Comment organiser les e-mails dans Outlook

Cela fait quatre ans que j'enseigne virtuellement à des étudiants dans une université locale. Une chose qu’ils ne vous disent pas sur l’éducation virtuelle, cependant, c’est que la gestion des communications principalement par e-mail peut devenir un emploi à temps partiel inattendu.

Après mon premier semestre d’enseignement, j’ai passé un certain temps à maîtriser ma boîte de réception Outlook à l’aide de quelques outils intégrés de l’appli, et je n’ai pas regardé en arrière depuis. Voici comment organiser les e-mails dans Outlook. 

Remarque: Il existe environ 16versions395 de Microsoft Outlook. J’utilise Outlook pour Microsoft 365, fonctionnant sur un MacBook Pro. Outlook peut être légèrement différent de votre côté en fonction de votre appareil ou si vous utilisez l’appli Web.

Comment organiser les e-mails dans Outlook 

Que vous optiez pour une boîte de réception zéro ou une boîte de réception infinie , ou que vous souhaitiez simplement arrêter de redouter votre boîte de réception, utilisez ces outils intégrés pour vous aider à organiser vos e-mails dans Outlook.

• Comment créer un nouveau dossier dans Outlook

• Comment créer des règles dans Outlook

• Comment épingler un e-mail dans Outlook

• Comment marquer un e-mail dans Outlook

• Comment archiver des e-mails dans Outlook

• Comment utiliser les étapes rapides d’Outlook

• Comment créer des catégories dans Outlook

• Comment utiliser Microsoft To Do dans Outlook

• Comment ignorer les e-mails dans Outlook

Comment créer un nouveau dossier dans Outlook

Par défaut, Outlook est livré avec des dossiers préchargés, notamment des brouillons, des éléments envoyés et des archives. Mais vous pouvez créer un nouveau dossier pour vous aider à trier vos e-mails comme vous le souhaitez. 

1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur Dossiers, puis sélectionnez Créer un dossier. Vous pouvez également cliquer sur Dossiers pour développer votre liste d’options, puis sélectionner Créer un dossier.

   

2. Nommez votre dossier et appuyez sur Entrée ou cliquez sur Enregistrer.

   

Comment créer un sous-dossier dans Outlook

Si vous souhaitez créer un sous-dossier dans Outlook, c'est tout aussi simple. 

1. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier parent dans lequel vous souhaitez créer un sous-dossier, puis sélectionnez Créer un sous-dossier.

   

2. Nommez votre sous-dossier et appuyez sur Entrée ou cliquez sur Enregistrer.

Désormais, lorsque de nouveaux e-mails arrivent, faites-les glisser-déposer dans le dossier approprié pour garder votre boîte de réception organisée.

Une fois vos dossiers configurés, vous pouvez les automatiser à l'aide de Zapier. Par exemple, vous pouvez télécharger automatiquement des messages dans certains dossiers sur votre OneDrive, les enregistrer en tant que tâches à faire dans votre appli de gestion des tâches ou créer de nouvelles pages dans Notion. Voici quelques exemples pour te lancer.

Comment créer des règles dans Outlook

En matière de gestion des e-mails, moins il y a d’efforts manuels, mieux c’est. Et c'est là qu'entrent en jeu les règles d'Outlook. Vous pouvez configurer des règles pour trier automatiquement les e-mails entrants dans le dossier approprié. Voici comment créer des règles dans Outlook directement à partir d’un e-mail.

1. Cliquez avec le bouton droit sur l’e-mail, puis sélectionnez Actions avancées > Règles > Créer une règle.

2. Par défaut, Outlook vous invite à créer une règle pour déplacer les e-mails de l’expéditeur vers un dossier désigné. Si c'est la règle que vous souhaitez créer, sélectionnez le dossier et cliquez sur OK.

   

3. Pour personnaliser votre règle, cliquez sur Plus d’options.

4. Dans la fenêtre Règles , vous disposez de plusieurs façons pour personnaliser votre règle d’e-mail : 

   • Donne ta règle. Donne un nom clair et concis à ta règle, afin de pouvoir facilement comprendre ce qu'elle fait. 

