E-Mails sind das Rückgrat des Internets – und sogar des echten Lebens. Du brauchst ein E-Mail-Konto, um Filme zu streamen, Nachrichten zu lesen und die meisten Rechnungen zu bezahlen. Und der einfache E-Mail-Posteingang hat sich seit seiner Einführung kaum verändert. Es funktioniert immer noch mehr oder weniger wie ein physischer Briefkasten: Alles, sogar Junk-Mail, landet auf demselben Stapel.
Anstatt dich mit einem chaotischen Posteingang abzufinden, gibt es Tools, mit denen du deinen Gmail-Posteingang übersichtlicher und benutzerfreundlicher gestalten kannst. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Gmail für sich nutzen können.
Passe deine Anzeigeeinstellungen an
In Ihrem Gmail-Posteingang sind einige Standardeinstellungen für die Anzeige enthalten, die Sie möglicherweise ändern möchten. Um diese zu ändern, klick einfach auf das Zahnrad-Symbol oben rechts in der Symbolleiste. Dann öffnet sich rechts in deinem Posteingang ein Fenster. Hier können Sie festlegen, wie Ihr Posteingang aussehen soll.
Die erste Option ist, die Dichte deines Posteingangs zu ändern – das ist nur ein schickes Wort dafür, wie viel Platz zwischen den E-Mails ist und was du in der Vorschau siehst. Die Standarddichte ist für mich genau richtig, aber Sie möchten möglicherweise mehr Spielraum (den Google Mail als komfortable Dichte bezeichnet) oder weniger (die OptionKompakt).
Als Nächstes können Sie das Design Ihres Posteingangs ändern. Sie können verschiedene Farbschemata und sogar Hintergrundfotos auswählen – einschließlich des Hochladens Ihrer eigenen.
Abgesehen von der Ästhetik können Sie auch einen Posteingangstyp über dasselbe Bedienfeld auswählen. Die Namen sind ziemlich selbsterklärend – jeder Posteingangstyp organisiert Ihre E-Mails auf unterschiedliche Weise (z. B. ungelesen zuerst oder mit Sternen zuerst). Wählen Sie das Format, das für Sie geeignet ist, und experimentieren Sie im Laufe der Zeit, um herauszufinden, welches Ihnen am besten gefällt.
Schließlich können Sie auswählen, ob Sie den Lesebereich verwenden möchten oder nicht. Der Lesebereich öffnet E-Mails in einer Seitenleiste, sodass du immer den Überblick über deinen gesamten Posteingang behältst – das erinnert ein bisschen an Outlook. Ich persönlich finde den Lesebereich super, aber das ist nicht jedermanns Sache – also such dir einfach aus, was dir am besten hilft, E-Mail-Content zu lesen.
Beschriften Sie Ihre Post
Sobald Sie die Grundansicht Ihres Posteingangs eingerichtet haben, ist es an der Zeit, über die Beschriftung Ihrer Gmail-Nachrichten nachzudenken. Mit Labels kannst du E-Mails auf einen Blick sortieren und sie sind auch total anpassbar, sodass du herumprobieren und ein System finden kannst, das für dich funktioniert.
Um deine Gmail-Labels einzurichten, klick einfach auf das Zahnrad-Symbol oben rechts in der Symbolleiste. Dadurch wird das rechte Einstellungsfenster wieder geöffnet – du musst aber oben auf „Alle Einstellungen anzeigen“ klicken. Navigieren Sie von dort aus zur Registerkarte Labels .
In Gmail gibt es einige Standard-Systemlabels für universelle Kategorien wie "Werbung", "Soziale Netzwerke" und "Papierkorb". Sie können wählen, ob Sie diese verwenden möchten oder nicht, aber die wahre Magie passiert, wenn Sie nach unten scrollen. Hier können Sie benutzerdefinierte Labels für Ihre E-Mails festlegen, die sie in verschiedene Ordner sortieren. Klick auf die Schaltfläche „Neue Beschriftung erstellen“, um eine neue zu erstellen. (Wenn du den Dreh raus hast, kannst du das auch direkt aus deinem Posteingang oder sogar aus einer E-Mail heraus machen.)
