Avez-vous déjà envoyé des e-mails ponctuels en fonction d’une activité importante à partir d’une appli utilisée par votre équipe ? Tu en as probablement assez de vérifier manuellement les mises à jour, puis de rédiger des notifications à ce sujet.
Bien que l’automatisation puisse faire l’affaire, il peut arriver que votre appli ne dispose pas d’une intégration intégrée et qu’elle ne soit pas prise en charge par Zapier. Lorsque cela se produit, vous pouvez vous tourner vers des webhooks pour combler les lacunes. Mais qu’est-ce qu’un webhook ? Et comment les configurez-vous avec Zapier ?
Dans ce tutoriel, nous allons vous montrer exactement ce que sont les webhooks et comment les configurer afin que vous puissiez envoyer automatiquement des e-mails si nécessaire. Dans mon cas, je surveille les prospects de mon coéquipier pendant qu’il est en vacances. (Ils ont de la chance.) Je veux leur envoyer des e-mails automatisés avec des notes mises à jour que je laisse sur leurs contacts Pipedrive. Ainsi, je pourrai communiquer des informations importantes et mon coéquipier ne sera pas dans l'ignorance. Allons y plonger.
Les webhooks sont disponibles sur les plans payants de Zapier et pendant un essai gratuit de Zapier.
Table des contenus
Qu’est-ce qu’un webhook ?
Les webhooks permettent aux applications d’envoyer automatiquement des messages ou des informations à d’autres appli chaque fois que de nouvelles informations sont disponibles. Ces messages, souvent appelés charges utiles, sont envoyés à une URL unique. (C’est pourquoi les paramètres du webhook de votre appli vous en demandent un.)
Les webhooks sont un autre moyen d’automatiser les tâches entre vos applications préférées. Donc, si votre appli dispose d’une fonctionnalité de webhook, vous pouvez l’automatiser !
Si vous n’avez aucune expérience en codage, vous vous demandez peut-être comment vous obtiendrez cette URL unique. Zapier dispose d’un outil intégré appelé webhooks, qui peut générer une URL unique pour vous.
En savoir plus sur l’utilisation des webhooks avec Zapier.
Avant de commencer
Vérifiez si votre appli peut utiliser des webhooks et, le cas échéant, quels webhooks elle fournit. Vous devriez pouvoir trouver ces informations dans les paramètres de votre appli ou dans la documentation du développeur de votre appli.
Les webhooks trigger souvent lors d’une activité spécifique. Par exemple, votre appli peut proposer un webhook pour les nouvelles offres et un autre pour les nouveaux contacts.
Ensuite, assurez-vous que vous avez la possibilité de créer des webhooks. Selon l’appli que vous utilisez, vous aurez peut-être besoin de l’autorisation du propriétaire de votre compte pour le faire.
Une fois que vous avez vérifié que vous pouvez créer des webhooks dans votre appli, vous aurez besoin de deux onglets de navigateur prêts : ouvrez la page des paramètres de votre appli dans un onglet et ayez Zapier dans un autre onglet.
Comment envoyer un e-mail à partir d’un webhook
Vous pouvez créer votre propre Zap à partir de zéro sans aucune connaissance en codage, mais nous proposons également des modèles rapides pour vous aider à démarrer.
Si vous souhaitez commencer avec un modèle, cliquez sur le modèle Zap ci-dessous, et vous serez redirigé vers l’éditeur Zapier. Vous devrez créer un compte Zapier si vous n’en avez pas déjà un. Ensuite, suivez les instructions ci-dessous pour configurer votre Zap.
Étape 1: Configurez votre déclencheur webhook Zapier et copiez l’URL générée
Si vous partez du modèle, cliquez sur l’étape trigger — l’événement qui démarre un Zap — dans l’éditeur de Zap.
Si vous créez à partir de zéro, sélectionnez webhooks comme appli déclencheur et Catch Hook comme événement déclencheur, puis cliquer sur Continuer.
Il vous sera demandé si vous souhaitez choisir une clé enfant, mais vous pouvez cliquer sur Continuer et l’ignorer. Vous utiliserez cette option si vous souhaitez que Zapier limite les résultats renvoyés par le webhook à une propriété spécifique, ce dont nous n’avons pas besoin dans notre exemple.
Vous verrez maintenant que Zapier a généré une URL de webhook. Cliquez sur le bouton Copier pour copier l’URL dans votre presse-papiers. Vous devrez coller l’URL du webhook dans les paramètres du webhook de votre appli. Nous allons te montrer comment faire.
Étape 2: Configurez votre webhook dans votre appli
Dans un autre onglet, les paramètres du compte de votre appli doivent être ouverts. Les webhooks se trouvent généralement dans vos paramètres, sous un menu tel que API ou intégrations.
Pour ce tutoriel, nous souhaitons utiliser un webhook pour connecter Pipedrive à l’e-mail. Nous pouvons créer de nouveaux webhooks sous l’onglet Outils et applications dans Pipedrive.
En fonction de votre appli, vous pouvez choisir parmi plusieurs webhooks. Si c'est le cas, sélectionne celui que tu veux utiliser.
Étant donné que Pipedrive est un outil de gestion de la relation client (CRM), il dispose de plusieurs options parmi lesquelles choisir. J’ai sélectionné le webhook Note mis à jour .
Votre appli peut également vous inviter à définir un niveau d’autorisation pour les personnes autorisées à utiliser le webhook. Si c'est le cas, vas-y et règle ça si tu le souhaites.
Pour tout webhook, votre appli demandera toujours une URL.
Vous vous souvenez de ce webhook que vous avez copié dans votre presse-papiers ? Collez-le dans le champ requis.
Veillez à enregistrer ces paramètres.
