6 Workflows für EAs und Admins zur Automatisierung

Sie jonglieren mit 12 Browser-Tabs, drei Posteingängen und einem Kalender, der bereits zweimal vor dem Mittagessen explodiert ist. Ihr Vorgesetzter muss die morgige Vorstandssitzung vorbereitet, Q1 -Ausgaben zusammengestellt und die Reise für April gebucht haben — und das alles, während Sie die Notizen von der Synchronisierung von heute Morgen bereinigen. Wenn Sie ein EA oder Administrator sind, dürfte Ihnen dieses Chaos bekannt vorkommen. Aber es gibt einen Weg, sich nicht mehr wie ein Feuerwehrmann zu fühlen, sondern eher wie der strategische Partner, der man sein soll. 

Mit Zaps — was wir automatisierte Workflows nennen — können Sie administrative Aufgaben wie diese auf Autopilot ausführen, sodass Sie sich wohler fühlen und Zeit für wichtige Arbeiten gewinnen können. Außerdem ist Zapier nach SOC 2 Type II zertifiziert und für Unternehmen geeignet, was bedeutet, dass Sie sicher sein können, dass die Daten Ihrer Führungskraft sicher bleiben, egal welchen Prozess Sie automatisieren.

Bereit, ein paar Zaps zu erstellen? Lesen Sie weiter, um Inspiration und Vorlagen zu erhalten, damit Sie schnell loslegen können.

Inhaltsverzeichnis

• Zähmen Sie Ihren Posteingang und verfassen Sie E-Mails mit der Stimme Ihres Vorgesetzten

• Erstellen Sie aus Kalenderereignissen Kurzzusammenfassungen für Besprechungen.

• Besprechungszusammenfassungen an andere Anwendungen senden

• Aufgaben anhand von Slack-Reaktionen planen

• Reiseanfragen aus Aufnahmeformularen erstellen

• Richten Sie einen Zapier-KI-Assistenten für FAQs und Intake ein

Zähmen Sie Ihren Posteingang und verfassen Sie E-Mails mit der Stimme Ihres Vorgesetzten

Wir haben alle zu viel Zeit damit verbracht, E-Mail-Postfächer zu organisieren und die wichtigen Dinge von den Nachrichten mit niedrigerer Priorität zu trennen.

Egal, ob Ihr Manager zu viele E-Mails erhält, um sie zu zählen, ob Sie regelmäßig wichtige Informationen verpassen, die vergraben werden, oder ob Sie Schwierigkeiten haben, E-Mails im großen Stil zu schreiben, KI kann Ihnen helfen, alle Posteingänge, die Sie überwachen, zu zähmen — und Ihre Ausgabe zu optimieren. 

Das liegt daran, dass KI Zusammenfassungen von E-Mails schreiben und sie Ihnen schicken kann, wo Sie Ihre Aufgaben verwalten. Es kann sogar Übersichtsstapel von E-Mail-Zusammenfassungen erstellen — die Ihnen beispielsweise zweimal täglich in Slack zugeschickt werden — sodass Sie oder Ihr Manager E-Mails schnell scannen können, ohne in Gmail oder Outlook leben zu müssen.

Und wenn die Führungskraft, die Sie unterstützen, täglich 200 -E-Mails erhält, von denen die Hälfte eine Antwort benötigt? Sie können die KI den ersten Durchgang übernehmen lassen und sie auffordern, einer bestimmten Stimme und einem bestimmten Ton zu folgen.

Erstellen Sie aus Kalenderereignissen Kurzzusammenfassungen für Besprechungen.

Bevor Führungskräfte an einer Besprechung teilnehmen, benötigen sie Kontext: Wer nimmt teil, worüber wurde zuletzt gesprochen und was soll am Ende der Besprechung entschieden werden? Als Assistent sind Sie die externe Festplatte, die den Überblick über all diese Zusammenhänge behalten und sie Ihrem Vorgesetzten genau im richtigen Moment zur Verfügung stellen muss.

Anstatt mit dem sich ständig ändernden Kontext verbunden zu bleiben, richten Sie einen Zap ein, der ausgelöst wird, wenn ein Meeting geplant, aktualisiert oder kurz vor dem Start steht. Es kann Besprechungsdetails abrufen, in Ihrem CRM nach Teilnehmern suchen und dann mithilfe von KI alles zu einem Briefing vor dem Meeting zusammenfassen — es in Ihren Dokumenten speichern, per Chat senden oder eine E-Mail verfassen.

Wenn Ihr Vorgesetzter das Meeting beginnt, ist er bereits vorbereitet, und Sie haben sich nicht einmal anstrengen müssen.

Besprechungszusammenfassungen an andere Anwendungen senden

Nach Abschluss einer Führungssynchronisierung muss jemand die getroffenen Entscheidungen extrahieren, die Aufgaben protokollieren und eine Zusammenfassung an das Team senden. Und wenn Sie ein EA sind, sind Sie diese Person wahrscheinlich selbst.