Wie du oben sehen kannst, hab ich ein paar wichtige Labels, mit denen ich meine E-Mails ordentlich halte. Zum Beispiel kommen alle meine Sachen, die mit Versicherungen und Miete zu tun haben, in den Ordner „Wichtige Erwachsenensachen“ – der hat einen Unterordner für E-Mails, die mit der Arbeit zu tun haben, wie meine monatlichen Updates von „ 401k“.
Wenn Sie versuchen, Ordnung in einen chaotischen Posteingang zu bringen, ist die Massenetikettierung Ihr bester Freund. Wenn du die gewünschten Labels erstellt hast, kannst du sie mit der Massenbeschriftung auf mehrere E-Mails in deinem Posteingang gleichzeitig anwenden. Klick einfach auf das Kästchen oben links in deiner Posteingangs-Symbolleiste und wähl dann die gewünschte Beschriftung aus.
Wenn dann neue E-Mails reinkommen, kannst du sie direkt in der Nachricht mit einem Label versehen, indem du oben auf das Label-Symbol klickst und das gewünschte Label auswählst.
Ich habe dieses Etikettierungssystem im Laufe der Zeit entwickelt, also machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie es beim ersten Versuch hinbekommen. Beginnen Sie mit ein paar grundlegenden Bezeichnungen (z. B. Zuhause, Kinder, Haustiere usw.) und experimentieren Sie dann, um herauszufinden, was für Sie funktioniert.
Wichtige neue E-Mails erkennen
Wenn du dir deinen Gmail-Posteingang ansiehst, fallen dir vielleicht kleine gelbe Markierungen neben bestimmten E-Mails auf. Diese Tags werden als Wichtigkeitsmarker bezeichnet und helfen dabei, Ihre Aufmerksamkeit auf die Nachricht zu lenken.
Wichtigkeitsmarkierungen Verwende ein paar Faktoren, um zu erkennen, welche E-Mails wichtig sind – zum Beispiel, an wen du E-Mails schreibst (und wie oft), welche E-Mails du normalerweise beantwortest und welche E-Mails du löschst.
Sie können die Wichtigkeitsmarkierungen über den Tab "Posteingang" in Ihren Gmail-Einstellungen aktivieren. Ich benutze Wichtigkeitskennzeichen, um meinen Posteingang schneller zu checken, aber vielleicht möchtest du nicht, dass Gmail deine E-Mail-Aktivitäten nutzt, um Vorhersagen zu treffen.
Verwende verschiedene Varianten deiner E-Mail-Adresse, um Spam-Mails zu filtern.
Wusstest du schon? Gmail ignoriert Punkte in deiner E-Mail-Adresse und schneidet alles ab, was nach einem Pluszeichen kommt. Wenn ich also eine E-Mail an examp.le.a.d.d.ress@gmail.com schicke, Es würde an exampleaddress@gmail.com geliefert werden. Ähnlich ist es mit Pluszeichen: Wenn ich eine E-Mail an Beispieladresse+test@gmail.com schicke, kommt die E-Mail bei exampleaddress@gmail.com an.
Sie können diese gefälschten Gmail-Adressen verwenden, um unerwünschte Nachrichten automatisch zu archivieren.
Nehmen wir mal an, eine Website verlangt, dass du ihren täglichen Newsletter abonnierst, um einen Rabatt zu bekommen. Du kannst einfach die Adresse Beispieladresse+unwanted@gmail.com angeben und dann einen Gmail-Filter , der nach„ “ an „Beispieladresse+unwanted@gmail.com“ sucht und alle eingehenden E-Mails automatisch archiviert.
Filter sind ziemlich einfach einzurichten; öffne einfach die Einstellungen und klicke auf den Reiter „Filter und blockierte Adressen“. Du siehst einen Button zum Erstellen eines neuen Filters– klicke darauf und gib ein, wonach du filtern möchtest.
Das hat den Vorteil, dass zukünftige Werbe-E-Mails dieser Website nicht deinen Posteingang verstopfen. Wenn ich also einen neuen Toteme-Trenchcoat kaufen will, kann ich trotzdem in meinen Gmail-Archiven nach Gutscheincodes und Deals suchen, die ich von ihnen bekommen habe.
Tipp: Filter sind nicht nur zum Identifizieren von Marketing-E-Mails da. Du kannst Filter erstellen, die E-Mails von deinem Chef (oder deiner Mutter) erkennen und markieren, Kontoauszüge automatisch an deinen Partner weiterleiten oder E-Mails von einer bestimmten Person mit Labels versehen.
