The 9 best AI scheduling assistants in 2025

A produtividade começa no seu calendário, mas às vezes termina aí também. Ninguém quer reordenar as prioridades de uma semana inteira depois de uma emergência, ou jogar Tetris para conseguir uma reunião com aquele lead ocupado nos próximos dois dias. É aqui que um assistente de IA de agendamento pode ajudar: em vez de trabalhar em sua agenda, você pode deixar que aplicativos de calendário de IA façam isso por você.

Ultimamente tenho brincado com todos os tipos de ferramentas de IA. Para este artigo, considerei algumas dezenas de calendários de IA e fiz pesquisas e testes aprofundados para encontrar os melhores assistentes de agendamento de IA que podem resolver as partes complicadas para você.

Pronto? Reserve alguns minutos na sua agenda e vamos lá.

Os melhores assistentes de agendamento de IA

• Recupere para proteger seus hábitos

• No sentido horário para sincronizar calendários de equipe

• Moção para gerenciamento de projetos assistida por IA

• SkedPal para bloqueio de tempo

• Akiflow for integrations and a single task inbox

• Structured for planning with your voice

• Toki for managing your calendar via messaging apps

• Clara for having a virtual assistant in your email

• Kronologic para acompanhamento de mais leads

Calendários inteligentes x calendários de IA

Os melhores assistentes de agendamento de IA ajudam a colocar suas tarefas no seu calendário, reprogramar conflitos, agendar 1:1s com facilidade e agrupar a maior parte delas em blocos de tempo, para que você alterne menos contextos. Mas você deve migrar para um novo aplicativo se já estiver usando um calendário inteligente ou um agendador de reuniões inteligente? Aqui está uma breve comparação para ajudar você a distinguir um do outro.

Calendários inteligentes usam algoritmos determinísticos — regras fixas criadas por desenvolvedores — para fazer sugestões e otimizar seu calendário. Sempre serão exibidos os mesmos resultados se você inserir dados semelhantes. Por exemplo: um desenvolvedor pode adicionar uma regra que diz que sempre que um usuário adicionar uma tarefa chamada "corrida", agende essa tarefa para o mesmo horário em todos os dias seguintes.

Calendar AI is more powerful because scheduling tools now connect to large language models (LLMs), passing your relevant event data along with specialized prompts. Based on this information, the model makes intelligent decisions about your schedule and sends recommendations back to the app. The app then takes action on your calendar—creating, editing, updating, or removing events and event details as needed. 

Some apps can track your preferences and usage patterns over time, using this data to refine how they schedule future events and plan your day. This creates a dynamic, personalized experience that adapts to your unique work habits and scheduling needs.

IA para agendamento: o que procurar

Pronto para migrar da inteligência para a tecnologia orientada por IA? Veja o que procurei em cada assistente de agendamento de IA que testei:

• Ótima interface do usuário. Você usará seu aplicativo assistente de agenda o dia todo — afinal, é seu calendário — então ele precisa ser funcional, intuitivo e fácil de usar.

• Fácil de configurar e oferece um bom conjunto de integrações. Você deve levar menos de cinco minutos para concluir o processo de integração, que inclui conectar o calendário de sua escolha. Também priorizei aplicativos que tenham integrações com outros aplicativos populares, para que você possa economizar tempo gerando links para reuniões do Zoom, por exemplo.

• Mais do que um calendário inteligente. Ao testar cada aplicativo de assistente de agendamento, procurei por verdadeiros recursos de IA. Como não estava claro se havia IA de fato em ação, entrei em contato com a equipe de suporte para perguntar que tipo de tecnologia estava sendo executada nos bastidores e aprender mais sobre os algoritmos de agendamento da IA.

• Insights e dicas. Cada aplicativo de agendamento de IA listado aqui tem dicas de ferramentas, artigos e vídeos descrevendo como eles funcionam, para que você possa entender o que acontece quando seu calendário é reorganizado repentinamente.

• Extras. Eu estava procurando por recursos inovadores de IA de agendamento de compromissos que pudessem mudar completamente a maneira como você agenda e trabalha durante o dia.

