Viele der komplexen Funktionen, die dedizierte CRM –Tools anbieten—wie die Nachverfolgung von Mitarbeitern und ein Kundenservice-Hub—gehen mir verloren. Als Freiberufler brauche ich eigentlich nur etwas, um Leads zu verfolgen und Kundeninformationen zu speichern. Deshalb benutze ich mein Lieblings-Tool –Notion– als mein CRM.
Bei mir hat's super geklappt, also hab ich es zu einem Vorlage , die du verwenden kannst. Schau es dir an und lies weiter, um zu erfahren, wie du es für dein Unternehmen anpassen kannst.
Was erwartest du von einem CRM?
Jeder Solopreneur weiß, dass man einen soliden Prozess zur Verfolgung von potenziellen Kunden braucht, um den Geschäftsbetrieb reibungslos aufrechtzuerhalten. Und als Autor weiß ich, dass selbst die etabliertesten Freiberufler in meiner Nische immer noch auf Stellenausschreibungen antworten, Ideen für Publikationen einreichen und potenziellen Kunden vorstellen.
Mit einem guten CRM kannst du schnell neue potenzieller Kunde hinzufügen, zusammen mit allen wichtigen Infos (wie Kontaktdaten, URL und Richtlinien für die Kundenansprache). Außerdem kannst du damit Kontaktpunkte und Aktionsdaten entlang deines Verkaufstrichters verfolgen, wie zum Beispiel Erinnerungen für Nachfassaktionen und geplante Anrufe.
Und wenn ein potenzieller Kunde zum Kunden geworden ist, sollte dein CRM alle wichtigen Infos – wie Stilrichtlinien und Vertragsbedingungen – speichern, damit du immer weißt, wo du was findest.
Ein gutes CRM spart dir auch Zeit, weil es Vorlagen für jede Phase des Kundenprozesses speichert. Es ist einfach, Zeit mit dem Erstellen neuer Angebote oder Referenzanfragen zu verschwenden, deshalb finde ich es super, schnell auf meine am häufigsten verwendeten Vorlagen zugreifen zu können. Zum Beispiel:
Für Leads schick mir einfach eine E-Mail an . Ich hab dann alles, was du brauchst, wie Pitches, Angebote, Preislisten und andere Infos für erste Gespräche.
Für meine aktuellen Kunden speichere ich unter Stilrichtlinien und wichtige Kundendaten.
Für alte Kunden schicke ich mit dem „ ” auch Infos zu den Abmeldeprozessen und eine Anfrage nach Empfehlungen/Referenzen.
Schließlich sollte dein CRM dir einen Überblick darüber geben, wie dein Unternehmen läuft. Um deine Zeit und deine Workflows zu optimieren, solltest du dir Analytics wie deine Conversion Rates, den Jahresumsatz pro Kunde und die durchschnittliche Zeit, die du pro Projekt verbringst, ansehen.
Als ich mein eigenes CRM in Notion erstellt habe, habe ich all diese Anforderungen berücksichtigt. Mein Dashboard hat nicht so viele Features wie die teuren CRMs, zum Beispiel einen Helpdesk oder coole Tools für die Teamkommunikation. Wenn du nach solchen Features suchst, empfehle ich dir, dir Zapier's Liste der besten CRM-Software anzuschauen. besten CRM-Software.
Wenn du aber, wie ich, einfach nur eine einfache (und kostenlose) Möglichkeit suchst, deine potenziellen Kunden und Kunden im Blick zu behalten, dann lies weiter und hol dir eine Anleitung zum Erstellen deines eigenen CRM in Notion.
So benutzt du die Notion CRM-Vorlage
Schau dir erst mal meine einfache CRM-Vorlageund klick oben rechts auf das Symbol „Duplizieren “. Die Vorlage wird zu deinem Notion-Arbeitsbereich hinzugefügt, wo du sie ganz nach deinen Wünschen anpassen kannst.
