Egal, ob du im Kundenservice, im Verkauf oder als freiberuflicher Marketingexperte arbeitest, wahrscheinlich verbringst du einen Großteil deiner Zeit damit, geschäftliche E-Mails zu schreiben.
Von Nachfassaktionen bis hin zu Support-Tickets und mehr – es kann echt schwierig sein, schnell freundliche und trotzdem professionelle E-Mails zu schreiben (ganz zu schweigen davon, wenn es um viele geht). Vielleicht wissen Sie, was Sie sagen wollen, haben aber immer noch Schwierigkeiten, Ihre Ideen in Worte zu fassen. Oder vielleicht haben Sie nur begrenzte Ressourcen und nicht genügend Hände an Deck, um diese Follow-ups in großen Mengen zu schreiben.
Vielleicht hast du schon mal ChatGPT zum Schreiben von E-Mail-Antworten benutzt, aber es kann echt nervig sein, die E-Mails deiner Kunden zu kopieren, in ChatGPT einzufügen und dann die KI-generierte Antwort wieder zurück in Gmail zu übertragen.
Hier kommt unsere ChatGPT-Integration ins Spiel. Mit einem einfachen Klick schreibt ChatGPT von OpenAI, sobald du eine neue Kunden-E-Mail bekommst, eine sorgfältig zusammengestellte Antwort und speichert sie automatisch als Gmail-Entwurf.
Neu bei Zapier? Es ist eine Software zur Workflow-Automatisierung, die es Ihnen ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Kombinieren Sie Benutzeroberflächen, Datentabellen und Logik mit Tausenden von Anwendungen, um alles zu erstellen und zu automatisieren, was Sie sich vorstellen können. Kostenlos registrieren.
Schreib E-Mails mit der ChatGPT-Integration von Zapier
Mit Zapier kannst du automatisierte Workflows, sogenannte Zaps, erstellen, die deine Informationen von einer Anwendung in eine andere schicken. Du kannst deinen eigenen Zap ganz ohne Programmierkenntnisse von Grund auf erstellen, aber wir bieten dir auch schnelle Vorlagen, um dir den Einstieg zu erleichtern.
Wenn du mit einer Vorlage anfangen willst, klick einfach auf die Zap-Vorlage unten und du kommst direkt zum Zapier-Editor. Du musst ein Zapier-Konto erstellen, falls du noch keines hast. Dann mach einfach die folgenden Schritte, um deinen Zap einzurichten.
Erstell mit ChatGPT aus neuen Gmail-E-Mails E-Mail-Texte und speicher sie als Entwürfe in Gmail.
Für diesen Workflow brauchst du einen mehrstufigen Zap, der in einem kostenpflichtigen Zapier-Plan oder während einer kostenlosen Testversion verfügbar ist. Mehr über mehrstufige Zaps erfahren.
Bevor Sie beginnen
Wenn du deine Zapier-Verbindung zu OpenAI noch nicht eingerichtet hast, musst du das jetzt tun. Um loszulegen, geh einfach auf platform.openai.com, um dich in dein Konto einzuloggen. Erweitere die linke Seitenleiste und klicke auf API-Schlüssel:
Klick dann auf „+ Neuen geheimen Schlüssel erstellen“, um einen neuen API-Schlüssel zu machen. Du brauchst diesen Schlüssel, um dein OpenAI-Konto in Zapier zu verbinden. Kopieren Sie diesen Schlüssel, und bewahren Sie ihn an einem sicheren Ort auf.
Willst du GPT-basierte Anwendungen für deine Kunden oder Mitarbeiter entwickeln? Mit dem neuen Produkt „Interfaces“ von Zapier kannst du ganz einfach dynamische Webseiten erstellen, die automatisierte Workflows starten.
Richte deinen Gmail-Trigger ein
Zuerst musst du deinen Trigger einrichten – also das Ereignis, das deinen Zap startet. Wähl Gmail als Trigger-Anwendung und „Neue E-Mail“ als Triggerereignis.
