6 Beliebte Workflows zur Automatisierung von Google Forms

Google Formular ist ein schnelles und flexibles Tool, um Infos von Kunden, Freunden oder der Familie zu allem Möglichen zu sammeln. Es kann dir dabei helfen, Feedback zu sammeln, Bestellungen entgegenzunehmen oder sogar ein komplettes System zur Erfassung von Leads aufzubauen. Außerdem kannst du die Antworten automatisch in einer Google Spreadsheet mit Google Sheets speichern – und du weißt ja, wie sehr ich Spreadsheets liebe– damit du sie später ganz einfach ansehen kannst.

Sobald du eine Anfrage über dein Formular bekommen hast, musst du ein bisschen Handarbeit machen, egal ob du sie in eine To-do-Liste kopierst oder deinem Team eine Nachricht schickst.

Mit Zapier kannst du das alles automatisch erledigen, sodass du nur noch das Formular erstellen und aktivieren musst. Schafft mehr Zeit für wichtigere Aufgaben in deinem Team – wie zum Beispiel Leads pflegen, Anfragen bearbeiten und dein Geschäft ausbauen.

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• Senden Sie personalisierte E-Mails oder SMS-Benachrichtigungen

• Senden Sie Nachrichten an Ihr Team

• To-do-Listen und Projektmanagement automatisieren

• Abonnenten zu deiner E-Mail-Liste hinzufügen

• Kalenderereignisse aus einem Formular erstellen

• Webhooks mit Google Forms nutzen

• Mit Google Formularen ein komplettes automatisiertes System aufbauen

Senden Sie personalisierte E-Mails oder SMS-Benachrichtigungen

Formularantworten zu checken ist zwar ganz einfach, wenn du am Schreibtisch sitzt, aber im Laufe des Tages gibt's viele Momente, wo das nicht geht. Mit den folgenden Zaps kannst du dir benutzerdefinierte Benachrichtigungen für jede neue Einsendung an deinen E-Mail-Posteingang senden lassen oder sogar direkt auf dein Handy, damit du immer auf dem Laufenden bleibst, egal wo du bist. Du kannst diese Zaps auch nutzen, um automatische E-Mail- oder SMS-Bestätigungen an die Absender des Formulars zu schicken.

Senden Sie Nachrichten an Ihr Team

Wenn ich hier bei Zapier an einem neuen Projekt arbeite, erstelle ich oft ein Google Formular, um auf einfache Weise Feature-Anfragen oder Feedback zu sammeln. Das ist super, solange ich im Büro bin, aber was ist, wenn ich mich für den Tag abgemeldet habe oder ein paar Tage nicht im Büro bin? Mit den folgenden Zaps kannst du sicherstellen, dass dein Team über jede neue Eingabe in deinem Formular informiert wird, sodass nichts übersehen wird.

To-do-Listen und Projektmanagement automatisieren

Du kannst deine Formularübermittlungen zwar als To-Do-Liste in Google Tabellen verwenden, aber dein Team ist vielleicht lieber auf Anwendungen wie Trello, Notion oder Asana , um sicherzustellen, dass alle auf dem Laufenden bleiben. Mit diesen Zaps kannst du neue Eingaben aus einem Formular nehmen und sie in Aufgaben für dich und deine Teamkollegen umwandeln.

Du kannst zwar festlegen, dass Antworten auf Google-Formulare automatisch in einer Google-Tabelle speichern , wenn du dein Formular einrichtest, möchtest du diese Antworten vielleicht in mehreren Tabellen verfolgen oder die Infos mit verschiedenen Teams teilen. Du kannst die Formularantwort sogar über ChatGPT senden, um zuerst zusammengefasste oder neu formatierte Ergebnisse zu erhalten. Mit diesen Workflows kannst du Google Formulare mit Google Tabellen verbinden, damit deine Informationen automatisch übertragen werden:

Abonnenten zu deiner E-Mail-Liste hinzufügen

Formular-Ersteller machen es einfach, Abonnenten zu sammeln, egal wo du sie findest – ob auf deiner Website, in Social Media oder sogar über einen QR-Code bei einer persönlichen Veranstaltung. Aber um das Beste aus diesen neuen Leads rauszuholen, musst du noch was damit machen. 

Je mehr Leads du sammelst, desto unrealistischer wird es, diese Infos manuell in Mailchimp oder Kit zu kopieren. Die skalierbarere Option besteht darin, diesen Prozess zu automatisieren. Diese Zaps erstellen (und aktualisieren sogar) Abonnenten in deiner E-Mail-Marketing-Software für jede neue Google-Formular-Übermittlung.

Kalenderereignisse aus einem Formular erstellen

Wenn du Meetings oder Events organisierst, kannst du ein Google-Formular nutzen, um das Interesse zu messen und Anmeldungen zu sammeln. Mach dein Eventmanagement zum Kinderspiel, indem du Google Formulare mit Google Kalender verbindest. Google Kalender. So kannst du ganz einfach neue Events erstellen, wenn Details über ein Formular eingehen, oder neue Teilnehmer zu einem bestehenden Event hinzufügen, damit du keine Einladung verpasst.

Webhooks mit Google Forms nutzen

Wenn du ein Google Formular eingerichtet hast und Infos an eine Anwendung senden willst, die hier nicht aufgeführt ist oder (noch) nicht mit Zapier integriert ist, kannst du oft Webhooks verwenden, um das zu machen! Mit diesem Zap kannst du eine benutzerdefinierte POST-Anfrage erstellen, die deine Formularübermittlung an jede API sendet, die sie akzeptiert. Schau dir diese Anleitung an, um mehr darüber zu erfahren, wie Webhooks mit Zapier funktionieren.

Automatisierung funktioniert besser mit Systemen

Du kannst zwar einfache zweiSchritt Zaps wie die oben genannten verwenden, aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Der beste Weg, um mit Automatisierung die Abläufe zu optimieren, ist, mit dem großen Ganzen anzufangen.

Hier ist zum Beispiel eine Visualisierung (mit Zapier Canvas), wie ein Vertriebsteam ein automatisiertes, einheitliches System zur Erfassung von Leads aufbauen könnte, das Google Formulare als Einstiegspunkt nutzt:

In diesem Beispiel wird die Google Forms-Antwort in einer Spreadsheet gespeichert (hier in Zapier-Tabellen). Gleichzeitig schickt ein Zap eine Bestätigungs-E-Mail von Gmail an den Lead. Dann werden die Infos aus dem Google-Formular benutzt, um eine neue Karte in einem Trello-Board zu erstellen. Zum Schluss schickt ein weiterer Zap eine Nachricht in einen Slack-Kanal, damit das Vertriebsteam ohne Verzögerung mit dem Follow-up-Prozess loslegen kann. 

Um dein eigenes automatisiertes System zu erstellen, solltest du dir erst mal den ganzen Workflow von Anfang bis Ende vorstellen. Welche Tools benutzt du, um deine Arbeit zu erledigen? Welche Infos werden zwischen den Tools ausgetauscht? Wo benötigen Sie Abzeichnungen und Beiträge von Stakeholdern? Sobald du deinen gesamten Workflow von Anfang bis Ende geplant hast, kann Canvas dir mit Empfehlungen für Zaps helfen, den Prozess zu automatisieren und die Arbeit deines Teams zu optimieren. 

So sparst du Zeit (und Energie!), die du sonst für die manuelle Bearbeitung jedes einzelnen Formulars gebraucht hättest, und kannst dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Oktober 2021veröffentlicht. Zuletzt wurde es im Januar 2025 von Nicole Replogle aktualisiert.