Los mejores programadores de citas y aplicaciones de reservas en 2025

¿Qué tienen en común un salón de belleza, un profesional médico y una agencia de consultoría? Pues que todos ellos necesitan una manera sencilla y fiable de programar citas con los clientes sin perder tiempo ni duplicar las reservas del personal. No importa en qué sector te encuentres, tu empresa de servicios puede beneficiarse de una aplicación de calidad para la programación de citas.

El mejor software de programación de citas simplifica el proceso de reserva en ambos extremos. Gracias a tu página de reservas personalizada, los clientes pueden programar y pagar las citas por su cuenta, mientras que las nuevas reservas aparecen automáticamente en tu calendario para que tú y tu equipo os mantengáis organizados. Y los mejores programadores de citas ofrecen funciones adicionales como widgets integrables para tu página web, formularios de derivación y recordatorios personalizados por correo electrónico y SMS.

Para este artículo, probé docenas de aplicaciones de programación de citas en busca de herramientas fiables y con muchas funciones que equilibren la personalización y la facilidad de uso, tanto para ti como para tus clientes. He reducido la lista a las cinco mejores aplicaciones de reservas para ayudarte a decidir qué herramienta de programación de citas en línea se adapta mejor a las necesidades únicas de tu negocio.

El mejor software para la programación de citas

• Acuity Scheduling por su facilidad de uso

• Setmore para la personalización

• Square Appointments para la mejor aplicación de reservas móviles con TPV incorporado

• SimplyBook.me para negocios internacionales

• YouCanBookMe para software de reservas gratuito

¿Qué es un programador de citas?

Los programadores de citas son herramientas empresariales que permiten a los clientes reservar, reprogramar y cancelar citas a través de una interfaz web. Cuando los clientes quieren concertar una cita, van a la página web de tu empresa, a la página de Facebook o a cualquier otro lugar donde se admita el software de reservas y eligen una fecha y hora disponibles.

En el backend, introduces parámetros sobre cuándo la gente puede reservar ciertos servicios, según el horario comercial que establezcas, así como las horas y fechas en que tu personal u otros recursos estén disponibles. La aplicación también evita las reservas dobles y el overbooking y te ofrece la flexibilidad de bloquear horarios cuando ciertos servicios no estén disponibles.

Imagina que diriges un negocio de peluquería para mascotas y tu especialista en corte de caniches se toma dos semanas de vacaciones. Puedes introducir sus días libres en la aplicación de programación de citas con antelación para que tus clientes no puedan reservar citas para el cuidado de caniches durante los días que esa persona no esté.

¿Qué hace que la mejor aplicación de citas o reservas sea la mejor?

Las mejores aplicaciones de reservas hacen más que simplemente ofrecer a los clientes una lista de horarios disponibles de cuando pueden venir para una reunión, tratamiento o servicio. También permiten que tu clientela cancele y reprograme citas sin tener que ponerse en contacto contigo. Además, facilitan que los propietarios y gerentes de negocios realicen su trabajo, permitiéndote agilizar la comunicación, centralizar los pagos y gestionar tu personal. Esto es lo que puedes esperar de las mejores aplicaciones de programación de citas:

• Flexibilidad. Las mejores aplicaciones de programación de citas saben que distintos tipos de organizaciones tienen necesidades diferentes, por lo que te permiten personalizar a fondo cómo funcionan tus reservas. Un pequeño gimnasio que ofrece sesiones de entrenamiento personalizadas debería tener una experiencia de reserva diferente a la de un taller de la comunidad que alquila equipos de jardinería. ¿Quieres que tus clientes puedan elegir de un menú de servicios? ¿Deberían poder especificar el lugar de su cita, como para servicios ofrecidos en tu casa? Aunque hay algunas excelentes opciones de nicho (como Vagaro para negocios de peluquería, spa y fitness), las mejores aplicaciones de programación de citas te permiten personalizar estos aspectos.

• Sincronización del calendario. Casi todas las aplicaciones de programación de citas te permiten sincronizarte con un calendario. Algunas incluso te lo exigen. De esta manera, puedes ver las citas programadas de tu empresa junto con otra información importante, como cuándo cerrarás por vacaciones o reformas. Además, la aplicación puede cruzar tu disponibilidad con los eventos de tu calendario principal. Para nuestras pruebas, solo se consideraron las aplicaciones que ofrecían sincronización con al menos un calendario de los principales y se dio prioridad a las aplicaciones que ofrecían sincronización bidireccional.

