カスタマー サービス、営業、フリーランスのマーケティングのいずれの分野で働いていても、おそらくビジネス Eメールの作成にかなりの時間を費やしていることでしょう。
フォローアップからサポートチケットなどに至るまで、フレンドリーでありながらプロフェッショナルなEメールをその場で作成するのは難しい場合があります（大規模な場合は言うまでもありません）。何を言いたいのかはわかっていても、自分の考えを言葉にするのに苦労しているかもしれません。あるいは、リソースが限られており、フォローアップをまとめて書くのに十分な手が足りないかもしれません。
これまでChatGPTを使用してEメールの返信を作成したことがあるかもしれませんが、顧客が送信したEメールをコピーしてChatGPTに貼り付け、AI生成回答をGmailに転送するのは時間がかかることがあります。
ここで、ChatGPT インテグレーションが役に立ちます。簡単な Zap 1 つで、新しい顧客Eメールを受信するたびに、OpenAI の ChatGPT が慎重にまとめられた返信を作成し、Gmail の下書きとして自動的に保存します。
Zapierははじめてですか？Zapierは、重要なことに集中できるようにするためのワークフロー自動化ソフトウェアです。UI、データテーブル、ロジックを何千ものアプリと組み合わせて、考え得るあらゆるものを構築し、自動化できます。無料でサインアップできます。
ZapierのChatGPTインテグレーションでEメールを書く
Zapier を使用すると、Zap と呼ばれる自動化されたワークフローを作成して、情報をあるアプリから別のアプリに送信できます。コーディングの知識がなくても、独自の Zap をゼロから作成できますが、すぐに始められる簡単なテンプレートも提供しています。
テンプレートから始める場合は、下の Zap テンプレートをクリックすると、Zapier エディターに移動します。Zapier アカウントをまだお持ちでない場合は、作成する必要があります。次に、以下の指示に従って Zap を設定します。
ChatGPT を使用して、Gmail の新着メールからメールのコピーを作成し、Gmail に下書きとして保存します。
このワークフローには、 有料の Zapier プランまたは無料トライアルで利用できるマルチステップ Zap が必要です。マルチステップ Zap の詳細をご覧ください。
始める前に
OpenAI への Zapier連携を設定していない場合は、今すぐ設定する必要があります。まず、 platform.openai.comにアクセスしてアカウントにログインします。左側のサイドバーを展開し、 API キーをクリックします。
次に、「 + 新しい秘密キーを作成」をクリックして、新しい API キーを生成します。Zapier 内で OpenAI アカウントを接続するには、このキーが必要になります。このキーをコピーして、安全な場所に保管してください。
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Gmailトリガーを設定する
まず、トリガー（Zap を開始するイベント）を設定します。トリガー アプリとしてGmailを選択し、トリガー イベントとして新しいEメールを選択します。
まだ接続していない場合は、Gmail アカウントを接続するように求められます。「アカウントを選択...」をクリックし、ドロップダウン メニューからアカウントを選択するか (以前に Gmail を Zapier に接続したことがある場合)、 「+新しいアカウントを接続」をクリックします。
［続行］をクリックします。次に、Eメールを収集するラベルまたはメールボックスを選択します。ドロップダウン メニューをクリックすると、接続された Gmail アカウントで使用可能なラベルとメールボックスが表示されます。この例では、 「顧客Eメール」という別の Gmail ラベルを設定しているので、顧客からEメールを受信するたびに、そのEメールをこのラベルに移動して Zap を起動することができます。
次に、 「顧客Eメール」ラベルを選択します。(ラベルまたはメールボックスが選択されていない場合、下書きを含むすべてのEメールでZapがトリガーされます。)
「続行」をクリックします。
次に、トリガーをテストする必要があります。Zapier は、選択したラベルが付いた最近受信したEメールを見つけます。これは、Zapの残りの部分を設定するために使用されます。
Eメールがない場合は、サンプルEメールを自分自身にメール送信し、適切なラベルを付けて、Zapをテストします。
テストトリガーをクリックします。適切なラベルが付いたサンプルEメールが取得されます。トリガーが正しく動作していることを確認したら、 「選択したレコードで続行」をクリックします。
ChatGPTアクションを設定する
次に、アクション（Zap がトリガーされたときに実行されるイベント）を設定しましょう。アクション アプリとしてChatGPTを選択し、アクション イベントとしてEメールの作成を選択します。
