Das Überprüfen Ihres Posteingangs sollte nicht den ganzen Morgen versinken. Wenn du schon eine zweite Tasse Kaffee brauchst, nachdem du alle E-Mails von Leads, Kunden und Lieferanten gelesen und bearbeitet hast, solltest du vielleicht mal überlegen, wie du deine E-Mails besser organisieren kannst.
Und ein E-Mail-Parser könnte genau das Richtige sein. Parser ziehen wichtige Infos aus deinen E-Mails heraus und machen sie für dich nutzbar, damit du auf die Daten reagieren kannst, die dein Geschäft voranbringen. Um zu erfahren, wie sie funktionieren und wie du sie auf Zapier einrichtest, scroll einfach weiter.
Zapier ist die am besten vernetzte KI-Orchestrierungsplattform – sie lässt sich mit Tausenden von Anwendungen von Partnern wie Google, Salesforce und Microsoft verbinden. Nutzen Sie Schnittstellen, Datentabellen und Logik, um sichere, automatisierte und KI-gestützte Systeme für Ihre geschäftskritischen Workflows im gesamten Technologie-Stack Ihres Unternehmens aufzubauen. Erfahren Sie mehr.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein E-Mail-Parser?
Ein E-Mail-Parser ist ein Tool, das nur die wichtigsten Daten aus deinen E-Mails herausfiltert. Anstatt Berge von Text in deinen Nachrichten manuell zu scannen, kannst du einen E-Mail-Parser trainieren, Muster einmalzu erkennen und dannautomatisch wichtige Infos aus jeder neuen E-Mail zu extrahieren, um sie an deine anderen Anwendungen weiterzuleiten.
Überleg mal, wie du E-Mails liest. Wenn dein Chef oder bester Freund dir eine Nachricht schickt, liest du wahrscheinlich jedes Wort. Aber bei den üblichen Sachen im Büro – Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Support-Tickets – ist es wahrscheinlich, dass du nur die wichtigsten Details überfliegst. Deine Augen huschen schnell über den Bildschirm und suchen nach Keywords und Ausdrücken wie Angebotsanfrage und $5,420 und Verlängerungsdatum: März 30. E-Mail-Parser funktionieren genauso und übernehmen das Überfliegen für dich.
Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie diese Parser funktionieren, erstellen wir einen. Wir verwenden E-Mail-Parser von Zapier, der sicher mit Hunderten von KI-Tools und Tausenden von anderen Anwendungen in unserem App-Verzeichnis verbunden ist. Wenn du ein anderes Tool benutzt, kannst du diese Anleitung trotzdem verwenden – die Grundlagen sind bei den meisten E-Mail-Parser-Integrationen ziemlich ähnlich.
Wie man E-Mails analysiert
1. Mach eine neue E-Mail-Parser-Mailbox
Der erste Schritt ist der einfachste. Gehen Sie einfach zu parser.zapier.com, und entweder ein neues Zapier-Konto erstellen oder dich mit deinem bestehenden Konto anmelden. Klick dann auf eine der Schaltflächen „Mailbox erstellen“, um eine neue Mailbox hinzuzufügen.
Der E-Mail-Parser zeigt dir dann eine E-Mail-Adresse an, die so aussieht: c66jmdai@robot.zapier.com.
Kopieren Sie diese Adresse und halten Sie sie griffbereit. Später schickst du E-Mails dorthin, damit sie analysiert werden.
Hinweis: Du kannst diese Adresse später noch ändern. Aber denk dran, dass es nicht zu einfach sein sollte – sonst kann jeder die E-Mail-Adresse anschreiben und deinen Workflow durcheinanderbringen.
2. Schick eine E-Mail an den Parser
Jetzt, wo du die neue E-Mail-Adresse kopiert hast, öffne deine E-Mail-Anwendung und suche (oder schreibe) eine E-Mail, wie du sie mit deinem E-Mail-Parser verwenden möchtest. Ich werde Email Parser bitten, mich über neue Beiträge im Zapier Blog (Meta, ich weiß) zu informieren, daher leite ich eine aktuelle E-Mail von Deb bei Zapier weiter. Egal, welche E-Mail-Adresse du wählst, gib deine @robot.zapier.com-E-Mail-Adresse ins Feld „An“ ein und klicke auf „Senden“.
3. Zeig dem Parser, wie er deine E-Mails lesen soll
Sobald der E-Mail-Parser Ihre E-Mail erhält, zeigt er eine Textversion Ihrer E-Mail im Feld „Initial Vorlage“ an. Du musst nur die wichtigen Daten finden und dem Parser sagen, was er kopieren soll.
