Cómo enviar recordatorios automáticamente según una programación

¿Sabías que los delfines tienen la mejor memoria del reino animal? Podrías haber pensado que eran elefantes. 

Ahora bien, ¿qué estaba diciendo? Oh sí. Todos tenemos ese miembro del equipo que lo recuerda todo. Podrías ser tú. O tal vez tu cerebro se refresca cada 48 horas. Está bien, no estamos hechos como delfines, pero aún así tenemos que estar al tanto de las reuniones, los plazos y otras tareas. 

Todos los calendarios y listas de tareas pendientes del mundo no pueden salvarnos de nosotros mismos, aunque ciertamente lo intenten. Y aunque los recordatorios de las aplicaciones le permiten a usted y a su equipo estar al tanto de las cosas importantes, a menudo dependen de que los humanos los configuren primero. ¿Quién tiene tiempo para revisar todas las opciones de alerta para una tarea o evento del calendario? 

Puede que nunca seamos tan geniales como los delfines, pero con la automatización, puedes enviar o recibir automáticamente recordatorios de tus tareas más urgentes dondequiera que los necesites.  

Cree fácilmente flujos de trabajo automáticos que le envíen recordatorios

Con Zapier, puedes automatizar tareas recurrentes, lo que te permitirá recuperar tiempo valioso para concentrarte en elementos de mayor prioridad. Los flujos de trabajo que creas en Zapier (los llamamos Zaps) pueden automatizar muchas tareas comunes, como enviar un correo electrónico recordatorio semanal a tu equipo.

Un Zap siempre se compone de dos partes: 

1. El trigger, que es un evento que inicia un Zap. Por ejemplo, todos los días de la semana a 3 pm (Piense en esto como el cuándo).

2. La acción, que es un evento que realiza un Zap después de que se activa. Por ejemplo, enviar un correo electrónico. (Esto es lo que hay que hacer.)

Para ayudarlo a comenzar, reunimos algunos de los Zaps más utilizados que envían automáticamente mensajes recordatorios según una programación recurrente. Simplemente haga clic en el botón a continuación para comenzar. 

Enviar recordatorios semanales

Enviar recordatorios diarios

Enviar recordatorios mensuales

Construye tu propio Zap

Si necesitas un sistema de recordatorio más complejo porque eres un ser humano complejo, puedes crear tu propio Zap. Esta también es la mejor manera de comenzar si deseas que tu Zap realice más de una acción, como enviarte un mensaje recordatorio en Slack y agregar una tarea a tu lista de tareas pendientes. 

Aquí te explicamos cómo hacerlo: 

1. Crea un nuevo Zap en tu cuenta de Zapier.

2. Seleccione Schedule by Zapier como su aplicación trigger y elija la frecuencia con la que desea que se active su mensaje, como diariamente o semanalmente. (Si necesita recordatorios con una programación más matizada, le recomendamos configurar un Zap basado en eventos en su calendario ).

3. Seleccione su correo electrónico, chat de equipo o aplicación de tareas, luego elija el evento de acción que enviará su mensaje. (Por ejemplo, puede seleccionar "enviar mensaje de canal" para recordatorios del equipo o "enviar mensaje directo" para alertas personales).

4. A continuación, termine de completar los detalles del mensaje. Puedes agregar enlaces y formatear tu texto como desees. (Si desea agregar más acciones, haga clic en el signo más (+) y repita los pasos 3a4 según sea necesario). 

5. ¡Prueba tu Zap y, si todo se ve bien, está listo para usar!

Utilice la automatización como un segundo cerebro

Con miles de integraciones, puedes usar Zapier para automatizar la mayoría (si no todas) de tus tareas tediosas, recuperando así tiempo valioso. Al automatizar recordatorios para usted o su equipo, puede reservar su valiosa capacidad intelectual para las tareas que requieren toda su atención. Puede que no seas un delfín, pero al menos puedes disfrutar de la libertad como uno. 

Este artículo fue publicado originalmente en septiembre 2021. Se actualizó por última vez en marzo 2024.