Erstellen Sie einen digitalen KI-Assistenten mit Zapier

Wann empfinden Sie Ihren Job als befriedigendsten? Wahrscheinlich nicht, wenn du dich um Verwaltungsaufgaben kümmerst – egal, ob du deinen E-Mail-Posteingang aufräumst, Besprechungen zusammenfasst oder eine To-do-Liste erstellst. Die meisten von uns verbringen mehr Zeit mit sinnlose Beschäftigung, als wir eigentlich wollen, obwohl wir lieber das machen würden, was uns wirklich interessiert. 

Und genau da kommt KI ins Spiel. 

In Kombination mit Zapier sind KI-Anwendungen echt starke Tools, die dir bei allem helfen können, von der Organisation deiner E-Mails bis hin zur Zeitplanung. In diesem Blogpost zeigen wir dir, wie du mit Zapier und KI deinen eigenen digitalen KI-Assistenten erstellen kannst.

Inhaltsverzeichnis

• E-Mails organisieren, sortieren und schreiben

• Erstellen Sie Transkripte, Aufgaben und Zusammenfassungen Ihrer Besprechungen

• Priorisiere und passe deinen Tagesplan an

• Mach deine To-do-Listen und Projekte einfacher

• Steuern Sie Ihre Heimgeräte aus der Ferne

• Erstell deine eigenen Chatbots, die alles machen, was du willst

• Antworten an potenzielle Kunden und Kunden

E-Mails organisieren, sortieren und schreiben

Wir haben alle schon viel zu viel Zeit damit verbracht, unsere E-Mail-Postfächer zu sortieren und die wichtigen Sachen vom Spam zu trennen.

Ob du zu viele E-Mails bekommst, um sie zu zählen, regelmäßig wichtige Infos verpasst, die untergehen, oder Schwierigkeiten haben, geschäftlich angemessene E-Mails zu verfassen im großen Umfang – KI kann dir dabei helfen, deinen Posteingang zu bändigen und deine Produktivität zu steigern. 

Das geht, weil KI Zusammenfassungen von E-Mails schreiben und dir da hinschicken kann, wo du die meiste Zeit verbringst (z. B. Slack), E-Mail-Digests mit Zusammenfassungen für dich erstellen, den Ton einer E-Mail festlegen und ja, sogar Antworten für dich entwerfen kann. 

Erstellen Sie Transkripte, Aufgaben und Zusammenfassungen Ihrer Besprechungen  

Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft ich wichtige Meetings aufgrund eines Zeitzonenkonflikts verpasst habe – oder weil ich durch eine schnell näher rückende Deadline abgelenkt wurde. 

Ein Kollege nimmt zwar meistens die Meetings auf, aber sie später anzuschauen (auch mit schnellerer Wiedergabe) ist echt zeitaufwändig und ich weiß danach nicht immer, was ich als nächsten Schritt machen soll. 

Zum Glück können diese Zaps alles machen, von der Erstellung von Transkripten aus einer Audiodatei über das Verfassen von Zusammenfassungen bis hin zur Erstellung einer personalisierten To-Do-Liste auf Basis des Contents – so muss das ganze Team keine Notizen machen und diese später manuell zusammenstellen. 

Egal, ob du Produkt-Feedback aus Nutzerinterviews sammeln oder ein verpasstes Projekt-Meeting synchronisieren musst – KI übernimmt die ganze Arbeit für dich. 

Macht dein Unternehmen manchmal personalisierte Videodemos für neue Mitarbeiter oder potenzielle Kunden? Du kannst auch Videos mit KI erstellen und sie automatisch an deine Besprechungseinladungen hängen.

Priorisiere und passe deinen Tagesplan an

Jeder hat einen Terminkalender, der sich täglich ändern kann. Egal, ob du eine zusätzliche Stunde brauchst, um eine Deadline einzuhalten, oder deinen Tag komplett umkrempeln musst, weil deine To-do-Liste so lang ist – KI kann dir dabei helfen, Prioritäten zu setzen, ohne dass du wertvolle Zeit damit verlierst, das selbst zu überlegen. 

Alternativ kannst du auch KI nutzen, um bestimmte Events zu finden oder dir personalisierte Nachrichten über neue Events in deinem Kalender schicken zu lassen, einschließlich Details zum Projekt, den Teilnehmern und der Start- und Endzeit. Bereiten Sie sich von Anfang an vor. 