Falls du das noch nicht gemacht hast, wirst du aufgefordert, dein Gmail-Konto zu verbinden. Klick auf „Konto auswählen…“und wähl entweder ein Konto aus dem Dropdown-Menü aus (wenn du Gmail schon mal mit Zapier verbunden hast) oder klick auf „+ Neues Kontoverbinden “.
Klick auf „Weiter“. Wähle dann aus, von welchem Label oder welchem Postfach du E-Mails sammeln möchtest. Klick auf das Dropdown-Menü, um die Labels und Postfächer zu sehen, die in deinem verbundenen Gmail-Konto verfügbar sind. In diesem Fall haben wir ein separates Gmail-Label namens „Kunden-E-Mails” erstellt, damit wir jede E-Mail von einem Kunden in dieses Label verschieben und den Zap auslösen können.
Jetzt wählst du das Etikett „Kunden-E-Mails” aus. (Wenn du kein Label oder keinen Postfach ausgewählt hast, wird der Zap für alle E-Mails ausgelöst, auch für deine Entwürfe.)
Klick auf „Weiter“.
Jetzt musst du deinen Trigger testen. Zapier findet eine kürzlich eingegangene E-Mail mit dem von dir ausgewählten Label. Damit kannst du den Rest deines Zaps einrichten.
Wenn du keine E-Mails hast, sende dir selbst eine Beispiel-E-Mail und benenne sie entsprechend, dann teste deinen Zap.
Klick auf Test Trigger. Es wird die Beispiel-E-Mail mit dem richtigen Label abrufen. Wenn du siehst, dass dein Trigger richtig funktioniert, klick auf „Mit ausgewähltem Datensatz fortfahren“.
ChatGPT-Aktion einrichten
Jetzt richten wir die Aktion ein – das Ereignis, das dein Zap ausführt, sobald er getriggert wird. Wähl ChatGPT als deine Aktion Anwendung und E-Mail schreiben als dein Aktionsereignis.
Dann wirst du, falls noch nicht geschehen, aufgefordert, dein OpenAI-Konto mit Zapier zu verbinden. Klick auf „Auswählen“ und wähle entweder ein Konto aus dem Dropdown-Menü aus (wenn du OpenAI schon mal mit Zapier verbunden hast) oder klick auf „+ Neues Konto verbinden“ und dann auf „Weiter“. Du wirst aufgefordert, deinen OpenAI-API-Schlüsseleinzugeben, den du zuvor kopiert hast. Sobald du das gemacht hast, ist dein Konto verbunden.
Dann musst du deinem Zap sagen, wie er deinen E-Mail Content erstellen soll.
Du kannst Daten aus deinen Gmail-E-Mails einfügen, indem du in ein leeres Feld klickst, wo die Daten hingehen sollen, und dann eine Option aus dem Dropdown-Menü „Daten einfügen“ auswählst. Dazu gehören der Name des Empfängers, die E-Mail-Adresse des Empfängers und der Name der Person.
Wenn du die Felder aus deinem Gmail-Schritt zugeordnet hast, sieht dein Schritt ungefähr so aus:
Der wichtigste Faktor wird Ihre Eingabeaufforderung sein. Gib im Feld „E-Mail-Aufforderung“ klare Anweisungen dazu, was ChatGPT schreiben soll. In diesem Fall lautet die Aufgabe: Schreib eine geschäftliche E-Mail-Antwort in britischem Englisch, die freundlich, aber trotzdem für den Arbeitsplatz angemessen ist.
Für den Betreff der E-Mail nehmen wir den Text aus der Beispiel-E-Mail, die der Zap ausgewählt hat. Du kannst auch den Ton der E-Mail festlegen (neutral, formell oder locker) und auswählen, ob die E-Mail als reiner Text oder im HTML-Format verschickt werden soll.
Zum Schluss kannst du das OpenAI-Modell auswählen, das du verwenden möchtest (dies kann von deinen Kontozugriffsrechten abhängen). Standardmäßig ist GPT-4o mini eingestellt , was wir als Standardmodell empfehlen, da es für alle schnellen, ressourcenschonenden Aufgaben ausgelegt ist, die bei der Automatisierung anfallen.
Sie können auch die Temperatur des gewünschten Schreibens (Kreativitätsstufen) und die maximale Anzahl von Token anpassen.