AI scheduling has two major subcategories. The first one is calendar management: everything about putting your tasks on your day, optimizing your schedule, and helping you move through it. The other is scheduling meetings: since booking time with others can be a puzzle of its own, AI steps in to handle the back and forth and lock in the slots.

Here's how I tested the apps you're about to read about: I signed up for each AI scheduling app and added my schedule, making some changes to see how the platform adapted as I did—the way it adapts shows if there's actually AI at work. I set up meetings with myself (via a bunch of separate calendar accounts) and rearranged events over the course of a week. I explored the settings, tried out all the available features, and watched the robots create my schedule for me. Based on all that experience researching and testing these tools, here are the best AI calendar apps.

Os melhores assistentes de agendamento de IA em resumo

Melhor planejador de IA para proteger seus hábitos

Reclamar (Web)

Prós da recuperação:

• Gerencia bem eventos recorrentes

• Reprograma e ajusta rapidamente seu calendário quando detecta um conflito

Contras da recuperação:

• No mobile apps yet

Strengthening habits is all about consistency, and Reclaim (now owned by Dropbox) is a great AI calendar assistant to help you build that consistency. It looks good, works even better, and it has the right balance between power and complexity.

The platform now supports both Google Calendar and Outlook Calendar (in beta). During onboarding, you set up your work hours, weave in your habits, and choose how Reclaim's AI Time Defense should prioritize your to-dos. You can set each habit to be Most flexible, Let Reclaim decide, or Most defensive. This means your morning workout can be rock-solid while your "learning time" can shift when urgent meetings pop up.

As you move through your day, all the action is on the Planner screen. It has a calendar view in the center with three lists on the right side: priority habits, open tasks, and low-priority habits. You can keep track of what's left to do with just a glance, great to keep your focus as you work.

Você pode inserir todas as tarefas que precisa realizar manualmente, e o Reclaim começará a incluí-las em sua agenda automaticamente. Melhor ainda, você pode integrar uma ampla variedade de aplicativos de gerenciamento de tarefas e sincronizar, automatizando todo o processo. À medida que ele preenche seu futuro próximo, ele ficará de olho nos prazos, defendendo o tempo necessário para concluir tarefas críticas de um inesperado 1:1. Falando em 1:1s, o Reclaim potencializa suas reuniões semanais reagendando quaisquer reuniões recorrentes caso alguém tenha que cancelar, encontrando o melhor horário para ambos e enviando as notificações apropriadas.

Se você está tendo dificuldade para manter sua meditação matinal ou aquela caminhada rápida da tarde, o Reclaim o colocará de volta no caminho certo facilmente, sem dores de cabeça com o agendamento.

Reclaim.ai price: Free plan available for 1 habit, 1 calendar sync, 1 scheduling link, 1 smart meeting, and 1-week scheduling range. Paid plans from $8/user/month.

Melhor ferramenta de IA de agendamento para sincronizar calendários de equipe

No sentido horário (extensões da Web, Chrome e Firefox)

Prós no sentido horário:

• Flags disruptive meetings in the calendar

• Muito contexto e explicação no aplicativo

Contras no sentido horário:

• Não pode ser usado com contas pessoais do Google, apenas com o Workspace

Clockwise's mission is simple: give teams back time by orchestrating everyone's calendars simultaneously. Its AI continuously moves flexible meetings, resolves conflicts, and "finds time where there is none." This way, everyone gets longer, uninterrupted focus time without sacrificing collaboration.

Clockwise has lots of knobs and levers. It's definitely the most customizable engine on this list, but now it's working at team scale. The onboarding experience (along with the Your ideal day settings you can revisit anytime) lets you fine-tune everything from working hours and meeting windows to lunch breaks and travel time. When teams set this up together, Clockwise creates and maintains real focus time blocks of 2+ hours by automatically shifting meetings to less disruptive slots.

When you propose a meeting, Clockwise calculates the "Focus Time cost" for every attendee and recommends times that minimize fragmentation across the entire team. It honors shared norms like no-meeting days, lunch breaks, and working hours, so the plan works for people and calendars. This is true for both internal and external meetings.

While Clockwise feels strong for solo players, it truly shines with teams. Connect it to Slack, and it updates everyone's status based on what's on their calendar, prevents non-urgent messages during focus time, and lets you schedule directly from internal comms. The effect compounds as more teammates adopt it: everyone protects each other's deep work time.