Mach deine To-do-Listen und Projekte einfacher 

Benötigen Sie einen Projektmanager, haben aber nicht das Budget? Egal, ob du Zeit sparen willst, indem du einen Brief mit KI erstellen oder zusammenfassen lässt, Content skizzierst, um loszulegen, oder dein Team mit KI-generierten Zusammenfassungen auf dem Laufenden hältst – dein eigener KI-Assistent erledigt die Arbeit für dich. Diese Zaps können dir dabei helfen, deine Projektmanagement-Abläufe zu verbessern und zu optimieren. 

Wenn zum Beispiel in deinem Projektmanagement-Tool ein neues Projekt erstellt wird, kannst du eine KI-Anwendung nutzen, um eine Beschreibung (oder Content) und konkrete nächste Schritte für jedes Teammitglied zu erstellen und diese dann per E-Mail oder Slack an dein Team schicken. 

Oder nehmen wir an, jemand hat eine bestimmte Anfrage in Slack, per E-Mail oder anderswo. KI kann die Nachricht erweitern und als Element an deine Projektmanagement-Anwendung senden. 

Steuern Sie Ihre Heimgeräte aus der Ferne

Sie arbeiten den ganzen Tag und haben keine Zeit, Ihre Heimgeräte zu verwalten? Oder vielleicht möchten Sie einfach nur den Prozess automatisieren, damit Sie am Tag mehr erledigen können, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass sich die Hausarbeit anhäuft. 

Mit diesen Integrationen kannst du deine Geräte aus der Ferne steuern und so alle Routinen automatisieren – vom Putzen bis zum Ausschalten der Heizung. 

Erstell deine eigenen Chatbots, die alles machen, was du willst

Willst du ChatGPT ohne Kontextwechsel nutzen? Zum Glück kannst du ganz einfach einen ChatGPT-Slack-Bot erstellen, mit dem Leute in einem bestimmten Slack-Thread Fragen stellen können und die KI antwortet – so können Mitarbeiter Fragen stellen und Antworten direkt in Slack bekommen. 

Noch besser: Du kannst auch mit Zapier-Schnittstellen eigene Chatbots erstellen. 

Die Chatbot-Komponente nutzt GPT. Wenn du ihr eine Anweisung zum Erstellen eines neuen Chats (")" oder eine Eingabeaufforderung gibst, kannst du den Anwendungsfall des Chatbots anpassen und ihm Infos zu deinem Unternehmen oder deiner Rolle geben. 

Du könntest zum Beispiel einen Bot erstellen, der auf Basis der Unterlagen deines Unternehmens Karriereberatung anbietet oder redaktionelles Feedback gibt, das dem Stil und der Anleitung deines Unternehmens entspricht. 

Willst du deinen Mitarbeitern dabei helfen, Feedback für ihre Vorgesetzten zu schreiben oder persönliche Wachstumsziele für die Arbeit zu setzen? Auch das kann ein Chatbot. 

Diese Chatbots können als Ihr eigener digitaler Assistent fungieren und Ihnen Zeit und Ressourcen sparen. 

Antworten an potenzielle Kunden und Kunden

Nutzen Sie bereits einen Chatbot, um Ihren Kunden und Leads bei Fragen oder Problemen auf Basis Ihrer Unternehmensdokumentation zu helfen? Das ist ein toller Start! 

Aber vielleicht merkst du, dass du auf anderen Plattformen immer wieder die gleichen Fragen von Kunden beantwortest. Oder vielleicht willst du einfach nur sichergehen, dass neue potenziellen Kunden zur Vertriebsplattform deines Unternehmens hinzugefügt werden. 

Glücklicherweise können diese Zaps Ihnen dabei helfen, den gesamten Prozess zu rationalisieren und sicherzustellen, dass Ihr Publikum und Ihr Vertriebsteam immer die Informationen erhalten, die sie benötigen. 

Mach dein Arbeitsleben mit KI einfacher

Sie sind es sich selbst – und Ihrem Team – schuldig, sich nicht von der Verwaltung verzetteln zu lassen. 

Mit der Kombination aus KI und Zapier kannst du dich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und die KI das machen lassen, wofür sie da ist: Menschen unterstützen.