Cómo organizar correos electrónicos en Outlook

Llevo cuatro años enseñando a estudiantes de forma virtual en una universidad local. Sin embargo, una cosa que no te cuentan sobre la educación virtual es que gestionar las comunicaciones principalmente por correo electrónico puede convertirse en un trabajo de medio tiempo inesperado.

Después de mi primer semestre como profesor, pasé algún tiempo administrando mi bandeja de entrada de Outlook usando algunas de las herramientas incorporadas de la aplicación, y desde entonces no he mirado atrás. A continuación se explica cómo organizar correos electrónicos en Outlook. 

Nota: Existen aproximadamente 16,395 versiones de Microsoft Outlook. Estoy usando Outlook para Microsoft 365, ejecutándose en una MacBook Pro. Es posible que Outlook se vea ligeramente diferente en su dispositivo o si está usando la aplicación web.

Cómo organizar correos electrónicos en Outlook 

Ya sea que desee tener una bandeja de entrada cero o infinita , o simplemente quiera dejar de temer a su bandeja de entrada por completo, utilice estas herramientas incorporadas para ayudar a organizar sus correos electrónicos en Outlook.

• Cómo crear una nueva carpeta en Outlook

• Cómo crear reglas en Outlook

• Cómo anclar un correo electrónico en Outlook

• Cómo marcar un correo electrónico en Outlook

• Cómo archivar correos electrónicos en Outlook

• Cómo usar los pasos rápidos de Outlook

• Cómo crear categorías en Outlook

• Cómo usar Microsoft To Do en Outlook

• Cómo ignorar correos electrónicos en Outlook

Cómo crear una nueva carpeta en Outlook

De forma predeterminada, Outlook viene precargado con carpetas que incluyen Borradores, Elementos enviados y Archivo. Pero puedes crear una nueva carpeta para ayudarte a ordenar tus correos electrónicos de la forma que desees. 

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en Carpetas y luego seleccione Crear nueva carpeta. Alternativamente, haga clic en Carpetas para expandir su lista de opciones y luego seleccione Crear nueva carpeta.

   

2. Nombra tu carpeta y presiona Enter o haz clic en Guardar.

   

Cómo crear una subcarpeta en Outlook

Si desea crear una subcarpeta en Outlook, es igual de fácil hacerlo. 

1. Haga clic con el botón derecho en la carpeta principal en la que desea crear una subcarpeta y seleccione Crear nueva subcarpeta.

   

2. Nombre su subcarpeta y presione Entrar o haga clic en Guardar.

Ahora, cuando lleguen nuevos correos electrónicos, arrástrelos y suéltelos en la carpeta correspondiente para mantener su bandeja de entrada organizada.

Una vez que haya configurado sus carpetas, puede automatizarlas usando Zapier. Por ejemplo, puedes cargar automáticamente mensajes en determinadas carpetas de tu OneDrive, guardarlos como tareas pendientes en tu aplicación de gestión de tareas o crear nuevas páginas en Notion. A continuación se muestran algunos ejemplos para ayudarle a comenzar.

Cómo crear reglas en Outlook

Cuando se trata de gestionar el correo electrónico, cuanto menos esfuerzo manual, mejor. Y aquí es donde entran en juego las reglas de Outlook. Puede configurar reglas para ordenar automáticamente los correos electrónicos entrantes en la carpeta adecuada. A continuación se explica cómo crear reglas en Outlook directamente desde un correo electrónico.

1. Haga clic con el botón derecho en el correo electrónico y luego seleccione Acciones avanzadas > Reglas > Crear regla.

2. De forma predeterminada, Outlook le solicitará que cree una regla para mover correos electrónicos del remitente a una carpeta designada. Si esa es la regla que desea crear, seleccione la carpeta y haga clic en vale.

   

3. Para personalizar su regla, haga clic en Más opciones.

4. En la ventana Reglas , tienes varias formas de personalizar tu regla de correo electrónico: 

   • Nombra tu regla. Dale a tu regla un nombre claro y conciso, para que puedas entender fácilmente lo que hace. 

   • Añade una condición. Seleccione los criterios que debe cumplir el correo electrónico para que se ejecute la regla. Esto puede incluir el nombre o la dirección de correo electrónico del remitente. Incluso puede aplicar un filtro por palabras clave contenidas en áreas específicas del correo electrónico (por ejemplo, línea de asunto o cuerpo). 

   • Agregar una acción. Indique qué sucede con el correo electrónico si cumple la condición especificada. Outlook ofrece tres categorías de acciones principales: Organizar, Marcar mensaje y Enrutar. 

   • Añadir una excepción (opcional). De manera similar a agregar una condición, puede indicar criterios específicos que el correo electrónico debe cumplir para ser excluido de la clasificación automática. 

   • Detener el procesamiento de más reglas (opcional). Si ha creado varias reglas, también puede marcar Detener el procesamiento de más reglas para indicar a Outlook que ignore las reglas posteriores, incluso si se aplican al correo electrónico.