Das Beste an Notion ist, dass man viele anpassbare Ansichten einer einzigen Datenbank sehen kann. Ich nutze dieses Feature gerne, indem ich eine Tabelle für alle meine Kontakte – alte, aktuelle und neue – erstelle und dann mehrere Ansichten dieser Datenbank einrichte.
Das Dashboard hat links ein Navigationsfeld, wo du verschiedene Ansichten der Datenbank aufrufen kannst (wir schauen uns jede Seite weiter unten an). Es gibt auch ein Navigationsfeld „Ressourcen“ mit hilfreichen Seiten wie Vorlagen für Verkaufstrichter, einer Projektdatenbank und Besprechungsnotizen.
Der Bereich „Schnellansichten“ hat einen Posteingang, wo du schnell neue Leads hinzufügen kannst, sowie eine Ansicht mit anstehenden Aufgaben. Ich mag es, einen Posteingang zu haben, in dem ich Ideen abladen kann, wenn ich es eilig habe – ohne jede Information in diesem Moment kategorisieren und ausfüllen zu müssen.
Sehen Sie Ihren Kundentrichter auf einen Blick
Die erste Seite im Navigationsbereich ist der Kunden-Trichter, der alle deine Kontakte nach ihrer Phase sortiert – von Leads über aktuelle Kunden bis hin zu ehemaligen Kunden. Du kannst deine Verkaufstrichter-Phasen ganz einfach anpassen, indem du auf eine Bezeichnung klickst und einen neuen Namen eingibst.
Diese Seite ist weniger für Funktionen gedacht, sondern soll dir einen Überblick über deine Kontakte geben. Du kannst schnell sehen, wie viele Kunden du hast und wie viele Leads du in Zukunft kontaktieren möchtest.
Leads und potenzielle Kunden hinzufügen
" Die nächste Seite im Navigationsbereich ist die Seite „Prospects“ (Interessenten), auf der alle Kontakte in den Phasen „ "“ (Interesse bekundet), „" “ (Kontakt aufgenommen), „ "“ (Angebot unterbreitet), „" “ (Angebot abgelehnt) und „ "“ (Verhandlung läuft) angezeigt werden. Hier siehst du alle potenziellen Kunden, mit denen du gerade in Kontakt stehst, und wie nah sie schon am Kauf sind.
Ich finde es cool, die Zeitachse der Berührungspunkte mit jedem potenziellen Kunden zu verfolgen, also habe ich eine „ "-Kontaktzeitachse” erstellt." -Eigenschaft. Hier protokolliere ich, wann ich mit jemandem Kontakt hatte und was an dem Tag so los war. (Damit du die Eigenschaften schnell überfliegen kannst, klicke auf die Eigenschaft, drücke dann Shift + Enter, um eine neue Zeile zu beginnen, bevor du einen neuen Eintrag machst.) "" Die Spalte „Nächste Aktion“ in „ "“ passt zur Eigenschaft „Nächste Aktion“ in „ "“, die so eingestellt ist, dass ich an diesem Tag daran erinnert werde. Jedes Mal, wenn ich zum Beispiel einen neuen Kontakt anspreche, setze ich mir eine Erinnerung, um in einer Woche nachzufragen.
Mein CRM-Dashboard hat eine Vorlage für neue Leads. Wenn du einen potenziellen Kunden hinzufügen willst, klick einfach oben rechts in der Datenbank auf das Dropdown-Menü und dann auf „Neuer Lead“. (Du kannst die Vorlage anpassen, indem du auf die drei Punkte rechts klickst.) Du kannst diese Vorlage auch als Standard festlegen, wenn du möchtest.
Die neue Lead-Vorlage enthält schon wichtige Infos wie eine E-Mail-Vorlage und einen Platz, wo du die Stellenanzeige für später rein kopieren kannst.
Viele meiner neuen und potenziellen Kunden bitten um ein erstes Gespräch, in dem sie sich vorstellen und Fragen zu meinem Hintergrund, meiner Erfahrung, meinen Preisen und meinem Prozess der Inhaltserstellung stellen können. Deshalb habe ich in meiner persönlichen New Lead Vorlage eine allgemeine Liste mit diesen wichtigen Informationen für den schnellen Zugriff gespeichert.
