Es una molestia crear eventos de calendario en masa, pero para cosas como la planificación de eventos o el seguimiento del tiempo fuera de la oficina de su equipo, es un trabajo que debe hacerse.
Puedes ahorrar tiempo si utilizas Zapier para crear automáticamente eventos de Google Calendar desde una hoja de cálculo de Google. Esto es especialmente útil cuando necesitas agregar eventos a Google Calendar de forma masiva o cuando tus compañeros de equipo agregan eventos a tu calendario o a uno compartido.
Con un solo Zap (lo que llamamos flujos de trabajo automatizados de Zapier), puedes crear automáticamente eventos de Google Calendar cada vez que se agrega una nueva fila a una hoja de cálculo de Google.
Le explicaremos cómo crear automáticamente eventos de Google Calendar desde Hojas de cálculo de Google con un Zap (nuestra palabra para un flujo de trabajo automatizado). Haga clic en el botón a continuación y siga los pasos para configurarlo.
Generar eventos de Google Calendar a partir de nuevas filas de Hojas de cálculo de Google
Aquí te explicamos cómo configurarlo:
Crea tu hoja de cálculo en Google Sheets (y asegúrate de registrarte en Zapier si aún no lo has hecho).
Conecte su cuenta de Google Sheets y personalice su trigger.
Conecte su cuenta de Google Calendar y personalice su evento de calendario.
Prueba tu Zap y comienza a usarlo.
Zapier es una herramienta de automatización sin código que te permite conectar tus aplicaciones en flujos de trabajo automatizados para que cada persona y cada empresa pueda avanzar a la velocidad del crecimiento. Infórmate más sobre cómo funciona.
Antes de que empieces
Si aún no tiene una hoja de cálculo creada, cree una en Hojas de cálculo de Google y asegúrese de etiquetar las columnas. Esto será importante cuando configures tu Zap. Asegúrese de tener columnas separadas para la fecha y hora de inicio y la fecha y hora de finalización. Complete su hoja de cálculo con algunas filas de información si está vacía: usará esos datos en Zapier para probar su Zap.
Si no dispone de información real para utilizar, puede realizar un envío de muestra utilizando información que reconocerá fácilmente. Por ejemplo, en lugar de escribir caracteres aleatorios, utilice caracteres ficticios para no confundir su prueba con un envío real. Para nuestro ejemplo, vamos a recopilar solicitudes de tiempo libre para crear un calendario compartido del tiempo fuera de la oficina de los miembros de nuestro equipo.
Conectar Hojas de cálculo de Google
Haga clic en el botón de arriba para comenzar, que lo llevará directamente al editor de Zap. Aquí es donde usted crea y personaliza sus flujos de trabajo automatizados.
Necesitará una cuenta Zapier para utilizar los flujos de trabajo de esta pieza. Si aún no tienes una cuenta, comenzar es gratis.
Primero, configura tu paso trigger—el evento que inicia tu Zap. Busque y seleccione Hojas de cálculo de Google para su aplicación activadora y Nueva fila de hoja de cálculo para su evento activador. Si está utilizando la plantilla Zap, estos se seleccionarán automáticamente. A continuación, inicia sesión con tu cuenta de Google Sheets, si aún no lo has hecho, y haz clic en Continuar.
Para cada aplicación que conecte, Zapier le solicitará un conjunto general de permisos que le permitirá ser flexible con sus Zaps. Las únicas acciones que Zapier realiza en tus cuentas de aplicación son aquellas que un Zap determinado necesita para lograr lo que has configurado.
Personaliza tu trigger
A continuación, debes indicarle a Zapier qué hoja de cálculo y hoja de trabajo, si corresponde, quieres que active tu Zap.
En el campo Hoja de cálculo , haga clic en el menú desplegable para seleccionar su archivo de Hojas de cálculo de Google. Luego, haga clic en el menú desplegable debajo del campo Hoja de trabajo para seleccionar una Hoja de trabajo específica. Si no tiene varias hojas de trabajo dentro de un solo archivo, generalmente será Hoja1.
Haga clic en Continuar.
Pon a prueba tu gatillo
Ahora es el momento de probar nuestro trigger. Zapier encontrará una fila existente en su hoja de cálculo de Google para usarla como datos de muestra. Esta información se utilizará en pasos posteriores para terminar de construir el resto de nuestro Zap. Haga clic en el botón trigger de prueba .