Unsure if it's actually doing anything for your team's productivity? The analytics dashboard shows organization-level metrics like focus time created, conflicts resolved, and total schedule assists, so leaders can see real impact and spot trends.

Preço no sentido horário: Free plan available for basic features; paid plans from $6.75/user/month for advanced features, team productivity tools, and more security and support.

Melhor assistente de agendamento de IA para gerenciamento de projetos

Motion (Web, Windows, Mac, iOS, Android)

Prós do movimento:

• It's becoming an AI-driven workspace

• Ótimos controles de prioridade de tarefas

Contras do movimento:

• Um pouco complexo demais

Motion started as a smart calendar with strong project management features. Over the years, it's grown to cover a lot more ground, including AI employees and a breadth of features that look to automate the work-about-the-work.

To be clear, all the good project management capabilities are still here. Clicking on the Projects & Tasks tab gives you a detailed breakdown of everything you and your team have to do, with ways to assign tasks based on roles. There's risk management for tasks, with labels that update as they degrade from being on track to at risk or even missing the deadline entirely. Your calendar and daily agenda updates are based on what you have to do, so you always have maximum clarity without digging into and working on your calendar manually.

So, how do the AI employees add to this core experience? Since there's a lot of productivity data stored on Motion, these AI agents use it to optimize schedules, take notes on your meetings, draft documents about your projects, and even document standard operating procedures to make sure everyone stays consistent.

There's definitely a learning curve in setting these up and understanding how they work. The payoff isn't instant, but compounds: the more you offload to these agents and they respond in the way they should, the more you can have peace of mind and forget the admin. Of course, be sure to test them thoroughly before relying on them.

With this AI infrastructure in place, you can connect even more data sources to Motion using the Zapier integration, offloading even more manual work to the machines by connecting Motion to thousands of other apps you use at work. Learn more about how to automate Motion, or try one of these pre-made workflows.

Motion price: From $29/month for all core AI features for projects, tasks, and calendars.

Melhor assistente de agendamento de IA para bloqueio de tempo

SkedPal (Web, iOS, Android)

Prós do SkedPal:

• Ótima integração

• Entrada fácil em linguagem natural

Contras do SkedPal:

• O recurso de bloqueio de tempo leva algum tempo para se acostumar

Bloqueio de tempo: a arte de colocar tarefas na sua agenda para que você possa realmente fazer o que precisa fazer. Essa é a principal vantagem, mas há outras: você saberá quanto tempo cada tarefa leva, poderá agrupar as tarefas com base na intensidade cognitiva ou no tópico e terá um dia mais organizado no geral. O SkedPal é o melhor aplicativo para ajudar você nisso.

Com um processo de integração completo e interativo, você terá todas as habilidades necessárias para começar a usá-lo em menos de 20 minutos. O aplicativo tem uma coleção de vídeos misturados com tutoriais práticos para ajudar você a interagir com o aplicativo. Você pode adicionar todas as tarefas que precisa fazer: adicione o nome, depois a duração e a data de vencimento em linguagem natural. Por exemplo, se você escrever "Enviar esboço 5com vencimento na sexta-feira", o aplicativo reconhecerá que essa tarefa leva cinco minutos e você tem até sexta-feira para fazê-la. As datas de entrega são codificadas por cores junto com a tarefa, para que você saiba se precisa acelerar o ritmo rapidamente.

The time-blocking feature takes a bit of getting used to because you have to set it up first—once you do it, it's a breeze to use. Click on your profile picture at the top right of the screen, and then click on Time Maps. SkedPal already separates your day into Mornings and Evenings—among others—so you can use those to funnel your tasks into time slots. But when you click Add, you can create a new time-blocking label and paint the appropriate calendar regions.

Você notará que pode pintar em cores diferentes: os espaços verdes serão preenchidos primeiro, os amarelos serão os próximos e os vermelhos serão o último recurso. Isso permite que você personalize o quanto o aplicativo irá acumular de tarefas em um único dia ou adiá-las para a semana seguinte. Para atribuir tarefas a um mapa de tempo, depois de escrever a duração e a data de vencimento em linguagem natural, digite uma barra e escolha aquela à qual deseja bloqueá-la.

