Interpretar hojas de cálculo llenas de datos no es una habilidad que se me dé de forma natural. Mis ojos se ponen vidriosos por la sobrecarga de información antes de poder siquiera entrar en materia y entender qué significa todo esto. Por eso uso formato condicional.
Me ayuda a comprender mejor los datos clave de un vistazo para poder realizar un seguimiento de cuestiones como mis hábitos de gasto y cómo mi equipo está progresando hacia nuestros objetivos trimestrales.
Aquí te guiaré a través de los conceptos básicos del formato condicional en Hojas de cálculo de Google. Y te mostraré cómo aplicar algunas de las reglas de formato más comunes. Para seguir, utilice nuestra hoja de cálculo de demostración. Copie la hoja de cálculo y luego juegue con ella a medida que avanzamos en el tutorial.
Pero primero, si buscas un repaso rápido, aquí tienes la versión corta sobre cómo usar el formato condicional. (Desplácese hacia abajo para obtener más detalles y practicar con nuestra hoja de cálculo de demostración).
Resalte el rango de celdas al que desea aplicar las reglas de formato.
Seleccione Formato > Formato condicional.
Desde la ventana Reglas de formato condicional que aparece, haga clic en el menú desplegable debajo de Formato de celdas si…
Seleccione la condición que desea que trigger su regla.
En Estilo de formato, seleccione su estilo de formato.
Haga clic en Listo.
¿Quieres ver todas las reglas en tu hoja de cálculo? Simplemente resalte todo el rango de datos (o toda la hoja) y abra la ventana Reglas de formato condicional utilizando el primer paso mencionado anteriormente. Esto mostrará una lista completa de todas las reglas existentes. También puedes eliminar rápidamente cualquier regla seleccionando el ícono Eliminar regla , que parece un bote de basura.
¿Qué es el formato condicional en Hojas de cálculo de Google?
Cómo aplicar formato condicional en Hojas de cálculo de Google
Cómo aplicar formato condicional con está vacío/no está vacío
Cómo aplicar formato condicional basado en valores numéricos
Cómo aplicar formato condicional usando una escala de colores
Cómo copiar y pegar formato condicional en otra hoja de Google
¿Qué es el formato condicional en Hojas de cálculo de Google?
En Hojas de cálculo de Google, el formato condicional le permite cambiar dinámicamente el estilo del texto y el color de fondo de una celda según reglas personalizadas que usted establezca. Cada regla que configure se crea utilizando una declaración if this, then that .
En el siguiente ejemplo, la regla le indica a Hojas de cálculo de Google: "Si alguna celda en la columna E es igual a 0%, cambie el color de fondo de esa celda a amarillo claro".
Antes de continuar, aclaremos los tres componentes clave que forman cada regla de formato condicional.
Rango: La celda (o celdas) a la que se aplica la regla. En el ejemplo anterior, el rango es "E:E" (es decir, toda la columna E).
Condición: Esta es la parte "si" de la regla " si esto, entonces aquello" . Se refiere al evento trigger que debe ocurrir para que se ejecute la regla. En el ejemplo anterior, la condición es "es igual a".
Formato: Esta es la parte "entonces" de la regla si esto, entonces aquello . Se refiere al formato que debe aplicarse a cualquier celda determinada, si se cumplen las condiciones. En el ejemplo anterior, el estilo es "color de fondo amarillo claro".
Si ha utilizado Zapier anteriormente, las reglas del formato condicional pueden resultarle familiares. Funciona de forma muy similar a un Zap (lo que llamamos nuestros flujos de trabajo automatizados): si ocurre el evento desencadenante, entonces se realizará la acción.
Cómo aplicar formato condicional en Hojas de cálculo de Google
El formato condicional es una forma eficiente de hacer que la información valiosa se destaque. A continuación se explica cómo crear y modificar reglas de formato condicional en Hojas de cálculo de Google.
1. Seleccione un rango
Primero, seleccione el rango deseado. Puedes hacer esto de dos maneras.
Opción 1: Resaltar un rango directamente en la hoja de cálculo. Esto puede ser cualquier cosa, desde una sola celda hasta múltiples celdas en diferentes filas y columnas. Si no administra muchos datos, esta es la forma más rápida de hacerlo.
