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Las cosas se mueven rápido en RevOps. Su trabajo consiste en coordinar hábilmente múltiples equipos y herramientas generadores de ingresos (desde ventas hasta marketing y satisfacción del cliente) y al mismo tiempo mantenerse a la vanguardia de cualquier obstáculo para el crecimiento de su empresa. No solo necesita reaccionar rápidamente a los cambios del mercado y la industria, sino que también tiene que alejar rápidamente a su equipo de posibles cuellos de botella o obstáculos.
Afortunadamente, las herramientas de IA y automatización funcionan con la misma rapidez, lo que significa que pueden aliviar parte de la carga y ayudarle a realizar su trabajo con más agilidad y eficiencia.
Preguntamos a ocho profesionales de RevOps sobre sus flujos de trabajo para conocer cómo han integrado estas herramientas para impulsar el crecimiento y optimizar las operaciones de ingresos.
Cómo los profesionales de RevOps utilizan la IA y la automatización
A continuación se presentan ocho formas en que los expertos en RevOps utilizan herramientas con tecnología de IA para facilitar su trabajo. Vaya directamente a aquel que le interese o continúe leyendo para obtener la lista completa de información.
Automatizar la puntuación y priorización de clientes futuribles
Desarrollar una herramienta de pronóstico con tecnología de IA
Obtenga información en tiempo real y detección de cuellos de botella
Automatizar las auditorías para el perfil de Google Business
Agilice la captura y el seguimiento de clientes futuribles
Los flujos de trabajo impulsados por IA pueden simplificar y agilizar la gestión de clientes potenciales. Por ejemplo, la agencia de marketing de Colorado Inkyma diseñó un sistema automatizado para gestionar la captura de clientes potenciales y las tareas de seguimiento después de eventos de networking y ferias comerciales.
Audrey Kerchner, estratega directora de marketing, explica cómo funciona: "Un vendedor carga una foto de una tarjeta de presentación en una carpeta compartida. Esto triggerea una automatización de Zapier, que utiliza ChatGPT Vision para extraer detalles de contacto de la imagen. Luego, los datos extraídos se formatean en JSON y se integran perfectamente en el CRM del cliente, su sistema de correo electrónico o cualquier sistema que desee.
Audrey dice que el flujo de trabajo va más allá para los clientes que ejecutan campañas específicas para eventos. "Cada nuevo contacto se etiqueta con el nombre del evento, lo que dispara automáticamente seguimientos por correo electrónico y mensajes de texto preconfigurados adaptados al evento. “Esto garantiza que cada cliente futurible sea atendido de manera rápida y contextualizada, aumentando la probabilidad de conversión”.
Este flujo de trabajo ofrece resultados mensurables para sus clientes. "Los equipos de ventas suelen ahorrar cinco horas por semana, que antes dedicaban a la entrada manual de datos y a la gestión de clientes potenciales", comparte Audrey. "Lo que es más importante, el sistema ayuda a impulsar un aumento del 20% en los tratos cerrados al garantizar seguimientos oportunos y precisos. Debido a que el flujo de trabajo se basa en Zapier, es altamente personalizable. Podemos adaptarlo para que se ajuste a los sistemas específicos que utilizan nuestros clientes, garantizando una integración perfecta”.
Con esta solución, Inkyma ayuda a los equipos de ventas de sus clientes a operar de manera más eficiente e impulsar un crecimiento de ingresos mensurable al asegurarse de que ningún cliente futurible quede sin atender. Obtenga más información sobre cómo automatizar su integración o pruebe una de estas plantillas para comenzar a automatizar su flujo de trabajo de gestión de clientes potenciales.
Actualice los registros de Salesforce con datos generados por IA a partir de correos electrónicos de Microsoft Outlook
Clasifique datos de clientes potenciales según correos electrónicos con ChatGPT y agréguelos a Pipedrive
Analice y devuelva datos con AI by Zapier cuando se produzcan nuevas participaciones en HubSpot
Nota: Hay Zaps prediseñados (a los que llamamos plantillas Zap) que puedes usar. Simplemente haga clic en una plantilla Zap para comenzar a configurarla. Encontrarás plantillas Zap en el Directorio de aplicaciones y en muchas de nuestras entradas de blog. Cuando comienzas desde una plantilla, encontrarás algunas selecciones hechas de antemano, pero siempre necesitarás conectar tus cuentas de aplicaciones y confirmar la configuración de cada paso.