Se você quiser realmente se aprofundar nos detalhes, você também pode definir orçamentos de tempo. Por exemplo, decidi dedicar cinco horas por semana ao estudo do desenvolvimento sem necessidade de programação avançada — seja de uma só vez ou uma hora por dia, depende do que tenho a fazer. O SkedPal permite que você crie e acompanhe esses orçamentos de tempo. Então, no meu exemplo, eu não programaria acidentalmente sete horas de estudo, o que afetaria minha produtividade em outra área. O tempo é um jogo de soma zero, então jogue-o bem.

O SkedPal é o melhor assistente de agendamento de IA para bloqueio de tempo — para pessoas que querem agrupar suas tarefas por impacto cognitivo ou tópico, sem precisar mexer manualmente no calendário. Se interferir manualmente não é algo bom para você, conecte o SkedPal ao Zapier e automatize todas as tarefas relacionadas ao agendamento.

SkedPal price: From $9.95/month for core features and 1 connected calendar

Best AI calendar for integrations and single inbox

Akiflow (Web, Windows, Mac, iOS, Android)

Akiflow pros:

• Strong cross-platform sync and features

• Great at time-blocking and daily planning

Akiflow cons:

• Expensive; no free plan

With every productivity app producing an avalanche of data, it's really easy to turn a simple day into tracking a rocket launch operation. Dozens of dashboards, notifications, and entry points are a recipe for overwhelm, getting nothing done, and somehow feeling even more tired than if you did. Akiflow pipes all digital chatter into a single channel and lines everything up so you can bat it out of the park consistently.

The onboarding track personalizes the experience even before you register for an account. After you do, you can connect your calendar and move on to integrating other platforms such as Notion, Asana, and Slack. The more you bring in, the more you'll be able to see your entire day at a glance in a single place. From there, drag and drop what you need to do onto the calendar to block the time.

Whenever you add a new task, Akiflow's AI labels it automatically. This is good to understand what's personal, work-related, or pure boring admin. On top of that, you can browse each label on the left side and see all tasks grouped up, good to dump even more there, or see how far along (or not) you are in each area of your life.

The AI engine can manipulate your calendar based on your commands: on the bottom-right side, click to open the chat interface and command it to reschedule events, drop tasks on the calendar, or rearrange your day. It sometimes needs explicit controls, such as "look at my task list and place the overdue tasks on my calendar," to know where to look and where to take data to, but it's a minor obstacle.

Since Akiflow also has time-tracking with focusing features, it can deliver a daily report of how you're doing. You can see the hours you've worked and what you worked on in a simple pie chart, good to track where you're investing your time—and to explain why tasks from a certain project are disappearing fast while others sit untouched.

While the native integrations cover some of the biggest productivity apps on the market, the developer team hasn't had time to cover all the bases yet. But since Akiflow already connects to Zapier, you can connect your single inbox to thousands of other apps you use for work anyway. Get started with one of these templates.

Akiflow price: From $34/month for all features (there are also some flash sales)

Best AI calendar for planning with your voice

Structured (Web, iOS, Android, smartwatch)

Structured pros:

• Very easy task entry

• Smartwatch app available

Structured cons:

• Occasional sync issues

Wish you could talk it through to get a project planned and set on the calendar? With Structured, you can: open the mobile app, get to the AI tab, and talk your plans away.

The best thing about talking to AI is that you can ramble. Instead of having to organize everything inside your mind, typing it out, and organizing it on the schedule, you can talk everything out and let the machine sort it. Structured's engine will think for a bit and then lay out task suggestions that you can add one by one to your task list or all at once for convenience.

Beyond using your voice, you can use a prompt to start planning events or multiple tasks at the same time. For example, one of the suggested prompts is to plan a trip to Porto in Portugal. Instead of a response in free-flowing text, you also get a list of tasks that you can add to your list. These AI features only seem to be available on the mobile app: I couldn't find them on the web app, which is better for managing your calendar in-depth.

