Zapier-Tabellen: Speichere deine Daten automatisch, verschiebe sie und führe Aktionen aus.

Es ist echt wichtig, das richtige Tool für den Job zu wählen, vor allem wenn es um die Verwaltung deiner geschäftskritischen Daten geht.

Spreadsheets und Datenbanken sind zwar bewährte Tools zum Speichern von Infos, können sie jedoch unzuverlässig sein , wenn du die Daten in andere Tools verschieben musst. Sie sind nicht für die Automatisierung gedacht, sodass bei der Verwendung von No-Code-Tools wie Zapier immer noch Workarounds nötig sind, damit diese automatisierten Workflows – wir nennen sie Zaps – richtig funktionieren.

Deshalb hat Zapier beschlossen, das richtige Tool für diese Aufgabe zu entwickeln, ganz ohne No-Code (oder Hacks). Zapier-Tabellen wurden für die Automatisierung entwickelt und ermöglichen es dir, deine Daten an einem Ort zu speichern, zu verschieben und Aktionen mit ihnen durchzuführen. Letztendlich gibt Ihnen Tables mehr Kontrolle über die Prozesse, die Ihre Zaps und Ihr Geschäft antreiben. Schauen Sie doch mal rein.  

Was du in dieser Anleitung findest:

• Was sind Zapier Tabellen?

• Wann sollte ich Tabellen verwenden?

• Trigger und Aktionen für Tabellen

• So richten Sie Tabellen ein

• Freigeben von Tabellen und Ansichten

• Ideen für die Verwendung von Zapier-Tabellen

Was sind Zapier Tabellen?

Zapier Tables ist ein Datenbank-Tool, für das du keinen Code brauchst. Damit kannst du Daten an einem Ort speichern, bearbeiten, teilen und automatisieren.  

Deine Daten müssen schnell und genau übertragen werden, damit du mit dem sich ständig ändernden Geschäftstempo Schritt halten kannst. Zapier Tables ist ein Tool, das sich auf Automatisierung konzentriert und es dir einfacher macht, deine Daten mit automatisierten Prozessen dorthin zu verschieben, wo du sie brauchst – ganz ohne Programmierung.

Aber was macht Zapier Tables anders als andere Spreadsheet- und Datenbank-Tools? 

• Tabellen sind ein zentraler Ort, um Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln und zusammenzufügen. So geht sicher, dass alle deine Daten, egal ob es sich um einen Lead oder eine Aufgabe handelt, sofort bearbeitet werden können.

• Automatisierung ist total angesagt. Sie können Zaps direkt aus Tabellen erstellen und Ihre verbundenen Zaps, Schnittstellen und Chatbots im Vordergrund und in der Mitte sehen. Dein Datenfluss ist kein Rätsel mehr.

• Zapier-Aktionen, die in Tabellen verwendet werden, zählen nicht zu Zapier’s Aufgabenkontingent. Alle Aktionen, die du erstellst (wie das automatische Erstellen von Datensätzen durch den Import von Daten aus anderen Tools), haben keinen Einfluss auf dein Gesamtkontingent für Zapier-Aufgaben, sodass du mehr Prozesse automatisieren kannst, ohne dir Gedanken darüber machen zu müssen, dass du die Grenzen deines Plans überschreitest.

• Sorgt für die Sicherheit automatisierter Workflow (und Tabellen). Du kannst die Berechtigungsstufen deines Teams für Tabellen und Zaps festlegen, um deine Daten und Workflow zu schützen. Tabellen warnen Sie auch, wenn Sie im Begriff sind, eine Änderung vorzunehmen, die sich auf andere Zaps auswirkt.

• Mehr Möglichkeiten zur Automatisierung, um Abläufe zu optimieren. Mit Tabellen kannst du Zaps auf ganz neue Arten einrichten, von Genehmigungsschaltflächen bis hin zum erneuten Auslösen von Zaps für vorhandene Datensätze. So kannst du ganze Prozesse auf einer Plattform automatisieren.

• Mehr KI-Funktionen, um deine Daten zu optimieren. Tables nutzt KI, sodass du Felder erstellen kannst, die E-Mails an Leads basierend auf vorhandenen Infos schreiben, und noch viel mehr – indem du einfach beschreibst, was passieren soll.

• Formeln und Funktionen, die Ihnen die Rechnung abnehmen. Mit den integrierten Formeln und Funktionen kannst du ganz einfach Berechnungen durchführen, Daten analysieren und die Entscheidungsfindung in Tabellen automatisieren. Egal, ob du Werte addieren, Durchschnittswerte berechnen, bedingte Logik anwenden oder wichtige Einblicke gewinnen möchtest – mit Tabellen ist das ganz einfach.

Wann sollte ich Tabellen verwenden?

Du solltest Zapier Tables verwenden, wenn du den Datenfluss in alle Richtungen verwalten möchtest (Tables ist mit Zapier verbunden 7,000+ Integrationen) direkt von der Quelle aus. Wenn du einen Prozess hast, der stark auf Spreadsheets und automatisierte Workflows angewiesen ist, könnte Zapier Tables genau das Richtige für dich sein – vor allem, weil verbundene Zaps keinen Einfluss auf deine Aufgaben haben. Außerdem ist Tables so konzipiert, dass es automatisiert werden kann. Das heißt, du kannst deine Tabelle ändern, ohne dass deine Workflows unterbrochen werden.

Anzeichen dafür, dass du Zapier Tables nutzen solltest:

• Du hast einen Prozess, der einer Genehmigung bedarf. Computer können viele Entscheidungen treffen, aber einige sollten am besten dem Menschen überlassen werden. Mit Tabellen kannst du Genehmigungsschritte in deinen Zaps einbauen, damit deine Automatisierung bei Prozessen wie der Genehmigung von Vorschlägen, Ausgaben und mehr eine menschliche Note bekommt. 