• Procesamiento de pagos. Las mejores aplicaciones de programación de citas te permiten recibir un pago en el momento de la reserva. De esta manera, puedes pedir un depósito para una cita o hacer que los clientes paguen sus servicios por adelantado. Si un cliente no se presenta, no habrás perdido todo el dinero.

• Integración con herramientas de terceros. Tu herramienta de programación de citas necesita absolutamente poder conectarse con el resto de tu pila tecnológica. Si la aplicación no puede integrarse con herramientas como Slack, Mailchimp y Zoom (o al menos dejarte configurar tus propias conexiones con Zapier), no tiene cabida en esta lista.

• Asequibilidad. Idealmente, un programador de citas debería ser accesible tanto para emprendedores particulares como para equipos empresariales y para todos los demás. Las mejores herramientas ofrecen un plan gratuito y una selección de planes de pago que proporcionan una buena relación calidad-precio.

• Presentación profesional. Tu programador de citas debe ser una extensión de tu marca. El proceso de programación de citas debe ser sencillo, no dar problemas y ser estéticamente agradable. También debe ser flexible, con múltiples puntos de acceso, como un widget en tu página web, una página comercial de Facebook o una URL personalizada. Por este motivo, probé cada aplicación tanto desde el punto de vista empresarial como del cliente.

Al probar cada aplicación para este artículo, me registré para obtener una cuenta y creé una página de reservas personalizada para mí y para mi «equipo». Luego exploré el proceso de reserva desde la perspectiva del cliente, reservando citas para mí y esperando los mensajes de confirmación. Finalmente, revisé la facilidad de uso, la presentación profesional y las funciones adicionales, como las herramientas de gestión de clientes y negocios.

Los mejores planificadores de citas de un vistazo

La mejor aplicación de programación de citas por su facilidad de uso

Programación de Acuity (Android, iOS, Web)

Ventajas de Acuity Scheduling:

• Fácil de usar, incluso para principiantes

• "Modo «Que parezca que estoy a tope»" evita que parezcas desesperado(a)

• Muchas plantillas e integraciones

Desventajas de Acuity Scheduling

• No hay plan gratuito

• La página de reservas no es tan personalizable como otras opciones

Ahora que forma parte de Squarespace, Acuity Scheduling es la aplicación de programación de citas que debes elegir cuando no tienes experiencia en tecnología, pero aún necesitas personalizar tu proceso de reserva a un alto nivel. Cuando diseñes tu página de reservas, puedes permitir a tus clientes elegir citas recurrentes (si procede), completar un formulario de admisión y pagar por adelantado los servicios. También puedes ofrecer cupones y dar a los clientes la posibilidad de añadir complementos cuando reserven, como añadir un masaje de pies de 15 minutos a una pedicura.

La combinación de flexibilidad y facilidad de uso de Acuity me pareció una pasada. Durante la configuración, elegirás entre la vista mensual y diaria para los clientes, crearás formularios de admisión, subirás un logotipo, establecerás una zona horaria y decidirás si los clientes deben elegir su propia zona horaria para evitar problemas con las llamadas remotas.

Puedes elegir permitir que los clientes reprogramen o cancelen sus citas (o no) y cambiar el intervalo para las horas de inicio de las citas, que por defecto es cada 15 minutos. Puedes establecer un límite en cuanto a la antelación con la que los clientes pueden reservar una cita o con qué poca antelación pueden hacerlo. Y me encanta especialmente que se pueda activar una opción llamada «Que parezca que estoy a tope», que oculta automáticamente algunas horas disponibles para que no parezcas desesperado(a).

Cuando lo decidas, puedes compartir tu página de reservas mediante un enlace directo, incrustarla en tu página web usando varias opciones (incluida una opción de inserción fácil para sitios de Squarespace) o crear un botón o barra de reservas. Incluso puedes configurar la función Reservar con Google para que los clientes puedan reservar contigo directamente desde Google Search o Maps. Acuity también ofrece aplicaciones móviles para acceder a tu cuenta desde el lado empresarial, permitiéndote actualizar tu disponibilidad desde un dispositivo Android o iOS y una aplicación para clientes para realizar reservas móviles.

Me impresionó la cantidad de plantillas de correo electrónico disponibles según los diferentes tipos de citas, incluidas las confirmaciones, los recordatorios, las cancelaciones, las solicitudes de reprogramación, los seguimientos, los pedidos de paquetes/tarjetas de regalo y las actualizaciones de suscripciones.