   • Ajoute une condition. Choisissez les critères auxquels l’e-mail doit répondre pour que la règle s’exécute. Il peut s’agir du nom ou de l’adresse e-mail de l’expéditeur. Vous pouvez même filtre par mots clés contenus dans des zones spécifiques de l’email (par exemple, la ligne d’objet ou le corps). 

   • Ajouter une action. Indiquez ce qu’il advient de l’e-mail s’il remplit la condition spécifiée. Outlook propose trois catégories d’actions principales : Organiser, Marquer le message et Router. 

   • Ajouter une exception (facultatif). De la même manière que pour l’ajout d’une condition, vous pouvez indiquer des critères spécifiques auxquels l’e-mail doit répondre pour être exclu du tri automatique. 

   • Arrête de traiter d'autres règles (facultatif). Si vous avez créé plusieurs règles, vous pouvez également cocher Arrêter le traitement d’autres règles pour indiquer à Outlook d’ignorer les règles suivantes, même si elles s’appliquent à l’e-mail.

     

5. Une fois prête, coche la case à côté de la règle Exécuter maintenant.

6. Cliquez sur Enregistrer. 

Comment épingler un e-mail dans Outlook 

Il y a certains e-mails auxquels je me réfère régulièrement semestre par semestre. Pour que ces e-mails restent visibles et facilement accessibles, je les épingle en haut de ma boîte de réception. 

Passez la souris sur l’e-mail que vous souhaitez épingler, puis cliquez sur l’icône Épingler (elle ressemble à une punaise). 

Cela épinglera cet e-mail en haut de votre boîte de réception - tous les autres e-mails, y compris les nouveaux, apparaîtront sous votre liste de messages épinglés. 

Si vous ne voyez pas vos messages épinglés en haut de votre boîte de réception, assurez-vous que vos e-mails sont triés par date (ils n’apparaîtront pas autrement). 

1. Cliquez sur l’icône Trié par en haut de votre liste d’e-mails (il s’agit de deux flèches : l’une pointant vers le haut, l’autre vers le bas). 

2. Cliquez sur Date. 

Comment marquer un e-mail dans Outlook 

Une autre façon de garder rapidement et facilement accessibles les e-mails importants est de les signaler. De cette façon, vous pouvez ensuite filtre pour afficher uniquement les e-mails signalés. 

Passez la souris sur l’e-mail que vous souhaitez signaler, puis cliquez sur l’icône Signaler . 

Pour afficher uniquement vos e-mails marqués, cliquer sur l’icône Filter , qui ressemble à trois lignes empilées horizontalement, en haut de votre liste d’e-mails. Cliquez ensuite sur Marqué. 

Si vous utilisez des indicateurs dans Outlook pour vous rappeler de suivre quelque chose, utilisez Zapier pour transformer automatiquement ces e-mails en actions à mener dans votre appli de liste à faire. Voici quelques exemples pour te lancer.  

Comment archiver des e-mails dans Outlook 

Outlook supprime définitivement tous les e-mails de votre dossier Éléments supprimés après 30 jours. Si vous souhaitez supprimer un e-mail dont vous pourriez avoir besoin plus tard, il est plus sûr d’archiver les e-mails dans Outlook. 

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’e-mail que vous souhaitez archiver, puis cliquez sur Archiver. Ou, avec votre adresse e-mail ouverte, cliquez sur Archiver dans la barre d’outils. 

Désormais, si vous avez besoin de récupérer cet e-mail, vous pouvez soit consulter manuellement votre dossier d’archives , soit utiliser la barre de recherche. 

Comment utiliser les étapes rapides d’Outlook 

Supposons que j’effectue des examens mensuels de la facturation des fournisseurs. Mon processus habituel consiste à examiner les factures, à les transférer à notre équipe comptable, puis à créer un rappel pour faire un suivi auprès de l’équipe comptable une semaine plus tard pour confirmer que les factures ont été payées.