Beschäftigte Gruppenthreads stummschalten
Einer der schwierigsten Aspekte beim Verwalten deines Posteingangs ist es, herauszufinden, was du mit Gruppengesprächen machen sollst. In Gmail werden Unterhaltungen standardmäßig mit Threads verknüpft, sodass Sie jede einzelne Antwort an einem Ort sehen können, aber es kann trotzdem chaotisch werden.
Wenn du in einem Gruppen-E-Mail-Thread feststeckst, der für dich nicht mehr relevant ist, gibt es einen schnellen Ausweg, ohne die Unterhaltung zu löschen: sie stumm schalten. Alle zukünftigen Nachrichten werden direkt in Ihr Archiv verschoben.
Klick dazu einfach auf das „Mehr “-Symbol, wenn die Nachricht geöffnet ist, und wähl „Stummschalten“.
Snooze-Unterhaltungen für später
Wenn Ihr Posteingang überlastet ist, können Sie eine Konversation so verschieben , dass sie zu einem Zeitpunkt wieder angezeigt wird, an dem Sie besser bereit sind, das Problem anzugehen. Um einen Thread zu pausieren, klick auf das „Mehr “-Symbol, wähl „Pausieren“, „ “ und sag dann, bis wann die Nachricht pausiert werden soll.
Die Nachricht kommt dann zur angegebenen Zeit wieder in deinen Posteingang (mit dem Vermerk „Zurückgestellt“, damit du weißt, dass es sich um eine ältere Nachricht handelt) und du kannst dich dann darum kümmern – oder sie erneut zurückstellen.
Erhalte Slack-Benachrichtigungen für neue E-Mails
Wenn es Ihnen so geht wie mir, ist Ihr Gmail-Posteingang nicht der Ort, an dem Sie die meiste Zeit verbringen. Vielleicht arbeitest du mit Anwendungen wie Slack oder Asana und checkst deine E-Mails nur ab und zu. Dieser Ansatz ist zwar super, um konzentriert zu bleiben, kann aber auch bedeuten, dass du wichtige E-Mails erst spät bemerkst und beantwortest.
Dieses Problem kannst du mit ein bisschen Automatisierung lösen. Mit Zapier kannst du Gmail mit Slack verbinden , sodass du sofort und automatisch weißt, wenn eine neue E-Mail in deinem Posteingang landet.
Diese automatisierten Workflows (sogenannte Zaps) sind echt flexibel. Du kannst wählen, ob du Benachrichtigungen über neue E-Mails als Direktnachricht oder in einem Kanal erhalten möchtest. Du kannst die Benachrichtigung nur mit den wichtigsten Infos (Betreff und Absender) oder mit dem ganzen E-Mail-Text machen. Du kannst sogar angeben, für welche Labels du Benachrichtigungen erhalten möchtest, sodass du nur über bestimmte neue E-Mails informiert wirst.
Hier sind ein paar Zap-Vorlagen – vorgefertigte automatisierte Workflows –, die du sofort nutzen kannst.
Neue Gmail-E-Mails als Slack-Kanalnachrichten senden
Schick Slack-Benachrichtigungen für neue E-Mails, die den Gmail-Suchanfragen entsprechen
Erhalte neue E-Mail-Benachrichtigungen in Slack (mit Betreff, Ausschnitt, Absender und Link zur E-Mail) [nur für geschäftliche Gmail-Konten]
Hol dir eine KI-generierte tägliche Zusammenfassung deiner E-Mails in Slack.
Zapier ist ein No-Code-Automatisierungstool, mit dem Sie Ihre Anwendungen in automatisierte Workflows einbinden können, sodass jede Person und jedes Unternehmen schnell wachsen können. Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise.
E-Mails automatisch zu deiner To-do-Liste hinzufügen
Du kannst Zapier auch nutzen, um E-Mails in Aufgaben umzuwandeln, indem du sie zu einer To-Do-Liste oder einer Projektmanagement-Anwendung hinzufügst. Und genau wie bei Slack kannst du deinen automatisierten Workflow so anpassen, wie du am liebsten arbeitest.