     

5. Una vez que esté listo, marque la casilla junto a Ejecutar regla ahora.

6. Haga clic en Guardar. 

Cómo anclar un correo electrónico en Outlook 

Hay ciertos correos electrónicos a los que consulto periódicamente semestre tras semestre. Para mantener estos correos electrónicos visibles y fácilmente accesibles, los coloco en la parte superior de mi bandeja de entrada. 

Coloque el cursor sobre el correo electrónico que desea fijar y haga clic en el ícono Fijar (parece una chincheta). 

Esto fijará ese correo electrónico en la parte superior de su bandeja de entrada; todos los demás correos electrónicos, incluidos los nuevos, aparecerán debajo de su lista de mensajes fijados. 

Si no ves tus mensajes fijados en la parte superior de tu bandeja de entrada, asegúrate de que tus correos electrónicos estén ordenados por fecha (de lo contrario, no aparecerán). 

1. Haga clic en el ícono Ordenado por en la parte superior de su lista de correos electrónicos (parece dos flechas: una apuntando hacia arriba y la otra apuntando hacia abajo). 

2. Haga clic en Fecha. 

Cómo marcar un correo electrónico en Outlook 

Otra forma de mantener fácilmente accesibles los correos electrónicos importantes es marcarlos. De esta manera, puedes usar el filtro para mostrar solo los correos electrónicos marcados. 

Coloque el cursor sobre el correo electrónico que desea marcar y haga clic en el ícono Marcar . 

Para ver solo sus correos electrónicos marcados, haga click en el ícono Filter , que parece tres líneas apiladas horizontalmente, en la parte superior de su lista de correos electrónicos. Luego haga clic en Marcado. 

Si usa banderas en Outlook como una forma de recordarle que debe realizar un seguimiento de algo, use Zapier para convertir automáticamente estos correos electrónicos en puntos de acción en su aplicación de lista de tareas pendientes. A continuación se muestran algunos ejemplos para ayudarle a comenzar.  

Cómo archivar correos electrónicos en Outlook 

Outlook elimina de forma permanente cualquier correo electrónico en su carpeta Elementos eliminados después de 30 días. Si desea eliminar un correo electrónico que podría necesitar más adelante, es más seguro archivar los correos electrónicos en Outlook. 

Haga clic con el botón derecho en el correo electrónico que desea archivar y haga clic en Archivar. O bien, con el correo electrónico abierto, haga clic en Archivar en la barra de herramientas. 

Ahora, si necesita recuperar ese correo electrónico, puede buscarlo manualmente en su carpeta de Archivo o utilizar la barra de búsqueda. 

Cómo usar los pasos rápidos de Outlook 

Digamos que realizo revisiones mensuales de la facturación de los proveedores. Mi proceso normal es revisar las facturas, reenviarlas a nuestro equipo de contabilidad y luego crear un recordatorio para hacer un seguimiento con el equipo de contabilidad una semana después para confirmar que se pagaron las facturas.

En lugar de reenviar manualmente los correos electrónicos y crear recordatorios de seguimiento cada mes, los Pasos rápidos de Outlook me permiten automatizar el proceso. Aquí te mostramos la forma más sencilla de configurarlo.

1. Haz clic en el ícono de Configuración , que parece un engranaje, junto a tu foto de perfil. 

   

2. En la ventana Configuración , haga clic en Pasos rápidos. 

   

3. Desde aquí, tienes una variedad de formas de personalizar tu paso:

   • Nombra tu paso rápido. Dale a tu paso un nombre claro y conciso, para que puedas entender fácilmente lo que hace.

   • Elige una acción. Indique qué desea hacer con el correo electrónico si se aplica el paso. Puede agregar múltiples pasos de acción. 

4. Una vez que haya personalizado su Quick paso, haga clic en Guardar.

El paso rápido que he creado me permite procesar los dos últimos pasos de mi proceso de revisión de facturación mensual (reenviar correo electrónico y crear una tarea de recordatorio) con solo un clic. 

Para aplicar el paso a un correo electrónico, haga clic en el símbolo de cursor hacia abajo (⋁) junto al nombre del paso rápido que acaba de crear (habrá reemplazado el texto predeterminado Pasos rápidos) en la pestaña Inicio de su cinta y seleccione el paso que desea seguir.

Cómo crear categorías en Outlook

Las etiquetas (o rótulos) son una excelente forma de categorizar correos electrónicos para realizar búsquedas sin complicaciones. También los uso para tener una idea rápida de quién envía el correo electrónico y así poder determinar rápidamente su nivel de prioridad. Pero, como ocurre con cualquier gran sistema de organización, existe una ciencia detrás.

La clave es mantenerlo simple. No exageres con la cantidad de etiquetas que creas. En mi caso, me quedo con tres etiquetas: administración universitaria (contratos y otros trámites), comunicaciones de la facultad y comunicaciones de los estudiantes. 