Acuity también ofrece potentes opciones de integración, incluidas QuickBooks, ClassPass, Salesforce y Zoom. O puedes integrar Acuity Scheduling con Zapier, que te permite conectar Acuity a miles de otras aplicaciones. Infórmate más sobre cómo automatizar Acuity o empieza con estos ejemplos de cómo automatizar tus tareas relacionadas con la programación.

Sistemas de pago compatibles: PayPal, Square o Stripe; también funciona con pagos presenciales

Calendarios compatibles: Google Calendar, iCloud, Microsoft Exchange, Office 365, Outlook.com; con la opción de elegir entre sincronización bidireccional y unidireccional

Precios de Acuity Scheduling: Planes de pago desde 16 $/mes para 1 calendario reservable y funciones estándar

La mejor aplicación de programación para la personalización

Setmore (Web, iOS, Android)

Ventajas de Setmore:

• Extremadamente personalizable

• Muchas opciones de pago e integración

• Aplicación móvil con sistema de punto de venta virtual «Cash register»

Desventajas de Setmore:

• Faltan funciones avanzadas como cupones y formularios

• La sincronización del calendario requiere una actualización

Si buscas una aplicación de reservas que te deje a disposición de los clientes rápidamente, Setmore es un acierto de todas todas. El plan gratuito de la aplicación es generoso, que incluye 200 citas, cuatro usuarios, páginas de reserva personalizables y notificaciones y varias integraciones nativas útiles. Dicho esto, si quieres conectar tu calendario, necesitarás subir a un plan de pago.

Después de crear una cuenta, selecciona Configuración para personalizar tu página de reservas, la disponibilidad de tu equipo, las reglas de programación y el procesamiento de pagos. Luego, abre el menú de la barra lateral y selecciona Calendario para ver tu agenda completa de citas y clases reservadas.

Me pareció que la página de reservas predeterminada es elegante y profesional y puedes subir una imagen de banner y un logotipo. Y, con widgets prediseñados para Facebook, Instagram, Reservar con Google y varios creadores de páginas web, puedes permitir que los clientes reserven desde casi cualquier lugar. Setmore incluso ofrece una opción para que los clientes añadan tu página de reservas como un applet en sus teléfonos para un acceso fácil.

La integración de Zapier de Setmore también te permite conectar tu herramienta de reservas a tus aplicaciones más usadas, desde tu correo electrónico hasta tu integración y mucho más. Aquí tienes algunos ejemplos.

Sistemas de pago compatibles: Square, Stripe, PayPal, LawPay y efectivo

Calendarios compatibles: sincronización bidireccional con Google Calendar y Office 365 con cualquier plan de pago

Precios de Setmore: gratis para hasta 4 miembros del equipo y 200 reservas; los planes de pago cuestan a partir de 5 $/mes e incluyen sincronización de calendario, miembros adicionales del equipo y ubicaciones, integraciones avanzadas, citas recurrentes y más.

La mejor aplicación de reservas móviles con TPV incorporado

Square Appointments (Android, iOS, Web)

Ventajas de Square Appointments:

• Funcionalidad integrada de punto de venta (POS)

• Interfaz atractiva y optimizada para móviles

• Gestión de recursos y seguimiento de comisiones

Desventajas de Square Appointments:

• Google Calendar es la única opción de sincronización de calendarios y exige un plan de pago

• Square es el único procesador de pagos compatible

Cualquiera que haya pagado alguna bebida en una cafetería probablemente ya conozca la popular tecnología de punto de venta (POS) de Square. Square también ofrece su propia función de citas, que es un añadido útil para las empresas con una ubicación física que buscan un programador de citas con funcionalidad de punto de venta incorporado.

De hecho, Square ofrece varias funciones que las pequeñas empresas físicas pueden encontrar útiles dentro de una sola aplicación, incluidas opciones de pago flexibles (con la opción de comprar hardware TPV), reservas en línea y en persona, herramientas de gestión de personal y una base de datos de gestión de clientes.

Como cualquier plataforma diseñada para móviles, el módulo de citas prioriza la estética. Tanto la interfaz de backend como la orientada al cliente son limpias y optimizadas y me impresionó ver que la herramienta anima a los nuevos usuarios a subir fotos de sus productos y servicios.

El plan gratuito es francamente impresionante para empresas con una sola ubicación. Sin embargo, los planes de pago también ofrecen múltiples ubicaciones, citas con varios empleados, gestión de recursos y seguimiento de comisiones, lo que facilita la gestión de un negocio complejo basado en servicios con múltiples proveedores.