Ich benutze zum Beispiel einen Zap, der nur neue E-Mails mit dem Label „Freelance” zu meinem Asana-Board hinzufügt. Auf diese Weise behalte ich den Überblick über die E-Mails, die mit meiner freiberuflichen Arbeit zu tun haben. Hier sind ein paar Zap-Vorlagen, die du ausprobieren kannst.
Neue mit Stern markierte Gmail-E-Mails als Aufgaben in Asana hinzufügen [nur für Business-Gmail-Konten]
Trello-Karten aus neuen, mit Labels versehenen Gmail-E-Mails erstellen
Todoist-Aufgaben aktualisieren, wenn neue Gmail-E-Mails eintreffen
Such nach E-Mails, die du brauchst
Mit den Suchfiltern von Gmail kannst du komplizierte Suchen machen, ohne das Formular für die erweiterte Suche auszufüllen. Wenn Sie diese in das Muskelgedächtnis einbringen können, wird das die Suche viel einfacher machen.
label:– Labels sind eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihren Posteingang zu sortieren, und mit dieser Abfrage können Sie schnell Nachrichten mit einem bestimmten Label finden. Das allein ist nicht viel besser, als nur ein Label auszuwählen, aber Sie können die Suche dann auch nach Absender oder Betreffzeile verfeinern.von:– Gib das hier ein, dann die E-Mail-Adresse (sie wird automatisch ausgefüllt), und du siehst nur E-Mails von dieser Person.Betreff:— Hier kannst du beliebige Wörter eingeben, und es werden alle E-Mails mit diesen Wörtern in der Betreffzeile angezeigt.is:– Sie können die is:-Funktion mit vielen verschiedenen Operatoren koppeln, z. B. unread, stared, read und important. Zum Beispiel zeigt dir „unread“ alle E-Mails, die du noch nicht gelesen hast.has:attachment– John aus dem Büro schwört, dass er dir letzte Woche diesen allgemeinen Unternehmensbericht geschickt hat – finde ihn schnell, indem du mit has:attachment alle E-Mails mit einem Anhang anzeigst und die Suche weiter verfeinerst, indem du from:john@example.com hinzufügst, um nur E-Mails von John anzuzeigen.nach:JJJJ/MM/TT vor:JJJJ/MM/TT– Wenn du das hier verwendest, werden nur E-Mails innerhalb dieses Datumsbereichs angezeigt.
E-Mails, die du nicht brauchst, archivieren
Wenn du deinen Posteingang aufgeräumt halten möchtest, aber auch sichergehen willst, dass du später noch auf diese Nachrichten zugreifen kannst, kannst du E-Mails in Gmail archivieren. Wenn die E-Mail mit einem Label versehen ist, landet sie in einem Ordner namens „ "“" unter diesem Label; wenn nicht, kommt sie in den Ordner „Alle E-Mails“.
Um eine E-Mail zu archivieren, kannst du entweder die Tastenkombination ] oder [, während du die E-Mail liest, oder klicke auf die Schaltfläche „Archivieren“ (sieht aus wie ein Ordner mit einem Abwärtspfeil). Sie können auch die Option "Senden und archivieren" aktivieren , damit Threads automatisch in Ihr Archiv verschoben werden, nachdem Sie geantwortet haben.
Denk aber daran, dass das Archivieren von allem deinen kostenlosen Speicherplatz von 15GB , den du für Gmail, Google Drive und Google Fotos hast.
Der beste Gmail-Posteingang ist gut organisiert
E-Mails werden so schnell nicht verschwinden, also solltest du wenigstens deinen Gmail-Posteingang ordentlich halten. Alle alten E-Mails durchzugehen und zu sortieren ist ein guter Anfang, aber am besten ist es, wenn du deinen Posteingang schon vorher ordentlich organisierst. Also versuch, ein System aufzubauen, mit dem du deinen Posteingang auch in Zukunft ordentlich halten kannst.
Und denk dran: Es ist OK, ruhig mal was auszuprobieren – mit all den Anpassungsmöglichkeiten, die Gmail bietet, findest du bestimmt ein System, das zu dir passt. Achten Sie nur darauf, Gmail vollständig zu automatisieren , damit Sie nicht mehr Zeit als nötig in Ihrem Posteingang verbringen.
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Dieser Artikel wurde ursprünglich von Joe Stych im September 2014 veröffentlicht und enthält auch Beiträge von Danny Schreiber. Das letzte Update war im September 2024.