1. Haga clic derecho en el correo electrónico para el que desea crear una nueva categoría. 

2. Haga clic en Categorizar y luego seleccione Nueva categoría.

   

3. Dale un nombre a tu categoría, elige un color de etiqueta y luego haz clic en Guardar. 

   

Como ya sabe cómo crear reglas en Outlook, también puede automatizar el proceso de etiquetado. 

Para etiquetar un correo electrónico con una categoría existente, haga clic con el botón derecho en el correo electrónico, haga clic en Categorizar y seleccione la etiqueta que desee aplicar. 

Cómo usar Microsoft To Do en Outlook

Si vives en el ecosistema de Microsoft, es muy probable que realices un seguimiento de tus tareas mediante Microsoft To Do. En este caso, Microsoft facilita la conversión de correos electrónicos en tareas en pendiente.

Nota: Las siguientes instrucciones son sobre cómo agregar correos electrónicos a su lista de tareas pendiente en To Do usando Outlook en Microsoft 365. Si utiliza Tareas en Outlook.com, las instrucciones son ligeramente diferentes.

1. Desde la barra de herramientas de Outlook, haga clic en el ícono Mi día , que parece un calendario con una marca de verificación. Aparecerá automáticamente el panel Mi día pendiente. 

   

2. Arrastre el correo electrónico que necesita enviar al panel Tareas pendientes y suéltelo en la sección Agregar como tarea . Si desea crear un evento de calendario a partir de un correo electrónico, también puede arrastrarlo y soltarlo en la sección Agregar como evento . 

   

   De forma predeterminada, la línea de asunto de su correo electrónico aparecerá como el nombre de la tarea, pero puede editarlo haciendo clic en el nombre. Para revisar el correo electrónico del cual se originó la tarea, haga clic en el ícono Ver correo electrónico , que parece un sobre.

   

3. Para personalizar aún más su tarea, haga clic derecho sobre ella y elija de una lista de opciones, incluidas Establecer recordatorio y Establecer fecha de vencimiento.  Cuando establece una fecha de vencimiento o un recordatorio, esas fechas aparecerán directamente debajo de su tarea. 

   

   ¿Necesitas marcar una tarea como importante? Haga clic en Marcar como importante icono, que parece una estrella hueca al lado de tu tarea. (Una estrella rellena indica que la tarea es importante).

Si configura un recordatorio, aparecerá una ventana emergente Recordatorios en Outlook a la hora especificada. ¿Aún no estás listo para marcar la tarea como finalizada? Coloque el cursor sobre la tarea y haga clic en el ícono de recordatorio Posponer , que parece un reloj despertador. 

Una vez completada la tarea, márquela haciendo clic en el ícono Marcar como completada , que parece un círculo.  

Cómo agregar automáticamente correos electrónicos marcados en Outlook a Microsoft To Do 

También puede ajustar la configuración de Microsoft To Do para que cuando marque un correo electrónico en Outlook, aparezca automáticamente como una tarea en To Do. 

1. Vaya a to-do.office.com.

2. Desde la barra de herramientas, haga clic en el ícono Configuración , que parece un engranaje, y luego haga clic en Configuración de tareas pendientes. 

   

3. En la ventana Configuración , en Aplicaciones conectadas, haga clic en el botón junto a Correo electrónico marcado.

   

A continuación te explicamos cómo ver solo tus correos electrónicos marcados en Microsoft To Do.

1. Desde Microsoft Outlook, haga clic en el icono Mi día en la barra de herramientas. 

2. Haga clic en el símbolo hacia abajo (⋁) junto a Tareas y luego seleccione Correos electrónicos marcados. 

   

Cómo ignorar correos electrónicos en Outlook

En mi experiencia, sólo hay unas pocas ocasiones en las que es apropiado responder a todos. Pero en lugar de pedirle a la gente que no haga clic en Responder a todos (rara vez funciona), encontré una solución simple para mantener estos hilos de larga duración fuera de mi bandeja de entrada: ignorarlos. 

1. Haz clic derecho en el hilo de correo electrónico del cual no necesitas participar.

2. Haga clic en Ignorar. 

3. ¿En la conversación Ignorar? ventana emergente, haga clic en vale para confirmar su acción. 

   

Todas las respuestas futuras a ese hilo de correo electrónico se enviarán automáticamente a su carpeta de Elementos eliminados en lugar de a su bandeja de entrada.  

Automatizar Microsoft Outlook 

Microsoft Outlook le permite automatizar algunos procesos dentro de la aplicación. Pero cuando conectas Outlook con Zapier, puedes automatizar aún más tus flujos de trabajo diarios en miles de otras aplicaciones. Por ejemplo, si administra varios calendarios, puede publicar eventos automáticamente en todos ellos para no perderse nunca una reunión.

O bien, si no tiene el ancho de banda para responder a un flujo diario de correos electrónicos, puede utilizar ChatGPT para redactar y enviar respuestas por usted. 

Obtenga más información sobre cómo automatizar Microsoft Outlook o comience con una de las plantillas prediseñadas anteriores.

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Este artículo fue publicado originalmente en octubre 2017 por Jessica Greene. La actualización más reciente fue en octubre 2024.