Scrolle runter zu dem Text, den du von E-Mail Parser kopieren willst, und markiere ihn. Mit der E-Mail, die ich benutzt habe, will ich die Überschriften unter „ "“ (Zapier-Blog-Empfehlungen) wissen. Empfohlene Lektüre vom Zapier-Blog-Team, „" “ (Zapier-Blog-Empfehlungen: 100+ Artikel, die du lesen musst), also wähle ich den Text aus jedem dieser Artikel aus. Gib für jeden Text, den du auswählst, einen Namen in das Feld ein und klicke auf „Speichern“. Der E-Mail-Parser ersetzt den Text durch den Namen in geschweiften Klammern, wie zum Beispiel {{headline1}}.
Wiederhol das für jeden Text, den der E-Mail-Parser kopieren soll. Ich habe auch jedes Thema ausgewählt und jedem Element einen eindeutigen Namen gegeben.
Wenn du fertig bist, klick unten auf der Seite auf den blauen Button „Adresse und Vorlage speichern “. Jetzt ist Ihr Parser bereit zu arbeiten.
Der Parser funktioniert am besten, wenn der ausgewählte Text in jeder E-Mail gleich geschrieben ist – zum Beispiel eine Zahl nach dem Wort „Gesamt“ oder ein Link nach den Wörtern „Hier klicken“. (Der Wert kann sich jedoch ändern.)
Willst du den E-Mail-Parser zuverlässiger machen? Leiten Sie eine ähnliche E-Mail an dieselbe Adresse weiter. Dann klick neben dem Namen deines Parsers in der Liste „Postfächer“ auf „E-Mails anzeigen“, um alle E-Mails zu sehen, die dieses Postfach bekommen hat.
Klick bei einem der Elemente auf „Anzeigen“, um den Text der E-Mail zu sehen.
Der Text, den der E-Mail-Parser ausgewählt hat, wird gelb angezeigt.
Wenn irgendwas nicht stimmt (wie in meinem Beispiel oben), klick einfach auf den Link „Zusätzliche Vorlage bearbeiten“ unten auf der Seite. Wähle den Text aus, den du ursprünglich aus deinen E-Mails kopieren wolltest, gib ihm denselben Namen und speichere dann die neue Vorlage. Wiederholen Sie dies so oft, wie Sie möchten, um Ihren Parser zuverlässiger zu machen.
Du kannst dieselbe Technik verwenden, um jede Art von E-Mail zu analysieren, die du bekommst. Sie könnten ihm beispielsweise beibringen, Kundennamen und Projektbudgets in Lieferantenbestätigungen zu erkennen.
4. Neue E-Mails automatisch an den Parser weiterleiten
Der von dir erstellte E-Mail-Parser ist jetzt bereit, Text aus anderen ähnlichen E-Mails zu kopieren – in diesem Fall aus dem Zapier Blog Newsletter. Wir müssen jeden neuen Newsletter an den E-Mail-Parser schicken.
Am besten stellst du einen Filter in deiner E-Mail-Anwendung ein, der Nachrichten, die denen entsprechen, die du an Email Parser geschickt hast, automatisch weiterleitet. Normalerweise haben deine Benachrichtigungs-E-Mails alle etwas gemeinsam: Sie kommen vom selben Absender und haben oft denselben Betreff. In meinem Fall kommen diese E-Mails von blog@send.zapier.com und haben die Wörter „ "“ drin. Das hat das Zapier-Blog-Team zum Lesen empfohlen."
Um diese E-Mails in Gmail zu sehen, musst du erst die Adresse deines E-Mail-Parsers zu Gmail hinzufügen, damit die E-Mails automatisch weitergeleitet werden. So geht's:
Öffne deine Gmail-Weiterleitungseinstellungen– Klick auf das Zahnrad-Symbol, wähle „Einstellungen“ und dann die Registerkarte „Weiterleitung und POP/IMAP “.
Klick auf „Weiterleitungsadresse hinzufügen”.
Gib deine @robot.zapier.com E-Mail-Adresse in das Textfeld ein und klicke auf Weiter.
Schau mal in deine E-Mails – Zapier sollte dir eine Bestätigungs-E-Mail von Gmail geschickt haben. Wenn du die E-Mail nicht siehst, schau mal im Postfach der E-Mail-Parser-Anwendung nach – die E-Mail sollte da sein. Kopieren Sie in jedem Fall den Bestätigungscode und fügen Sie ihn dann in das Feld in Ihren Gmail-Weiterleitungseinstellungen ein.
Jetzt kannst du E-Mails von Gmail automatisch an deinen E-Mail-Parser weiterleiten lassen. Such erst mal nach der E-Mail-Adresse und/oder dem Betreff der Nachrichten, die du mit dem E-Mail-Parser bearbeiten willst. Ich gebe „from:blog@send.zapier.com“ ein UND „Empfohlene Lektüre vom Zapier-Blogteam“. Klick auf den kleinen Abwärtspfeil rechts neben der Suchleiste, um alle Optionen der erweiterten Suche anzuzeigen, und dann auf die Schaltfläche „Filter erstellen“ oder den Link in der unteren rechten Ecke. Lass den Filter die E-Mail an die E-Mail-Parser-Adresse weiterleiten, die du gerade hinzugefügt hast – und schon bist du fertig.