Automatizar el ciclo de comentarios de ventas
Las ventas son más un arte que una ciencia, pero aun así es importante ser metódico a la hora de aprender qué funciona y qué no. De lo contrario, su equipo perderá más tiempo del necesario en pruebas y errores. Las herramientas de IA pueden ayudarlo a recopilar y analizar información de llamadas de ventas rápidamente, generando información práctica para mejorar en solo unos segundos.
Belkins, una agencia de generación de clientes potenciales B2B con sede en Delaware, utiliza Zapier y ChatGPT para automatizar el ciclo de comentarios de ventas. Según el cofundador y socio gerente Michael Maximoff, "Generamos la transcripción de la reunión después de cada llamada entre nuestro ejecutivo de ventas y un futurible. Luego, Zapier triggerea una automatización que envía esta transcripción a un agente de GPT previamente capacitado y conocedor de nuestras mejores prácticas de ventas. Un agente analiza la transcripción y genera información clave: qué se hizo bien, qué oportunidades de venta se perdieron y qué áreas se pueden mejorar. Luego, estos comentarios se envían automáticamente a un ejecutivo de ventas a través de Slack”.
Pero no se quedan ahí. Michael continúa: "Con el tiempo, recopilamos un gran conjunto de datos de transcripciones y resultados de ventas. Esto nos permite encontrar los mejores guiones de ventas estadísticamente y eliminar errores. Toda empresa que envía correos electrónicos fríos, realiza llamadas de ventas o realiza cualquier otra forma de comunicación repetitiva, debería adquirir el hábito de integrar los ciclos de comentarios mediante software de automatización e IA.
Si tienes curiosidad por probar este proceso por ti mismo, aquí tienes algunas plantillas Zap populares que te ayudarán a comenzar. O bien, obtenga más información sobre cómo automatizar reuniones y llamadas de ventas para su equipo.
Crea conversaciones de ChatGPT a partir de nuevas transcripciones de tl;dv
Extraiga información de las transcripciones de Fathom con ChatGPT y agréguela a Notion
Crea conversaciones de ChatGPT a partir de nuevas reuniones de Fireflies.ai
Automatizar la puntuación y priorización de clientes futuribles
La puntuación de clientes futuribles es una de las partes más importantes de las operaciones de ingresos, y eso es lo que la agencia de marketing del Reino Unido LiamFallen.com utiliza IA y automatización para optimizar. Han podido optimizar la puntuación de clientes futuribles y priorizar el alcance, lo que ha tenido un impacto positivo en la eficiencia y el crecimiento de los ingresos.
Liam Fallen, propietario y consultor técnico de SEO, comparte: "Un flujo de trabajo específico que hemos configurado implica el uso de una herramienta de IA para calificar automáticamente los clientes potenciales entrantes en función del comportamiento, el nivel de participación y la idoneidad. La IA clasifica cada cliente futurible en tiempo real, por lo que nuestro equipo de ventas sabe qué futuribles tienen más probabilidades de convertirse. Una vez que un cliente futurible alcanza un puntaje determinado, el sistema trigger un flujo de trabajo automatizado que notifica al representante de ventas correspondiente y genera una secuencia de correo electrónico personalizada para su difusión.
Liam confirma que este proceso ha reducido el tiempo de clasificación manual y seguimiento, lo que ha ayudado a su equipo a concentrar su energía en clientes futuribles de alto potencial y reducir el tiempo perdido en clientes inactivos. "¿El resultado? Esfuerzos mejor focalizados, tiempos de respuesta más rápidos y un aumento general en las tasas de conversión”.
Desarrollar una herramienta de pronóstico con tecnología de IA
Una de las mejores formas de aplicar herramientas de IA es dejar que procesen información y le brinden un resumen práctico de los resultados.
Eliot Vancil, director ejecutivo de la empresa de gestión de combustible de Texas Fuel Logic, dice que su equipo RevOps ha cambiado la forma en que predicen los ingresos al agregar una herramienta de pronóstico con tecnología de IA. "Antes de esto, teníamos que pasar horas recopilando y analizando datos a mano, lo que llevaba tiempo y dejaba margen para errores", explica Eliot. "Gracias a que la IA analiza las tendencias de ventas pasadas y los datos del mercado en tiempo real, ahora es casi 30% más preciso realizar predicciones. Con este nivel de precisión, podemos adaptarnos rápidamente a los cambios y modificar nuestros planes de precios según sea necesario".
