Was ist ein RACI-Diagramm? Und wie man eins macht (mit Vorlagen)

Vor ein paar Wochen fand ich mich in einem Ausbruch von fehlgeleitetem Optimismus mit acht meiner brillantesten Freunde in einem Escape Room wieder. Ich war zuversichtlich, dass wir in Rekordzeit ausscheiden würden, aber wir erkannten schnell unseren Fehler: zu viele Köche, nicht genug Koordination.

Wir hätten RACI wirklich gebrauchen können. Das RACI-Modell – das für verantwortungsbewusst, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert steht – hätte uns die Instagram-würdige Fluchtzeit verschafft, auf die wir gehofft hatten. Dieses Projektmanagementmodell sorgt dafür, dass die Aufgaben klar verteilt sind, es keine widersprüchlichen Ideen gibt und die Kommunikation reibungslos läuft. Hier werde ich das RACI-Modell auspacken und wie es potenziell chaotische Projekte rationalisieren kann – und Sie vielleicht vor Ihrer eigenen Escape-Room-Katastrophe bewahren kann.

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Inhalt:

• Was ist das RACI-Modell?

• Kostenlose RACI-Diagrammvorlagen

• Vorteile eines RACI-Diagramms

• Beispiele und Anwendungsfälle für RACI-Diagramme

• So erstellen Sie eine RACI-Matrix

• Best Practices für RACI-Modelle

• RACI-Modell-Alternativen

Was ist das RACI-Modell?

Das RACI-Modell, manchmal auch als Verantwortungszuweisungsmatrix (RAM) bezeichnet, ist ein Projektmanagement-Tool , mit dem Rollen und Verantwortlichkeiten an die verschiedenen Beteiligten eines Projekts verteilt werden. Betrachten Sie es als einen Fahrplan dafür, wer was tut. Es ist die geheime Zutat, um sicherzustellen, dass Ihre Projekte nicht in einem feurigen Durcheinander aus Missverständnissen, redundanter Arbeit und Fehlausrichtung implodieren.

RACI ist ein Akronym, das für Responsible, Accountable, Consulted und Informed steht. Lassen Sie uns jede davon aufschlüsseln.

• Verantwortlich: Das ist die Person, die das Ding tatsächlich macht. Denken Sie an Kreative, Entwickler, Analysten und andere Arbeitsbienen. Wenn wir über die Zubereitung eines Sandwiches sprechen, ist dies die Person, die die Mayo auf das Brot klatscht.

• Verantwortlich: In der Regel ist dies in einer Führungsposition die Person, die das letzte Wort hat. Wenn das Sandwich am Ende schrecklich ist, schicken Sie es an diesen zurück.

• Konsultiert: Das sind die Leute, mit denen du chattest, bevor du Entscheidungen triffst. Nach dem Motto: "Hey, denkst du, wir sollten Gurken hinzufügen?" Sie geben Input, aber sie sind nicht mit dir in der Küche. In der Arbeitswelt sprechen wir über Menschen wie Fachexperten, Rechtsteams und Qualitätssicherungsteams.

• Informiert: Diese Leute sind nur hier, um Updates zu erhalten. "Nur damit ihr es wisst, wir gehen mit Gurken." Informierte Personen können externe Stakeholder, Endbenutzer, die Geschäftsleitung oder alle anderen sein, die wissen müssen, was los ist, aber nicht direkt an der Aktion beteiligt sind.

Wichtig ist, dass RACI nicht nur für das Gesamtprojekt gedacht ist, sondern für jede einzelne Aufgabe innerhalb des Projekts angewendet wird. Sie dokumentieren Ihre RACI-Rollen in einem RACI-Diagramm, um sicherzustellen, dass alles klar und transparent ist – mehr dazu weiter unten.

RACI-Diagrammvorlagen

Bevor wir uns mit den Beispielen beschäftigen, will ich sicherstellen, dass du die Tools hast, die du brauchst, um dein eigenes RACI-Diagramm zu erstellen. Deshalb habe ich zwei Vorlagen für dich.

Interaktive RACI-Diagrammvorlage

Traditionelle RACI-Diagramme sind aus gutem Grund "traditionell". Das bringt die Sache tatsächlich weiterleiten. Mit der interaktiven RACI-Vorlage von Zapier kannst du festlegen, wer was macht (und wer nur informiert wird). Dann kannst du mit einem Klick Slack-Updates von allen anfordern, die als „ "“ oder „Responsible“ markiert sind." Passe es an dein Projekt an, weise Rollen zu, und lass den Workflow die Arbeit machen. Und es funktioniert super mit Tausenden anderen Anwendungen.

RACI-Diagrammvorlage für Tabellenkalkulationen

Mit der Hilfe meines Designteams habe ich eine einfache, benutzerfreundliche RACI-Vorlage in Google Sheets erstellt. Ich weiß, es ist nicht handgeschrieben auf einem Pergament, aber versuchen Sie, Ihre Enttäuschung zu zügeln.