Ensuite, nous devons tester notre webhook pour nous assurer qu’il fonctionne. Zapier aura besoin d’exemples de données avec lesquels travailler pour configurer le reste de notre Zap. Puisque vous venez de créer votre webhook, vous devez créer un exemple dans votre appli à utiliser. Donc, si votre webhook trigger à partir de nouveaux contacts, créez un nouveau contact. Vous pouvez toujours le supprimer après avoir configuré votre Zap.
Il est maintenant temps de tester votre webhook. Une fois que vous avez créé votre échantillon, revenez à l’éditeur Zap, cliquer sur Continuer, puis sur Test trigger.
Vous verrez un message de réussite, ainsi que les données envoyées à votre webhook. Vérifiez les données et assurez-vous qu’elles contiennent les informations que vous souhaitez transmettre dans votre e-mail.
Pour notre exemple, je veux être sûr que mon webhook a transmis les adresses e-mail, car je vais en avoir besoin plus tard.
Si tout vous semble correct, cliquez sur Continuer avec l’enregistrement sélectionné.
Si vous souhaitez contrôler la fréquence à laquelle votre webhook se déclenche, vous pouvez ajouter un filtre, disponible sur nos plans payants, pour limiter la fréquence à laquelle votre Zap se déclenche.
Étape 3: Configurer votre action d’e-mail
Ensuite, nous allons configurer notre action — l’événement que notre Zap effectuera une fois que notre webhook sera déclenché.
Si vous créez un Zap à partir de zéro, sélectionnez e-mail par Zapier pour l’appli, Envoyer un e-mail sortant pour l’événement, puis cliquer sur Continuer.
Note: Avec Email by Zapier, vous pouvez créer une adresse e-mail personnalisée qui peut prendre des informations d’une appli et les envoyer à une autre avec un e-mail. Il est important de noter que tous les e-mails envoyés avec Email by Zapier proviendront d’une adresse e-mail sans réponse et que vous n’aurez pas de boîte de réception. Si vous souhaitez que les lecteurs vous répondent à partir de ces e-mails ou qu’ils puissent les gérer à partir d’une boîte de réception, vous devez utiliser une application de messagerie transactionnelle.
Consultez notre guide e-mail par Zapier pour savoir comment le configurer ou consultez notre documentation d’aide.
Si vous utilisez un modèle Zap, l'éditeur vous dirigera automatiquement pour personnaliser votre e-mail.
Vous pouvez saisir une adresse e-mail dans le champ À , qui enverra un e-mail à la même adresse à chaque fois, ou vous pouvez mapper une adresse e-mail envoyée à votre webhook.
Pour cliquer une valeur dynamique à partir de votre déclencheur webhook, cliquer dans le champ À et sélectionnez la valeur que vous souhaitez utiliser. Cliquez sur Afficher toutes les options pour afficher plus de données de webhook.
Une valeur dynamique est constituée de données d’une étape Zap précédente que vous avez mappée à un champ dans l’éditeur Zap. Lorsque vous mappez une valeur dynamique, telle qu’un nom de contact, ce que vous voyez dans l’éditeur est un espace réservé. Les valeurs dynamiques de mappage de champs sont comment vous transmettez les données d’une appli à une autre. Une fois que votre Zap est activé, Zapier enverra les informations que le champ contient à chaque fois que votre Zap s’exécute.
Comme je souhaite envoyer des notes mises à jour à la dernière personne qui a touché le contact, j’ai sélectionné l’adresse e-mail de l’utilisateur précédent qui est arrivée via mon webhook.
Ensuite, personnalisez l’objet de votre e-mail. Vous pouvez saisir du texte et cartographier les données de votre webhook afin que votre e-mail suive un modèle général à chaque fois que votre Zap s’exécute.
Faites de même pour le corps de votre e-mail. Si vous souhaitez inclure une mise en forme, telle que du texte en gras ou des liens hypertexte, vous pouvez utiliser HTML ici.
Ensuite, vous pouvez personnaliser le nom de l’expéditeur, une adresse de réponse si vous en avez besoin et tout autre e-mail que vous souhaitez mettre en copie ou en copie.
Une fois que vous avez personnalisé votre e-mail à votre guise, cliquer sur Continuer.
Il est maintenant temps de tester notre action. Zapier enverra un véritable e-mail, en fonction de la façon dont nous l’avons configuré précédemment. Je vous recommande de tester pour vous assurer que votre e-mail est formaté comme vous le souhaitez. Cliquez sur Étape de test.
Note: Si vous ne souhaitez pas que votre e-mail soit envoyé, mais que vous souhaitez tout de même vérifier la mise en forme, revenez à l’étape précédente, saisissez votre adresse e-mail dans le champ du destinataire, puis testez votre étape. N’oubliez pas de le changer avant que votre Zap ne soit en ligne !
Un message de réussite s’affiche, ainsi que le contenu de l’e-mail envoyé.
Et voici à quoi ressemble notre e-mail de test dans notre boîte de réception.
Si vous devez apporter des modifications, retournez à l’éditeur Zap, modifiez les étapes précédentes et re-testez. Si vous en êtes satisfait, assurez-vous de publier votre Zap.
Faites-en plus avec les webhooks et Zapier
Ne laissez pas les webhooks vous effrayer. Avec Zapier, vous pouvez utiliser des webhooks, sans connaissances en codage, pour envoyer automatiquement ces e-mails critiques à l’entreprise chaque fois qu’une activité importante se produit dans une autre appli. Lancez-vous et commencez à accroître ton impact dès aujourd'hui :
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Cet article a été initialement publié en octobre 2022. Il a été mis à jour pour la dernière fois en juillet 2024 par Elena Alston.
