¿Qué es un gráfico RACI? Y cómo hacer uno (con plantillas)

Hace unas semanas, en un arrebato de optimismo equivocado, me encontré en una sala de escape con ocho de mis amigos más brillantes. Estaba seguro de que saldríamos en un tiempo récord, pero pronto nos dimos cuenta de nuestro error: demasiados cocineros y poca coordinación.

Realmente podríamos haber utilizado RACI. El modelo RACI, que significa responsable, responsable, consultado e informado, nos habría proporcionado el tiempo de escape digno de Instagram que esperábamos. Este modelo de gestión de proyectos garantiza que haya roles claros, que no haya ideas conflictivas y que haya un proceso de comunicación claro. Aquí, analizaré el modelo RACI y cómo puede agilizar proyectos potencialmente caóticos y tal vez salvarte de tu propio desastre en una sala de escape.

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Tabla de contenido:

• ¿Qué es el modelo RACI?

• Plantillas de gráficos RACI gratuitas

• Beneficios de un gráfico RACI

• Ejemplos y casos de uso de gráficos RACI

• Cómo crear una matriz RACI

• Mejores prácticas del modelo RACI

• Alternativas del modelo RACI

¿Qué es el modelo RACI?

El modelo RACI, a veces llamado matriz de asignación de responsabilidades (RAM), es una herramienta de gestión de proyectos para asignar roles y responsabilidades a las distintas partes interesadas de un proyecto. Piense en ello como una hoja de ruta que indica quién hace qué. Es el ingrediente secreto para garantizar que sus proyectos no implosionen en un caos de falta de comunicación, trabajo redundante y desalineación.

RACI es un acrónimo que significa responsable, responsable, consultado e informado. Analicemos cada uno de ellos.

• Responsable: Es la persona que realmente hace la cosa. Piense en creativos, desarrolladores, analistas y otros trabajadores. Si estamos hablando de hacer un sándwich, esta es la persona que pone la mayonesa en el pan.

• Responsable: generalmente en una posición de liderazgo, esta es la persona que tiene la última palabra. Si ese sándwich termina siendo terrible, a esta persona es a quien se lo envías.

• Consultados: Son las personas con las que usted chatea antes de tomar decisiones. Algo como, "Oye, ¿crees que deberíamos agregarle pepinillos a esto?" Ellos aportan información, pero no están contigo en la cocina. En el mundo laboral, hablamos de personas como expertos en la materia, equipos legales y equipos de control de calidad.

• Informado: Estas personas están aquí sólo para recibir actualizaciones. "Para que lo sepas, vamos a usar pepinillos". Las partes informadas pueden incluir partes interesadas externas, usuarios finales, alta dirección o cualquier otra persona que necesite saber qué está sucediendo pero que no esté directamente involucrada en la acción.

Es importante destacar que RACI no se aplica sólo al proyecto general, sino que se aplica a cada tarea individual dentro de ese proyecto. Documentarás tus roles RACI en un diagrama RACI para asegurarte de que todo esté claro y transparente (más información sobre esto a continuación).

Plantillas de gráficos RACI

Antes de profundizar en los ejemplos, quiero asegurarme de que tienes las herramientas que necesitas para crear tu propio gráfico RACI, así que tengo dos plantillas para ti.

Plantilla de gráfico RACI interactivo

Los gráficos RACI tradicionales son "tradicionales" por una razón. Este realmente reenvía las cosas. La plantilla RACI interactiva de Zapier te ayuda a definir quién hace qué (y a quién se le informa), y luego te permite solicitar actualizaciones de Slack a cualquier persona marcada como "Responsable" con solo un clic en un botón. Personalícelo para su proyecto, asigne roles y deje que el flujo de trabajo haga el trabajo pesado. Y funciona bien con miles de otras aplicaciones.

Plantilla de gráfico RACI de hoja de cálculo

Con la ayuda de mi equipo de diseño, creé una plantilla RACI sencilla y fácil de usar en Hojas de cálculo de Google. Sé que no está escrito a mano en un pergamino, pero trato de contener mi decepción.

Esta plantilla tiene todos los elementos básicos de un diagrama RACI, con espacio para que usted complete las tareas del proyecto y los miembros del equipo.

• Las tareas del proyecto están en la columna izquierda.

• Los roles del proyecto están en la fila superior

• Cada tarea recibe una letra: R, A, C o I

• Las letras se aplican en las intersecciones de filas y columnas para señalar el nivel de participación y responsabilidad que tiene cada miembro del equipo para una tarea específica.

Beneficios de un gráfico RACI

No hay nada peor que encontrar a varias personas haciendo lo mismo mientras trabajan en un proyecto, o descuidando una tarea importante porque todos piensan que no es su trabajo.

RACI es una herramienta de gestión que ayuda a distribuir tareas y asignar responsabilidades de forma clara y transparente. Ayuda a las personas a saber dónde ir para obtener información o aprobación, evita que pasen la pelota a otros y garantiza que todos tengan claras sus responsabilidades principales. 

Los principales beneficios de RACI incluyen:

• Define claramente responsabilidades y expectativas: no más momentos del tipo "Bueno, finanzas dijo que estaba listo para enviar..." Cada uno conoce su papel y no hay forma de pisar callos.