Y, al conectar Square con Zapier, puedes crear flujos de trabajo automatizados entre tus aplicaciones más usadas. Infórmate más sobre cómo automatizar Square o empieza con una de estas plantillas prediseñadas.

Sistemas de pago compatibles: Square (el sistema de procesamiento de pagos es bastante potente de todos modos; puedes pedir fácilmente hardware de punto de venta a través de Square e imprimir recibos con una marca personalizada para tus clientes).

Calendarios compatibles: Google Calendar (exige un plan de pago)

Precios de Square Appointments: gratis para una sola ubicación. Los planes de pago cuestan a partir de 29 $/mes por ubicación para la sincronización con Google Calendar, confirmaciones automáticas y funcionalidad de lista de espera.

La mejor aplicación de programación de citas para empresas internacionales

SimplyBook.me (Android, iOS, Web)

Ventajas de SimplyBook.me:

• Mas de 100 idiomas y más de 35 pasarelas de pago

• Muchos complementos para diferentes casos de uso

• Recordatorios de "Reserva pronto" y sistemas de fidelización para fomentar la repetición de clientes.

Desventajas de SimplyBook.me:

• Todos los planes de suscripción limitan el número de reservas por mes (50 en el plan gratuito; 500 en el nivel estándar)

• La interfaz de usuario no es muy intuitiva

Debido a la cantidad de idiomas y opciones de pago internacionales compatibles, SimplyBook.me es la mejor aplicación de programación para empresas internacionales. Las páginas de reservas de SimplyBook.me están disponibles en más de 100 idiomas diferentes, desde árabe hasta griego, indonesio y xhosa, gracias a la integración con Google Translate. También ofrece integración con Stripe, Square y PayPal, junto con múltiples servicios de procesamiento de pagos internacionales, para que puedas ofrecer un sistema que se adapte a tus clientes.

Me pareció que el proceso de configuración (y la página de reserva) era extremadamente agradable e intuitivo, ya que las detalladas instrucciones te guían a través de las opciones para crear tipos de citas y servicios complementarios. Elige un tema de color y un fondo para tu página web de reservas, y especifica cuántos proveedores de servicios y servicios ofrece tu empresa. Como ventaja adicional, SimplyBook.me identifica automáticamente las funciones más relevantes para ti según la información que has añadido sobre tu categoría empresarial (por ejemplo, si seleccionas "Gimnasio", SimplyBook.me destaca la venta de membresías y la oferta de clases e incluye múltiples ubicaciones). Incluso genera automáticamente una descripción con tecnología de IA para tu página de reservas.

Y dado que SimplyBook.me es tan consciente de la comunidad empresarial global, tiene sentido que también ofrezca integraciones con Facebook e Instagram para quienes realizan la mayor parte de sus negocios a través de las redes sociales.

SimplyBook.me también ofrece un panel de control e informes para que puedas supervisar tu negocio: consulta cuántas reservas se han cancelado, la carga de trabajo por empleado, las reseñas en línea de tu negocio, así como todos los recordatorios por mensaje de texto que han salido de tu cuenta.

Además, puedes conectar tu software de reservas al resto de aplicaciones que usas para tu negocio con las integraciones de Zapier de SimplyBook.me. Realiza acciones como automatizar y personalizar las confirmaciones de reservas, añadir citas a todos tus calendarios y mucho más.

Sistemas de pago compatibles: más de 35 opciones, incluidas Square, Stripe, PayPal, TapPay, Virtual Card Services, 2Checkout, Alipay, Asiapay, Authorize.net, Bitcoin y más.

Calendarios compatibles: Google Calendar, Outlook

Precios de SimplyBook.me: gratis para hasta 50 reservas al mes y 1 proveedor; los planes de pago cuestan desde 8,25 $/mes para reservas y proveedores adicionales mensuales, pagos, una aplicación de cliente de marca y más.

La mejor aplicación gratuita para programación

Puedes reservarme (Web)

Ventajas de YouCanBookMe:

• Plan gratuito supergeneroso

• Plantillas de páginas de reservas

• Extremadamente fácil de usar

Desventajas de YouCanBookMe:

• Solo se integra con Stripe para el procesamiento de pagos

• No es tan completo en funciones como otros

YouCanBookMe se sitúa entre una aplicación de programación de citas y un planificador de reuniones. Aunque puede que no ofrezca la misma profundidad de funciones de citas/reservas que otras opciones de esta lista, YouCanBookMe es extremadamente fácil de usar y flexible. Además, cuenta con un plan gratuito muy generoso y actualizaciones asequibles.