Estas capacidades predictivas pueden ser cruciales en industrias donde los precios cambian tan rápidamente. "Los cambios en el precio del combustible a principios de este año son un gran ejemplo", explica Eliot. "La herramienta de IA detectó nuevas tendencias de demanda que nuestro equipo no había visto de inmediato, lo que nos permitió realizar cambios de precios rápidamente. Entonces, vimos un aumento del 15% en las ventas trimestrales simplemente actuando según ideas que de otra manera no hubiéramos visto. Al automatizar los pronósticos, nuestro equipo ahora puede concentrarse en planes de crecimiento más grandes en lugar de realizar el trabajo de datos manualmente, lo que los hace más productivos y genera más dinero".
Cree un flujo de incorporación basado en IA
Digamos que tienes un servicio que ofrece una prueba gratuita. La IA puede ayudarle a mejorar las tasas de conversión y retención al comprender, predecir y responder a los comportamientos de los clientes.
Escuche esto de Gev Balyan, el fundador de Ucraft, un creador de sitios web sin código: "Un flujo de trabajo específico que tuvo un gran impacto es nuestro flujo de incorporación basado en IA. Cuando un nuevo usuario se registra, la IA identifica qué funciones le interesan más en función de sus acciones iniciales y envía orientación específica sobre cómo utilizar esas funciones de forma más eficaz. Por ejemplo, si un usuario parece centrado en crear una tienda en línea, recibirá contenido sobre cómo configurar productos, métodos de pago y consejos para optimizar la tienda.
Gev dice que el enfoque ha sido muy exitoso, no solo incrementando su conversión de planes gratuitos a planes de pago, sino también ayudando a los nuevos usuarios a obtener valor de Ucraft mucho más rápido (y, en última instancia, impulsando la retención). "Para cualquier empresa que esté considerando usar IA para la participación con el cliente, recomendaría centrarse en flujos de trabajo que se alineen con las necesidades principales de los usuarios. “Es eficiente, escalable y tiene un impacto directo en el crecimiento de los ingresos”.
Obtenga información en tiempo real y detección de cuellos de botella
Una de las funciones más importantes de cualquier gerente de operaciones es ver el panorama general con suficiente claridad para detectar posibles cuellos de botella y otras barreras a la eficiencia de su equipo. Las herramientas de IA pueden ayudarle a crear y mantener paneles de análisis en tiempo real para estar al tanto de los posibles problemas antes de que descarrilen la productividad de su equipo.
"En Kognic, nuestro equipo RevOps ha adoptado la IA y la automatización para mejorar las operaciones e impulsar el crecimiento de los ingresos, especialmente aprovechando información en tiempo real y detectando cuellos de botella en nuestro proceso de ventas", afirma Daniel Langkilde, fundador de la empresa de software sueca. "Una de las herramientas más impactantes que hemos integrado es un panel de análisis impulsado por IA, que nos brinda información instantánea sobre el rendimiento de las ventas, el comportamiento del cliente y dónde los clientes potenciales pueden estar abandonando el embudo. Este sistema alerta automáticamente a nuestro equipo cuando detecta cuellos de botella, lo que nos permite intervenir antes de que los problemas se agraven".
Por ejemplo, Daniel dice que si una etapa particular del ciclo de ventas comienza a desacelerarse, la IA identifica el problema y ofrece sugerencias sobre cómo abordarlo, como recomendar puntos de contacto adicionales para clientes futuribles específicos. Hemos automatizado nuestro reporting, con actualizaciones diarias sobre indicadores clave de rendimiento que rastrean todo, desde las tasas de conversión hasta las tendencias de ingresos. Esto ha reducido el trabajo manual y ha permitido a nuestro equipo tomar decisiones más rápidas y respaldadas por datos. Estas integraciones nos han ayudado a movernos más rápido y de manera más estratégica, mejorando en última instancia tanto nuestra eficiencia como nuestros resultados de ingresos. El resultado ha sido una mejora notable en la velocidad de la toma de decisiones y en el crecimiento general de los ingresos, ya que ahora podemos concentrar nuestros esfuerzos donde más importan”.