Diese Vorlage hat alle wichtigen Elemente eines RACI-Diagramms und Platz, um Ihre Projektaufgaben und Teammitglieder einzutragen.

• Die Projektaufgaben sind in der linken Spalte.

• Projektrollen befinden sich in der obersten Zeile

• Jede Aufgabe kriegt einen Buchstaben: R, A, C oder I.

• Buchstaben werden an den Schnittpunkten von Zeilen und Spalten verwendet, um anzuzeigen, wie stark jedes Teammitglied an einer bestimmten Aufgabe beteiligt ist und wie viel Verantwortung es dafür trägt.

Vorteile eines RACI-Diagramms

Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn mehrere Leute bei einem Projekt dasselbe machen oder eine wichtige Aufgabe vernachlässigen, weil jeder denkt, dass das nicht seine Aufgabe ist.

RACI ist ein Management-Tool, das dabei hilft, Aufgaben klar und transparent zu verteilen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Es hilft den Leuten, zu wissen, wo sie Infos oder Genehmigungen bekommen, verhindert, dass jemand die Verantwortung weitergibt, und sorgt dafür, dass jeder weiß, was seine Hauptaufgaben sind. 

Zu den wichtigsten Vorteilen von RACI gehören:

• Klare Definition von Verantwortlichkeiten und Erwartungen: Schluss mit "Nun, die Finanzabteilung hat gesagt, dass es versandbereit ist... "-Momente. Jeder weiß, was er zu tun hat, und es gibt keine Überschneidungen.

• Workflow-Verwirrung wird reduziert: Es ist wie eine Karte in einem Labyrinth. Du weißt genau, wo du hin musst und was zu tun ist, ohne in Sackgassen oder, schlimmer noch, Minotauren zu geraten.

• Verbessert das Verständnis und die Klarheit: Denn es gibt immer jemanden, der verantwortlich ist, Entscheidungen sind entscheidend und Verantwortlichkeiten sind unmissverständlich definiert. Es ist, als würde man die Gedanken aller in eine universelle Sprache übersetzen, in der "Ich dachte, du meinst... " wird zu einer Phrase der Vergangenheit. 

• Flexibler Ansatz: RACI funktioniert für fast jeden Projekttyp. Egal, ob du einen neuen Server aufstellst oder eine Multi-Channel-Marketingkampagne planst, das RACI-Modell lässt sich ganz nach deinen Bedürfnissen anpassen.

Beispiele und Anwendungsfälle für RACI-Diagramme

Sie fragen sich vielleicht: "Selbst, woher weiß ich, wann ein RACI-Diagramm benötigt wird?" Lassen Sie uns das klären. Hier sind einige der Situationen, in denen sich ein RACI-Diagramm als nützlich erweisen würde, aber Sie können es definitiv für viele andere Anwendungsfälle verwenden.

Neue Produkteinführung

Bei der Einführung eines neuen Produkts geht es nicht nur darum, wer was tut. Es geht darum, die Hierarchie der Entscheidungsfindung zu verstehen. Wer gibt den letzten Schliff für die Marketingstrategie? Wer sollte zu den Produktionszeitplänen konsultiert werden? Mit RACI teilst du nicht nur Aufgaben zu, sondern machst auch klar, wer was macht und wer mit wem redet, damit alles reibungslos läuft.

Umzug des Büros

Haben Sie schon einmal versucht, Ihren gesamten Arbeitsbereich zu bewegen, ohne Ihre Lieblingstasse zu verlieren? Oder deine geistige Gesundheit? Wer ist befugt, den neuen Standort zu wählen? Wenn es ein Problem mit dem neuen Raum gibt, wer ist der Kontakt? Und wer sollte vor der endgültigen Festlegung der Sitzordnung konsultiert werden? RACI verteilt Aufgaben und legt den Entscheidungsfindungsprozess fest, damit alles reibungslos läuft.

Software-Implementierung

Bei der Implementierung neuer Software geht es nicht nur um die Installation. Wer entscheidet sich für die Software? An wen sollten Sie sich bei der Entscheidung über Konfigurationen wenden? Und wenn die Dinge schief gehen, wer ist dann die tapfere Seele, die für die Bewältigung der Folgen verantwortlich ist? RACI bietet eine klare Roadmap für Verantwortung und Beratung, um sicherzustellen, dass der Software-Rollout erfolgreich ist.

Veranstaltungsplanung

Die Organisation einer Firmenveranstaltung oder Konferenz umfasst viele bewegliche Teile. Wer hat das letzte Wort über den Veranstaltungsort? Wer entscheidet, ob Karaoke okay ist oder nicht? Und wer sollte bei der Entscheidung zwischen Taco-Bar oder Sushi-Rollen zu Rate gezogen werden? RACI hilft dir dabei, die Kommunikation und die Entscheidungsfindung zu optimieren.

