez. La última actualización fue en julio 2025 por Khamosh Pathak.