• Reduce la confusión en el flujo de trabajo: es como tener un mapa en un laberinto. Sabes exactamente a dónde ir y qué hacer pendiente sin encontrarte con callejones sin salida o, peor aún, con minotauros.

• Mejora la comprensión y la claridad: debido a que siempre hay alguien responsable, las decisiones son decisivas y las responsabilidades están claramente definidas. Es como traducir los pensamientos de todos a un lenguaje universal donde "Pensé que querías decir..." se convierte en una frase del pasado. 

• Enfoque flexible: RACI funciona para casi cualquier tipo de proyecto. Ya sea que esté configurando un nuevo servidor o orquestando una campaña de marketing multicanal, el modelo RACI se puede adaptar a sus necesidades.

Ejemplos y casos de uso de gráficos RACI

Quizás usted se pregunte: "Yo, ¿cómo puedo saber cuándo es necesario un diagrama RACI?" Vamos a resolver esto. Estas son algunas de las situaciones en las que un gráfico RACI puede resultar útil, pero definitivamente puedes usarlo para muchos otros casos de uso.

Lanzamiento de nuevo producto

Lanzar un nuevo producto no es sólo una cuestión de quién hace qué. Se trata de comprender la jerarquía de la toma de decisiones. ¿Quién da la aprobación final a la estrategia de marketing? ¿A quién se debe consultar sobre los plazos de producción? Con RACI, no solo estás asignando tareas; estás aclarando la cadena de mando y consulta, lo que garantiza un proceso de lanzamiento más fluido.

Reubicación de oficina

¿Alguna vez intentaste mover todo tu espacio de trabajo sin perder tu taza favorita? ¿O tu cordura? ¿Quién tiene la autoridad para elegir la nueva ubicación? Si hay un problema con el nuevo espacio, ¿quién es el punto de contacto? Y antes de decidir la disposición de los asientos, ¿a quién se debe consultar? RACI delega tareas y define el flujo de toma de decisiones, garantizando una transición sin problemas.

Implementación de software

Implementar un nuevo software no es solo cuestión de instalación. ¿Quién aprueba la elección del software? ¿A quién consultar al momento de decidir las configuraciones? Y si las cosas salen mal, ¿quién es el valiente responsable de manejar las consecuencias? RACI proporciona una hoja de ruta clara de responsabilidad y consulta, garantizando que la implementación del software sea exitosa.

Planificación de eventos

Organizar un evento o conferencia corporativa implica muchas partes móviles. ¿Quién tiene la última palabra sobre el lugar? ¿Quién da la aprobación cuando necesitas saber si el karaoke es un sí o un no? ¿Y a quién se debe consultar a la hora de decidir entre un bar de tacos o rollos de sushi? RACI le ayuda a agilizar los procesos de comunicación y toma de decisiones.

Cómo crear una matriz RACI

Ahora que ya sabes qué es RACI, es momento de analizar el proceso paso a paso para crear tu propia matriz RACI.

1. Identificar la carga de trabajo del proyecto

El primer paso es enumerar todas las tareas principales, los resultados y las decisiones que deben tomarse a lo largo del proyecto. Me gusta comenzar con hitos de proyecto de alto nivel y luego dividirlos en tareas más específicas.

Algunos consejos para esta etapa:

• Utilice su plan de proyecto o la estructura de desglose del trabajo como punto de partida.

• Concéntrese en las decisiones clave y los resultados, no en cada pequeña tarea.

• Agrupe las tareas relacionadas para mantener su gráfico manejable.

• Incluya reuniones importantes o puntos de aprobación.

Recuerda que siempre puedes agregar más detalles más adelante si es necesario. El objetivo es capturar los elementos centrales de su proyecto.

2. Determinar roles

A continuación, identifique todas las partes interesadas y los roles involucrados en su proyecto. Esto podría incluir:

• Miembros del equipo

• jefes de departamento

• Ejecutivos

• Proveedores o consultores externos

• Clientes o consumidores

Me resulta útil pensar en quién debe participar en cada etapa del proyecto. No te olvides de las partes interesadas que quizás solo estén involucradas en fases específicas y que aparecen periódicamente para arruinarte el día, como Newman para tu Jerry.

Una vez que tenga su lista, considere si se pueden combinar algunos roles para mantener su diagrama optimizado. Por ejemplo, puede agrupar a todos los desarrolladores bajo un único rol de "equipo de desarrollo".

3. Construye tu gráfico

Comience por determinar el alcance de su proyecto. ¿Cuáles son las tareas específicas que deben realizarse? El nivel de detalle depende de usted. Cree una matriz con tareas enumeradas verticalmente y roles horizontalmente. 

Para cada tarea, asigna la designación RACI apropiada a cada rol, como si estuvieras repartiendo trofeos de participación en la ceremonia de graduación de jardín de infantes más aburrida del mundo. Querrá determinar quién es responsable (el hacedor), quién rinde cuentas (el tomador de decisiones), a quién se debe consultar (los asesores) y a quién se debe informar (las personas que se mantienen informadas).

