Wenn du nicht hinterm Mond lebst, bekommst du wahrscheinlich mehr E-Mails, als du verarbeiten kannst. Dein Posteingang ist immer voll mit Werbemails, Newslettern, Kalendereinladungen, Projekt-Update-Anfragen von Kollegen und sogar Kundenanfragen.
Deine Gmail-Konto Konto aufgeräumt zu halten, kann echt nervig sein – aber es ist ein Muss, wenn du nicht riskieren willst, wichtige Nachrichten zu verpassen. Zum Glück kannst du Automatisierung nutzen, um deine E-Mails im Griff zu behalten, ohne jeden Tag stundenlang Verwaltungsarbeit zu erledigen.
Mit unseren automatischen Workflows – wir nennen sie Zaps – kannst du zum Beispiel E-Mail-Anhänge speichern, automatisch neue Leads nachverfolgen, Aufgaben umfassend verwalten und sogar KI nutzen, um deinen Posteingang aufzuräumen. So automatisieren Sie Gmail.
Zapier ist die am besten vernetzte KI-Orchestrierungsplattform – sie lässt sich mit Tausenden von Anwendungen von Partnern wie Google, Salesforce und Microsoft verbinden. Nutzen Sie Schnittstellen, Datentabellen und Logik, um sichere, automatisierte und KI-gestützte Systeme für Ihre geschäftskritischen Workflows im gesamten Technologie-Stack Ihres Unternehmens aufzubauen. Erfahren Sie mehr.
Inhaltsverzeichnis
Für die ersten Schritte mit einer Zap-Vorlage – so nennen wir unsere vorgefertigten Workflows – klicken Sie einfach auf die Schaltfläche. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten. Sie können hier mehr über die Einrichtung von Zaps erfahren.
Erstell eine To-do-Liste aus deinem Gmail-Posteingang
Wenn du kein fotografisches Gedächtnis hast, ist es echt unmöglich, den Überblick über alle E-Mails zu behalten, die du bearbeiten musst, vor allem, wenn sie mit einem Stern versehen oder ungelesen in deinem Posteingang liegen bleiben. Und wenn du so bist wie ich, brauchst du eine übersichtliche und effiziente To-do-Liste, um nachts ruhig schlafen zu können.
Du kannst einen Zap einrichten, um dein Gmail-Konto mit Google Tabellen zu verbinden, damit du Listen aus bestimmten E-Mails erstellen, markierte E-Mails automatisch zu deinem Aufgabenmanager hinzufügen kannst und vieles mehr.
Speichere neue Google E-Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, in einer Google Spreadsheet.
Markierte E-Mails als Aufgaben in Todoist speichern [nur für Business-Gmail-Konten]
Erstellen von Trello-Karten aus neuen Gmail-Threads
Hol dir KI, um deine E-Mail-Workflows aufzumotzen
Brauchst du Hilfe beim Schreiben von E-Mail-Texten, die wirklich Leads bringen? Oder vielleicht sortierst du jeden Tag hunderte von E-Mails und kennzeichnest sie dabei – und möchtest dir diesen Aufwand sparen.
Zum Glück kannst du KI nutzen, um dir bei allem zu helfen, vom Schreiben von E-Mails bis hin zur Erstellung einer täglichen Zusammenfassung deiner E-Mails in Slack. Sobald du eine neue E-Mail bekommst, schaut sich ChatGPT oder OpenAI den Inhalt an und macht dann, was du sagst. Schließlich sendet es die Ausgabe dorthin, wo Sie sie benötigen. Hier sind ein paar Beispiele:
Erstellen Sie eine E-Mail-Kopie mit OpenAI aus neuen Gmail-E-Mails und speichern Sie sie als Entwürfe in Gmail
Hol dir eine KI-generierte tägliche Zusammenfassung deiner E-Mails in Slack.
Erstellen Sie Trello-Karten mit OpenAI-Antworten auf neu markierte E-Mails in Gmail
Mehr erfahren: Wie man mit OpenAI's GPT geschäftliche E-Mails schreibt
E-Mail-Anhänge automatisch speichern
Verlierst du ständig den Überblick über deine E-Mail-Anhänge? Das ist ein Problem, das anscheinend jeder mit einem Gmail-Konto hat. Mit automatischen Workflows kannst du Gmail-Anhänge ganz einfach in Dropbox, Google Drive oder einer anderen Cloud-Sharing-Anwendung speichern, die du benutzt.
Du kannst sogar E-Mail-Anhänge in bestimmten Ordnern speichern, damit du nicht nur deinen Posteingang, sondern auch deine Dateiverwaltung ordentlich organisieren kannst.
Neue Anhänge aus beschrifteten E-Mails in Gmail in Google Drive speichern
Entrümpeln Sie Ihren Posteingang
Leider ist Ihr Gmail-Speicherplatz nicht unbegrenzt, was bedeutet, dass Ihnen irgendwann der Speicherplatz ausgehen wird. In diesem Fall kannst du deine Google-Anwendungen erst wieder nutzen, wenn du einige Daten gelöscht hast.