Opción 2: Sin resaltar nada, seleccione Formato > Formato condicional. Desde la ventana Reglas de formato condicional que aparece, ingrese el rango deseado en Aplicar al rango.
Para agregar más rangos, haga clic en Seleccionar rango de datos, que parece una cuadrícula, en el cuadro de texto del rango de celdas. En la ventana Seleccionar un rango de datos que aparece, haga clic en Agregar otro rango.
2. Crear la condición
Una vez que haya seleccionado su rango, cree su regla trigger (es decir, su declaración si esto, entonces aquello ) en la sección Formato de celdas si . Hay muchos triggers para elegir, lo que afectará la forma en que formatea su regla. Veamos los desencadenantes más comunes.
Consejo: si selecciona Formato condicional, pero no ha aplicado ninguna regla de formato condicional al rango seleccionado, Hojas de cálculo de Google agregará automáticamente una regla predeterminada para usted: "Si la celda no está vacía, cambia el color de fondo a verde claro". Pero puedes editarlo fácilmente (desplázate hasta la parte inferior de este artículo para saber cómo). Si ya ha aplicado reglas al rango dado, estas aparecerán en la ventana Reglas de formato condicional .
Aplicar formato condicional con está vacío/no está vacío
El primer conjunto de activadores (la celda está vacía y la celda no está vacía ) se ejecutará según haya o no datos en el rango especificado.
Pruébalo:
En la hoja de cálculo de demostración, seleccione la celda
A1y luego haga clic en Formato > Formato condicional.Seleccione el trigger está vacío. Dado que la celda seleccionada (
A1) está vacía, se aplicará el formato condicional predeterminado. ¡Magia! (Nota: en realidad no es magia).
Consejo: para eliminar una regla de formato condicional, seleccione cualquier celda que se haya incluido en la regla y luego abra la ventana Reglas de formato condicional . Aparecerá una lista de reglas aplicadas. Seleccione el icono Eliminar regla , que parece un bote de basura, para eliminar la regla.
Aplicar formato condicional basado en texto
Para formatear automáticamente una celda según su texto, utilice cualquiera de estos triggers basados en texto:
El texto contiene
El texto no contiene
El texto comienza con
El texto termina con
El texto es exactamente
Pruébelo: digamos que desea destacar a todos sus empleados ubicados en la oficina de Tampa.
Seleccione la columna B y haga clic en Formato > Formato condicional.
En Formatear celdas si, seleccione El texto contiene.
En el campo Valor o fórmula , ingrese
Tampa(el valor del texto no distingue entre mayúsculas y minúsculas).
Ahora, el estilo de formato predeterminado se aplicará a cualquier celda que contenga la palabra "Tampa". Y como aplicó la regla a toda la columna B, cada vez que agregue un nuevo representante en la oficina de Tampa, la celda que contiene "Tampa" se resaltará automáticamente para facilitar el acceso.
Aplicar formato condicional basado en valores numéricos
Para formatear automáticamente una celda según números, utilice cualquiera de estos triggers:
Más que
Mayor o igual que
Menos que
Menor o igual a
Es igual a
No es igual a
Esta entre
No esta entre
Pruébelo: digamos que desea resaltar objetivos "extensos", es decir, cualquier objetivo en el que el aumento sea 20% o superior.
Seleccione la columna E y haga clic en Formato > Formato condicional.
En Formatear celdas si, seleccione Mayor o igual que.
En el campo Valor o fórmula , ingrese
20%.
Consejo: Hojas de cálculo de Google reconoce cualquier tipo de número, desde percentiles hasta monedas. Esto es especialmente útil si desea realizar un seguimiento de cualquier cosa, desde sus hábitos de gasto mensuales hasta el porcentaje de sus objetivos comerciales alcanzados.
Aplicar formato condicional a una fila completa
Vamos a llevar las cosas a un nivel superior y aplicar formato condicional a filas enteras. Para lograr esto, la mejor opción es utilizar una fórmula personalizada.
Pruébelo: digamos que desea tener acceso rápido a todos los datos asociados con sus representantes actuales de Tampa, incluidos sus nombres y objetivos de ventas.