When placed on the calendar, Structured adds pauses and breathing room between events and tasks automatically. If you don't want those spaces, you can easily tap and drag to change the start times; for deeper editing, you can tap the task and then change the time, date, duration, or color.

The app is very geared towards personal use. The smooth user experience shows at every step. The wake-up time's graphic tops the day, with all your events lining up with cute and helpful icons to separate every event, task, and moment of your day. It all wraps up with your bedtime. If you want to stick to the schedule, all you have to do is take a look at the timeline.

Beyond calendars, Structured doesn't integrate with any major productivity apps in the space, so it's a bit of a data island. Still, the way it works makes it a nice central hub for all your personal tasks, with a nice side of AI-powered features to flesh out your days.

Structured price: Free plan includes most features; paid plans from $2.99/month, but prices might vary by region

Best AI scheduler for managing your calendar via messaging apps

Toki (WhatsApp, Telegram, Apple Messages, LINE, iOS)

Toki pros:

• Accepts multimodal inputs

• Call alert reminders for tasks available

Toki cons:

• Not available on Android nor as a web app

Using a new app always means a new browser tab you have to take care of, another interface to manage. Toki aims to reduce the burden by helping you manage your day straight from your messaging apps.

When you sign up, you can connect your preferred channels, such as WhatsApp, Apple Messages, or Telegram. This unlocks a new contact there that you can text and send commands to in order to change anything about your day. You can send commands to create an event ("schedule dinner for 7pm lasting for 2 hours"), change existing events ("let's move the event to 8pm"), or cancel it outright ("I can't do dinner after all, please cancel").

Toki accepts text messages, but you can also control it with your voice. You can speak your commands as voice notes, and it will parse them and translate them into the appropriate actions. It also accepts images as starting points, so you can upload a photo of a train ticket and it can add it to the schedule based on the information.

A unique feature here is how Toki can actually call you to alert you of tasks, just as a person would. You can set this up on a per-event basis. When the date and time come, you'll get a call from Toki so you can drop what you're doing and get on the task at hand.

The mobile app is very simple, offering a chat window where you can run the back and forth to manage your calendar as you go. When you tap on the bottom-left side icon, you can see your calendar at a glance, just to get a refresher or to make sure the changes you made carried forward. Everything is synced to your connected calendars, so you can view the event blocks in your calendar app of choice.

Toki price: Free plan available; from $10/month to increase scheduling allowances.

Best AI scheduling assistant for having a virtual assistant in your email

Clara (Web, via email inbox)

Prós de Clara:

• Advanced natural language processing handles complex scheduling intents

• Doesn't add an extra browser tab to your workflow

Contras de Clara:

• Still in beta

When it's time to meet anyone from your team or externally, so it begins: juggling meeting links, looking at your calendar, browsing theirs, and going through the click click click to reserve your slots. And if either you or they can't make it last minute, the dance begins again. Keep it in your inbox: Clara handles everything just by being cc'd on the conversation.

Before I dive into it, a quick filter: this app focuses exclusively on booking meetings with others, not on optimizing your schedule or getting your tasks on the calendar. You set it up the first time by setting your preferred meeting time boundaries (say, blocking your Saturdays and Sundays from any action at all), connecting your calendars and video conferencing, and you're ready to go.

The next time you're trading emails with anyone and you're ready to meet, simply cc Clara on the email thread (it has a dedicated email address) and state that you want to find a time to meet. It comes back to you almost instantly with up to five options based on open slots in your calendar. From this point on, everyone else on the email thread can send their availabilities or pick a slot in English, without having to click any booking link interfaces. You don't have to do anything else: once others pick the slot, it'll appear on your calendar, and video conferencing links will be rolled out automatically.

The previous Clara 2.0 relied on a mix of AI and humans-in-the-loop to make the magic happen. It would handle most of the scheduling automatically and hand off the more complex use cases to an internal team of human employees who would review and correctly schedule meetings based on the intent. The newer 3.0 version is fully powered by machine intelligence, with a custom engine that handles anything from an easy coffee meet to a 1-on-1 rescheduling marathon.

In addition to having tested and used Clara, I've worked on a couple projects with them, so I got a sneak peek at the behind-the-scenes and at the release calendar. Clara 3.0 is going through the finishing touches and is set to launch soon to a market that has no robust competitors in its class, especially after Gokatch is no longer available. Curious? If you're tired of booking links, join the waitlist and leave them behind.