• Dein Workflow hängt stark von der Automatisierung ab. Tables hat jede Menge automatische Optionen, von Zaps starten mit einem Klick über das Beobachten bestimmter Änderungen in deiner Tabelle bis hin zum Löschen von Datensätzen, wenn du sie nicht mehr brauchst. 

• Du brauchst eine dynamische Lookup-Tabelle für einen Zap. Das Geschäft ist nicht statisch, also sollten Ihre Informationen es auch nicht sein. Mit Tabellen kannst du dynamische Suchfunktionen für die neuesten Aufgaben, Kunden und andere Infos erstellen, die du in wichtigen Zaps brauchst.  

• Du musst Infos aus verschiedenen Tools zusammenfassen und speichern, um sie später im selben Zap zu verwenden. Verwende Tabellen, um scheinbar unterschiedliche Infos aus deinen Anwendungen an einem Ort zu speichern. Du kannst zum Beispiel mehrere Anwendungen für Leads verwenden, um alle Infos zu jedem Lead in einer Tabelle zu speichern.

• Du möchtest datenintensive Content in Zapier-Schnittstellen dynamisch aktualisieren. Mit den Tabellen- und Kanban-Komponenten von Interfaces kannst du Tabellen in eine interaktive Web-Anwendung verwandeln. Willst du deine Daten lieber privat halten? Mit Tabellen und Schnittstellen hast du jede Menge Möglichkeiten zur Automatisierung, sodass du komplette Lösungen erstellen kannst.  

Trigger und Aktionen für Zapier-Tabellen

Zapier Tables bietet dir jede Menge Automatisierungsmöglichkeiten in deinen Zaps und erweitert die Arten von Workflows, die du erstellen kannst.

Bevor wir fortfahren, sind hier ein paar Begriffe, die Sie kennen müssen:

1. Feld: Ein Feld ist eine Spalte in einer bestimmten Tabelle. Tabellen unterstützt verschiedene Arten von Feldern, auf die wir später noch eingehen werden. 

2. Aufzeichnung: Ein Datensatz ist eine ganze Zeile in einer bestimmten Tabelle. 

3. Feldwert: Ein Feldwert ist ein einzelner Wert in einem bestimmten Feld. 

Trigger für Zapier-Tabellen

Tabellen haben fünf Trigger – also Ereignisse, die einen Zap starten –, die du nutzen kannst: 

• Trigger Zap Button geklickt: Buttons in eine Tabelle einfügen, um Zaps auszulösen oder sogar Workflows für vorhandene Datensätze erneut zu starten. Das ist super, wenn du E-Mails verschicken oder einen bestehenden Datensatz zwangsweise aktualisieren willst.

• Neuer oder aktualisierter Datensatz: Du kannst Zaps triggern, wenn in einer bestimmten Tabelle neue oder aktualisierte Datensätze erstellt werden. Im Zap-Editor werden in Tabellen vergangene und aktuelle Daten innerhalb eines Feldwerts angezeigt, wenn du deinen Trigger testest. Das heißt, du musst nicht auf Workarounds zurückgreifen, um festzustellen, ob sich der Content eines Datensatzes geändert hat. 

• Neuer, aktualisierter oder gelöschter Datensatz: Ähnlich wie beim obigen Trigger kannst du Zaps auch basierend auf neuen, aktualisierten oder gelöschten Datensätzen in einer bestimmten Tabelle auslösen.

• Neuer Datensatz: Dieser Trigger achtet nur auf neue Datensätze in einer bestimmten Tabelle. Auf diese Weise können Sie verhindern, dass Ihre Zaps versehentlich von aktualisierten Datensätzen ausgeführt werden.

• Aktualisierter Datensatz: Umgekehrt löst dieser Trigger einen Zap aus, wenn ein Datensatz in den Tabellen aktualisiert wurde. Du kannst auch auswählen, welches aktualisierte Feld deinen Zap triggern soll. 

• Zusammenfassung „Formel aktualisiert“: Dieser Trigger achtet auf Änderungen an Formelwerten in einer bestimmten Tabelle. Damit kannst du Formelberechnungen an andere Anwendungen senden, sobald sie fertig sind.

Da Tabellen beim Testen deines Triggers immer neue und alte Daten anzeigen, kannst du sogar Filter oder Pathsverwenden—die in unseren kostenpflichtigen Plänen verfügbar sind— um genauer zu steuern, wie dein Zap weiterläuft. Wenn du zum Beispiel möchtest, dass dein Zap eine bestimmte Aktion für einen Datensatz ausführt, der von „ "-Produkt qualifiziert“ in „" “ zu „ "geschlossen, verloren“ geändert wurde, musst du Folgendes tun:" 

Tabellen bietet auch die Zeitstempel für aktualisierte oder erstellte Datensätze, was Ihnen mehr Flexibilität beim Erstellen von Zaps bietet. 

Aktionen für Zapier-Tabellen

Zapier Tables hat sieben Aktionen – das sind Sachen, die passieren, wenn dein Zap losgeht. 

• Datensatz erstellen: Diese Aktion wird einen neuen Datensatz in einer bestimmten Tabelle erstellen. Du kannst Felder mit Daten aus vorherigen Zap-Schritten füllen oder statischen Text eingeben, der jedes Mal, wenn dein Zap ausgeführt wird, gleich angezeigt wird. 

• Wert erhöhen: Du kannst den Wert eines vorhandenen Zahlenfeldes um einen festen Betrag erhöhen. Das kann bei der Rechnungsstellung, beim Erstellen von SKUs oder sogar beim Erstellen von Round-Robin-Workflows.

• Tabelle duplizieren: Damit kannst du eine Tabelle, die du schon erstellt hast, einfach kopieren. Zapier kopiert die Felder und Einstellungen aus dieser Tabelle, sodass du keine Tabelle neu erstellen oder Daten unnötig duplizieren musst. Das kann nützlich sein, wenn du eine Vorlage für das Reporting von Fehlern, das Onboarding neuer Mitarbeiter oder andere wiederkehrende Prozesse verwenden möchtest.

