Savais-tu que les dauphins ont la meilleure mémoire du règne animal? Tu aurais pu penser que c'était des éléphants.
Maintenant, qu'est-ce que je disais ? Ah oui. Tout le monde a un membre de l'équipe qui se souvient de tout. C'est peut-être toi. Ou peut-être que ton cerveau se rafraîchit toutes les 48 heures. Ce n’est pas grave, nous ne sommes pas faits comme des dauphins, mais nous devons quand même rester au courant des réunions, des délais et d’autres tâches.
Tous les calendriers et listes de choses à faire du monde ne peuvent pas nous sauver de nous-mêmes, même s’ils essaient certainement. Et bien que les rappels de l’appli vous permettent, à vous et à votre équipe, de vous tenir au courant des éléments importants, ils comptent souvent sur les humains pour les définir en premier. Qui a le temps de vérifier toutes les options d’alerte d’une tâche ou d’un événement de calendrier ?
Nous ne serons peut-être jamais aussi cool que les dauphins, mais grâce à l’automatisation, vous pouvez automatiquement envoyer ou recevoir des rappels de vos tâches les plus urgentes où que vous en ayez besoin.
Créez facilement des flux de travail automatiques qui envoient des rappels pour vous
Avec Zapier, vous pouvez automatiser les tâches récurrentes, ce qui vous permet de gagner un temps précieux pour vous concentrer sur des éléments plus prioritaires. Les flux de travail que vous créez dans Zapier — nous les appelons Zaps — peuvent automatiser de nombreuses tâches courantes, telles que l’envoi d’un e-mail de rappel hebdomadaire à votre équipe.
Chaque Zap suit la même structure : quand cela se produit, faites cela.
Un Zap se compose toujours de deux parties :
Le trigger, qui est un événement qui démarre un Zap. Par exemple, tous les jours de la semaine à 3 (considérez cela comme le moment). )
L’action, qui est un événement qu’un Zap effectue après son déclenchement. Par exemple, envoyez un e-mail. (C'est ce qu'il faut faire.)
Pour vous aider à démarrer, nous avons rassemblé quelques-uns des Zaps les plus utilisés qui envoient automatiquement des messages de rappel selon une planification récurrente. Il suffit de cliquer sur le bouton ci-dessous pour commencer.
Envoyer des rappels hebdomadaires
Envoi de rappels hebdomadaires dans Microsoft Teams
Crée des cartes Trello chaque semaine aux heures prévues
Envoyer des rappels quotidiens
Envoie des messages quotidiens sur les chaînes Discord
Envoyer des rappels mensuels
Créer une carte Trello tous les mois à l'heure prévue
Créez votre propre Zap
En savoir plus sur l’utilisation de Schedule by Zapier pour gérer les actions récurrentes dans vos applications préférées.
Si vous avez besoin d’un système de rappel plus complexe parce que vous êtes un être humain complexe, vous pouvez créer votre propre Zap à la place. C’est également la meilleure façon de commencer si vous souhaitez que votre Zap effectue plus d’une action, comme vous envoyer un message de rappel dans Slack et ajouter une tâche à votre liste de tâches à faire.
Voici comment procéder :
Créez un nouveau Zap dans votre compte Zapier.
Sélectionnez Planification par Zapier comme appli de déclenchement et choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez que votre message se déclenche, par exemple quotidienne ou hebdomadaire. (Si vous avez besoin de rappels selon un calendrier plus nuancé, nous vous recommandons de configurer un Zap basé sur les événements de votre calendrier à la place.)
Sélectionnez votre e-mail, votre appli de discussion d’équipe ou votre appli de tâches, puis choisissez l’événement action qui enverra votre message. (Par exemple, tu peux sélectionner " envoyer un message à la chaîne " pour les rappels à l'équipe ou " pour envoyer un message direct " pour les alertes personnelles.)
Ensuite, finis de remplir les détails du message. Tu peux ajouter des liens et mettre en forme ton texte comme tu le souhaites. (Si vous souhaitez ajouter d’autres actions, cliquez sur le signe plus (+) et répétez les étapes 3-4 si nécessaire.)
Testez votre Zap, et si tout semble bon, il est prêt à l’emploi !
Lorsque vous testez votre Zap, il vous enverra un message. Nous vous recommandons d’envoyer d’abord un message direct ou un e-mail à vous-même afin de ne pas confondre vos collègues ou vos clients.
Vous avez besoin d’aide pour une automatisation plus complexe ? Les experts Zapier sont des consultants certifiés, des indépendants et des agences qui peuvent vous aider à en faire plus avec l’automatisation. Consultez notre répertoire d'experts pour t'aider à trouver le bon expert avec qui travailler.
Utiliser l’automatisation comme un second cerveau
Avec des milliers d’intégrations, vous pouvez utiliser Zapier pour automatiser la plupart (sinon la totalité) de vos tâches fastidieuses, ce qui vous fait gagner un temps précieux. En automatisant les rappels pour vous-même ou votre équipe, vous pouvez économiser votre précieuse énergie cérébrale pour les tâches qui nécessitent toute votre attention. Tu n'es peut-être pas un dauphin, mais tu peux au moins profiter de la liberté comme tel.
Vous ne connaissez pas Zapier ? Il s'agit d'un logiciel d'automatisation des flux de travail qui vous laisse vous concentrer sur l'essentiel. En combinant interfaces utilisateur, tables de données et logique avec des milliers d'applications, vous pouvez alors créer et automatiser tout ce que vous imaginez. Inscrivez-vous gratuitement.
Lectures connexes :
Cet article a été initialement publié en septembre 2021. Il a été mis à jour pour la dernière fois en mars 2024.