Und wenn der potenzieller Kunde dann ein zahlender Kunde wird, kannst du alle Infos, die du brauchst, unter „Client Resources“ speichern. Es ist praktisch, Sachen wie Anleitungen, Verträge und Angebote an einem Ort zu haben, damit du schnell darauf zugreifen kannst.
Schnellzugriff: Neue Leads über deinen Browser hinzufügen
Während ich arbeite oder durch die Social Media scrolle, stoße ich oft auf einen Beitrag oder ein Unternehmen in meiner Nische, das gut zu meinen Dienstleistungen passt. Ich speichere die Website einfach mit Notion Web Clipper und wähle „CRM-Datenbank” aus dem Dropdown-Menü aus.
Da du mit Notion Web Clipper keine Eigenschaften über deinen Browser ausfüllen oder anpassen kannst, werden neue Leads, die über die Chrome-Erweiterung hinzugefügt werden, nicht so detailliert kategorisiert, wie ich es gerne hätte.
" Das ist noch ein Grund, warum ich die Ansicht „ "-Posteingang“ auf dem Startbildschirm des Dashboards so mag. Ich habe meinen Posteingang so eingestellt, dass er Einträge mit einem leeren Feld „Nächste Aktion“ filtert. So kann ich später, wenn ich mein CRM-Dashboard öffne, schnell Sachen aus dem Posteingang dahin verschieben, wo sie hingehören.
Alternativ kannst du Notion mit der Chrome-Erweiterung Zapier verbinden , um diese Granularität direkt über Chrome zuzuweisen.
Generieren Sie Elemente in Notion Datenbanken mit neuen Zapier Triggern der Chrome Erweiterung
Zapier ist ein No-Code-Automatisierungstool, mit dem Sie Ihre Anwendungen in automatisierte Workflows einbinden können, sodass jede Person und jedes Unternehmen schnell wachsen können. Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise.
Aktuelle Kunden anzeigen
Auf der nächsten Seite im Navigationsbereich werden alle Kontakte angezeigt, die als „Aktuelle Kunden“ gekennzeichnet sind. Anstatt Kontakt-Zeitleisten und Termine für die nächsten Aktionen anzuzeigen, zeigt diese Seite Infos wie die zugehörigen Projekte eines Kunden, den Umsatz, den der Kunde generiert hat, und die durchschnittliche Zeit, die ich pro Projekt aufgewendet habe. Ich mag auch Visualisierungen, deshalb benutze ich ein Diagramm von Daten Jumbo , das zeigt, wie viel Umsatz jeder Kunde in diesem Jahr zu meinem Einkommen beigetragen hat.
Wie funktioniert das alles, fragen Sie? Wenn du ein eingefleischter Notion-Nutzer bist, sind Relationen und Roll-ups deine besten Freunde.
Um dir zu zeigen, wie stark Beziehungen und Rollups sind, habe ich eine Beispielprojektdatenbank für dieses CRM erstellt. Sie können es im Navigationsbereich "Ressourcen " auf der linken Seite sehen.
Egal, welche Datenbank du für die Verfolgung deiner Kundenprojekte verwendest, du kannst ganz einfach eine Verbindung zu deiner CRM-Datenbank herstellen, so wie hier gezeigt. Wenn du dann ein neues Projekt hinzufügst, wählst du einfach den richtigen Kunden aus dem Dropdown-Menü aus.
Wenn du in deinem CRM auf die Seite eines Kunden gehst, kannst du ganz einfach alle Projekte sehen, die er dir zugeteilt hat. Außerdem kannst du verschiedene Daten wie Projekteinnahmen und die Zeit, die du für jedes Projekt aufgewendet hast, zusammenfassen.
Genauso hängt meine CRM-Datenbank mit einer Datenbank mit Besprechungsnotizen zusammen. Jedes Mal, wenn ich einen Anruf oder einen Zoom-Chat habe, verknüpfe ich die Notizen mit dem entsprechenden Kunden, damit alles ordentlich und leicht zugänglich bleibt.