• Datensatz aktualisieren: Wenn du diese Aktion mit einen Suchschritt kombinierst, kannst du die vorhandenen Tabelleneinträge mit den neuesten Informationen aus anderen Anwendungen aktualisieren. 

• Zap-Button „Weiter“ geklickt: Mit den Buttons kannst du einen bestimmten Zap fortsetzen, wenn du darauf klickst. Der Zap läuft bis zu dieser Aktion und wartet, bis du auf „Weiter“ klickst. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie warten möchten, bis Sie über eine bestimmte Anzahl von Datensätzen verfügen, um Kalendereinladungen im Batch zu versenden. 

• Update Trigger Button: Du kannst Schaltflächen, die Zaps in deiner Tabelle Triggern, aktivieren oder deaktivieren und sogar die Beschriftung der Schaltflächen ändern. Du kannst diese Aktion zum Beispiel nutzen, um zu verhindern, dass Zaps für zeitlich begrenzte Prozesse, wie das Einreichen von Spesenabrechnungen am Monatsende, aus Versehen getriggert werden.

• Datensatz löschen: Mit dieser Aktion kannst du einen Datensatz aus deiner Tabelle löschen. Das hilft dabei, nicht mehr benötigte Datensätze zu löschen, vor allem, wenn du Tabellen als Speicherbank für Daten verwendest, die du in Zaps verwenden möchtest ( "" ). Du möchtest vielleicht Datensätze löschen, die mit einem Mitarbeiter verbunden sind, nachdem er Onboarding abgeschlossen hat.

• Schaltflächenstatus ändern: Mit dieser Aktion änderst du den Status (aktiviert oder deaktiviert) und die Beschriftung einer Schaltfläche in einem bestehenden Datensatz.

• Zusammenfassungsformel berechnen: Damit wird eine Zusammenfassungsformel für ein Feld berechnet.

• Zusammenfassungsformelwerte abrufen: Mit dieser Aktion werden alle berechneten Zusammenfassungsformelwerte für eine Tabelle abgerufen.

Suche nach Zapier-Tabellen

Zapier Tables hat auch vier Suchaktionen, mit denen deine Zaps nach bestehenden Informationen in den von dir erstellten Tabellen suchen können. 

• Datensatz suchen: Diese Aktion sucht nach einem vorhandenen Datensatz, der Infos in einem bestimmten Feld hat.

• Tabelle suchen: Diese Aktion sucht nach einer vorhandenen Tabelle, die deinen Kriterien entspricht.

• Datensatz suchen oder erstellen: Diese Aktion sucht nach einem vorhandenen Datensatz, der Infos in einem bestimmten Feld enthält. Wenn Zapier keinen Eintrag findet, der deinen Kriterien entspricht, kannst du einfach einen neuen erstellen. 

• Datensätze suchen (als Einzelposten ausgeben): Diese Aktion sucht alle Datensätze , die deinen Kriterien entsprechen. Zapier zeigt die Ergebnisse als Einzelposten an, die du du für Aktionen verwenden kannst, die Einzelposten unterstützen oder sogar eine Reihe von Aktionen für jeden Datensatz durchlaufen. 

So richten Sie Tabellen ein

Jetzt, wo du weißt, was Zapier Tables kann und wie du es nutzen kannst, zeigen wir dir, wie du es einrichtest. 

So holst du das Beste aus Zapier Tables raus:

1. Mach eine Tabelle und füge deine Daten ein.

2. Erstellen Sie Ihre Zaps und verbinden Sie sie mit Ihrer neuen Tabelle.

3. Erstellen Sie eine Schnittstelle, und verbinden Sie sie mit Ihrer Tabelle.

Wenn du Zapier Tables mit deinen wichtigen Zaps verbindest, kannst du noch mehr Automatisierungen nutzen und deine Daten für dich arbeiten lassen. 

Erstell eine Tabelle und füge deine Daten ein

Sobald du in deinem Zapier-Konto angemeldet bist, kannst du über das Menü auf der linken Seite auf Zapier Tables zugreifen oder die Website tables.zapier.com besuchen.

Dann klick auf „+ Erstellen“. Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Tabelle zu erstellen. Im Moment beginnen wir mit den beiden gängigen Methoden:

• Erstell eine Tabelle aus einer Vorlage

• Erstellen einer leeren Tabelle von Grund auf neu

Erstell eine Tabelle aus einer Vorlage

Such dir eine Vorlage aus der Liste aus. Zapier bietet verschiedene Vorlagen für unterschiedliche Szenarien, zum Beispiel Tabellen für Genehmigungsanfragen, Kontaktlisten, Verkaufsberichte und Onboarding-Prozesse.

Wenn du die richtige Tab elle gefunden hast, klick auf „Tabelle erstellen “. Dadurch wird deine Tabelle geöffnet und es werden vorgefertigte Felder angezeigt, die du nach Bedarf anpassen kannst.

Wenn du Daten in deine Tabelle importieren musst, klick einfach auf das Symbol mit den drei Punkten oben rechts in deiner Tabelle und dann auf „Datensätze importieren“.

Du wirst aufgefordert, eine Datei mit deinen vorhandenen Daten hochzuladen. Such auf deinem Computer eine Datei zum Hochladen und klick dann auf „Weiter“.

Mit Tabellen kannst du dir eine Vorschau deiner Daten anzeigen lassen. Du kannst deine Daten auch verschiedenen Feldern in deiner Tabelle zuordnen.

Wenn alles gut aussieht, klick auf „Import fortfahren“. Dadurch werden alle vorhandenen Datensätze in Ihre Tabelle importiert.

