7 les paramètres cachés de Calendly pour faciliter la planification

Calendly n’est pas particulièrement difficile à utiliser, ce qui explique en partie pourquoi c’est l’une des meilleures appli de planification de réunions. Cela ne signifie pas pour autant que toutes les fonctionnalités sont évidentes, et certaines des meilleures fonctionnalités de Calendly sont juste un peu cachées.

Bien que je sois un grand partisan d’appuyer sur tous les boutons pour apprendre à naviguer dans une appli, je comprends que vous n’ayez peut-être pas le temps de le faire. Alors je l'ai fait pour toi. Voici les sept fonctionnalités cachées de Calendly que vous pouvez utiliser pour faciliter la planification. 

• Ajouter des zones tampon entre les événements de Calendly 

• Limiter le nombre de rendez-vous par jour

• Créer des événements secrets

• Utiliser les sondages pour réserver un événement de groupe

• Ajoutez le logo de votre entreprise à votre page de planification Calendly 

• Connecte Calendly à tes calendriers existants

• Intégrez votre page de planification Calendly sur un site web 

1. Ajouter des zones tampon entre les événements de Calendly

Interrompre la conversation avec un client, ce n'est jamais une bonne chose. Mais si ta journée est remplie de réunions consécutives, c'est possible. Le meilleur moyen d'éviter cela est d'ajouter une zone tampon (" blocs " occupés) avant et après une réunion. Voici comment procéder automatiquement dans Calendly.  

1. Sur votre page d’accueil Calendly, cliquez sur l’icône Paramètres de réunion , qui ressemble à un engrenage, pour un type d’événement donné. Puis sélectionne Modifier. 

   

2. Sur la page Modifier le type d’événement , cliquez sur Quand les gens peuvent-ils réserver cet événement ? 

   

3. Dans la section sous Tu veux ajouter du temps avant ou après tes événements ?, sélectionne le moment où tu veux ajouter une mémoire tampon (tu peux sélectionner avant ou après). Si tes journées sont régulièrement consacrées à des réunions consécutives, je te conseille d'ajouter au moins une période tampon de 10minutes avant et après. 

4. Cliquez sur Enregistrer et fermer. 

   

Tu as maintenant une petite marge de manœuvre pour préparer ta prochaine réunion, prendre un café et même faire une pause toilettes. 

Remarque : Les tampons sont spécifiques à un événement, vous pouvez donc personnaliser les paramètres de tampon pour chacun de vos types d’événements. 

2. Limiter le nombre de rendez-vous par jour

Vous n’avez probablement pas envie d’être en réunion toute la journée, tous les jours, mais à un moment donné, vous devez vous concentrer. C'est pourquoi ce serait une bonne idée de limiter le nombre total de réunions que tu autorises par jour, quelle que soit la date à laquelle elles peuvent avoir lieu. Voici comment procéder.

1. Sur votre page d’accueil Calendly, cliquez sur l’icône Paramètres de réunion , qui ressemble à un engrenage, pour un type d’événement donné. Puis sélectionne Modifier. 

2. Sur la page Modifier le type d’événement , cliquez sur Quand les gens peuvent-ils réserver cet événement ? 

3. Cliquez sur Règles supplémentaires pour connaître votre disponibilité. 

   

4. Dans la section Conditions de planification , sous Nombre maximal d’événements autorisés par jour pour ce type d’événement, entrez votre limite de réunions. 

   

5. Cliquez sur Enregistrer et fermer. 

C'est ça. Il ne sera plus possible de tenir des réunions de cinq heures dans ta journée si tu en fixes la limite à trois. 

3. Créer des événements secrets 

Supposons que la disponibilité de tes réunions soit fixée uniquement pour l'après-midi, pas le matin. Mais si quelqu'un ne peut vous rencontrer que le matin, vous souhaitez quand même offrir la possibilité de réserver via votre page de planification. C'est là qu'entrent en jeu les événements secrets. 

Les événements Secret Calendly n’apparaissent pas sur votre page de planification principale et ne peuvent être consultés et réservés que par les invités qui ont le lien de l’événement. 

1. Sur votre page d’accueil Calendly, cliquez sur l’icône des paramètres de réunion , qui ressemble à un engrenage, pour le type d’événement que vous souhaitez rendre secret. Puis sélectionne Modifier. 