Au lieu de transférer manuellement les e-mails et de créer des rappels de suivi chaque mois, les étapes rapides d’Outlook me permettent d’automatiser le processus. Voici le moyen le plus simple de le configurer.

1. Cliquez sur l’icône Paramètres , qui ressemble à un rouage, à côté de votre photo de profil. 

   

2. Dans la fenêtre Paramètres , cliquez sur Étapes rapides. 

   

3. À partir de là, vous disposez de plusieurs façons de personnaliser votre étape :

   • Nommez votre étape rapide. Donnez à votre étape un nom clair et concis, afin que vous puissiez facilement comprendre ce qu’elle fait.

   • Choisissez une action. Indiquez ce que vous voulez faire avec l’e-mail si l’étape est appliquée. Vous pouvez ajouter plusieurs étapes d’action. 

4. Une fois que vous avez personnalisé votre Quick étape, cliquer sur Enregistrer.

L’étape rapide que j’ai créée me permet de traiter les deux dernières étapes de mon processus de révision mensuelle des factures (transférer l’e-mail et créer une tâche de rappel) en un seul clic. 

Pour appliquer l'étape à un e-mail, cliquez sur le curseur vers le bas (⋁) à côté du nom de l'étape rapide que vous venez de créer (il aura remplacé le texte par défaut Étapes rapides) dans l'onglet Accueil de votre ruban, puis sélectionnez l'étape que vous souhaitez effectuer.

Comment créer des catégories dans Outlook

Les étiquettes (ou balises) sont un excellent moyen de catégoriser les e-mails pour des recherches sans tracas. Je les utilise également pour me donner un aperçu rapide de l’expéditeur de l’e-mail, ce qui me permet de déterminer rapidement son niveau de priorité. Mais comme pour tout excellent système d'organisation, il repose sur une science.

L'essentiel est de rester simple. N'exagère pas avec le nombre de labels que tu crées. Pour moi, je m'en tiens à trois étiquettes : administration de l'université (contrats et autres formalités administratives), communications du corps professoral et communication des étudiants. 

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’adresse e-mail pour laquelle vous souhaitez créer une nouvelle catégorie. 

2. Cliquez sur Catégoriser, puis sélectionnez Nouvelle catégorie.

   

3. Donnez un nom à votre catégorie, choisissez une couleur d’étiquette, puis cliquez sur Enregistrer. 

   

Puisque tu sais comment créer des règles dans Outlook, tu peux également automatiser le processus d'étiquetage. 

Pour étiqueter un e-mail avec une catégorie existante, cliquez avec le bouton droit sur l’e-mail, cliquez sur Catégoriser et sélectionnez l’étiquette que vous souhaitez appliquer. 

Comment utiliser Microsoft To Do dans Outlook

Si vous vivez dans l’écosystème de Microsoft, il y a de fortes chances que vous suiviez vos tâches à l’aide de Microsoft To Do. Dans ce cas, Microsoft permet de transformer facilement les e-mails en tâches dans To Do.

Remarque : Les instructions ci-dessous expliquent comment ajouter des e-mails à votre liste de tâches dans À faire à l’aide d’Outlook dans Microsoft 365. Si vous utilisez Tâches dans Outlook.com, les instructions sont légèrement différentes.

1. Dans la barre d’outils Outlook, cliquez sur l’icône Ma journée , qui ressemble à un calendrier coché. Le volet Ma journée à faire s’affiche automatiquement. 

   

2. Faites glisser l’e-mail que vous devez adresser dans le volet à faire et déposez-le dans la section Ajouter en tant que tâche . Si vous souhaitez créer un événement de calendrier à partir d’un email, vous pouvez également le glisser-déposer dans la section Ajouter en tant qu’événement . 

   

   Par défaut, la ligne d’objet de votre e-mail apparaîtra comme le nom de la tâche, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur le nom. Pour consulter l’e-mail d’où provient la tâche, cliquez sur l’icône Afficher l’e-mail , qui ressemble à une enveloppe.