Jedes Feld in der importierten Tabelle ist standardmäßig ein Textfeld, aber Sie können ein Feld in Ihren Feldeinstellungen in einen anderen Typ konvertieren. Du kannst Felder nach Belieben neu anordnen, Filter oder ausblenden.

Erstellen einer Tabelle von Grund auf neu

Klick auf „Leere Tabelle“, gib deiner Tabelle einen Namen und eine Beschreibung und klick dann auf „Tabelle erstellen“.

Zu Beginn sehen Sie einige leere Felder. 

Hinzufügen und Bearbeiten von Standardfeldern

Du kannst auf die Schaltfläche „+ Feld hinzufügen“ klicken, um ein neues Feld hinzuzufügen oder vorhandene Felder in deiner Tabelle zu bearbeiten. Wenn Sie ein neues Feld hinzufügen, wird der Bereich Feldeinstellungen automatisch auf der rechten Seite angezeigt. 

Um die Einstellungen eines bestehenden Feldes zu ändern, klick einfach auf das Feld und dann auf Klick Feld bearbeiten. 

Unter dem Reiter „Einstellungen“ kannst du anpassen, wie sich dein Feld verhalten soll: 

• Name: Geben Sie Ihrem Feld einen aussagekräftigen Namen.

• Feldtyp: Tabellen verfügt über mehr als ein Dutzend Feldtypen. & Viele davon sind dir bestimmt bekannt, wie zum Beispiel ein Kontrollkästchen oder ein Datumsfeld zum Eingeben der Uhrzeit. Bestimmte Feldtypen haben auch zusätzliche Einstellungen, die du anpassen kannst, wie zum Beispiel das Datenformat. 

• Ausrichtung: Wenn dir die Ausrichtung des Texts in deinen Daten wichtig ist, kannst du das auch ändern. 

• Symbol: Du kannst ein Anwendungssymbol für jede Anwendung auswählen, die bereits in deiner Feldüberschrift mit Zapier Integration ist. Dieser visuelle Hinweis hilft dir und deinem Team, sich daran zu erinnern, woher die Daten kommen.

Wir zeigen dir kurz, wie du Feldtypen einrichtest, die es nur in Zapier-Tabellen gibt: 

• Dropdown-Menü-Felder

• Schaltflächen-Felder

• KI-Felder

• Verknüpfte Datensätze

• Formeln

So machst du ein Dropdown-Menü

Dropdown-Menü-Felder sind Standard in Spreadsheet- und Datenbankanwendungen. Du kannst zwar dynamische Dropdown-Menüs erstellen , aber dafür musst du oft ein paar Tricks bei der Datenbearbeitung anwenden.

Mit Tabellen kannst du ganz einfach dynamische Dropdown-Menüs erstellen, sodass du immer mit den aktuellsten Daten arbeitest. 

Um ein Dropdown-Menü einzurichten, erstellst du ein neues Feld, gibst ihm einen Namen und wählst Dropdown-Menü als Feldtyp. 

Scroll runter und klick auf das Dropdown-Menü unter „Auswahlquelle“. Sie sehen einige Optionen, aus denen Sie auswählen können: 

• Statische Liste bereitstellen: Du kannst durch Kommas getrennte Werte eingeben, um ein statisches Dropdown-Menü zu erstellen.   

• Andere Tabelle oder anderes Feld verwenden: Du kannst eine andere Tabelle oder ein anderes Feld, die/das du erstellt hast, als dynamisches Dropdown-Menü verwenden. Nehmen wir an, Sie verwenden eine Tabelle, um aktive Teamprojekte aus Asana mit der zugehörigen Projekt-ID zu verfolgen. In einer anderen Tabelle kannst du deine Projekttabelle als dynamisches Dropdown-Menü verwenden, damit du immer mit den neuesten Infos arbeitest. 

Um eine andere Table in einem Dropdown-Menü zu verwenden, wählst du „Andere Table oder Feld verwenden als Auswahlquelle. Dann klick auf Source Table, um eine vorhandene Tabelle auszuwählen, die du verwenden möchtest. (Achten Sie darauf, dass Sie Ihren Tabellen klare und aussagekräftige Namen geben!) 

Wählen Sie dann das Feld aus, das Sie aus dieser Tabelle anzeigen möchten. 

Nachdem du auf „Speichern“ geklickt hast, siehst du dein neu erstelltes Dropdown-Menü. Im Beispiel unten zeigt das Dropdown-Menü den Namen der Kampagne aus einer Tabelle an, die ich erstellt habe. 

So erstellen Sie Schaltflächen

Du kannst Zaps natürlich über ein Dropdown-Menü oder ein Kontrollkästchen in Tabellen triggern, aber das ist nicht die einzige Möglichkeit. Mit dem Feldtyp „Schaltfläche“ kannst du anklickbare Schaltflächen erstellen, die Zaps triggern oder fortsetzen. Du kannst auch mehrere Schaltflächen hinzufügen und jeder einzelne einen anderen Zap zuweisen. 

Um es einzurichten, erstellen Sie ein neues Feld und wählen Sie Schaltfläche als Feldtyp aus. Gib diesem Feld einen aussagekräftigen Namen, scroll dann runter und klick auf das Dropdown-Menü unter „Schaltflächentyp“. 

Wähle aus, ob dieser Button einen Zap triggern oder fortsetzen soll. 

Geben Sie dann Ihrem Button ein Etikett. Er sollte kurz sein, aber klar beschreiben, was der Button tut.

Wenn du „Zap fortsetzen“ wählst, kannst du bei Bedarf eine zweite Schaltfläche erstellen. Dies ist gut für Prozesse, bei denen Sie Datensätze genehmigen oder ablehnen müssen. 

Sobald Sie Ihre Feldeinstellungen gespeichert haben, sehen Sie die neu erstellte Schaltfläche. Es wird ein Ausrufezeichen angezeigt, bis du es mit einem Zap verbindest. 

Wenn Sie über zwei Schaltflächen "Weiter " verfügen, werden beide im selben Feld angezeigt. 