Resalte todo el conjunto de datos (en este caso,
A3:F14) y seleccione Formato > Formato condicional.En Formato de celdas si, seleccione La fórmula personalizada es (última opción).
En el campo Valor o fórmula , ingrese
=$B:$B="Tampa".
Ahora, cualquier fila que contenga "Tampa" en la columna B estará resaltada.
¿Cómo funcionó eso? Vamos a analizar en detalle la fórmula personalizada.
El símbolo = indica el inicio de la fórmula. $B:$B le dice a Hojas de cálculo de Google que escanee la columna B en busca de un valor específico. Al agregar el $ antes de B, le indica a Google que solo escanee la columna B. Y, finalmente, ="Tampa" le indica a Google Sheets qué valor buscar.
Ahora, digamos que desea resaltar cualquier fila donde el objetivo de expansión sea mayor o igual a 20%. Nuevamente, utilizarías una fórmula personalizada. En este caso, deberá ingresar =$E:$E>=20%.
Si está aplicando una fórmula personalizada basada en valores numéricos, hay más operadores con los que puede jugar: menor o igual que (<=), menor que (<), mayor que (>) o igual a (=).
También puede utilizar una fórmula personalizada para resaltar cualquier fila que no incluya un valor determinado. Por ejemplo, si quisiera destacar a sus representantes que no trabajan en la oficina de Tampa, utilizaría la fórmula personalizada =$B:$B<>"Tampa".
Consejo: Los ejemplos anteriores son solo una muestra de lo que es posible con fórmulas personalizadas. Si quieres profundizar más en el tema, consulta esta lista de fórmulas aceptadas por Hojas de cálculo de Google. Atención: avanzan bastante rápido.
Aplicar formato condicional usando una escala de colores
La escala de colores es otro estilo de formato que facilita la visualización de valores en un espectro.
Pruébelo: digamos que quiere ver dónde se ubican los objetivos de expansión de sus representantes en un espectro: un aumento del 0% no es muy bueno y un 50% es "¡Guau! Ahora bien, ese es un objetivo ambicioso". Una excelente manera de visualizar esto es utilizando una escala de colores donde el color de relleno difiere en intensidad según el valor de la celda. Aquí te explicamos cómo.
Resalte la columna E y haga clic en Formato > Formato condicional.
En la ventana Reglas de formato condicional , haga clic en Escala de color. Aparecerá el formato predeterminado, resaltando los porcentajes de objetivo de estiramiento más bajos con un color altamente saturado (en este caso, verde oscuro) y los más altos con una versión menos saturada del mismo color (en este caso, verde claro).
Consejo: si su regla de formato condicional modifica el color de fondo de una celda, utilice un esquema de color de alto contraste para mejorar la legibilidad. En el caso de utilizar una escala de colores, serían mejores tonos de amarillo sobre una fuente negra que, por ejemplo, tonos de rojo.
Aplicar formato condicional basado en fechas
Antes de aplicar reglas de formato condicional utilizando fechas, es importante utilizar un formato de fecha consistente en toda la hoja de cálculo.
Para ello, resalte las celdas que incluyan fechas y haga clic en Formato > Número. Desde aquí, puede seleccionar el formato de fecha predeterminado o seleccionar Fecha y hora personalizadas y elegir su estilo preferido.
Ahora que el formato de fecha es consistente en todos sus aspectos, apliquemos algunas reglas de formato condicional. Aquí están sus opciones para reglas basadas en fechas:
La fecha es
La fecha es anterior a
La fecha es posterior a
Pruébelo: digamos que desea destacar a los representantes que tienen objetivos de aumentar sus ventas para fines de agosto.
Resalte la columna F y haga clic en Formato > Formato condicional.
En Formatear celdas si, seleccione La fecha es anterior a > Fecha exacta.
En el campo Valor o número , ingrese 09/01/2023.
Consejo: utilice formato condicional con fechas relativas, como hoy, mañana, ayer y en la última semana, mes o año. De esta manera, no tienes que actualizar manualmente tus reglas para comunicar cosas como fechas límite y objetivos.