Warte nicht, bis es zu spät ist, sondern lösch unnötige E-Mails gleich mit Automatisierung. Du kannst zum Beispiel Filter einrichten, um Werbe- und Spam-E-Mails zu erkennen und zu löschen. Oder vielleicht möchtest du Anhänge in Dropbox speichern und dann die Original-E-Mail löschen. Egal, welcher Workflow für dich am besten passt, diese Zaps helfen dir dabei, deinen E-Mail-Posteingang aufgeräumt zu halten und wertvollen Speicherplatz freizugeben.
Speichern Sie Gmail-Anhänge in Dropbox und löschen Sie dann die E-Mail
Senden Sie Benachrichtigungen aus Ihrem Posteingang
Die Zusammenarbeit mit einem Team bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich, wobei die Kommunikation oft ganz oben auf der Liste steht. Aber mit ein paar voreingestellten Workflows kannst du deinen Gmail-Posteingang ganz einfach in eine effektive Maschine zum Teilen von Infos verwandeln.
Du kannst zum Beispiel eine E-Mail schicken, wenn ein Google Sheet aktualisiert wird, damit alle im Team über ein Projekt auf dem Laufenden bleiben. Du kannst auch E-Mails von deinem Gmail-Konto an deine bevorzugte Team-Chat-Anwendung senden und so die Kommunikation optimieren. Oder einer meiner persönlichen Favoriten: Du kannst automatische E-Mail-Updates an dein Team schicken und so deine täglichen Routineaufgaben minimieren, ohne dass die Kommunikation leidet.
Schick E-Mails über Gmail, wenn Zeilen in Google Tabellen aktualisiert werden
Senden von Gmail-Nachrichten für neue Airtable-Datensätze in Ansichten
Neue Gmail-E-Mails als Slack-Kanalnachrichten senden
E-Mails aus Gmail für bevorstehende Google Kalender-Termine senden
Neue Leads schneller weiterverfolgen
Du arbeitest hart daran, neue Leads zu gewinnen. Von Kampagnen auf mehreren Plattformen bis hin zur Durchführung von Webinaren – du weißt, dass es auch super wichtig ist, so schnell wie möglich nachzufassen. Wenn du zu lange mit der Antwort wartest – oder*oh nein* die E-Mail komplettverpasst –, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du einen Kunden verlierst.
Folge neuen Leads automatisch auf, indem du ihnen eine E-Mail schickst, sobald sie Interesse zeigen. Mit Zapier kannst du personalisierte automatische Gmail-Antworten einrichten, um sofort mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten, die echtes Interesse zeigen.
Schick E-Mails in Gmail für neue Leads in Facebook-Lead-Anzeigen
Schick Gmail-Nachrichten, wenn neue Kontakte zu ClickFunnels hinzugefügt werden
Erhalte E-Mail-Benachrichtigungen oder sende Follow-ups an neue Typeform-Teilnehmer.
E-Mails über Gmail für neue Google Formular-Einreichungen senden
Schick E-Mails über Gmail, wenn jemand ein neues Webflow-Formular ausfüllt.
Das Gleiche gilt für neue Kunden, die sich für ein Webinar anmelden oder deinen Newsletter abonnieren. Eine einfache Willkommensnachricht kann Wunder für Ihr Unternehmen bewirken. Mit diesen Zaps kannst du automatisch E-Mails in Gmail verschicken, wenn du zum Beispiel einen neuen Abonnenten in Mailchimp bekommst oder jemand sich für dein Webinar anmeldet.
Begrüße neue Mailchimp-Abonnenten mit einer persönlichen E-Mail
Senden von E-Mails über Gmail für neue Registranten in GoTo Webinar
Send emails via Gmail for new scheduled Calendly events
Bringen Sie Ihren Gmail-Posteingang auf die nächste Stufe
Mit Zapier kannst du Gmail mit deinen anderen Tech-Tools verbinden und deine E-Mails ganz entspannt verwalten.
Das ist erst der Anfang von dem, was du mit Gmail und Zapier alles machen kannst. Zapier unterstützt Tausende von Anwendungen, sodass du fast jede Aufgabe bei der Arbeit automatisieren kannst. Leg gleich los mit deinem Zap und schau, was du alles machen kannst!
Neu bei Zapier? Das ist eine Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, mit der du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst. Kombiniere Benutzeroberflächen, Datentabellen und Logik mit Tausenden von Anwendungen, um alles zu erstellen und zu automatisieren, was du dir vorstellen kannst. Melde dich kostenlos an , um diese Anwendung und viele andere mit Zapier zu nutzen.
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Dieser Artikel wurde ursprünglich im März 2021 von Ellie Huizenga veröffentlicht, mit vorherigen Updates von Elena Alston. Er wurde zuletzt von Nicole Replogle im Oktober 2024aktualisiert.
