あなたは 12 つのブラウザタブ、3つの受信箱、そして昼食前にすでに2回も膨らんでいるカレンダーを抱えています。あなたの幹部は明日の取締役会の準備、Q1 経費のまとめ、4月の出張の予約をしなければならない――その間にあなたは今朝の同期のメモを片付けている。もしあなたがEAや管理者なら、その混乱は馴染みがあるでしょう。しかし、消防士のように感じるのをやめて、戦略的なパートナーとしての役割を果たす方法 もあります 。
Zaps(自動化ワークフローと呼ばれるもの)を使えば、こうした管理タスクを自動操縦で実行できるため、より安心して高インパクトの仕事に時間を取り戻すことができます。さらに、ZapierはSOC 2 Type II認証およびエンタープライズグレードの認証を受けており、どのプロセスを自動化してもエグゼクティブのデータは 安全 に保たれます。
Zapsを作る準備はできていますか?インスピレーションやテンプレートを読み進めて、素早く動かせるようにしましょう。
Zapierは最も接続されたAIオーケストレーションプラットフォームであり、Google、Salesforce、Microsoftなどのパートナーの数千のアプリと統合されています。フォーム、データテーブル、ロジックを活用して、組織の技術スタック全体で重要なワークフローに関わる安全で自動化されたAI搭載システムを構築しましょう。詳しくはこちらをご覧ください。
目次
ボタンをクリックするだけで、Zapテンプレート（Zapierが提供する既製のワークフロー）の使用を始められます。セットアップは数分で完了します。Zapの設定方法について詳しくはこちらをご覧ください。
受信箱を整え、エグゼクティブの声でEメールを下書きしましょう
私たちは皆、Eメールの受信箱を整理し、重要なものと優先度の低いものを分けることに時間をかけすぎています。
経営陣が数えきれないほどのEメールを受け取ったり、重要な情報を見逃して埋もれてしまう場合、あるいは拡張してEメールを書くのに苦労している場合でも、AIはあなたが監視する受信箱を管理し、出力を効率化するのに役立ちます。
それはAIがEメールの要約を書き、あなたのタスクを管理する場所に送ることができるからです。さらに、Slackで1日に2回Eメール要約をダイジェストバッチで送信することもでき、GmailやOutlookに入らずにあなたや幹部が素早くEメールをスキャンできます。
そして、あなたがサポートする幹部が1日に 200 通のEメールを受け取り、そのうち半分は返信を求めているとしたら?最初のパスはAIに任せ、特定の声やトーンに従うように促すこともできます。
新しいMicrosoft Outlook EメールのMicrosoft ToDoリストタスクを作成し、検索とAIをマッチングさせる
Pro tip: ZapierでAIアシスタントを作成して、最近送信したEメールを検索してあなたの声を把握し、ウェブ検索で送信者に関する情報を集めてから返信できます。以下のテンプレートから始めるか、 機能ガイドでZapierエージェントについて詳しく学びましょう。
カレンダーイベントから会議前のブリーフを作成する
幹部が会議に入る前に、誰が出席しているのか、最後の会話内容が何だったのか、会議終了時に何を決めるべきかなど、文脈が必要です。アシスタントとしては、その文脈を整理し、適切なタイミングで幹部と共有する外部ハードドライブのような存在です。
絶えず変化する文脈に縛られる代わりに、会議が予定・更新・開始間近にトリガーするタイミングで発動するZapを設定しましょう。会議の詳細を取得し、CRMで参加者を検索し、AIを使ってすべてを事前ブリーフにまとめることができます。文書に保存したり、チャットで送信したり、Eメールを作成したりできます。
幹部が会議を始める頃にはすでに準備が整っており、あなたは汗ひとつかかずに済みました。
会議のまとめを他のアプリに送信する
リーダーシップ同期が終了した後、誰かが決定事項を抽出し、アクションアイテムをログに記録し、チームに振り返りを送る必要があります。もしあなたがEAなら、その誰かはおそらくあなた自身でしょう。