Versuchen Sie, die Arbeit an die Automatisierung zu delegieren. Auf diese Weise kann KI wichtige Entscheidungen und nächste Schritte abrufen, wenn eine Besprechungsaufzeichnung in Ihrem Videokonferenz-Tool oder Cloud-Speicher landet, und Zapier leitet sie dann dorthin weiter, wo sie hin müssen: Projektmanagement-Tools, Chat-Kanäle, Ihr Dokumentsystem oder sogar ein E-Mail-Entwurf, der an die Teilnehmer gerichtet ist.

Sie müssen sich keine stundenlangen Aufnahmen anhören oder Notizen durchwühlen. Der Zap erledigt die Schwerarbeit für Sie. Sie lesen die Zusammenfassung kurz durch, prüfen, ob sie korrekt ist, und machen dann mit Ihrem Tag weiter.

Aufgaben anhand von Slack-Reaktionen planen

Ihr Manager hat gerade ein bestimmtes Emoji zu einer Nachricht in Slack hinzugefügt. Ihr wisst beide, was das bedeutet: Das muss erledigt werden. Aber jetzt müssen Sie Ihren Aufgabenmanager öffnen, die Aufgabe erstellen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und den Kontext kopieren. Es ist nicht schwer. Das ist einfach nur Reibung, auf die man gut verzichten könnte.

Erstellen Sie einen Workflow, der das für Sie erledigt. Wenn einer Nachricht eine bestimmte Reaktion hinzugefügt wird, kann Zapier automatisch eine Aufgabe in Ihrem Projektmanagement-Tool, Kalender oder Issue Tracker erstellen. Der Nachrichteninhalt wird zur Aufgabenbeschreibung.

Jetzt müssen Sie nicht mehr zwischen Anwendungen wechseln oder jede einzelne Anfrage manuell protokollieren. Wenn Ihre Führungskraft darauf reagiert, kümmert sich das System darum.

Reiseanfragen aus Aufnahmeformularen erstellen

Reisepläne zu machen kann endloses Hin und Her beinhalten. Sie müssen Daten, Präferenzen und Budgetgenehmigungen sammeln, Hotels in der Nähe des Büros oder Kunden finden, den Ihr Manager besucht, und so weiter. Die Hälfte der Zeit muss man fehlende Details zusammentragen, bevor man überhaupt mit der Buchung beginnen kann.

Verlangsamen Sie das rasende Tempo mit einem Zap. Wenn jemand eine Reiseanfrage per Formular einreicht, können Sie die Details in einem Spreadsheet oder Datenbank landen lassen und dann eine E-Mail an die richtigen Genehmigenden senden, eine Benachrichtigung in einer Chat-App erhalten oder eine Aufgabe mit allem erstellen, was Sie benötigen, um weiterzumachen. Sie sind auch nicht auf drei Schritte beschränkt. Benötigen Sie die E-Mail und die Slack-Benachrichtigung und das Kalenderereignis? Stapeln Sie diese Aktionen alle in einem einzigen Zap.

Richten Sie KI-Chatbots für häufig gestellte Fragen und die Aufnahme ein

Ihr Vorgesetzter erhält wahrscheinlich jede Woche viele der gleichen Fragen. Sie haben diese Fragen schon hundertmal beantwortet, aber die Leute fragen immer wieder, weil sie nicht wissen, wo sie sonst suchen sollen.

Anstatt sich zu wiederholen, erstellen Sie einen Chatbot mit Zapier-Chatbots und richten Sie ihn auf die Fragen und Workflows, die Sie nicht mehr manuell bearbeiten möchten. Geben Sie dem Bot eine klare Anweisung (zum Beispiel " Sie sind ein interner EA-Assistent, der FAQs beantwortet und die richtigen Informationen für neue Anfragen sammelt ") und füllen Sie ihn mit Ihren Unternehmensrichtlinien, Links und Anleitungen aus. 

Sobald der Chatbot live ist, kann er FAQs, die Aufnahme neuer Anfragen und die grundlegende Triage bearbeiten — und dann die Randfälle oder sensible Dinge an Sie weiterleiten. Anstatt den menschlichen Helpdesk zu spielen, können Sie Ihre Zeit mit Arbeiten verbringen, die Ihr Urteilsvermögen erfordern. Erfahren Sie in unserer Feature-Anleitung für Chatbots, wie Sie das einrichten.

Optimieren Sie die Abläufe der Geschäftsleitung mit KI

Auch wenn Sie den Begriff „Admin“ in Ihrer Berufsbezeichnung tragen, bedeutet das nicht, dass Sie in administrativer Arbeit versinken müssen. Dafür ist Ihre Zeit zu wertvoll. Mit Automatisierung und KI können Sie diese Aufgaben auslagern, die Workflows Ihrer Führungskraft standardisieren und sich auf die strategischen Bemühungen konzentrieren, die Ihr Urteilsvermögen erfordern. 

Bauen Sie Ihre Systeme einmal auf und lassen Sie sie dann im Hintergrund laufen, während Sie die Arbeit erledigen, die nur Sie erledigen können. Beginnen Sie noch heute im Zap-Editor.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Mai 2023 von Elena Alston verfasst. Die letzte Aktualisierung erfolgte im Februar 2026.