Google Forms facilita la recopilación de cualquier información que necesite, ya sea información sobre citas o solicitudes de vacaciones. Pero obtener esa información en tu Calendario de Google puede ser una molestia si tomas la ruta manual.
Claro, puedes cargar un archivo CSV a tu calendario, pero ¿por qué no ahorrar tiempo tomando la ruta directa?
Con Zapier, puedes. En este tutorial le mostraremos cómo crear un Zap (un flujo de trabajo automatizado impulsado por Zapier) que creará automáticamente nuevos eventos de Google Calendar a partir de envíos de Formularios de Google.
¿Es la primera vez que usas Zapier? Es un software de automatización de flujos de trabajo que te permite centrarte en lo que realmente importa. Combina interfaces de usuario, tablas de datos y lógica con miles de aplicaciones para crear y automatizar cualquier cosa que puedas imaginar. Regístrate gratis.
Cómo crear eventos de Google Calendar desde un formulario de Google
Tenemos una plantilla para ayudarle a comenzar rápidamente. O si desea agregar acciones adicionales a su Zap, como filtros, puede hacer clic aquí para crear un nuevo Zap desde cero.
Para comenzar con una plantilla Zap (lo que llamamos nuestros flujos de trabajo predefinidos), simplemente haz clic en el botón. Solo te llevará unos minutos configurarlo. Puedes leer más sobre cómo configurar Zaps aquí.
Crear eventos de Google Calendar a partir de nuevos envíos de Formularios de Google
¿Quieres agregar asistentes a un evento de calendario existente? Lea nuestro tutorial completo.
Crea y prueba tu trigger de Formularios de Google
Primero, configura tu trigger: el evento que inicia tu Zap. Si está utilizando la plantilla Zap, la aplicación activadora y el evento ya estarán seleccionados para usted. De lo contrario, busque y seleccione Google Formularios como aplicación activadora y Nueva respuesta de formulario como evento activador. Conecte su cuenta de Formularios de Google y haga clic en Continuar.
Para cada aplicación que conecte, Zapier le solicitará un conjunto general de permisos que le permitirá ser flexible con sus Zaps. Las únicas acciones que Zapier realiza en tus cuentas de aplicación son aquellas que un Zap determinado necesita para lograr lo que has configurado.
A continuación, seleccione el formulario de Google específico que desea utilizar y haga clic en Continuar.
Ahora probaremos nuestro trigger. Zapier buscará un envío a su formulario de Google, que usaremos para configurar el resto de nuestro Zap. Haga clic en probar trigger.
Si Zapier encuentra un envío de formulario de Google, verá un mensaje de éxito así como información de esa respuesta del formulario.
Si todo parece correcto, haga clic en Continuar con el registro seleccionado.
¿Prefieres que las respuestas del formulario aparezcan en tu lista de tareas pendientes? A continuación se explica cómo convertir las entradas de Formularios de Google en tareas y proyectos.
Crea tu acción de Google Calendar
Ahora es el momento de configurar la acción: el evento que realizará tu Zap una vez que se active. Si está utilizando la plantilla Zap, estos ya estarán seleccionados para usted. De lo contrario, busque y seleccione Google Calendar como su aplicación de acción y Crear evento detallado como su evento de acción. Conecte su cuenta de Google Calendar y haga clic en Continuar.
Ahora configuraremos cómo queremos que se vea nuestro evento de Google Calendar.
En Calendario, seleccione el Calendario de Google en el que desea crear un evento. Por ejemplo, es posible que tenga un calendario específico para el tiempo de vacaciones de los empleados. En este ejemplo, sin embargo, solo utilizaremos mi calendario de trabajo.
A continuación, asignará las respuestas de su Formulario de Google a su evento de Google Calendar. Utilizarás la información que Zapier encontró cuando probaste tu trigger anteriormente.