Si la información de la prueba parece correcta, haga clic en Continuar con el registro seleccionado. Si algo no se ve bien o si Zapier no puede encontrar una fila en su hoja, vuelva al paso anterior y verifique que todo esté correcto.
Conectar y personalizar Google Calendar
A continuación, personalizaremos el paso de acción. Una acción es un evento que realiza un Zap después de activarse.
Usaremos Google Calendar para nuestra aplicación de acción y Crear evento de calendario detallado como nuestro evento de acción, que se seleccionará para usted si está usando la plantilla Zap. Luego, conecta tu cuenta de Google Calendar, si aún no lo has hecho, y haz clic en Continuar.
Personaliza tu evento del calendario
A continuación, personalizaremos cómo queremos que aparezca nuestro evento de Google Calendar.
Haga clic en el menú desplegable debajo de Calendario para seleccionar el calendario específico en el que desea que Zapier cree un evento. Por ejemplo, si tienes un calendario de equipo separado de tu calendario personal.
El campo Resumen es el texto principal del calendario que aparece en cualquier evento de Google Calendar. Haga clic en Ingresar texto o insertar datos. Si desea utilizar información de filas de su hoja de Google, seleccione un campo de hoja de Google en el menú desplegable. También puedes escribir texto, que aparecerá igual cada vez que se ejecute tu Zap.
En este ejemplo, utilizaremos el nombre de nuestra hoja de cálculo de Google y algo de texto para indicar que este evento del calendario representa el tiempo de vacaciones de un empleado.
Este proceso se llama mapeo de campo. Cuando asignas un fragmento de datos (como el nombre de un contacto), lo que ves en el editor es un marcador de posición. Estos datos de marcador de posición solo los utilizará nuestro Zap cuando lo probemos. Una vez que se ejecuta Zap, se utilizarán datos reales de Google Sheets (o cualquier aplicación que seleccione) cuando se ejecute Zap.
Obtenga más información sobre el mapeo de campos en nuestra guía de inicio rápido de Zapier.
A continuación, complete el campo Descripción con cualquier texto o campos de Hojas de cálculo de Google que desee. En este ejemplo, solo usaremos algo de texto.
En Fecha y hora de inicio, seleccione los campos que desea utilizar de su Hoja de cálculo de Google en el menú desplegable. Puede seleccionar más de una opción. Haga lo mismo para el campo Fecha y hora de finalización .
Nota: Este paso es donde el formato realmente importa, especialmente si necesita crear eventos de calendario que sean más cortos que un día entero o que comiencen o finalicen en momentos muy específicos. Nos resultó más fácil enumerar fechas y horas en una celda en nuestra Hoja de cálculo de Google (por ejemplo, 10/09/2024 9:00en lugar de enumerar fechas y horas en celdas separadas.
Personaliza las opciones restantes como quieras; por ejemplo, si quieres recordatorios personalizados o usar un color específico para los eventos que este Zap crea en tu calendario. También puede especificar si el evento debe aparecer como un evento de todo el día seleccionando Sí en el menú desplegable del campo Todo el día .
Cuando haya terminado, haga clic en Continuar.
Prueba tu Zap y comienza a usarlo
Ahora es el momento de probar nuestro Zap para asegurarnos de que funciona. Al hacer clic en Paso de prueba, Zapier creará un evento de Google Calendar utilizando información de nuestra hoja de Google.
Puede omitir esta prueba si lo desea haciendo clic en el botón Omitir prueba Ubicado en la esquina inferior derecha. Sin embargo, debes probar tu Zap para asegurarte de que tu evento de calendario se crea correctamente.
Si la prueba fue exitosa, verás un mensaje como este.
Abra Google Calendar y busque su evento de calendario para asegurarse de que se vea correcto. Si es un evento que dura todo el día, se verá así:
Y si el evento no dura todo el día, se verá así:
Una vez que todo esté configurado correctamente, estará listo para comenzar a usar su Zap.
Lecturas relacionadas:
Este artículo se publicó originalmente en septiembre 2017, con actualizaciones previas de Hannah Herman. La última actualización fue en octubre 2024 por Khamosh Pathak.