Wie man ein KI-Feld erstellt

KI-Bereiche –verfügbar in den Tables Premium-Tarifen– kannst du Datensätze automatisch mit KI füllen. Du kannst in einer Eingabeaufforderung auf Datensätze verweisen und verschiedene Antworten generieren. 

Du kannst zum Beispiel deine Lead-Daten in einer Tabelle nutzen, um auf die jeweilige Phase des Deals zugeschnittene Kontaktaufnahmen zu erstellen. Du kannst auch neue Datensätze zusammenfassen und die Antwort per E-Mail oder Team-Chat senden, sie an eine To-Do-Liste weiterleiten oder sogar Formeln für Berechnungen oder Funktionen erstellen.

Um loszulegen, mach ein neues Feld und wähl den Feldtyp „KI“ aus. Dann wähl die OpenAI-Kontoverbindung aus, die du verwenden möchtest. Wenn du OpenAI noch nicht mit Zapier verbunden hast, klicke auf „Authentifizierungen verwalten“ und verbinde dein Konto.

Wenn du eine OpenAI-Verbindung ausgewählt hast, klick auf „Eingabeaufforderung erstellen“.

Du kannst eine Eingabeaufforderung von Grund auf neu erstellen oder mit einer Vorlage beginnen. 

Im Beispiel unten hab ich meine Eingabeaufforderung komplett neu erstellt und auf vorhandene Daten in meiner Tabelle verwiesen.

Klick auf „Einstellungen anpassen“, um den Kreativitätsgrad zu ändern, ein bestimmtes Modell zu verwenden oder die Antwortlänge anzupassen. 

Sie können eine Vorschau des Ergebnisses Ihrer Eingabeaufforderung unter Eingabeaufforderungseinstellungen anzeigen. Klick auf die Pfeile links und rechts unten im Vorschaufenster, um die Antworten für jeden Datensatz in deiner Tabelle zu überprüfen. 

Wenn etwas nicht stimmt, können Sie die Eingabeaufforderungseinstellungen anpassen, die Eingabeaufforderung bearbeiten und eine Antwort neu generieren.

Wenn du mit deinem Feld zufrieden bist, klick auf „Fertig“, um das Fenster zu schließen, und speicher dann dein Feld. Dein KI-Bereich fängt an, Datensätze nach deinen Anweisungen zu füllen.

So erstellen Sie verknüpfte Datensätze

Mit verknüpften Datensätzen können Sie eine Beziehung zwischen zwei verschiedenen Tabellen erstellen. Du kannst den Content einer Tabelle verwenden, um die Datensätze einer anderen Tabelle zu füllen oder zu aktualisieren. 

Stell dir zum Beispiel vor, du hast eine Tabelle für alle Kundenbestellungen und eine andere für Kundendaten (wie Lieferadressen und E-Mail-Adressen). Indem Sie Ihrer Bestelltabelle ein verknüpftes Datensatzfeld hinzufügen, können Sie die Adresse des Kunden anzeigen, der sich auf diese Bestellung bezieht. Wenn diese Kundenadresse in der Kundentabelle aktualisiert wird, wird sie automatisch in der anderen Tabelle aktualisiert. 

Um loszulegen, klick einfach auf das Symbol „+ Feld hinzufügen“ und wähl „Verknüpfter Datensatz“ aus dem Dropdown-Menü.

Geben Sie Ihrem Feld einen aussagekräftigen Namen und wählen Sie die Tabelle aus, mit der Sie es verknüpfen möchten.

Wählen Sie unter Anzeigefeld das Feld aus der anderen Tabelle aus. 

Sobald du auf „Erstellen“ klickst, siehst du das neue Feld mit deinen Daten in deiner Tabelle.

So verwenden Sie Formeln in Tabellen

Formeln helfen dir, Berechnungen direkt dort zu automatisieren, wo deine Daten gespeichert sind. In Zapier-Tabellen gibt es zwei Arten von Formeln: 

• Record Formulas (kostenpflichtiger Plan): Du kannst direkt in deinen Tabellen komplexe Berechnungen mit mehreren Funktionen erstellen. 

• Zusammenfassungsformeln (Gratis-Tarif): Du kannst Summen, Anzahlen, Durchschnittswerte und mehr direkt unten in den Zahlenspalten sehen. Du kannst diese Werte auch in Triggern und Aktionen im Zapier-Editor verwenden.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie haben eine Tabelle, in der die Zahlen in Verkaufsberichten oder die Preise für einzelne Produkte aufgeschlüsselt sind. Du kannst Formeln verwenden, um zum Beispiel Provisionen zu berechnen, Zusammenfassungsformeln (wie SUM und AVG) für sofortige Verkaufseinblicke anzuwenden oder Kostenaufschlüsselungen zu erstellen, indem du die Kosten für einzelne Artikel oder Projekte berechnest. 

Um mit einer Datensatzformel loszulegen, klick einfach auf das Symbol „+ Feld hinzufügen“ und wähl „Formel“ aus dem Dropdown-Menü.

Geben Sie Ihrem Feld einen aussagekräftigen Namen und geben Sie Ihre Formel in das Feld Formel ein. Du kannst Klick auf die Registerkarte „Funktionen einfügen“ klicken, um eine der verfügbaren Funktionen zu suchen und auszuwählen. Klick dann auf den Tab „Felder einfügen“, um die Felder, die du berechnen willst, in deiner Tabelle zu suchen und auszuwählen:

Anmerkung: Sie können die Pfeile des Vorschaufelds verwenden, um das Ergebnis der ersten Datensätze zu überprüfen.

Wenn du fertig bist, klick auf „Speichern“, um das Formelfeld zu deiner Tabelle hinzuzufügen. 

Um mit einer Zusammenfassungsformel loszulegen, klicke einfach auf das Dropdown-Menü „Berechnen“ unten in der Spalte, zu der du eine Formel hinzufügen möchtest.

