カレンダーのイベントを一括で作成するのは面倒ですが、イベントの計画やチームの不在時間の追跡などについては、やらなければならない仕事です。
Zapier を使用して Google スプレッドシートから Google カレンダーのイベントを自動的に作成することで、時間を節約できます。これは、Google カレンダーにイベントを一括で追加する必要がある場合や、チームメイトが自分のカレンダーや共有カレンダーにイベントを追加する場合に特に便利です。
1 つの Zap (Zapier の自動ワークフローと呼んでいます) を使用すると、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるたびに、Google カレンダーのイベントを自動的に作成できます。
Zap（自動化されたワークフローを表す言葉）を使用して、 Google スプレッドシートから Google カレンダーのイベントを自動的に作成する方法を説明します。下のボタンをクリックし、ステップに従って設定してください。
設定方法は次のとおりです。
Google Sheets でスプレッドシートを作成します (まだ Zapier にサインアップしていない場合は必ずサインアップしてください)。
Google Sheets アカウントを接続してトリガーをカスタマイズします。
Google カレンダー アカウントを接続して、カレンダー イベントをカスタマイズします。
Zap をテストして使い始めましょう。
Zapierは、アプリを自動化されたワークフローに接続して、すべての人と企業が成長速度で前進できるようにするノーコードの自動化ツールです。その仕組みの詳細については、こちらをご覧ください。
始める前に
まだスプレッドシートを作成していない場合は、Google スプレッドシートで作成し、列に必ずラベルを付けてください。これは Zap を設定するときに重要になります。[ 開始日時 ] と [終了日時] の列を別々に用意してください。スプレッドシートが空の場合は、数行の情報を入力します。そのデータは Zapier で使用して Zap をテストします。
実際に使用する情報がない場合は、簡単に認識できる情報を使用してサンプル提出物を入力できます。たとえば、ランダムな文字を入力する代わりに、架空の文字を使用して、テストと実際の提出物を混同しないようにします。この例では、休暇リクエストを収集して、チーム メンバーのオフィス外時間の共有カレンダーを作成します。
Googleスプレッドシートを接続する
開始するには、上のボタンをクリックすると、Zap エディターに直接移動します。ここで、自動化されたワークフローを作成およびカスタマイズします。
この作品のZapierのワークフローを使用するには、Zapierアカウントが必要です。まだアカウントをお持ちでない場合は、 無料で始めることができます。
まず、トリガー ステップ (Zap を開始するイベント) を設定します。トリガー アプリとしてGoogle スプレッドシートを検索して選択し、トリガー イベントとして新しいスプレッドシート行を検索して選択します。Zap テンプレートを使用している場合は、これらは自動的に選択されます。 次に、まだログインしていない場合は Google Sheets アカウントでログインし、 「続行」をクリックします。
接続するアプリごとに、ZapierはZapを柔軟に使用できる一般的な権限セットを要求します。Zapier がアプリ アカウントに対して実行するアクションは、特定の Zap が設定内容を実行するために必要なアクションのみです。
トリガーをカスタマイズする
次に、Zap をトリガーするスプレッドシートとワークシート（該当する場合）を Zapier に伝える必要があります。
スプレッドシートフィールドの下にあるドロップダウンメニューをクリックして、Google スプレッドシートファイルを選択します。次に、ワークシートフィールドの下のドロップダウンメニューをクリックして、特定のワークシートを選択します。1 つのファイル内に複数のワークシートがない場合は、通常は [シート1] になります。
「続行」をクリックします。
トリガーをテストする
さて、トリガーをテストしてみましょう。Zapier は、サンプル データとして使用する既存の行を Google スプレッドシートから見つけます。この情報は、後のステップで Zap の残りの部分の構築を完了するために使用されます。テストトリガーボタンをクリックします。
