スケジューリングに従ってリマインダーを自動的に送信する方法

イルカは動物界で最高の記憶力を持っていることをご存知ですか?ゾウだと思ったかもしれません。 

さて、私は何を言っていたのでしょうか?ああ、そうです。誰にでも、すべてを覚えているチームメンバーがいます。それはあなたかもしれません。あるいは、脳は 48 時間ごとにリフレッシュされるのかもしれません。大丈夫です。私たちはイルカのようには作られていませんが、それでも会議や締め切り、その他のタスクを把握しておく必要があります。 

世の中のカレンダーやToDoリストはすべて、私たちを自分自身から救おうとはしているものの、救うことはできません。アプリのリマインダーはあなたとあなたのチームに重要なことを常に知らせてくれますが、それらを最初に設定するのは人間に頼ることが多いです。タスクやカレンダーイベントのすべてのアラート オプションを確認する時間のある人はいるでしょうか? 

私たちはイルカほどクールにはなれないかもしれませんが、自動化により、最も緊急なタスクのリマインダーを必要な場所に自動的に送受信できるようになります。  

リマインダーを送信する自動ワークフローを簡単に作成できます

Zapier を使用すると、定期的なタスクを自動化できるため、貴重な時間を節約して、より優先度の高い項目に集中できるようになります。Zapierで構築するワークフロー（Zapと呼びます）を使用すると、チームに毎週リマインダーEメールを送信するなど、多くの一般的なタスクを自動化できます。

Zapは常に2つのパートで構成されています。 

1. トリガー、これはZapを開始するイベントです。たとえば、平日の午後 3 時 (これをいつと考えてください)。

2. アクション。これは、Zapがトリガーされた後に実行するイベントです。たとえば、Eメールを送信します。(これが やるべきことです。

使い始めるにあたって、定期的にリマインダー メッセージを自動的に送信する最もよく使われる Zap をいくつか集めました。開始するには、下のボタンをクリックしてください。 

毎週のリマインダーを送信する

毎日のリマインダーを送信する

毎月のリマインダーを送信する

自分だけのZapを作る

あなたが複雑な人間であるため、より複雑なリマインダー システムが必要な場合は、代わりに独自の Zap を作成することもできます。これは、Slack で自分にリマインダー メッセージを送信したり、 ToDo リストにタスクを追加したりするなど、Zap で複数のアクションを実行したい場合にも最適な方法です。 

やり方は次のとおりです: 

1. Zapier アカウントで新しい Zap を作成します。

2. トリガー アプリとして Schedule by Zapier を選択し、毎日や毎週など、メッセージをトリガーする頻度を選択します。(より細かいスケジュールでリマインダーが必要な場合は、代わりにカレンダーのイベントに基づいて Zapを設定することをお勧めします。)

3. メール、チーム チャット、またはタスク アプリを選択し、メッセージを送信するアクション イベントを選択します。(たとえば、チームのリマインダーには "チャネル メッセージの送信" を選択し、個人的なアラートには "ダイレクト メッセージの送信" を選択できます。

4. 次に、メッセージの詳細の入力を完了します。リンクを追加したり、テキストの書式を好きなように設定したりできます。(さらにアクションを追加する場合は、プラス記号 (+)をクリックし、必要に応じてステップ3～4を繰り返します。) 

5. Zap をテストし、問題がなければ、使用する準備が整います。

自動化を第二の脳として活用する

Zapier は何千ものインテグレーションを備えているため、面倒なタスクのほとんど (すべてではないにしても) を自動化し、貴重な時間を取り戻すことができます。自分自身やチームへのリマインダーを自動化することで、貴重な脳力を、完全に集中する必要があるタスクに割り当てることができます。あなたはイルカではないかもしれませんが、少なくともイルカのような自由を楽しむことができます。 

この記事はもともと 2021年9月に公開されたものです。最近は 2024年3月に更新された。