2. Sur la page Modifier le type d’événement , cliquez sur Quand les gens peuvent-ils réserver cet événement ? 

3. Cliquez sur Règles supplémentaires pour connaître votre disponibilité. 

4. Dans la section Événement secret , cliquez sur Définir comme événement secret. 

   

5. Cliquez sur Enregistrer et fermer. 

Sur la page d'accueil de ton calendrier, tous les événements secrets seront signalés par une icône secrète, qui ressemble à un œil traversé par une ligne. 

Lorsque vous souhaitez donner à quelqu’un l’accès à votre page de planification avec un événement secret donné disponible, copiez le lien de l’événement comme vous le feriez normalement et partagez-le. 

4. Utiliser les sondages pour réserver un événement de groupe 

Tous ceux qui ont déjà essayé d'organiser un événement de groupe savent qu'il est difficile de trouver un moment qui convient à tout le monde. Grâce aux sondages sur les réunions de Calendly, tu peux laisser tes invités voter aux heures qui leur conviennent le mieux. Ensuite, tu peux consulter les votes et réserver l'heure de réunion préférée. 

Commençons par créer le sondage de la réunion. 

1. Sur votre page d’accueil Calendly, cliquez sur + Créer. Puis sélectionne Meeting poll. 

   

2. Tu dois maintenant sélectionner la durée de l'événement et les créneaux horaires pour lesquels tu souhaites proposer aux invités de voter. 

   • Modifier la durée de l'événement: par défaut, la durée de l'événement est fixée à 30 minutes. Mais c'est facile de changer cela. Dans le panneau latéral du sondage de la réunion , sous Durée, cliquez sur le curseur vers le bas (∨). Cliquez ensuite sur la durée souhaitée ou saisissez une durée personnalisée. 

     

   • Sélectionner des créneaux horaires: Cliquez sur les créneaux horaires que vous souhaitez proposer (jusqu’à 40) directement sur votre calendrier. Si vous souhaitez afficher les heures sélectionnées dans une liste, cliquez sur le curseur vers le bas (∨) à côté de /40 heures sélectionnées. 

     

3. Cliquez sur Suivant. 

4. Modifier les détails de la réunion, y compris le nom et le lieu de la réunion. 

   

5. Cliquez sur Publier le sondage de réunion. 

6. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, cliquez sur Copier le lien. Tu peux désormais partager le sondage avec tes invités. 

   

Toute personne accédant au lien aura accès à la page des sondages de la réunion où elle pourra voter aux heures qui lui conviennent le mieux. Voici un exemple de ce à quoi ressemble la page. 

Une fois tous les votes obtenus, tu peux prendre rendez-vous en fonction des meilleurs votes. 

1. Sur votre page d’accueil Calendly, cliquez sur Événements programmés. 

   

2. Cliquez sur En attente. Sélectionne ensuite l'événement pour lequel tu as envoyé le sondage pour avoir plus de détails sur l'événement.

3. Dans la vue étendue des événements, Calendly affiche la liste des meilleurs invités pour lesquels les meilleurs invités ont voté. Cliquez sur Réserver une heure de réunion pour le créneau horaire qui convient à la plupart des gens. 

   

4. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, cliquez sur Réserver une réunion pour confirmer les détails de la réunion. 

   

Remarque : Calendly enverra une invitation contenant les détails de la réunion uniquement à toi et aux invités qui ont voté lors de ton sondage. Si quelqu'un n'a pas voté mais que vous souhaitez quand même l'inclure dans l'événement, cliquez sur Ajouter un invité. 

5. Ajoutez le logo de votre entreprise à votre page de planification Calendly

Si vous utilisez Calendly pour planifier des réunions d’affaires, l’ajout du logo de votre entreprise à votre page de planification est une belle touche professionnelle. 

1. Sur votre page d’accueil Calendly, cliquez sur Compte. Puis sélectionne Réglages.  

   

2. Dans le menu latéral, cliquez sur Personnalisation. 

3. Cliquez sur Télécharger l’image pour ajouter votre fichier image. 

   

4. Par défaut, la marque Calendly apparaît sur votre page de planification et dans les e-mails de confirmation et de notification envoyés aux participants à votre réunion. Si vous êtes sur un plan Professional ou supérieur, vous pouvez le désactiver en cliquant sur le bouton à bascule à côté de Utiliser la marque Calendly. 