Wenn du mit dem Anpassen dieser Felder fertig bist, klick einfach auf „Weiter“.
Jetzt ist es Zeit, deine Aktion zu testen. Wenn du auf „Schritt testen“ klickst, holt Zapier die generierte Kopie aus ChatGPT, so wie du die Felder in deinem Zap angepasst hast.
Sobald du siehst, dass deine Aktion richtig funktioniert, klick auf das +-Symbol unten in deinem Schritt.
Richte deine Gmail-Aktion ein
Als Nächstes musst du noch einen weiteren Aktionsschritt einrichten. Wähl Gmail als Anwendung für deine Aktion und „Entwurf erstellen“ als Aktion.
Du wirst nochmal gefragt, ob du dein Gmail-Konto verbinden willst. Verbinde das Gmail-Konto, in dem deine E-Mail-Entwürfe erstellt werden sollen. In diesem Fall benutzen wir dasselbe Gmail-Konto, wo wir die E-Mails von den Kunden bekommen.
Klick auf „Weiter“.
Jetzt ist es Zeit, das Aussehen deiner E-Mail-Entwürfe festzulegen. Stell sicher, dass du die E-Mail-Adresse des Kunden (den ursprünglichen Absender) einfügst, indem du auf das Feld „An“ klickst und die E-Mail-Adresse aus dem Dropdown-Menü auswählst. So kannst du deinen E-Mail-Entwurf direkt an den Kunden zurückschicken, sobald du die von der KI erstellte E-Mail überprüft hast.
Du kannst auch auswählen, wer in CC oder BCC dieser E-Mail gesetzt werden soll.
In der Betreffzeile kannst du Daten aus der E-Mail, die dein Kunde dir geschickt hat, einfügen und den Absendernamen im Feld „Absendername“ anpassen. Auch hier kannst du wieder auswählen, ob deine E-Mail-Antwort als reiner Text oder als HTML verschickt werden soll. (Stell sicher, dass es mit dem E-Mail-Typ übereinstimmt, den du im vorherigen ChatGPT-Schritt ausgewählt hast.)
Wenn du fertig bist, kannst du deine ChatGPT-Ergebnisse einfügen, indem du auf das Feld „Body“ klickst und „Body“ aus dem Daten-Dropdown-Menü auswählst.
Außerdem kannst du der E-Mail eine Standard-Signatur hinzufügen, diese Entwürfe einem Label oder Postfach zuweisen und bei Bedarf Anhänge hinzufügen.
Wenn du mit dem Anpassen dieser Felder fertig bist, klick einfach auf „Weiter“.
Jetzt ist es Zeit, deine Aktion zu testen. Klick auf Testschritt. Zapier erstellt einen Entwurf für eine E-Mail für dich.
Nachdem du den Entwurf der E-Mail überprüft hast, die dein Zap erstellt hat, ist dein Zap jetzt einsatzbereit. Wenn etwas nicht stimmt, gehen Sie zurück und optimieren Sie die Dinge, bis Sie es genau richtig machen.
Der Zap erstellt jetzt deine geschäftlichen E-Mails und speichert sie in wenigen Sekunden in deinen Entwürfen. So sieht unsere aus:
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ChatGPT zum Schreiben von E-Mails nutzen
Jetzt erstellt dieser Zap jedes Mal, wenn ein Kunde oder Lead dir eine E-Mail schickt, einen Entwurf für eine Antwort und legt ihn in deinem Gmail-Entwurfsordner ab. Du musst nur noch deinen Entwurf checken, eventuelle Details anpassen und ihn direkt an deinen Kunden zurückschicken.
Du musst dir keine Gedanken über die richtige Formulierung machen oder darüber, ob du professionell rüberkommst, denn ChatGPT erledigt das für dich und sorgt so für schnellere Antwortzeiten.
Erstell mit ChatGPT aus neuen Gmail-E-Mails E-Mail-Texte und speicher sie als Entwürfe in Gmail.
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Dieser Artikel wurde ursprünglich im Januar 2023veröffentlicht. Er wurde zuletzt im Oktober 2024aktualisiert.