作業を自動化に任せてみてください。そうすれば、会議の録画がビデオ会議ツールやクラウドストレージに届いたとき、AIは重要な決定や次のステップを引き出し、それをプロジェクト管理ツール、チャットチャンネル、ドキュメントシステム、さらには参加者宛の下書きEメールなど、必要な場所に転送できます。
1時間にも及ぶ録音を聴いたり、ノートを探したりする必要はありません。ザップが重労働を代わりにやってくれます。あとは要約を確認し、正確か確認して、その日の過ごし方を続けるだけです。
新しいMicrosoft Teamsイベントのトランスクリプト用にNotionのデータソース項目を作成する
Slackのリアクションからタスクをスケジュール化する
あなたの幹部がSlackのメッセージに特定の絵文字を追加しただけです。あなたたち二人とも、それが何を意味するか分かっているでしょう:これはやらなければならないこと。しかし今はタスクマネージャーを開き、タスクを作成し、期限を設定し、コンテキストをコピーしなければなりません。難しくありません。ただ、摩擦がなければいいだけなんだ。
自分でできるワークフローを作りましょう。特定のリアクションがメッセージに追加されると、Zapierはプロジェクト管理ツール、カレンダー、またはイシュートラッカーで自動的にタスクを作成できます。メッセージのコンテンツがタスクの説明になります。
これでアプリを切り替えたり、すべてのリクエストを手動でログに記録したりする必要はありません。もしあなたの幹部が反応すれば、システムが処理します。
プロのコツ: 次のアプリに入る前にメッセージコンテンツを要約したりフォーマットしたりしたいですか?トリガーとアクションの間にZapierによるAIのステップを追加してください。この機能ガイドでAIステップの活用について詳しく学びましょう。
受付フォームから出張リクエストを作成する
旅行計画を立てるには、終わりのないやり取りが必要です。日付や希望、予算の承認を集め、担当幹部が訪問するオフィスやクライアントの近くのホテルを見つけるなど、さまざまな作業を進めなければなりません。予約を始める前に、半分は欠けている詳細を追いかけていることが多いです。
その慌ただしいペースをザップで落としてみてください。誰かがフォームで旅行リクエストを提出すると、詳細をスプレッドシートやデータベースに届け、正しい承認者にEメールを送ったり、チャットアプリで通知を受け取ったり、必要な情報をまとめたタスクを作成したりできます。しかも、3ステップに制限されるわけではありません。Eメール や Slackの通知 、 カレンダーイベントが必要ですか?これらのアクションを一度のザップにまとめて積み重ねましょう。
FAQやインテクットのためにAIチャットボットを起動しましょう
あなたの役員は毎週同じ質問をたくさん受けているでしょう。あなたはそれらすべてを何度も出場させていますが、他にどこを探せばいいかわからず、何度も質問されます。
同じことを繰り返す代わりに、 Zapierのチャットボット を使ってチャットボットを作り、手作業で処理するのに疲れた質問やワークフローに向けてみてください。ボットに明確な指示(例:「あなたは社内のEAアシスタントでFAQに答え、新しいリクエストに必要な適切な情報を収集する」など)を伝え、会社のポリシーやリンク、ハウツーを載せておきましょう。
チャットボットが稼働すれば、FAQや新規リクエストの受付、基本的なトリアージを処理し、その後、エッジケースや機密事項をエスカレーションします。人間のヘルプデスク役を演じる代わりに、実際に判断力を要する仕事に時間を使えます。この設定方法については 、チャットボット機能ガイドをご覧ください。
AIで経営幹部業務を効率化
たとえ肩書きに「管理者」が入っても、管理業務に埋もれ込む必要はありません。あなたの時間はそんなことに対してあまりにも貴重です。自動化とAIを活用すれば、これらのタスクを単純化し、経営幹部のワークフローを標準化し、判断を要する戦略的な取り組みに集中し続けられます。
一度システムを作ってから、自分にしかできない作業をしている間、バックグラウンドで動かしておきましょう。今すぐZapエディターで始めましょう。
関連資料：
この記事は元々 2023 年5月にエレナ・オールストンによって書かれました。最新の更新は 2026年2月でした。