Wenn du eine Meeting-Planer-Anwendung verwendest, kannst du Zapier nutzen, um deine Notizen zu automatisieren. Zum Beispiel kann Zapier automatisch einen neuen Eintrag in deiner Datenbank erstellen, sobald jemand einen Termin plant. Auf diese Weise steht die Notizdatei bereit und wartet auf Sie, wenn der Anruf beginnt.
Hinzufügen neuer Calendly-Eingeladener zu Notion-Datenbanken
Andere Ansichten
Die anderen Seiten in der Navigationsleiste sind die Seite „Alle Kontakte“, auf der du deine aktuellen Kontakte sehen kannst, egal ob es potenzielle Kunden oder bestehende Kunden sind, und eine Archivseite, auf der alle deine früheren Kontakte angezeigt werden.
Ich nutze diese Seiten gerne, um mir einen Überblick über alle bisherigen und aktuellen Kontakte zu verschaffen. Sie können sie sortieren, wie Sie möchten. Ich gruppiere sie nach Status, aber du kannst sie auch nach dem Datum der nächsten Aktion oder dem Datum der letzten Bearbeitung sortieren. Was auch immer für Ihren Prozess am besten funktioniert!
Mach dein Kundenmanagement mit Automatisierung einfacher
Eines der besten Dinge an Notion ist, dass es unzählige Möglichkeiten gibt, Ihre Arbeitsprozesse zu automatisieren und zu rationalisieren. Es ist echt einfach, Abkürzungen und Möglichkeiten zu finden, um deinen CRM-Workflow zu automatisieren, wie zum Beispiel den Notion Web Clipper, um Leads über deinen Browser hinzuzufügen.
Du kannst auch mal die automatische Ausfüllfunktion von Notion ausprobieren. AI Auto-Fill , um Aufgaben aus deinen Besprechungsnotizen zu übernehmen. Und die neue Tool Feature Q&A-Funktion kann Antworten auf deine Fragen aus deinem Notion-Arbeitsbereich holen. Du kannst deinen KI-Assistenten fragen: „Gibt es in den Stilrichtlinien von Kunde A Angaben zu Zitierpräferenzen?“ oder "Was hat Kunde B in unserem Meeting letzte Woche zu den Preisänderungen gesagt?" Das Feature „Q&A“ findet diese Infos, ohne dass du erst mehrere Seiten mit Notizen durchforsten musst.
Und mit Zapier kannst du dein Notion CRM mit deinen anderen Tools verbinden, die du am meisten benutzt. Du kannst zum Beispiel neue CRM-Einträge für neue Kalenderereignisse erstellen oder Aufgaben an deine Lieblings-To-Do-Liste schicken. Hier findest du weitere Möglichkeiten,Notion mit Zapier zu automatisieren, oder du kannst mit einem dieser vorgefertigten Workflows loslegen.
Neue Google Kalender-Einträge zu Datenbanken in Notion hinzufügen
Erstell Todoist-Aufgaben aus neuen Elementen in Notion-Datenbanken
Wie willst du Notion als CRM nutzen?
Diese Vorlage ist das Ergebnis von (zu vielen) Stunden voller Versuche und Irrtümer, aber die Nutzung von Notion als CRM hat für mich alles verändert. Ich hoffe, Sie können darin auch einen Wert für Ihren eigenen Prozess finden. Ob du freiberuflicher Autor wie ich bist, in einem anderen kreativen Beruf arbeitest oder ein kleines Unternehmen hast – diese Notion CRM-Datenbank ist nur der Anfang. Du kannst es an deine Workflow, Kunden-Trichter und Anzeigeeinstellungen anpassen. Wie bei allem in Notion sind die Möglichkeiten endlos.
Wenn du nicht auf Notion fixiert bist und nach einer minimalistischen Lösung suchst, die einfache Automatisierung optimiert, schau dir die einfache CRM-Vorlage von Zapier an. Simple CRM-Vorlagean.
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Dieser Artikel wurde ursprünglich im August 2022veröffentlicht. Das letzte Update erfolgte im Februar 2024.