El plan gratuito incluye una conexión de calendario, procesamiento de pagos, soporte para más de 40idiomas y muchas opciones para personalizar tu página de reservas, disponibilidad, reglas de programación y más. Puede parecer un detalle menor, pero me encantó que, al crear una nueva cuenta de YouCanBookMe, el software se sincroniza automáticamente con el calendario del correo electrónico de tu inicio de sesión, sin necesidad de configuración adicional.

Para editar tu página de reservas, seguirás el menú simplificado "qué, quién y cuándo" de la izquierda. Puedes profundizar aún más para personalizar en detalle las normas de disponibilidad, los tipos de citas, el aspecto de la página de reservas, los campos del formulario de reserva y cualquier otra cosa que desees. A medida que avanzas, podrás ver los cambios en tiempo real en la vista previa de la derecha y cambiar con un clic entre la vista previa de escritorio y la versión móvil.

YouCanBookMe también incluye una función para guardar las páginas de reservas como plantillas para reutilizarlas más adelante, lo cual es muy útil para la rápida incorporación del personal, por ejemplo, manteniendo la coherencia.

La aplicación incluye varias integraciones nativas, incluyendo Stripe para el procesamiento de pagos y una extensión de Chrome para agilizar la programación. Puedes hacer aún más si conectas YouCanBookMe con Zapier, de modo que puedas sincronizar automáticamente los contactos con tu CRM, notificar al personal sobre nuevas reservas y crear un sistema de reservas completamente automatizado. Descubre más sobre cómo automatizar YouCanBookMe o empieza con una de estas plantillas prediseñadas.

Sistemas de pago compatibles: Stripe

Calendarios compatibles: Google Calendar, Microsoft (Outlook y Office 365), Apple (iCloud), Fastmail, Fruux, CalDAV

Precios de YouCanBookMe: plan gratuito disponible con funciones estándar y 1 conexión de calendario; actualiza al plan Individual por 7,20 $/mes para añadir una 2ª conexión de calendario y obtener acceso a personalizaciones adicionales, sesiones grupales y páginas de reserva protegidas con contraseña.

Otras opciones para la programación de citas

Las aplicaciones de reserva independientes dedicadas, como las que elegí, no son la única manera de concertar citas. Si ninguna de mis selecciones te convence, aquí tienes otras opciones:

• Si alojas tu página web en WordPress, hay muchos plugins que permiten a los visitantes de tu página web reservar citas. Echa un vistazo a nuestras elecciones de los mejores plugins de reserva para WordPress.

• Hay muchas aplicaciones de nicho que podrían servirte. Por ejemplo, encontré una aplicación, QRappointments, que es una opción útil para las empresas móviles que quieren mostrar un código QR de reserva en sus furgonetas. Sin duda, vale la pena echar un vistazo a este tipo de herramientas si tienes necesidades de reserva más específicas.

• Y luego, por supuesto, está Calendly. Me encanta Calendly y lo recomiendo totalmente para la programación de reuniones. Aunque las herramientas de programación de reuniones comparten algunas similitudes con el software de citas (ambos permiten a los invitados programar tiempo contigo), la diferencia clave es que los programadores de citas están más orientados al cliente y están diseñados tanto para reservas presenciales como virtuales. Suelen ofrecer varios tipos de citas que pueden o no incluir un menú de servicios, pero normalmente requieren el pago al final. Calendly hace mucho de lo que necesitarías de una aplicación para la programación de citas, pero está mucho más enfocada en las reuniones. Si buscas una herramienta para que tus clientes, potenciales y compañeros de trabajo programen reuniones contigo, consulta nuestro resumen de las mejores aplicaciones para la programación de reuniones.

¿Necesitas una aplicación de reservas?

Ya sea que gestiones un negocio basado en clientes por tu cuenta o con la ayuda de muchos empleados, puedes encontrar la aplicación adecuada para gestionar las citas de tus clientes. Usar una herramienta de reserva de citas con todas las funciones también puede reducir la cantidad de inasistencias y cancelaciones tardías, y puede ayudarte a recuperar fácilmente las tarifas de cancelación asegurando una retención en la tarjeta de crédito en el momento de la reserva. Y si automatizas tu software de reservas, podrás usar tu energía para centrarte en el trabajo que más importa.

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Escrito originalmente por Emily Irish y publicado en 2017, este artículo incluye contribuciones de Jill Duffy, Emily Esposito y Nicole Replogle. La actualización más reciente fue en abril de 2025.