Haga clic en el botón + dentro del campo Resumen (o utiliza el atajo de teclado / )Verás un menú desplegable con opciones de datos de tu trigger de Formularios de Google. Seleccione los datos que desea utilizar para el título del evento de su calendario. En este ejemplo, utilizaremos el campo Nombre completo de nuestro formulario como resumen del evento.
Además de utilizar los valores enviados desde el formulario de Google, también puedes escribir texto, que aparecerá igual cada vez que se ejecute tu Zap. Hemos incluido un texto que indica que es una solicitud de demostración.
Nota: Cuando asignas información de tu trigger de Formularios de Google (como un nombre), lo que ves en el editor es un marcador de posición. Estos valores de marcador de posición solo los usará tu Zap cuando lo pruebes. Pero una vez que su Zap esté en uso, cada nuevo evento del calendario será diferente según el envío del formulario de Google que activa el Zap. A esta información cambiante la llamamos valores dinámicos.
A continuación, personalice la descripción de su evento en el campo Descripción . Para nuestro ejemplo, simplemente agregaremos la dirección de correo electrónico del remitente del formulario (que nuestro Formulario de Google registrará automáticamente) a este campo.
En nuestro ejemplo, también queremos agregar información de conferencias de Google Meet , para no tener que enviar manualmente una invitación más tarde.
Simplemente seleccione Sí en el campo Agregar conferencia . Esto le indica a Zapier que cree un enlace de Google Meet y lo adjunte a los eventos de calendario creados con este Zap.
Luego, asigne las respuestas apropiadas del Formulario de Google a los campos Fecha y hora de inicio y Fecha y hora de finalización . Esto le indicará a Google Calendar cuánto tiempo debe durar el evento del calendario.
Nota: Este paso es donde el formato realmente importa. Nos resultó más fácil usar preguntas de respuesta corta en nuestro Formulario de Google (en lugar de los campos de fecha y hora nativos de Google) para capturar la fecha y hora de inicio correctas. Puede incluir instrucciones en su formulario pidiendo a los encuestados que escriban la fecha y hora deseadas en el formato correcto, por ejemplo, 06/20/2025 10 AM EST.
Para crear la hora de finalización correcta, es posible que tengas que agregar un poco de matemática: en nuestro caso, queremos que el evento finalice una hora después de su inicio, por lo que agregamos +1h. Después de la información de la fecha de inicio.
Hay algunos campos más que puedes personalizar aquí, incluso si estos eventos deben durar todo el día y de qué color deben ser en tu calendario. Una vez que hayas configurado el resto del evento de Google Calendar como desees, haz clic en Continuar.
Prueba tu acción de Google Calendar
Ahora probaremos este Zap. Como queremos que nuestro Zap cree un evento de Google Calendar, nuestra prueba creará un evento según cómo configuremos nuestra acción. Hacemos esto para asegurarnos de que hemos configurado todo correctamente.
Si desea omitir esta prueba, puede hacerlo haciendo clic en el botón Omitir prueba . Sin embargo, te recomiendo probar tu Zap, especialmente porque estás trabajando con fechas. Haga clic en el paso de prueba.
Verás un mensaje de éxito si Zapier pudo crear un evento de Google Calendar. Abramos el evento de Google Calendar para ver cómo se ve.
Si necesita realizar cambios, regrese al editor Zap y realice los ajustes en los pasos anteriores hasta que esté satisfecho.
Una vez que todo se vea bien, estará listo para comenzar a usar su Zap. Ahora, cada vez que alguien complete su formulario de Google, Zapier creará automáticamente eventos de Google Calendar para usted.
Simplifica tu Google Calendar con la automatización
Este tutorial es solo una forma de crear automáticamente eventos de Google Calendar. Prueba estas ideas de automatización de Google Calendar y pronto tendrás un calendario que se administra solo.
Lecturas relacionadas:
Este artículo fue publicado originalmente en abril 2021 por Justin Pot, con actualizaciones previas de Krystina Martínez y Hannah Herman. Fue actualizado por última vez en junio 2025 por Khamosh Pathak.
