Calendly は特に使いにくいというわけではありません。それが、このアプリが最高の会議スケジューラー アプリの 1 つである理由の 1 つです。ただし、すべての機能がわかりやすいというわけではなく、Calendly の優れた機能の一部は少し隠れています。
私はアプリの使い方を習得するためにすべてのボタンを押すことを強く支持していますが、そうする時間がないかもしれないことも理解しています。だから私はあなたのためにそれをしました。スケジュール管理を簡単にスケジューリングするために使用できるCalendlyの隠れた機能を7つ紹介します。
1。Calendlyイベント間にバッファを追加する
会話の途中で顧客を遮断することは決して良いことではありません。しかし、一日が連続した会議でいっぱいであれば、それは起こるでしょう。これを防ぐ最善の方法は、会議の前後にバッファー ("ビジー" ブロック) を追加することです。Calendlyで自動的にそれを行う方法は次のとおりです。
Calendly のホームページで、特定の イベント タイプ の 会議設定 アイコン (歯車のような形) をクリックします。次に、[ 編集] を選択します。
[イベント タイプの編集]ページで、 [このイベントはいつ予約できますか?]をクリックします。
[ イベントの前後の時間を追加したいですか?] のセクションで、バッファーを追加するタイミングを選択します (前または後を選択できます)。毎日が連続した会議で満たされている場合は、前後に少なくとも 10分間のバッファーを追加することをお勧めします。
[保存して閉じる]をクリックします。
これで、次の会議の準備をしたり、コーヒーを飲んだり、トイレ休憩を取ったりするための少しの余裕ができました。
注: バッファはイベント固有であるため、イベント タイプごとにバッファ設定をカスタマイズできます。
2。1 日あたりの予約数を制限する
おそらく、毎日一日中会議に参加したいとは思わないでしょう。ある時点で、集中して作業を行う必要があります。そのため、会議がいつ開催されるかに関係なく、毎日許可する会議の 総 数を制限することをお勧めします。そのやり方は次のとおりです。
Calendly のホームページで、特定の イベント タイプ の 会議設定 アイコン (歯車のような形) をクリックします。次に、[ 編集] を選択します。
[イベント タイプの編集]ページで、 [このイベントはいつ予約できますか?]をクリックします。
空き状況に関する追加ルールをクリックします。
スケジューリング条件セクションの[この種類のイベントに許可される 1 日あたりの最大イベント数]に、会議の制限を入力します。
[保存して閉じる]をクリックします。
それです。制限を 3 時間に設定すると、1 日に 5 時間の会議を行うことはできなくなります。
3。シークレット イベントを作成する
会議の空き時間が午後のみに設定され、午前中は設定されていないとします。しかし、万が一、誰かが午前中にしか会えない場合でも、スケジューリングページから予約できる利便性を提供したいと考えるでしょう。そこで秘密のイベントが登場します。
秘密の Calendly イベントはメインのスケジューリング ページには表示されず、イベント リンクを持つ招待者のみが表示および予約できます。
Calendly のホームページで、秘密にしたい イベントタイプ の 会議設定 アイコン (歯車のような形) をクリックします。次に、[ 編集] を選択します。
[イベント タイプの編集]ページで、 [このイベントはいつ予約できますか?]をクリックします。
空き状況に関する追加ルールをクリックします。
[秘密のイベント]セクションで、 [これを秘密のイベントにする]をクリックします。
[保存して閉じる]をクリックします。
Calendly ホームページでは、秘密のイベントには、線が引かれた目のように見える秘密のアイコンが表示されます。
特定の秘密イベントが利用可能なスケジューリング ページへのアクセス権を他のユーザーに付与する場合は、通常どおりイベント リンクをコピーして共有します。
4。会議の投票を使用してグループ イベントを予約する
グループイベントを企画しようとしたことのある人なら誰でも、誰にとっても合った時間を見つけるのが難しいことを理解しています。Calendly の会議投票を使用すると、招待者に自分にとって最適な時間の選択リストに投票させることができます。その後、投票を確認し、希望する会議時間を予約できます。
まず、会議の投票を作成しましょう。
Calendly のホームページで、「+作成」をクリックします。次に、[ 会議投票] を選択します。
次に、招待者に投票を提供するイベントの期間と時間枠を選択する必要があります。
イベント期間を変更する: デフォルトでは、イベント期間は 30 分に設定されています。しかし、これを変えるのは簡単です。会議の投票サイドパネルの「期間」の下で、下向き矢印(
∨) をクリックします。次に、希望する時間をクリックするか、カスタムの長さを入力します。
時間帯を選択: カレンダー上で、提供したい時間帯 (最大40 ) を直接クリックします。選択した回数をリストで表示するには、 「/40 回選択」の 横にある 下向き矢印(
∨) をクリックします。
「次へ」をクリックします。
会議名や場所など、会議の詳細を編集します。
[会議の投票を公開]をクリックします。
表示されるポップアップ ウィンドウで、 [リンクをコピー]をクリックします。これで、会議の投票を招待者と共有できます。
リンクを取得した人は誰でも、会議の投票ページにアクセスして、自分にとって最適な時間に投票できます。ページがどのように見えるかの例を次に示します。
すべての投票が完了したら、上位の投票に基づいて会議を予約できます。
Calendly のホームページで、 [スケジュールされたイベント]をクリックします。
[保留中]をクリックします。次に、会議投票を送信したイベントを選択して、イベントの詳細を取得します。
展開されたイベントビューで、Calendlyは投票された トップタイム の招待者のリストを表示します。ほとんどの人が都合の良い時間帯の「会議時間の予約」をクリックします。