Aplicar múltiples reglas de formato condicional
Es fácil agregar más de una regla de formato condicional a un rango determinado. Simplemente resalte el rango, haga clic en Formato > Formato condicional y luego haga clic en Agregar otra regla.
Google Sheets ejecutará cada regla (en el orden en que fueron creadas) hasta que encuentre una condición que requiera un cambio de estilo. Sin embargo, una vez que una celda determinada cumple una regla, las reglas posteriores no la anularán.
En el siguiente ejemplo, se han aplicado las siguientes reglas de formato condicional a todo el rango de datos (A3:F14):
Primero: si el representante tiene su base en Tampa, resalte toda la fila en verde claro. Para hacer esto, utilicé la misma fórmula de antes:
=$B:$B="Tampa".Segundo: Si el aumento del objetivo de ventas de cualquier representante es igual al 0%, resalte la celda en amarillo claro. Para ello, establezco la regla en "es igual a 0%".
Jackson (fila 7) trabaja desde la oficina de Tampa. Debido a que esto cumple con la primera regla, la fila 7 está resaltada en verde. Aunque Jackson también tiene un aumento del 0% en sus objetivos de ventas y la segunda regla se aplica teóricamente , a Google Sheets no le importa. Es una regla de formato condicional para… gobernarlas a todas.
Consejo: si notas que tu regla no funciona como debería, es posible que se deba a que otra regla la esté bloqueando. Eliminar cualquier regla anterior aplicada al mismo rango. Esto debería hacer que su regla vuelva a funcionar correctamente.
3. Seleccionar un estilo de formato
Hasta este punto, hemos utilizado principalmente el estilo de formato predeterminado de Hojas de cálculo de Google para resaltar celdas específicas. Pero si quieres añadir un poco más de dinamismo, puedes actualizar fácilmente tu estilo de formato. Aquí te explicamos cómo.
En la ventana Reglas de formato condicional , haga clic en Predeterminado en Estilo de formato para elegir entre otros cinco estilos preestablecidos. Si ninguna de estas opciones satisface sus necesidades, también puede crear un estilo personalizado utilizando las herramientas en Estilo de formato.
Consejo: Los humanos asocian inconscientemente colores específicos con significados específicos, así que tenga cuidado con sus elecciones de colores. Por ejemplo, si utilizara formato condicional para resaltar cualquier dato que indicara que mi equipo no alcanzó sus objetivos trimestrales, no usaría el color rojo. En lugar de eso, podría optar por algo más neutral, pero aún así perceptible, como el naranja. Para obtener más información sobre cómo utilizar el color a su favor, consulte la guía de Canva sobre el significado y el simbolismo del color.
Bono: Cómo copiar y pegar formato condicional en otra hoja de cálculo de Google
Digamos que tiene varias hojas de datos y desea aplicar las mismas reglas de formato condicional de una hoja de cálculo a otra en Hojas de cálculo de Google. Puedes aplicar las mismas reglas manualmente o puedes tomar una ruta mucho más rápida: copiar y pegar, pero hazlo especial. Esto es lo que quiero decir.
En el siguiente ejemplo, hay dos hojas de cálculo con datos de ventas: una para 2022 objetivos y otra para 2023 objetivos. En la hoja de cálculo Objetivos2022 , la regla es "si el valor es igual a 0%, resalte la celda en verde claro". A continuación se explica cómo aplicar la misma regla a la hoja de cálculo Objetivos2023 .
Haga clic en cualquier celda que tenga la regla deseada aplicada en la hoja de cálculo Objetivos2022 y utilice el acceso directo del teclado para copiarla.
Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo 2023 Objetivos.
Resalte el rango de datos en la columna E (
E3:E14).Haga clic derecho y seleccione Pegado especial > Solo formato.
Cualquier celda en la columna E con el valor 0% se rellenará inmediatamente en verde claro.
Consejo: solo puede copiar y pegar reglas de formato condicional de una hoja de cálculo a otra si los tipos de valores son los mismos. Por ejemplo, no puede copiar una regla que se aplique a números enteros y pegarla en celdas que contengan porcentajes.
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Este artículo fue publicado originalmente en diciembre 2018 por Theodor Porutiu. La actualización más reciente fue en junio 2024.