Sobald du auf die gewünschte Formel klickst, wird sie automatisch am Ende jeder numerischen Spalte generiert. Hier ist ein Beispiel mit der AVG-Funktion, die den Durchschnitt (Mittelwert) der ausgewählten numerischen Werte berechnet: 

Daten in Ansichten filtern

Mit Ansichten kannst du Datensätze filtern, Felder ausblenden und bestimmte Daten anzeigen, ohne die zugrunde liegende Tabelle zu verändern. 

Sie können auch Ansichten freigeben , um den Zugriff auf bestimmte Datensätze einzuschränken.

Wenn Sie eine Tabelle erstellen, verfügt sie automatisch über eine Standardansicht. Klick auf das Symbol „Ansicht“ im Bereich auf der linken Seite deines Bildschirms und dann im linken Fensterbereich auf „Ansicht erstellen “.

Gib deiner Ansicht einen Namen und eine Beschreibung und klick dann auf „Erstellen“. 

Als Nächstes fügst du deiner Ansicht Filter hinzu. Klick einfach auf das Symbol „Filter“ in der Seitenleiste.

Dann klick auf „Filter hinzufügen”. Wähle das Feld, das du filtern willst, die Filterbedingung und die Daten, für die du filtern willst. 

Wenn du mehr Filter hinzufügst, siehst du rechts, wie deine Daten gefiltert werden. 

Sie können auch Felder in einer Ansicht ausblenden. 

Passe deine Tischeinstellungen an

Sobald Sie die Felder erstellt haben, die Sie für Ihre Tabelle benötigen, können Sie auswählen, wie Ihre Zaps die Datensätze behandeln sollen, die Sie manuell eingeben. 

Klick im linken Seitenleistenmenü auf das Symbol „Einstellungen“, um links den Bereich „Tabelleneinstellungen“ zu öffnen. Sie können den Namen und die Beschreibung Ihrer Tabelle ändern. Darüber hinaus werden zwei Optionen angezeigt:

• Anhängig: Standardmäßig sind manuell erstellte Datensätze auf Ausstehend gesetzt. Du kannst das zum Beispiel verwenden, wenn du warten möchtest, bis ein Datensatz vollständig ausgefüllt ist, oder wenn du überprüfen möchtest, ob die Datensätze korrekt sind, bevor du einen verbundenen Zap triggerst. Neben jedem Datensatz wird ein Flag mit dem Hinweis "Ausstehend" angezeigt.

• Automatisch: Jederneue Datensatz, der manuell hinzugefügt wird, triggert die verbundenen Zaps aus. Du kannst das verwenden, wenn du einen Zap hast, der einen kompletten Datensatz in einer Tabelle ausfüllt, sodass du keine Verzögerung oder manuelle Überprüfung brauchst.

Klick auf „Speichern“. 

Erstellen Sie Zaps und verbinden Sie sie mit Ihrem Tisch

Wenn du schon mal einen automatisierten Workflow mit Zapier erstellt hast, ist das Erstellen eines Zaps mit Tabellen ganz ähnlich. Du kannst einen Zap von Grund auf neu erstellen mit unserem Point-and-Klick-Editor oder einen Zap aus einer Tabelle heraus erstellen. 

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie Zaps in Tabellen erstellen und verbinden können:

1. Erstell einen Zap aus einem bestimmten Feld in einer Tabelle.

2. Erstell einen Zap aus einer Tabelle heraus.

Erstell einen Zap aus einem Feld

Um einen Zap aus einem bestimmten Feld in deiner Tabelle zu erstellen, klick auf eine Feldüberschrift und wähl im Menü „+ Zap erstellen“ aus. 

Sie können Zaps auch über den Bereich "Feldeinstellungen" erstellen. Wenn du auf „Feld bearbeiten“ klickst, klick auf den Reiter „Zaps“ und dann auf „+ Erstellen“.

Tabellen führen dich automatisch zum Zap-Editor. 

Zap aus einer Tabelle erstellen

Du kannst einen Zap auch über das Menü in der linken Seitenleiste erstellen. Klick auf das Symbol „Verknüpfte Assets“ und dann auf„+ Erstellen“.

Du wirst aufgefordert, die Art des Zaps auszuwählen, den du erstellen möchtest, z. B. einen Workflow, der durch neue oder aktualisierte Datensätze getriggert wird. 

Du kannst Daten aus einer anderen Anwendung importieren, Daten aus deiner Tabelle exportieren, deine Daten ergänzen oder aktualisieren oder ganz von vorne anfangen. Sobald du die Art der Automatisierung ausgewählt hast, die du erstellen möchtest, wirst du zum Zap-Editor weitergeleitet. Je nachdem, welche Art von Zap du erstellen willst, wählt der Zap-Editor die Tabelle und den Trigger oder die Aktion vor. 

Sobald du im Zap-Editor bist, kannst du deinen Zap erstellen, testen und sicherstellen, dass er einsatzbereit ist!

So finden Sie verbundene Zaps in einer Tabelle

Mit Zapier Tables kannst du verbundene Zaps ganz einfach in einer bestimmten Tabelle – und sogar in bestimmten Feldern – anzeigen, bearbeiten und Fehler beheben, sodass dein Datenfluss kein Rätsel bleibt. 

Klick im linken Bereich auf das Symbol „Verknüpfte Assets “. Es werden alle Zaps angezeigt, die mit der Tabelle verknüpft sind – und ob sie aktiv oder inaktiv sind.

Wenn du sehen willst, ob Zaps Triggern oder Infos an ein bestimmtes Feld in deiner Tabelle senden, klicke einfach auf ein Feld. Wählen Sie dann im Menü die Option Verknüpfte Zaps anzeigen aus.

Du kommst zur Registerkarte Zaps, wo du alle Zaps siehst, die mit dem ausgewählten Feld verbunden sind. 