Obtenga información inteligente sobre los futuribles a partir de una variedad de fuentes de datos únicas
La recopilación y el análisis manual de datos suele consumir mucho tiempo, pero la IA ha cambiado eso. "Atrás quedaron los días de revisar hojas de cálculo, rastrear la web, verificar registros de CRM o unir manualmente información de herramientas desconectadas", comparte Mustafa Saeed, cofundador y director ejecutivo de Luella, una empresa de software con sede en Canadá.
Mustafa explica cómo esto cambia las cosas: "Ahora, usamos IA y automatización para rastrear cuándo los futuribles comparten desafíos que podemos resolver en las redes sociales, dejan reseñas negativas en los perfiles de2 de la competencia o visitan repetidamente nuestra página web. Los datos se analizan para descubrir patrones, priorizar oportunidades y perfeccionar nuestro alcance. Esto garantiza que nos dirigimos a los futuribles adecuados en el momento adecuado con el mensaje más relevante. Al aprovechar fuentes de datos únicas en lugar de las mismas bases de datos del mercado masivo que todos los demás utilizan, descubrimos información que otros pasan por alto".
Automatizar las auditorías para el perfil de Google Business
Especialmente si su empresa tiene una ubicación física, es importante mantener un perfil comercial de Google preciso y optimizado. Pero realizar auditorías periódicas de su perfil (sin mencionar el de sus competidores) puede ser una tarea titánica. La buena noticia es que las herramientas de IA pueden hacer la mayor parte del trabajo pesado por usted.
Para Ramzy Humsi, fundador y director ejecutivo de la agencia local de SEO suiza Vortex Ranker, la automatización de las auditorías de Google Business Profile y el análisis de la competencia con IA ha tenido un impacto enorme. "Al usar herramientas de IA, podemos extraer datos de los perfiles de múltiples competidores, como el número de reseñas, la frecuencia de palabras clave, la actividad de publicación y las métricas de participación", explica Ramzy. Esto nos permite identificar al instante qué distingue a las empresas con mejor rendimiento, para que podamos replicar y mejorar estas tácticas para nuestros clientes.
Entonces, ¿por qué esto ha marcado una diferencia tan grande? Ramzy dice: "Anteriormente, este análisis consumía mucho tiempo y limitaba nuestra capacidad de atender a más clientes. Ahora, con la automatización, recopilamos información útil en una fracción del tiempo, lo que nos permite la incorporación y optimización de perfiles para los clientes más rápido. Al acelerar esta parte del proceso, pudimos escalar nuestros servicios y aumentar los ingresos sin sacrificar la calidad.
Ramzy explica que la automatización ha tenido un impacto de gran alcance, más allá de las operaciones de ingresos. Integrar la IA de esta manera no solo mejora la precisión de nuestras recomendaciones, sino que también permite que nuestro equipo se concentre en el trabajo estratégico, como fortalecer las relaciones con los clientes y perfeccionar estrategias de optimización únicas. Para cualquiera que gestione el crecimiento en un entorno de alta demanda, automatizar procesos con gran cantidad de datos como estos es un cambio radical para aumentar la productividad y obtener resultados consistentes e impactantes".
Mejore su eficiencia operativa con IA y automatización
Si nunca ha utilizado herramientas de IA o automatización antes, puede resultar intimidante comenzar. Pero no es necesario ser un experto en codificación o tecnología para comenzar a incorporar procesos impulsados por IA en sus operaciones de ingresos. Zapier te permite configurar flujos de trabajo automatizados en miles de aplicaciones, para que puedas conectar tus herramientas críticas para el negocio entre sí e incorporar IA directamente al proceso. Además de estos flujos de trabajo automatizados llamados Zaps, la plataforma de automatización Zapier incluye:
Chatbots: crea chatbots personalizados para responder las preguntas de los clientes.
Central: Crea tus propios asistentes de IA para cualquier tarea.
Interfaces: Cree formularios personalizados, portales del cliente y herramientas internas que se integren con sus flujos de trabajo automatizados.
Tablas: almacene, organice y actúe sobre todos los datos en sus flujos de trabajo.
Para incorporar IA y automatización a sus procesos de RevOps, comience por decidir qué podría ayudar a su equipo a mejorar (y a escala) más. ¿Qué tipos de información le faltan, y qué acciones repetitivas serían más adecuadas para una herramienta automatizada, de modo que el tiempo de su equipo quede libre para un trabajo más impactante? A partir de ahí, solo es cuestión de elegir la herramienta adecuada y dar el primer paso en su viaje hacia la automatización.
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