次に、まだ接続していない場合は、OpenAI アカウントを Zapier に接続するように求められます。「選択」をクリックし、ドロップダウン メニューからアカウントを選択するか (以前に OpenAI を Zapier に接続したことがある場合)、「 + 新しいアカウントを接続」をクリックして、「続行」をクリックします。先ほどコピーしたOpenAI API キーを入力するよう求められます。それが完了すると、アカウントが接続されます。
次に、Zap にEメールのコンテンツを生成する方法を指示する必要があります。
データを挿入したい空のフィールド内をクリックし、「データのドロップダウンメニューからオプションを選択すると、Gmail Eメールからデータを取得できます。これには、受信者の名前、受信者のEメールアドレス、および人物の名前が含まれます。
Gmail ステップからのフィールドのマッピングが完了すると、ステップは次のようになります。
最も重要な要素は プロンプトです。「Eメールプロンプト」フィールドに、ChatGPTに書き込んでほしい内容を明確に指示します。この場合のプロンプトは次のとおりです:フレンドリーでありながら職場に適した英国英語でビジネスEメールの返信を作成します。
電子メールの件名については、Zapが選択したサンプルEメールから本文を取得します。また、Eメールのトーン（ニュートラル、フォーマル、カジュアル）を設定したり、EメールをプレーンテキストにするかHTMLにするかを選択することもできます。
最後に、使用する OpenAI モデルを選択できます (アカウントのアクセス状況によって異なる場合があります)。デフォルトではGPT- 4 o mini に設定されています。これは、自動化時に必要な高速で軽量なタスクをすべてカバーするように設計されているため、 頼りになるモデルとして推奨されます。
また、求めている文章の温度 (創造性レベル) と最大トークンを調整することもできます。
これらのフィールドのカスタマイズが完了したら、 「続行」をクリックします。
次はアクションをテストします。テストステップをクリックすると、Zapierは、Zap内のフィールドをカスタマイズする方法に応じて、ChatGPTから生成されたコピーを取得します。
アクションが正しく動作していることを確認したら、ステップの下部にある + アイコンをクリックします。
Gmailアクションを設定する
次に、もう 1 つのアクション ステップを設定します。アクション アプリにはGmailを選択し、アクション イベントには下書きを作成を選択します。
もう一度、Gmail アカウントを接続するように求められます。下書きEメールを生成する Gmail アカウントを接続します。この場合、顧客からのEメールを受信するのと同じGmailアカウントを使用します。
［続行］をクリックします。
ここで、下書きEメールの外観を設定します。宛先フィールドをクリックし、ドロップダウンメニューから送信元Eメールアドレスを選択して、顧客のEメールアドレス（元の送信者）を必ず取得してください。これは、AIによって生成されたEメールを確認した後、下書きのEメールを顧客に直接返送できるようにするためです。
これらのEメールに cc または bcc で送信する相手を選択することもできます。
件名では、顧客が送信した元のEメールからデータを取得し、 「送信者名」フィールドで送信者の名前をカスタマイズできます。また、Eメールの返信をプレーン テキストにするかHTMLにするかを選択することもできます。(前のChatGPTステップで選択したEメールの種類と一致していることを確認してください。)
完了したら、Bodyフィールドをクリックし、データ ドロップダウンメニューからBodyを選択して、ChatGPTの結果を取得できるようになります。
さらに、必要に応じて、Eメールにデフォルトの署名を含めたり、これらの下書きをラベルまたはメールボックスに追加したり、添付ファイルを含めたりすることもできます。
これらのフィールドのカスタマイズが完了したら、 「続行」をクリックします。
次はアクションをテストします。テストステップをクリックします。ZapierがEメールの下書きを作成します。
Zapが作成した下書きEメールを確認したら、Zapが使用できるようになります。何かがおかしい場合は、戻って、適切に調整するまで調整してください。
Zap は数秒以内にビジネスEメールを作成し、下書きに保存します。私たちのものは次のようになります。
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メール作成にはChatGPTを使用する
これで、顧客または見込み客がEメールを送信するたびに、このZapが返信の下書きを作成し、Gmailの下書きフォルダーに追加します。あなたがしなければならないのは、下書きを確認し、詳細を微調整して、クライアントに直接送り返すことだけです。
言葉遣いやプロフェッショナルとしての印象について心配する必要はありません。ChatGPT が代わりに整理し、応答時間を短縮します。
ChatGPT を使用して、Gmail の新着メールからメールのコピーを作成し、Gmail に下書きとして保存します。
関連資料：
この記事はもともと 2023年 1 月に公開されたものです。最近は 2024年10月に更新された。