表示されるポップアップ ウィンドウで、 [会議を予約]をクリックして会議の詳細を確認します。
注: Calendly は、会議の詳細が記載されたカレンダーの招待状を、あなたと投票に投票した招待者にのみ送信します。投票しなかった人をイベントに含めたい場合は、 「招待者を追加」をクリックします。
5。Calendlyのスケジューリングページに会社のロゴを追加する
Calendly を使用してビジネス会議のスケジューリングを行う場合、スケジュールページに会社のロゴを追加すると、プロフェッショナルな印象を与えます。
会社のロゴがありませんか?Canva では無料で作成でき、デザインの背景は必要ありません。または、 DALL·E と Zapier を使用して、簡単なデザイン概要に基づいてブランド ロゴを生成することもできます。
Calendly のホームページで、 [アカウント]をクリックします。次に、[設定] を選択する。
サイド メニューで、 [ブランディング]をクリックします。
画像ファイルを追加するには、 「画像をアップロード」をクリックします。
デフォルトでは、Calendlyのブランドはスケジューリングページと、会議の参加者に送信される確認メールと通知メールに表示されます。ただし、 Professional 以上のプランをご利用の場合は、 「Calendly ブランドを使用する」 の横にある トグル をクリックして、これをオフにすることができます。
「変更を保存」をクリックします。
これで、誰かがあなたのスケジューリングページにアクセスしたときに、会社のロゴによりそのページがあなたの会社の自然な延長のように感じられるようになるでしょう。
6。Calendlyを既存のカレンダーに接続する
Calendly では、仕事の会議の時間と設定を設定できます。しかし、個人用カレンダーで来週の月曜日に医師の診察のスケジューリングをしたとします。Calendly は、その時間に会議の空き状況をブロックすることをどのように知っていますか?
Calendlyのスケジューリングを手動で更新できます。または、Calendly を Google カレンダー、Office 365カレンダー、Exchange カレンダー、iCloud カレンダーなどの一般的なカレンダー アプリに接続してプロセスを自動化することもできます。まさに隠された機能というわけではありませんが、人々が使用を先延ばしにする傾向がある機能だと思います。
Calendly のホームページで、 [アカウント]をクリックします。次に、[設定] を選択する。
サイド メニューで、 [空き状況]をクリックします。
[空き時間]ページのメイン領域で、 [接続されているカレンダー]をクリックします。次に、 「カレンダー アカウントの追加」をクリックします。
[接続されたカレンダー]ページで、接続するカレンダーの種類の横にある[接続]をクリックします。
選択したカレンダーを接続できませんか?Zapier とカレンダー アプリの統合が役立つかもしれません。
セキュリティプロンプトに従って、選択したカレンダーを接続してください。接続すると、[ 接続されたカレンダー] ページに戻ります。
[ 構成 ] セクションの [ カレンダーに追加] の横で、プライマリ カレンダー (スケジュールされたときに新しい Calendly イベントを追加するカレンダー) を選択します。
これで準備は完了です。
7。Calendlyのスケジューリングページをウェブサイトに埋め込む
もちろん、Calendly のスケジューリング ページへのリンクを共有して、他の人があなたとの会議を予約できるようにすることもできます。または、すべてのユーザーにとってスケジューリングが簡単になるよう、ページをウェブサイトに直接埋め込むこともできます。
Calendly のホームページで、共有したいイベント タイプに移動し、 [共有]をクリックします。
表示されるポップアップ ウィンドウで、 ウェブサイトに追加をクリックします。
スケジュール ページをウェブサイトに追加する方法(インライン埋め込み、ポップアップ ウィジェット、またはポップアップ テキスト)を選択します。人気のあるオプションは、特定のウェブサイトにフォームを追加できるインライン埋め込みです。他の 2 つのオプションを使用すると、ポップアップに変わるボタンまたはテキスト リンクをサイトに追加できます。
［続行］をクリックします。
いずれのオプションを選択した場合でも、Calendly は埋め込みコードを作成し、それをコピーして、Calendly ウィジェット、ボタン、またはリンクを表示する HTML に貼り付けることができます。テキストやボタンの色などの機能を変更して、予約ページ、ボタン、リンクの外観をカスタマイズすることもできます。予約ページの設定に満足したら、 「コードをコピー」をクリックします。
これで、HTML の任意の場所にコードを貼り付けることができます。やり方がわからない場合は、人気のウェブサイトビルダーのステップバイステップの手順を次に示します。
Calendlyを他のお気に入りのアプリと接続する
Calendly はカレンダーアプリとの優れたCRMインテグレーションを提供しますが、スプレッドシートに接続したい場合はどうすればよいでしょうか？ここで、 Zapier の Calendly インテグレーションが役立ちます。Calendly を何千ものアプリに接続できるため、新しくスケジュールされたイベントの Zoom ミーティングをすばやく作成するなどの操作を実行できます。始めるためのワークフローをいくつか紹介します。
ボタンをクリックするだけで、Zapテンプレート（Zapierが提供する既製のワークフロー）の使用を開始できます。セットアップは数分で完了します。Zapの設定方法について詳しくはこちらをご覧ください。
Calendly の新しいスケジュールされたイベントから Google スプレッドシートの行を作成する
関連資料：
この記事はもともと Justin Pot によって 2021 年 9 月に公開されたものです。最新のアップデートは 2023年9月。