A medida que complete el cuadro, es posible que se dé cuenta de que necesita ajustar su lista de tareas o roles. Eso es perfectamente normal: el proceso de creación del diagrama RACI a menudo ayuda a refinar el plan del proyecto.

4. Compartir y revisar

Una vez configurada la matriz RACI inicial, reúna al equipo para una sesión de revisión. Este enfoque colaborativo garantiza que todos estén de acuerdo sobre sus roles y responsabilidades. Es una oportunidad para aclarar cualquier ambigüedad y resolver cualquier desacuerdo para que todos estén en sintonía.

Algunas preguntas para hacer durante la revisión:

• ¿Están incluidas todas las tareas necesarias?

• ¿Se asignan las personas adecuadas a cada función?

• ¿Existe un propietario claro (responsable) para cada tarea?

• ¿Existen posibles cuellos de botella o miembros del equipo sobrecargados?

Esté abierto a recibir comentarios y dispuesto a realizar ajustes. El objetivo es crear un cuadro RACI con el que todos estén de acuerdo y se sientan dueños de él.

5. Manténgase adaptable y comprometido

Los proyectos evolucionan y su matriz RACI también debería hacerlo. A medida que avance, es posible que sea necesario abordar cambios o traslados. Los escenarios que podrían justificar una revisión de RACI incluyen:

• Un cambio en el alcance o el cronograma del proyecto

• Un cambio en los miembros del equipo o las partes interesadas

• Un cuello de botella o un obstáculo que impide el progreso

• La constatación de que ciertos roles están sobreutilizados o subutilizados

Se supone que su diagrama RACI debe ser una herramienta relevante y valiosa, no una pieza de arte decorativa. Por lo tanto, revíselo periódicamente, modifíquelo según sea necesario y mantenga abiertas las líneas de comunicación.

Mejores prácticas del modelo RACI

A continuación se presentan algunas reglas de oro para utilizar el modelo RACI:

• Cada tarea debe tener al menos una parte responsable. Alguien tiene que arremangarse y hacerlo. De lo contrario, no es más que una mera batalla de encogimientos de hombros tipo "no es mi trabajo".

• Siempre hay un único responsable de cada tarea. Agregar otro es como tener dos mariscales de campo en un partido de fútbol. A menos que seas los 2008 Miami Dolphins, simplemente no funciona.

• Sólo los roles responsables y responsables son obligatorios para cada tarea. Esto garantiza que para cada actividad haya alguien que haga el trabajo y alguien que se asegure de que se haga correctamente. Todos los demás están ahí sólo para apoyar.

• Mantenlo simple Si tu abuela no puede descifrar tu diagrama RACI, lo estás haciendo mal. Hazlo claro y comprensible.

Alternativas de la matriz RACI

La matriz RACI es un elemento básico en la gestión de proyectos, pero como con cualquier herramienta, a veces se necesita una llave diferente para un perno diferente. Si RACI no funciona para usted, aquí hay algunas alternativas.

• RAS (Responsable, Aprobar, Apoyar): esta versión simplificada de RACI puede ser una buena opción si su equipo no necesita las distinciones "Consultado" e "Informado". RAS es perfecto para aquellos proyectos que piensan "no hagamos esto más difícil de lo necesario".

• RAPID (Recomendar, Acordar, Ejecutar, Ingresar, Decidir): Este es ideal para procesos de toma de decisiones. Si su proyecto implica muchas decisiones que requieren el aporte de varias partes interesadas, RAPID puede ayudar a agilizar quién hace qué.

• CARS (Consultado, Aprobado, Responsable, Apoyado): Esta es otra variación de RACI que enfatiza las funciones de apoyo y la autoridad de aprobación. CARS es para ti si tu proyecto consiste en conseguir esas luces verdes (chiste de coches).

• RASCI (Responsable, Aprobar, Apoyar, Consultado, Informado): el primo de alto rendimiento de RACI, RASCI incluye el rol de "Apoyo", que puede ser crucial para proyectos en los que ciertos miembros del equipo brindan recursos o apoyo sin estar involucrados directamente.

• DACI (Conductor, Aprobador, Colaborador, Informado): Este modelo es útil para proyectos con un “conductor” o líder claro. Se enfatiza el rol de liderazgo mientras se mantiene a todos los demás informados. Utilice DACI cuando alguien claramente lleva el sombrero de capitán, pero aún así necesita una tripulación. 

• CLAM (Colaborar, cliente futurible, Acordar, Monitorear): CLAM podría ser el camino a seguir si su proyecto es altamente colaborativo. Si parece que es un proyecto grupal en la escuela, donde todos necesitan participar, prueba CLAM.

La elección del modelo adecuado depende de las necesidades específicas de su proyecto y de la dinámica de su equipo. Si bien RACI es un fantástico punto de partida, no tenga miedo de explorar estas alternativas para encontrar la opción perfecta para su próximo proyecto. Y si todo lo demás falla, simplemente inventa tu propio acrónimo. ¿Quién te detiene?

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Este artículo fue publicado originalmente en septiembre 2023. La actualización más reciente fue en julio 2025.