C'est difficile de créer des événements de calendrier en masse, mais pour des tâches telles que la planification d'événements ou le suivi des absences de ton équipe, c'est un travail qui doit être fait.
Vous pouvez gagner du temps en utilisant Zapier pour créer automatiquement des événements Google Agenda à partir d'une feuille Google. Cela est particulièrement pratique lorsque vous devez ajouter des événements à Google Agenda en masse ou que vos coéquipiers ajoutent des événements à votre agenda ou à un agenda partagé.
Avec un seul Zap, ce que nous appelons les flux de travail automatisés de Zapier, vous pouvez créer automatiquement des événements Google Agenda chaque fois qu’une nouvelle ligne est ajoutée à une feuille Google.
Nous allons vous expliquer comment créer automatiquement des événements Google Agenda à partir de Google Sheets à l’aide d’un Zap, le terme utilisé pour désigner un flux de travail automatisé. Cliquez sur le bouton ci-dessous et suivez les étapes de configuration.
Générer des événements Google Agenda à partir de nouvelles lignes Google Sheets
Voici comment le configurer :
Créez votre feuille de calcul dans Google Sheets (et assurez-vous de vous inscrire à Zapier si vous ne l'avez pas déjà fait).
Connectez votre compte Google Sheets et personnalisez votre trigger.
Connectez votre compte Google Agenda et personnalisez votre événement de calendrier.
Testez votre Zap et commencez à l’utiliser.
Zapier est un outil sans code d'automatisation qui vous permet de connecter vos applications à des flux de travail automatisés, afin que chaque personne et chaque entreprise puisse progresser à un rythme de croissance. Découvrez comment cela fonctionne.
Avant de commencer
Si vous n'avez pas encore créé de feuille de calcul, créez-en une dans Google Sheets et assurez-vous d'étiqueter vos colonnes. Cela sera important lorsque vous configurerez votre Zap. Veillez à avoir des colonnes séparées pour la date de début & et la date de fin &. Remplissez votre feuille de calcul avec quelques lignes d’informations si elle est vide : vous utiliserez ces données dans Zapier pour tester votre Zap.
Si tu n'as pas de véritables informations à utiliser, tu peux soumettre un échantillon en utilisant des informations que tu reconnaîtras facilement. Par exemple, au lieu de taper des caractères aléatoires, utilisez des caractères fictifs afin de ne pas confondre votre test avec une soumission réelle. Par exemple, nous allons collecter les demandes de congés pour créer un calendrier partagé du temps passé par les membres de notre équipe hors du bureau.
Connecter Google Sheets
Cliquez sur le bouton ci-dessus pour commencer, ce qui vous mènera directement à l’éditeur Zap. C’est ici que vous créez et personnalisez vos flux de travail automatisés.
Vous aurez besoin d’un compte Zapier pour utiliser les flux de travail de cet article. Si vous n’avez pas encore de compte, c’est gratuit.
Tout d’abord, configurez votre étape trigger, c’est-à-dire l’événement qui démarre votre Zap. Recherchez et sélectionnez Google Sheets pour votre appli déclencheur et Nouvelle ligne de feuille de calcul pour votre événement déclencheur. Si vous utilisez le modèle Zap, ceux-ci seront sélectionnés pour vous. Ensuite, connectez-vous avec votre compte Google Sheets, si vous ne l’avez pas déjà fait, puis cliquez sur Continuer.
Pour chaque appli que vous connectez, Zapier vous demandera un ensemble général d’autorisations qui vous permettra d’être flexible avec vos Zaps. Les seules actions que Zapier effectue sur vos comptes d’applications sont celles dont un Zap donné a besoin pour accomplir ce que vous avez configuré.
Personnalisez votre trigger
Ensuite, vous devez indiquer à Zapier la feuille de calcul et la feuille de calcul, le cas échéant, que vous souhaitez déclencher votre Zap.
Sous le champ feuille de calcul, cliquer sur la liste déroulante pour sélectionner votre fichier Google Sheets. Ensuite, cliquez sur la liste déroulante sous le champ Feuille de travail pour sélectionner une feuille de travail spécifique. Si tu n'as pas plusieurs feuilles de calcul dans un seul fichier, il s'agit généralement de la feuille1.
Cliquez sur Continuer.
Testez votre trigger
Il est maintenant temps de test notre trigger. Zapier trouvera une ligne existante de votre Google Sheet à utiliser comme exemple de données. Ces informations seront utilisées dans les étapes ultérieures pour terminer la construction du reste de notre Zap. Cliquez sur le bouton test trigger .