   

5. Cliquez sur Enregistrer les modifications. 

Désormais, lorsque quelqu’un visite votre page de planification, le logo de votre entreprise donnera l’impression que la page est une extension naturelle de votre entreprise. 

6. Connecte Calendly à tes calendriers existants 

Calendly te permet de définir tes horaires et tes préférences pour les réunions de travail. Mais disons que vous planifiez un rendez-vous chez le médecin pour lundi prochain dans votre calendrier personnel. Comment est-ce que Calendly peut bloquer la disponibilité de tes réunions à cette heure-là ? 

Vous pouvez mettre à jour manuellement votre planification Calendly. Vous pouvez également automatiser le processus en connectant Calendly à des applications de calendrier populaires telles que Google Calendar, Office 365 Calendar, Exchange Calendar et iCloud Calendar. Ce n’est pas exactement une fonctionnalité cachée, mais c’est une fonctionnalité que je pense que les gens ont tendance à remettre à plus tard l’utilisation.

1. Sur votre page d’accueil Calendly, cliquez sur Compte. Puis sélectionne Réglages.  

2. Dans le menu latéral, cliquez sur Disponibilité. 

3. Dans la zone principale de la page Disponibilité , cliquez sur Calendriers connectés. Cliquez ensuite sur Ajouter un compte de calendrier.

   

4. Sur la page Calendriers connectés , cliquez sur Connecter à côté du type de calendrier que vous souhaitez connecter. 

   Tu n'arrives pas à connecter le calendrier de ton choix ? Les intégrations de Zapier avec les applications de calendrier pourraient être utiles.

   

5. Suivez les invites de sécurité pour connecter le calendrier sélectionné. Une fois connectée, tu seras reportée sur la page Calendriers connectés . 

6. Dans la section Configuration , à côté de Ajouter au calendrier, sélectionne ton calendrier principal (celui auquel tu souhaites ajouter de nouveaux événements Calendly quand ils sont programmés).  

Tu es prête. 

7. Intégrez votre page de planification Calendly sur un site web

Bien sûr, vous pouvez partager un lien vers votre page de planification Calendly pour que d’autres personnes puissent réserver une réunion avec vous. Ou vous pouvez faciliter la planification pour tout le monde et intégrer la page directement sur votre site Web.

1. Sur votre page d’accueil Calendly, accédez au type d’événement que vous souhaitez partager, puis cliquez sur Partager. 

   

2. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, cliquez sur Ajouter au site Web.

   

3. Sélectionnez la façon dont vous souhaitez ajouter la page de planification à votre site Web : Intégration en ligne, Widget contextuel ou Texte contextuel. Une option populaire est l’intégration en ligne, qui vous permet d’ajouter le formulaire à un site Web particulier. Les deux autres options te permettent d'ajouter un bouton ou un lien texte vers ton site qui se transforme en fenêtre contextuelle. 

4. Cliquez sur Continuer. 

5. Pour toute option que vous choisissez, Calendly créera un code d’intégration que vous pourrez copier et coller dans votre HTML à l’endroit où vous souhaitez que votre widget, bouton ou lien Calendly apparaisse. Vous pouvez également personnaliser l’apparence de votre page de réservation, de votre bouton ou de votre lien en modifiant des fonctionnalités telles que le texte et la couleur du bouton. Une fois que vous êtes satisfait des paramètres de votre page de réservation, cliquez sur Copier le code. 

   

Vous pouvez maintenant coller le code à l’endroit souhaité de votre code HTML. Si vous ne savez pas comment procéder, voici des instructions étape par étape pour les créateurs de sites web populaires: 

• Unbounce

• WordPress

• Weebly

• Wix

Connectez Calendly à vos autres appli de prédilection

Calendly offre d’excellentes intégrations avec les applications de calendrier, mais que se passe-t-il si vous souhaitez le connecter à votre CRM ou même simplement à une feuille de calcul ? C’est là qu’intervient l’intégration Calendly de Zapier. Vous pouvez connecter Calendly à des milliers d’applis, ce qui vous permet de faire rapidement des choses comme créer des réunions Zoom pour des événements nouvellement programmés. Voici quelques flux de travail pour vous aider à démarrer.

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Cet article a été initialement publié en septembre 2021 par Justin Pot. La dernière mise à jour date de septembre 2023.