Jetzt leitet Gmail jedes Mal, wenn Deb von Zapier dir den neuesten Zapier-Newsletter schickt – oder andere E-Mails, die du analysieren willst –, diese an den E-Mail-Parser weiter.
Wenn du einen anderen E-Mail-Dienst nutzt, schau in der Dokumentation nach, ob deine Anwendung oder dein Dienst E-Mails automatisch weiterleiten kann.
5. Nutze deine analysierten E-Mail-Daten
Einfach nur Text aus E-Mails kopieren reicht nicht – du musst etwas mit den Daten machen. Am einfachsten ist es, E-Mail Parser mit Zapier zu verbinden. Damit kannst du Daten aus deinen E-Mails an tausende andere beliebte Arbeits-Anwendungen senden – von Airtable bis Zoho CRM. So geht's:
Geh zu zapier.com und logge dich ein oder registriere dich, falls du das noch nicht gemacht hast. Dann geh zum Zap-Editor, um loszulegen.
Wähl „E-Mail-Parser“ als Trigger-Anwendung und dann das neue E-Mail-Triggerereignis . Verbinde dein E-Mail Parser-Konto, falls du das noch nicht gemacht hast, und wähle die Parser-Adresse aus, die du gerade eingerichtet hast. Klick auf „Weiter“.
Jetzt kannst du deine E-Mail-Daten nutzen. Im Aktionsschritt wählen Sie die Anwendung aus, an die Sie Ihre E-Mail-Daten senden möchten. Ich will per SMS über die neuesten Schlagzeilen informiert werden, also hab ich SMS von Zapier als Anwendung und SMS senden als Aktion ausgewählt.
Ordne auf der Registerkarte „Konfigurieren “ die Daten aus dem Trigger-Schritt zu. (Dadurch kannst du deine E-Mail-Daten tatsächlich nutzen.) Dazu klickst du auf das Pluszeichen + oder gibst einen Schrägstrich (/) ein. Dann öffnet sich ein Fenster, in dem du Werte auswählen und einfügen kannst. Ich habe beschlossen, die Themen und Überschriften, die ich in E-Mail Parser gesammelt habe, zu ordnen – aber du kannst deine E-Mail-Daten natürlich so verwenden, wie du willst. Wenn du fertig bist, klick auf „Weiter“.
Probier deinen Zap aus, um sicherzugehen, dass alles so läuft, wie du willst, schalt ihn dann ein und schon bist du fertig!
Schau dir diese Anleitung an, um mehr über das Einrichten deiner Zap-Aktionen zu erfahren.
So speicherst du deine E-Mail-Parser-Daten mit Zaps
Wenn du so bist wie ich, hast du bestimmt auch jede Menge E-Mails, die du schon längst automatisieren möchtest, aber du bist dir noch nicht ganz sicher, wohin all die Infos geschickt werden sollen. In solchen Fällen kann es praktisch sein, einen Zap einzurichten, der die E-Mails analysiert und in einem Spreadsheet speichert, damit du später auf die übersichtlichen Daten zurückgreifen kannst.
Klick einfach auf einen dieser empfohlenen Zaps, um sofort mit dem Speichern von analysierten E-Mails in Google Sheets oder Airtable zu beginnen oder um deine eigene SMS-Benachrichtigung für E-Mails einzurichten:
Neue E-Mails, die gerade analysiert wurden, in Zeilen von Google Tabellen speichern
Infos aus neuen E-Mails vom Zapier Email Parser per SMS verschicken
Jetzt, wo du deine E-Mails analysierst, kannst du noch mehr Möglichkeiten entdecken, wie du diese Infos automatisieren und in anderen Anwendungen nutzen kannst. Schicke die analysierten Infos automatisch an deine Aufgaben- oder Projektmanagement-Anwendung, richte benutzerdefinierte Benachrichtigungen ein, erstelle Kalenderereignisse, aktualisiere Kontakte und vieles mehr.
Mit dem E-Mail-Parser von Zapier verbringst du weniger Zeit in deinem Posteingang.
Mit einem E-Mail-Parser und Zapier Workflows kannst du Daten aus eingehenden E-Mails automatisch extrahieren und in anderen Anwendungen verwenden – kein Kopieren und Einfügen mehr aus deinem Posteingang. Benötigen Sie Hilfe beim Einstieg? Schauen Sie sich unsere Hilfedokumentation an. Bist du bereit, E-Mails zu analysieren? Richte deine E-Mail-Parser-Mailbox ein und schau in unserem App-Verzeichnis nach weiteren Möglichkeiten, deinen Posteingang zu automatisieren.
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Dieser Artikel wurde ursprünglich im Oktober 2018 mit früheren Updates von Tyler Robertson veröffentlicht. Zuletzt wurde es im Juli 2025 von Steph Spector aktualisiert.