Wenn du einen Zap bearbeiten, alle Ausführungen eines verbundenen Zaps anzeigen oder einfach mehr über einen verbundenen Zap erfahren möchtest, klicke auf das Pfeilsymbol neben einem verbundenen Zap. Du kommst zum Zap-Editor, wo du den Workflow im Detail checken kannst.

Zapier Tables warnt dich auch, wenn du Änderungen an einer Tabelle vornimmst, die sich auf Zaps auswirken, z. B. das Löschen einer Tabelle oder eines Feldes, und zeigt dir, welche Zaps davon betroffen sind. 

So erstellen Sie eine Schnittstelle aus einer Tabelle

Sie können auch eine Schnittstelle aus einer Tabelle erstellen. Zapier-Schnittstellen Mit Zapier kannst du Formulare, externe und interne Portale sowie einfache Anwendungen erstellen, um deine wichtigen Arbeitsabläufe ohne Programmierkenntnisse zu optimieren. Um loszulegen, klick einfach auf das Symbol „Verknüpfte Assets“ im Menü auf der linken Seite. Auf der Registerkarte Schnittstellen werden alle Schnittstellen angezeigt, die mit Ihrer Tabelle verknüpft sind. 

Klick auf Interface erstellen.

Zapier Interfaces erstellt eine neue Schnittstelle mit zwei vorgefertigten Seiten – einem benutzerdefinierten Formular und einer Tabelle.

So funktionieren Berechtigungen mit Zapier-Tabellen

Warnmeldungen sind gut, aber mit Tables kannst du die Berechtigungsstufen anpassen, um deine Daten und die damit verbundenen Zaps zusätzlich zu schützen. 

Zunächst sind Zap-Berechtigungen von Tabellenberechtigungen getrennt. Dies gibt Ihnen mehr Flexibilität bei der Art und Weise, wie Sie zusammenarbeiten möchten. 

Wenn du zum Beispiel einem Teammitglied erlauben willst, dir beim Bearbeiten, Verwalten oder Beheben von Problemen mit einem verbundenen Zap zu helfen, musst du ihm nicht den Zugriff auf die zugehörige Tabelle geben und umgekehrt. 

Wenn du dagegen eine Tabelle oder Ansicht mit deinem Team und externen Mitarbeitern teilen möchtest, kannst du deren Zugriffsebene anpassen und festlegen, welche Felder sie anzeigen und bearbeiten können. Sie haben keinen Zugriff auf verbundene Zaps, es sei denn, Sie erteilen die Berechtigung separat.

Freigeben von Tabellen und Ansichten

Sie können einen öffentlichen Freigabelink für Ihre Tabellen erstellen. Wenn du ein Team- oder Unternehmen-Konto, kannst du deine Tabellen direkt mit anderen Mitgliedern in deinem Zapier-Konto teilen.

Um eine Tabelle zu teilen, klick einfach auf den „Teilen“-Button in der Tabelle. 

Sie können einen Tisch auch freigeben, ohne ihn zu öffnen. Klick in deiner Tabellenliste auf die drei Punkte neben einer Tabelle und wähl „Tabelle teilen“ aus.

Um eine Tabellenansicht zu teilen, klick einfach auf die drei Punkte neben der Ansicht, die du teilen möchtest, im Ansichtsbereich und wähl „Ansicht teilen“ aus.

In den Freigabeeinstellungen sehen Sie, wem die Tabelle oder Ansicht gehört und wer bereits Zugriff hat. Wenn du einen Team- oder Unternehmensplan hast, siehst du auch die Berechtigungen auf Organisationsebene. 

Wenn du ein Zapier-Konto auf Team- oder Unternehmensebene hast, kannst du nach einem Benutzer, einem Team oder einem Konto suchen, mit dem du teilen möchtest. Wählen Sie dann eine Berechtigungseinstellung für jede Person, ein Team oder Ihr gesamtes Unternehmen aus. 

Wenn Sie beispielsweise mehrere Personen benötigen, die in der Lage sein müssen, Tabellenfelder, Einstellungen und Datensätze zu bearbeiten und Zaps zu erstellen, können Sie ihnen eine Editor-Rolle zuweisen. 

Wenn du nicht in einem dieser Konten angemeldet bist, klicke auf „Freigabe-Link erstellen“. Dadurch wird ein öffentlicher, schreibgeschützter Freigabelink für diese Tabelle erstellt.

Müssen Sie noch detaillierter werden? Sie können bestimmte Felder in einer Tabelle sperren, um zu verhindern, dass andere Felder sie bearbeiten.

Klick auf eine Feldüberschrift und wähl „Feld sperren“ aus. 

Gewähren des Bearbeitungszugriffs auf eine Tabelle über Schnittstellen

Es gibt noch eine andere Möglichkeit, Leuten, die Zapier nicht nutzen, Zugriff auf eine Tabelle zu geben: indem du die Tabelle in Zapier-Schnittstellen.

Wenn du eine Tabelle in eine Oberfläche einbaust, kann jeder deine Tabellen ansehen und bearbeiten, vordefinierte Ansichten für bestimmte Daten erstellen und Daten schnell durchsuchen. 

Um eine Tabelle in eine Benutzeroberfläche einzubinden, klick einfach auf das Symbol „Verknüpfte Assets“ in der linken Seitenleiste deiner Tabelle. 

Klick auf den Reiter „Schnittstellen “ und dann auf „+Erstellen“. Klick auf „Start building your Interface“ und ein neuer Tab oder ein neues Fenster mit deiner neuen Interface wird geöffnet. 

Klick auf die Seite Table view, um deine Tabelle anzuzeigen, fahr dann mit der Maus über die Tabelle und klick oben rechts auf das Symbol „Bearbeiten“.  