テスト情報が正しいと思われる場合は、 「選択したレコードで続行」をクリックします。何かおかしい点がある場合、またはZapierがシート内の行を見つけられない場合は、前のステップに戻って、すべてが正しいことを再確認してください。
Googleカレンダーを接続してカスタマイズする
次に、アクション ステップをカスタマイズします。アクションとは、Zapがトリガーされた後に実行するイベントです。
アクション アプリにはGoogle カレンダーを使用し、アクション イベントには「詳細なカレンダー イベントを作成」を使用します。これは、Zap テンプレートを使用している場合に自動的に選択されます。次に、まだ Google カレンダー アカウントを接続していない場合は接続し、 「続行」をクリックします。
カレンダーイベントをカスタマイズする
次に、Google カレンダーのイベントの表示方法をカスタマイズします。
カレンダーの下のドロップダウンメニューをクリックして、Zapierでイベントを作成する特定のカレンダーを選択します。たとえば、個人の予定表とは別のチーム予定表がある場合などです。
概要フィールドは、Google カレンダーのイベントに表示されるメインのカレンダー テキストです。テキストを入力するかデータを挿入するをクリックします。Google スプレッドシートの行情報を使用する場合は、ドロップダウン メニューから Google スプレッドシートのフィールドを選択します。テキストを入力することもできます。テキストは Zap が実行されるたびに同じように表示されます。
この例では、Google スプレッドシートの名前とテキストの両方を使用して、このカレンダー イベントが従業員の休暇時間を表していることを示します。
このプロセスは、フィールドマッピングと呼ばれます。連絡先名などのデータをマップする場合、エディターに表示されるのはプレースホルダーです。このプレースホルダーデータは、Zapをテストするときにのみ使用されます。Zap が実行されると、Zap の実行時に Google スプレッドシート（または選択した任意のアプリ）からの実際のデータが使用されます。
フィールド マッピングの詳細についてはZapier クイックスタートガイドをご覧ください。
次に、説明フィールドに任意のテキストまたは Google スプレッドシートのフィールドを入力します。この例では、テキストを使用します。
[開始日時]の下で、ドロップダウン メニューから Google スプレッドシートで使用するフィールドを選択します。複数のオプションを選択できます。[ 終了日時 ] フィールドについても同じ操作を行います。
注:このステップでは、書式設定が非常に重要になります。特に、1 日よりも短いカレンダー イベントや、非常に特定の時間に開始または終了するカレンダー イベントを作成する必要がある場合は、書式設定が重要になります。Google スプレッドシートでは、日付と時刻を別々のセルにリストするよりも、1 つのセルに日付と時刻をリストする方が簡単であることがわかりました（例: 10 / 09 / 2024 9 : 00 。
残りのオプションは好みに応じてカスタマイズします。たとえば、カスタム リマインダーが必要な場合や、この Zap がカレンダーに作成するイベントに特定の色を使用する場合などです。また、[終日] フィールドのドロップダウンメニューで[はい] を選択して、イベントを終日イベントとして表示するかどうかを指定することもできます。
完了したら、 「続行」をクリックします。
Zapをテストして使い始めましょう
ここで、Zap が機能するかどうかをテストしてみましょう。テスト ステップをクリックすると、ZapierはGoogleスプレッドシートの情報を使用してGoogleカレンダーイベントを作成します。
このテストをスキップしたい場合は、 「テストをスキップ」ボタンをクリックしてください。 右下隅にあります。ただし、カレンダーイベントが正しく作成されたことを確認するために、Zapをテストする必要があります。
テストが成功した場合、次のようなメッセージが表示されます。
Google カレンダーを開いてカレンダー イベントを見つけ、正しく表示されていることを確認します。終日のイベントの場合は、次のようになります。
また、イベントが終日イベントでない場合は、次のようになります。
すべてが正しく設定されると、Zapの使用を開始する準備が整います。
関連資料：
この記事はもともと 2017年 9 月に公開され、ハンナ ハーマンによる以前の更新が加えられました。最近では、 2024 年 10 月に Khamosh Pathak によって更新されました。
