Créer automatiquement des rendez-vous Google Agenda à l’aide des réponses Google Formulaires

Google Forms simplifie la collecte de toutes les informations dont vous avez besoin, qu’il s’agisse d’informations sur les rendez-vous ou de demandes de vacances. Mais intégrer ces informations dans votre agenda Google peut s'avérer fastidieux si vous optez pour la méthode manuelle.

Bien sûr, tu peux télécharger un fichier CSV sur ton calendrier, mais pourquoi ne pas gagner du temps en empruntant l'itinéraire direct ? 

Avec Zapier, c’est possible. Dans ce tutoriel, nous allons vous montrer comment créer un Zap, un flux de travail automatisé optimisé par Zapier, qui créera automatiquement de nouveaux événements Google Agenda à partir des soumissions de formulaires Google.

Comment créer des événements Google Agenda à partir d’un formulaire Google

Nous avons un modèle pour vous aider à démarrer rapidement. Ou si vous souhaitez ajouter des actions supplémentaires à votre Zap, telles que des filtres, vous pouvez cliquer ici pour créer un nouveau Zap à partir de zéro. 

Créez et testez votre trigger Google Forms

Tout d’abord, configurez votre trigger, c’est-à-dire l’événement qui démarre votre Zap. Si vous utilisez le modèle Zap, l’application et l’événement déclencheur seront déjà sélectionnés pour vous. Sinon, recherchez et sélectionnez Google Formulaire comme appli déclencheur et Nouvelle réponse de formulaire comme événement déclencheur. Connectez votre compte Google, puis cliquer sur Continuer.

Ensuite, sélectionnez le formulaire Google que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Continuer.

Nous allons maintenant test notre trigger. Zapier recherchera une soumission à votre formulaire Google, que nous utiliserons pour configurer le reste de notre Zap. Cliquer sur test trigger. 

Si Zapier trouve une soumission de Google formulaire, vous verrez un message de réussite ainsi que certaines informations de cette réponse au formulaire. 

Si tout semble exact, cliquez sur Continuer avec l’enregistrement sélectionné. 

Créer votre action Google Agenda

Il est maintenant temps de configurer l’action, c’est-à-dire l’événement que votre Zap effectuera une fois qu’il sera déclenché. Si vous utilisez le modèle Zap, ceux-ci seront déjà sélectionnés pour vous. Sinon, recherchez et sélectionnez Google Agenda comme appli action et Créer un événement détaillé comme événement action. Connectez votre compte Google Agenda, puis cliquez sur Continuer.

Nous allons maintenant configurer l’aspect de notre événement Google Agenda. 

Sous Calendrier, sélectionnez le calendrier Google dans lequel vous souhaitez créer un événement. Par exemple, tu as peut-être un calendrier spécifique pour les vacances de tes employés. Dans cet exemple, nous utiliserons simplement mon calendrier de travail.

Vous allez ensuite mapper vos réponses Google Form à votre événement Google Agenda. Vous utiliserez les informations que Zapier a trouvées lorsque vous avez testé votre trigger plus tôt. 

Cliquez sur le bouton + à l’intérieur du champ Résumé (ou utilise le raccourci clavier /). Une liste déroulante des options de données s’affiche à partir de votre trigger Google Forms. Sélectionnez les données que vous souhaitez utiliser pour le titre de votre événement de calendrier. Dans cet exemple, nous allons utiliser le champ Nom complet de notre formulaire comme résumé de l’événement. 

En plus d’utiliser les valeurs de l’envoi du formulaire Google, vous pouvez également saisir du texte, qui s’affichera de la même manière à chaque exécution de votre Zap. Nous avons inclus un texte indiquant qu’il s’agit d’une demande de démonstration.

Note: Lorsque vous mappez des informations à partir de votre trigger Google Forms, telles qu’un nom, ce que vous voyez dans l’éditeur est un espace réservé. Ces valeurs d’espace réservé ne seront utilisées par votre Zap que lorsque vous le testerez. Mais une fois que votre Zap est utilisé, chaque nouvel événement de calendrier sera différent selon la soumission du formulaire Google qui déclenche le Zap. C'est ce que nous appelons l'évolution des valeurs dynamiques de l'information.

Ensuite, personnalisez la description de votre événement dans le champ Description . Pour notre exemple, nous allons simplement ajouter l’adresse e-mail de l’expéditeur du formulaire, que notre formulaire Google enregistrera automatiquement, à ce champ. 

Dans notre exemple, nous souhaitons également ajouter des informations de conférence Google Meet , afin de ne pas avoir à envoyer manuellement une invitation ultérieurement. 

Il suffit de sélectionner Oui dans le champ Ajouter une conférence. Cela indique à Zapier de créer un lien Google Meet et de l’attacher aux événements de calendrier créés avec ce Zap.

Ensuite, associez les réponses Google formulaire appropriées à vos champs Date et heure de début et Date et heure de fin . Cela indiquera à Google Agenda la durée de l’événement de calendrier.

Note: C’est à cette étape que le formatage compte vraiment. Nous avons constaté qu’il était plus facile d’utiliser des questions à réponse courte sur notre formulaire Google, plutôt que les champs de date et d’heure natifs de Google, pour saisir la date et l’heure de début correctes. Vous pouvez inclure des instructions sur votre formulaire demandant aux répondants d’écrire la date et l’heure souhaitées dans le bon format, par exemple, 06/20/2025 10 AM EST.

Pour trouver la bonne heure de fin, tu devras peut-être ajouter quelques calculs. Dans notre cas, nous voulons que l'événement se termine une heure après son début. Nous avons donc ajouté +1h après la date de début.

Il y a quelques champs supplémentaires que vous pouvez personnaliser ici, notamment si ces événements doivent être des événements d’une journée entière et de quelle couleur ils doivent figurer sur votre calendrier. Une fois que vous avez configuré le reste de votre événement Google Agenda comme vous le souhaitez, cliquez sur Continuer. 

Testez votre action Google Agenda 

Nous allons maintenant tester ce Zap. Étant donné que nous souhaitons que notre Zap crée un événement Google Agenda, notre test créera un événement en fonction de la manière dont nous avons configuré notre action. Nous faisons cela pour nous assurer que tout est correctement configuré. 

Si vous souhaitez sauter ce test, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton Skip Test . Cependant, je vous recommande de tester votre Zap, d’autant plus que vous travaillez avec des dates. Cliquez sur Étape de test. 

Un message de réussite s’affiche si Zapier a pu créer un événement Google Agenda. Ouvrons l’événement Google Agenda pour voir à quoi il ressemble. 

Si vous devez apporter des modifications, revenez à l'éditeur Zap et effectuez les ajustements des étapes précédentes jusqu'à ce que vous soyez satisfait. 

Une fois que tout semble bon, vous êtes prêt à commencer à utiliser votre Zap. Désormais, chaque fois que quelqu’un remplit votre formulaire Google, Zapier créera automatiquement des événements Google Agenda pour vous. 

Simplifiez votre Google Agenda grâce à l’automatisation

Ce tutoriel n'est qu'une façon parmi d'autres de créer automatiquement des événements Google Agenda. Essayez ces idées d'automatisation de Google Agenda et bientôt, vous aurez un calendrier qui se gère tout seul.

Cet article a été initialement publié en avril 2021 par Justin Pot, avec des mises à jour précédentes par Krystina Martinez et Hannah Herman. Il a été mis à jour pour la dernière fois en juin 2025 par Khamosh Pathak.