In der Seitenleiste können Sie den Schalter neben jeder Benutzerberechtigung aktivieren, die Sie Ihrem Nicht-Zapier-Benutzer erteilen möchten. Dazu gehört die Möglichkeit, neue Datensätze zu erstellen, Datensätze zu bearbeiten und vorhandene Datensätze in Ihrer Tabelle zu löschen. 

Wenn Sie Ihre Meinung zu Benutzerberechtigungen ändern, deaktivieren Sie einfach alle Berechtigungen, um Benutzern nur Lesezugriff zu gewähren. 

Ideen für die Verwendung von Zapier-Tabellen

Wenn du nach Möglichkeiten suchst, Zapier-Tabellen in deine bestehenden Prozesse zu integrieren, findest du hier ein paar Tipps für den Anfang: 

Erstelle benutzerdefinierte Apps mit Tabellen und Schnittstellen

Niemand kennt dein Geschäft besser als du selbst. Deshalb kannst du mit Tabellen und Zapier-Schnittstellen deine eigene Lösung erstellen.

Beginnen Sie mit diesen Tutorials: 

• Wie man einen KI-gestützten Hub für das Lead-Management aufbaut

• Erstell ein Support-Anfrageportal mit Tabellen und Schnittstellen

Genehmigungsprozesse

Sie können einige einfache Entscheidungen Computern überlassen, aber für diejenigen, die menschliches kritisches Denken erfordern, können Sie Tabellen verwenden, um den Prozess zu rationalisieren. 

Hier ist ein Beispiel dafür, wie das funktioniert:

1. Der Zap wird immer dann getriggert, wenn ein neuer Datensatz in einer bestimmten Tabelle erstellt wird. 

2. Der Zap wartet mit dem nächsten Aktionsschritt, bis du auf „Weiter“ klickst. 

3. Diese Beispieltabelle enthält zwei Schaltflächen. Wenn du auf Schaltfläche A klickst, führt der Zap eine Reihe von Aktionen aus. Wenn du auf Schaltfläche B klickst, werden verschiedene Aktionen ausgeführt. 

Du brauchst eine Tabelle mit einem Schaltflächenfeld, und es sollte eine Schaltfläche „Zap fortsetzen” sein. Dieses Feld sollte zwei Schaltflächen haben, eine zur Genehmigung und eine zum Ablehnen.

Hinweis: Sobald du deine Genehmigungsschaltflächen erstellt hast, richte deinen Zap über die Feldeinstellungen ein, und dieser Workflow ist fast fertig! Du musst nur noch jeden Pfad in deinem Zap anpassen. 

Dynamische Nachschlagetabellen

Hast du dir schon mal gewünscht, dass du ein Dropdown-Menü in deiner Spreadsheet automatisch aktualisieren könntest? Wie schon gesagt, kannst du Tabellen nutzen, um dynamische Dropdown-Menüs aus anderen Tabellen zu erstellen. 

Du kannst auch dynamische Nachschlagetabellen erstellen, mit denen du Daten zwischen Anwendungen vergleichen kannst. Außerdem kannst du deine Lookup-Tabelle als Dropdown-Menü nutzen, sodass du nicht nur mit aktuellen Informationen arbeitest, sondern auch auf verwandte Anwendungsdaten zugreifen kannst. 

So geht's:

1. Erstellen Sie eine Tabelle, die als Nachschlagetabelle dient. Du brauchst ein Feld mit Namen oder etwas anderem, das du in einem Dropdown-Menü auswählen kannst. 

2. Erstelle ein Dropdown-Feld in einem anderen Menü und stelle die Auswahlquelle auf „Andere Table verwenden“. Wählen Sie dann Ihre Nachschlagetabelle aus.  

3. Erstellen Sie Zaps, um Optionen aus Ihrer Nachschlagetabelle hinzuzufügen, zu aktualisieren oder zu löschen. Du kannst Zaps auch über das Dropdown-Menü erstellen, um deine Lookup-Tabelle nach relevanten Infos zu durchsuchen. 

Eine Speicherbank für Zaps

Computer können sich gut an Sachen erinnern, aber nur, wenn du ihnen vorher sagst, dass sie das machen sollen. Genau wie Computer verfügen Zaps über ein Kurzzeitgedächtnis, aber Sie können Tabellen als "Speicherbank" verwenden, die es Ihnen ermöglicht:

• Nutze Infos aus einem Zap für einen anderen Zap. 

• Speicher Informationen zu einem bestimmten Zeitpunkt, um sie später in einem Schritt eines Zaps zu verwenden.

• Erstell einen runden Workflow für einen Zap. 

Ich benutze Tabellen zum Beispiel als Speicher für zugewiesene Blog-Artikel. Ich speichere Aufgaben-Details, Links zu Google Doc-Entwürfen und IDs sowie die dazugehörigen Datensatz-IDs in Notion. Ich nutze das, um Zaps zu starten, die automatisch meine To-do-Liste aktualisieren, neue Notizen zu meinem Google Doc-Entwurf hinzufügen und sogar den Entwurfs-Link an meinen Redakteur schicken, wenn er zur Überprüfung bereit ist. 

Das ist nur ein Beispiel dafür, wie eine Zap-Speicherbank funktionieren könnte. Sie können dies mit allen kritischen automatisierten Prozessen tun, auf die Sie sich verlassen.

Zapier Tabellen: Deine Daten in Bewegung

Dein Unternehmen ist nicht statisch, also sollten deine Daten es auch nicht sein. Zapier Tables ist die Automatisierung-first Datenbanklösung, mit der du deine Daten speichern, bearbeiten, verschieben und verfolgen kannst, um mit dem sich ständig ändernden Tempo des Geschäftslebens Schritt zu halten. Jetzt kannst du deine Fähigkeiten zum Lösen von Problemen für strategische Aufgaben nutzen und die Spreadsheet-Hacks hinter dir lassen. 

Dieser Artikel wurde ursprünglich im März 2023 veröffentlicht und zuletzt im Februar 2025aktualisiert.