So erstellen Sie eine RACI-Matrix

Jetzt, wo du weißt, was RACI ist, ist es Zeit, Schritt für Schritt zu schauen, wie du deine eigene RACI-Matrix aufbaust.

1. Identifizieren Sie die Projektauslastung

Der erste Schritt besteht darin, alle wichtigen Aufgaben, Ergebnisse und Entscheidungen aufzulisten, die im Laufe deines Projekts getroffen werden müssen. Ich fang gern mit den großen Meilensteinen eines Projekts an und zerlege sie dann in kleinere Aufgaben.

Einige Tipps für diese Phase:

• Nimm deinen Projektplan oder deine Arbeitsaufteilung als Ausgangspunkt.

• Konzentrier dich auf die wichtigen Entscheidungen und Ergebnisse, nicht auf jede Aufgabe.

• Gruppiere ähnliche Aufgaben, damit dein Diagramm übersichtlich bleibt.

• Wichtige Meetings oder Genehmigungspunkte einbeziehen.

Denken Sie daran, dass Sie später bei Bedarf jederzeit weitere Details hinzufügen können. Ziel ist es, die Kernelemente Ihres Projekts zu erfassen.

2. Bestimmen von Rollen

Identifizieren Sie als Nächstes alle Beteiligten und Rollen, die an Ihrem Projekt beteiligt sind. Dies kann Folgendes umfassen:

• Teammitglieder

• Abteilungsleiter

• Führungskräfte

• Externe Anbieter oder Berater

• Auftraggeber oder Kunden

Ich finde es hilfreich, darüber nachzudenken, wer in jeder Phase des Projekts involviert sein muss. Vergessen Sie nicht die Stakeholder, die vielleicht nur in bestimmten Phasen involviert sind und regelmäßig vorbeischauen, um Ihren Tag zu ruinieren wie der Newman zu Ihrem Jerry.

Sobald Sie Ihre Liste haben, überlegen Sie, ob Rollen kombiniert werden können, um Ihr Diagramm übersichtlich zu halten. Sie können z. B. alle Entwickler unter einer einzigen Rolle "Entwicklungsteam" gruppieren.

3. Erstellen Sie Ihr Diagramm

Beginnen Sie damit, den Umfang Ihres Projekts zu bestimmen. Was genau muss gemacht werden? Der Detaillierungsgrad bleibt Ihnen überlassen. Mach dir eine Matrix, wo die Aufgaben senkrecht und die Rollen waagerecht stehen. 

Weis jeder Aufgabe die passende RACI-Bezeichnung zu, als würdest du bei der langweiligsten Kindergartenabschlussfeier der Welt Teilnahme-Trophäen verteilen. Du solltest klären, wer was macht (die Macher), wer die Verantwortung trägt (die Entscheidungsträger), wer mitreden muss (die Berater) und wer auf dem Laufenden gehalten werden sollte (die Leute, die Bescheid wissen müssen).

Während du die Tabelle ausfüllst, wirst du vielleicht merken, dass du deine Aufgabenliste oder Rollen anpassen musst. Das ist total normal – beim Erstellen des RACI-Diagramms wird oft der Projektplan noch etwas verbessert.

4. Teilen und überprüfen

Sobald Ihre anfängliche RACI-Matrix eingerichtet ist, versammeln Sie die Crew zu einer Überprüfungssitzung. Dieser kollaborative Ansatz stellt sicher, dass sich jeder über seine Rollen und Verantwortlichkeiten einig ist. Das ist eine Gelegenheit, Unklarheiten zu klären und Meinungsverschiedenheiten auszuräumen, damit alle auf dem gleichen Stand sind.

Einige Fragen, die Sie während der Überprüfung stellen sollten:

• Sind alle wichtigen Aufgaben dabei?

• Sind jeder Rolle die richtigen Personen zugeordnet?

• Gibt's für jede Aufgabe einen klaren Verantwortlichen (der dafür zuständig ist)?

• Gibt es potenzielle Engpässe oder überlastete Teammitglieder?

Sei offen für Feedback und bereit, Anpassungen vorzunehmen. Ziel ist es, ein RACI-Diagramm zu erstellen, auf das sich alle einigen und das sich zugehörig fühlt.