   

3. Pour personnaliser davantage votre tâche, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez dans une liste d’options, notamment Définir un rappel et Définir la date d’échéance.  Lorsque vous définissez une date d’échéance ou un rappel, ces dates apparaissent directement sous votre tâche. 

   

   Vous avez besoin de signaler une tâche comme importante ? Cliquez sur l’icône Marquer comme important , qui ressemble à une étoile vide à côté de votre tâche. (Une étoile remplie indique que la tâche est importante.)

Si vous définissez un rappel, une fenêtre Rappels s’affiche dans Outlook à l’heure spécifiée. Vous n’êtes pas encore prêt à vous lancer dans la tâche ? Passez la souris sur la tâche et cliquez sur l’icône de rappel Répéter , qui ressemble à un réveil. 

Une fois la tâche terminée, cochez-la en cliquant sur son icône Marquer comme terminée , qui ressemble à un cercle.  

Comment ajouter automatiquement des e-mails signalés dans Outlook à Microsoft To Do 

Vous pouvez également ajuster vos paramètres Microsoft To Do afin que lorsque vous marquez un e-mail dans Outlook, il apparaisse automatiquement comme une tâche dans To Do. 

1. Allez à à faire.office.com.

2. Dans la barre d’outils, cliquer sur l’icône Paramètres, qui ressemble à un rouage, puis cliquer sur Paramètres de tâche à faire. 

   

3. Dans la fenêtre Paramètres , sous Applications connectées, cliquez sur le bouton à côté de E-mail signalé.

   

"Voici comment afficher uniquement vos e-mails marqués dans Microsoft To Do."

1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur l’icône Ma journée dans la barre d’outils. 

2. Cliquez sur le curseur vers le bas (⋁) en regard de Tâches, puis sélectionnez E-mails signalés. 

   

Comment ignorer les e-mails dans Outlook

D'après mon expérience, il n'est approprié de répondre à tous que dans de rares cas. Mais au lieu de demander aux gens de ne pas cliquer sur Répondre à tous (cela fonctionne rarement), j’ai trouvé une solution simple pour garder ces fils de discussion de longue date hors de ma boîte de réception : ignorez-les. 

1. Faites un clic droit sur le fil de discussion e-mail dont vous n’avez pas besoin de faire partie.

2. Cliquez sur Ignorer. 

3. Dans la conversation Ignore ? fenêtre contextuelle, cliquer sur ok pour confirmer votre action. 

   

Toutes les réponses futures à ce fil de discussion seront automatiquement envoyées dans votre dossier Éléments supprimés au lieu de votre boîte de réception.  

Automatisez Microsoft Outlook 

Microsoft Outlook vous permet d’automatiser certains processus au sein de l’appli. Mais lorsque vous connectez Outlook à Zapier, vous pouvez automatiser encore plus vos flux de travail quotidiens sur des milliers d'autres applications. Par exemple, si tu gères plusieurs calendriers, tu peux automatiquement publier des événements sur plusieurs calendriers afin de ne jamais manquer une réunion.

Ou, si vous ne disposez pas de la bande passante nécessaire pour répondre à un afflux quotidien d’e-mails, vous pouvez utiliser Chat GPT pour rédiger et envoyer des réponses pour vous. 

En savoir plus sur l’automatisation de Microsoft Outlook ou commencer à utiliser l’un des modèles prédéfinis ci-dessus.

Lectures connexes :

• Idées d’automatisation pour Microsoft Office 365

• Comment utiliser l’Assistant Planification dans Outlook

• Comment ajouter de nouveaux e-mails Outlook à Notion

• Modèles de signature d’e-mail Outlook et comment créer les vôtres

• Comment définir un message d'absence du bureau dans Outlook

Cet article a été initialement publié en octobre 2017 par Jessica Greene. La dernière mise à jour date d'octobre 2024.