Clara price: Not available yet

Melhor assistente de agendamento de IA para acompanhamento de leads

Kronologic (Web)

Prós da Kronologic:

• Agendamento automatizado de reuniões

• Pode substituir o Calendly

Contras do Kronologic:

• Parts of the interface could be better

O Kronologic está em um plano diferente quando comparado ao resto das ferramentas desta lista. Ele foi criado para ajudar equipes de vendas a agendar mais chamadas com leads interessados, aumentando as taxas de conversão em seu pipeline de vendas. Para explicar completamente o que ele faz, vou explicar algumas situações.

Tenho testado software há algum tempo. A maior parte envolve registro de autoatendimento, que leva a uma avaliação gratuita ou a um plano gratuito. Mas de vez em quando, há alguns aplicativos que exigem o preenchimento de um formulário e a espera de uma ligação para o agendamento de uma demonstração. E esse é o começo da roleta do ponto de contato: eles me ligarão em cinco minutos? Daqui a dois dias? Será necessário apenas um telefonema? Três? É impossível saber.

Depois de uma equipe de vendas de um aplicativo de CRM me ligar às 2 da manhã em uma fria manhã britânica, eu queria que esses aplicativos usassem o Kronologic. Em vez de preencher o formulário e colocar o lead em uma fila para que um representante de vendas possa buscá-lo quando possível, o aplicativo agenda automaticamente uma data e hora em que ambas as partes provavelmente estarão disponíveis. Se o lead se opuser por e-mail, os recursos de processamento de linguagem natural da Kronologic detectarão se há uma intenção de reagendamento e, se houver, atualizarão o convite para corresponder. Envolvimento da equipe de vendas durante esse processo? Se quiser, zero.

Este é o começo do que o mecanismo de IA da Kronologic pode fazer. Vamos imaginar que você montou uma lista de 200 leads interessados. Seria ótimo o agendamento de uma ligação com eles o mais rápido possível, certo? Mas você quer deixar sua equipe de vendas frenética tentando contatar todo mundo?

No aplicativo, você pode criar o tipo de reunião com o modelo de e-mail e definir o comportamento da IA para agendamento de alta densidade. E-mails começarão a ser enviados para esses leads, convidando-os para uma reunião em uma data e hora específicas dentro de um período de tempo. A maioria dessas reuniões se sobrepõe, mas como o aplicativo monitora as taxas de conversão ao longo do tempo, ele sabe sua porcentagem específica. Então, mesmo que você tenha enviado 200 convites para 200 reuniões em três dias, nem todos estão realmente interessados, então você pode identificar e conversar com todos os leads que estão.

Kronologic price: From $112/user/month

Como encontrar o melhor agendador de reuniões de IA

O gerenciamento de calendário por IA é o futuro— e não estou triste com isso. Ao pesquisar cada aplicativo de agendamento de IA, comecei a prestar atenção em quanto tempo gasto com agendamento todos os dias: somava cerca de 45 minutos. Isso é 10% do meu dia (e talvez do seu) gasto em agendamento. 

Se você estiver no mesmo barco — ou em águas mais turbulentas — escolha o aplicativo de calendário de IA que mais se adapta à sua dor. Experimente por algumas semanas e veja se isso ajuda você a gastar seu tempo de forma mais produtiva. Eu ficaria surpreso se você não notasse a diferença depois de alguns dias.

Você também pode experimentar os Zapier Agents, onde você pode criar seus próprios agentes de IA sem nenhum código. Treine seu agente para fazer coisas como preparar reuniões e tarefas de acompanhamento, ou peça para ele fazer uma pesquisa na internet sobre todas as pessoas com quem você vai se reunir em um determinado dia e criar agendas para cada uma delas. Equipados com seus dados comerciais em tempo real, os agentes Zapier podem gerenciar seu calendário mesmo enquanto você dorme. Saiba mais sobre como funciona.

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• Como gerenciar suas reuniões automaticamente com o Zapier

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This article was originally published in August 2023. The most recent update was in September 2025.