5. Bleiben Sie anpassungsfähig und engagiert

Projekte entwickeln sich weiter, und das sollte auch Ihre RACI-Matrix tun. Im Laufe des Spiels müssen möglicherweise Änderungen oder Verschiebungen vorgenommen werden. Zu den Szenarien, die eine RACI-Überprüfung rechtfertigen könnten, gehören:

• Eine Änderung des Projektumfangs oder des Zeitplans

• Eine Verschiebung bei Teammitgliedern oder Stakeholdern

• Ein Engpass oder eine Blockade, die den Fortschritt behindert

• Die Erkenntnis, dass bestimmte Rollen über- oder zu wenig ausgelastet sind

Dein RACI-Diagramm soll ein nützliches und wertvolles Tool sein, kein dekoratives Kunstwerk. Überprüfen Sie es also regelmäßig, optimieren Sie es nach Bedarf und halten Sie die Kommunikationskanäle offen.

Best Practices für RACI-Modelle

Hier sind einige goldene Regeln für die Verwendung des RACI-Modells:

• Jede Aufgabe sollte mindestens eine Person haben, die dafür verantwortlich ist. Jemand muss die Ärmel hochkrempeln und es tun. Sonst ist es nur ein Jedermann-Tumpf von "nicht mein Job"-Achselzucken.

• Für jede Aufgabe gibt's immer nur einen Verantwortlichen. Einen weiteren hinzuzufügen ist, als hätte man zwei Quarterbacks in einem Football-Spiel. Wenn du nicht der 2008 Miami Dolphins bist, funktioniert es einfach nicht.

• Für jede Aufgabe sind nur die verantwortlichen und rechenschaftspflichtigen Rollen obligatorisch. Dadurch wird sichergestellt, dass es für jede Aktivität jemanden gibt, der die Arbeit erledigt und sicherstellt, dass sie richtig gemacht wird. Alle anderen sind nur zur Unterstützung da.

• Halten Sie es einfach. Wenn deine Oma dein RACI-Diagramm nicht herausfinden kann, machst du es falsch. Machen Sie es klar und verständlich.

RACI-Matrix-Alternativen

Die RACI-Matrix ist ein fester Bestandteil des Projektmanagements, aber wie bei jedem Tool braucht man manchmal einen anderen Schraubenschlüssel für eine andere Schraube. Wenn RACI bei Ihnen nicht funktioniert, finden Sie hier einige Alternativen.

• RAS (Verantwortlich, Genehmigen, Unterstützen): Diese vereinfachte Version von RACI könnte gut geeignet sein, wenn Ihr Team die Unterscheidungen "Konsultiert" und "Informiert" nicht benötigt. RAS ist perfekt für Projekte, bei denen es nicht schwieriger ist, als es sein muss.

• RAPID (Empfehlen, Zustimmen, Ausführen, Eingeben, Entscheiden): Das ist super für Entscheidungsfindungsprozesse. Wenn Ihr Projekt viele Entscheidungen erfordert, die den Input verschiedener Interessengruppen erfordern, kann RAPID dabei helfen, zu optimieren, wer was tut.

• CARS (Consulted, Approve, Responsible, Support – Konsultiert, Genehmigt, Verantwortlich, Unterstützt): Das ist eine andere RACI-Variante, die den Fokus auf unterstützende Aufgaben und Genehmigungsbefugnisse legt. CARS ist das Richtige für Sie, wenn es bei Ihrem Projekt darum geht, grünes Licht zu bekommen (Autowitz).

• RASCI (verantwortlich, genehmigen, unterstützen, beraten, informieren): RACIs überragender Cousin, RASCI, umfasst die Rolle des "Supports", die für Projekte von entscheidender Bedeutung sein kann, bei denen bestimmte Teammitglieder Ressourcen oder Unterstützung bereitstellen, ohne direkt beteiligt zu sein.

• DACI (Treiber, Genehmiger, Mitwirkender, Informiert): Dieses Modell ist praktisch für Projekte mit einem klaren "Treiber" oder Anführer. Es betont die Führungsrolle, während alle anderen auf dem Laufenden bleiben. Verwenden Sie DACI, wenn jemand eindeutig die Kapitänsmütze trägt, Sie aber trotzdem eine Besatzung benötigen. 

• CLAM (Collaborate, Lead, Agree, Monitor – Zusammenarbeiten, Führen, Einigen, Überwachen): CLAM könnte die richtige Wahl sein, wenn dein Projekt stark auf Zusammenarbeit ausgerichtet ist. Wenn es sich wie ein Gruppenprojekt in der Schule anfühlt, bei dem jeder mit anpacken muss, probieren Sie CLAM aus.

Die Wahl des richtigen Modells hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Projekts und der Dynamik Ihres Teams ab. RACI ist zwar ein fantastischer Ausgangspunkt, aber scheuen Sie sich nicht, diese Alternativen zu erkunden, um die perfekte Lösung für Ihr nächstes Unterfangen zu finden. Und wenn alles andere fehlschlägt, denken Sie sich einfach Ihr eigenes Akronym aus. Wer hält dich auf?

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Dieser Artikel wurde ursprünglich im September 2023veröffentlicht. Das letzte Update erfolgte im Juli 2025.