Si les informations de votre test semblent correctes, cliquez sur Continuer avec l’enregistrement sélectionné. Si quelque chose ne va pas, ou si Zapier ne trouve pas une ligne dans votre feuille, revenez à l’étape précédente et vérifiez que tout est correct.
Connecter et personnaliser Google Agenda
Ensuite, nous allons personnaliser l’étape d’action. Une action est un événement qu’un Zap effectue après son trigger.
Nous utiliserons Google Agenda pour notre appli action et Créer un événement de calendrier détaillé comme événement action, qui sera sélectionné pour vous si vous utilisez le modèle Zap. Ensuite, connectez votre compte Google Agenda, si vous ne l'avez pas déjà fait, et cliquez sur Continuer.
Personnalisez votre événement de calendrier
Ensuite, nous allons personnaliser la manière dont nous souhaitons que notre événement Google Agenda apparaisse.
Cliquer sur la liste déroulante sous Calendrier pour sélectionner le calendrier spécifique dans lequel vous souhaitez que Zapier crée un événement. Par exemple, si tu as un calendrier d'équipe distinct de ton calendrier personnel.
Le champ Résumé est le texte principal de l’agenda qui apparaît dans n’importe quel événement Google Agenda. Cliquez sur Saisir du texte ou Insérer des données. Si vous souhaitez utiliser les informations de ligne de votre feuille Google, sélectionnez un champ Google Sheet dans la liste déroulante. Vous pouvez également taper du texte, qui apparaîtra de la même manière à chaque exécution de votre Zap.
Dans cet exemple, nous allons utiliser à la fois le nom de notre feuille Google et du texte pour indiquer que cet événement du calendrier représente les vacances d’un employé.
Ce processus s'appelle la cartographie des champs. Lorsque vous mappez un élément de données, tel qu’un nom de contact, ce que vous voyez dans l’éditeur est un espace réservé. Ces données d’espace réservé ne seront utilisées par notre Zap que lorsque nous le testerons. Une fois que le Zap est en cours d’exécution, les données réelles de Google Sheets (ou de toute appli que vous sélectionnez) seront utilisées lors de l’exécution de votre Zap.
Pour en savoir plus sur la cartographie des champs, consultez notre guide de démarrage rapide Zapier.
Ensuite, remplissez le champ Description avec le texte ou les champs Google Sheets de votre choix. Dans cet exemple, nous n'utiliserons que du texte.
Sous Date et heure de début, sélectionnez les champs que vous souhaitez utiliser dans votre feuille Google dans la liste déroulante. Tu peux sélectionner plus d'une option. Fais de même pour le champ Date de fin &.
Note: C’est à cette étape que la mise en forme est vraiment importante, surtout si vous devez créer des événements de calendrier plus courts qu’une journée entière ou qui commencent ou se terminent à des heures très précises. Nous avons trouvé qu’il était plus facile d’afficher les dates et les heures dans une seule cellule de notre feuille Google (par exemple, 10/09/2024 9:00plutôt que d’afficher les dates et les heures dans des cellules distinctes.
Personnalisez les options restantes comme vous le souhaitez, par exemple, si vous souhaitez des rappels personnalisés ou si vous souhaitez utiliser une couleur spécifique pour les événements que ce Zap crée sur votre calendrier. Vous pouvez également spécifier si l’événement doit s’afficher en tant qu’événement d’une journée entière en sélectionnant Oui dans la liste déroulante du champ Toute la journée .
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Continuer.
Testez votre Zap et commencez à l’utiliser
Il est maintenant temps de test notre Zap pour nous assurer qu'il fonctionne. Lorsque vous cliquez sur l'étape de test, Zapier crée un événement Google Agenda en utilisant les informations de notre feuille Google.
Vous pouvez ignorer ce test si vous le souhaitez en cliquant sur le bouton Ignorer le test situé dans le coin inférieur droit. Cependant, vous devez tester votre Zap pour vous assurer que votre événement de calendrier est créé correctement.
Si le test a réussi, un message comme celui-ci s’affiche.
Ouvrez Google Agenda et recherchez votre événement de calendrier pour vous assurer qu'il semble correct. S'il s'agit d'un événement qui dure toute la journée, il ressemblera à ceci :
Et si l'événement ne dure pas toute la journée, il ressemblera à ceci :
Une fois que tout est correctement configuré, vous êtes prêt à commencer à utiliser votre Zap.
Lectures connexes :
Cet article a été initialement publié en septembre 2017, avec des mises à jour précédentes par Hannah Herman. Il a été mis à jour pour la dernière fois en octobre 2024 par Khamosh Pathak.
