Hast du schon mal E-Mails zu wichtigen Aktivitäten aus einer Anwendung verschickt, die dein Team nutzt? Wahrscheinlich sind Sie es leid, manuell nach Updates zu suchen und dann Benachrichtigungen darüber zu verfassen.
Automatisierung kann hier zwar helfen, aber es kann vorkommen, dass deine Anwendung keine integrierte Integration hat und von Zapier nicht unterstützt wird. In diesem Fall kannst du Webhooks nutzen, um die Lücken zu schließen. Aber was sind Webhooks überhaupt? Und wie richtest du sie mit Zapier ein?
In diesem Tutorial zeigen wir dir genau, was Webhooks sind und wie du sie einrichten kannst, damit du bei Bedarf automatisch E-Mails versenden kannst. In meinem Fall passe ich auf die Leads meines Teamkollegen auf, während er im Urlaub ist. (Sie hatten Glück.) Ich will ihnen automatisch E-Mails mit den aktualisierten Notizen schicken, die ich in ihren Pipedrive-Kontakten hinterlasse. Auf diese Weise kann ich wichtige Updates kommunizieren und mein Teamkollege wird nicht im Dunkeln tappen. Lassen Sie uns eintauchen.
Webhooks sind in allen kostenpflichtigen Zapier-Plänen und während der kostenlosen Zapier-Testversion verfügbar.
Inhaltsverzeichnis
Was sind Webhooks?
Mit Webhooks können Anwendungen automatisch Nachrichten oder Infos an andere Anwendungen schicken , sobald neue Infos da sind. Diese Nachrichten – oft als Payload bezeichnet – werden an eine eindeutige URL gesendet. (Deshalb fragen die Webhook-Einstellungen deiner Anwendung danach.)
Webhooks sind eine weitere Möglichkeit, Aufgaben zwischen deinen Lieblings-Anwendungen zu automatisieren. Wenn deine Anwendung also über eine Webhook-Funktion verfügt, kannst du sie automatisieren!
Wenn du aber noch keine Programmiererfahrung hast, fragst du dich vielleicht, wie du diese einzigartige URL bekommst. Zapier hat ein integriertes Tool namens Webhook, das eine einzigartige URL für dich erstellen kann.
Hier erfährst du mehr darüber , wie du Webhooks mit Zapier nutzen kannst.
Bevor Sie beginnen
Schau mal nach, ob deine App Webhooks nutzen kann und wenn ja, welche. Du solltest diese Infos in den Einstellungen deiner Anwendung oder in der Entwickler-Dokumentation deiner Anwendung finden können.
Webhooks werden oft durch bestimmte Aktivitäten getriggert. Deine Anwendung kann zum Beispiel einen Webhook für neue Deals und einen anderen für neue Kontakte anbieten.
Dann check, ob du Webhooks erstellen kannst. Je nachdem, welche Anwendung du benutzt, brauchst du vielleicht die Erlaubnis vom Besitzer deines Kontos, um das zu tun.
Sobald du überprüft hast, dass du Webhooks in deiner Anwendung erstellen kannst, brauchst du zwei Browser-Tabs: Öffne die Einstellungsseite deiner Anwendung in einem Tab und Zapier in einem anderen.
So schickst du eine E-Mail über einen Webhook
Du kannst deinen eigenen Zap ganz ohne Programmierkenntnisse von Grund auf erstellen, aber wir bieten dir auch schnelle Vorlagen, um dir den Einstieg zu erleichtern.
Wenn du mit einer Vorlage anfangen willst, klick einfach auf die Zap-Vorlage unten und du kommst direkt zum Zapier-Editor. Du musst ein Zapier-Konto erstellen, falls du noch keines hast. Dann mach einfach die folgenden Schritte, um deinen Zap einzurichten.
Schritt 1: Richte deinen Zapier Webhook Trigger ein und kopiere die generierte URL.
Wenn du mit der Vorlage startest, klicke im Zap-Editor auf den Trigger-Schritt – also das Ereignis, das einen Zap startet.
Wenn du ganz von vorne anfängst, wählst du Webhook als Trigger-Anwendung und Catch Hook als Trigger-Ereignis und klickst dann auf Weiter.
Du wirst gefragt, ob du einen Untertitel auswählen möchtest, aber du kannst einfach Klick auf „Weiter“ klicken und das ignorieren. Du kannst diese Option verwenden, wenn du möchtest, dass Zapier die vom Webhook zurückgegebenen Ergebnisse auf eine bestimmte Eigenschaft beschränkt, was in unserem Beispiel aber nicht nötig ist.
Jetzt siehst du, dass Zapier eine Webhook-URL erstellt hat. Klick auf den „Kopieren “-Button, um die URL in deine Zwischenablage zu kopieren. Du musst die Webhook-URL in die Webhook-Einstellungen deiner Anwendung einfügen. Wir zeigen Ihnen, wie.
Schritt 2: Richte deinen Webhook in deiner Anwendung ein.
In einem anderen Tab solltest du die Kontoeinstellungen deiner Anwendung geöffnet haben. Webhooks findest du normalerweise in deinen Einstellungen, unter einem Menü wie API oder Integrationen.
Für dieses Tutorial wollen wir einen Webhook verwenden, um Pipedrive mit E-Mail zu verbinden. Wir können neue Webhooks unter „Tools“ „ & -Apps“ in Pipedrive erstellen.
Je nach Anwendung hast du vielleicht mehrere Webhooks zur Auswahl. Wenn ja, wählen Sie diejenige aus, die Sie verwenden möchten.
Da Pipedrive ein Tool für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) ist, gibt's mehrere Optionen zur Auswahl. Ich hab den Webhook „Aktualisierte Notiz“ ausgewählt.
Deine Anwendung fordert dich möglicherweise auch auf, eine Berechtigungsstufe festzulegen, wer den Webhook verwenden darf. Wenn dies der Fall ist, können Sie dies einstellen, wenn Sie möchten.
Für jeden Webhook fragt deine Anwendung immer nach einer URL.
Erinnerst du dich an den Webhook, den du in deine Zwischenablage kopiert hast? Fügen Sie es in das erforderliche Feld ein.
Achten Sie darauf, diese Einstellungen zu speichern.
Als Nächstes müssen wir unseren Webhook testen, um sicherzustellen, dass er funktioniert. Zapier braucht ein paar Beispieldaten, um den Rest von unserem Zap einzurichten. Da du gerade deinen Webhook erstellt hast, musst du in deiner Anwendung ein Beispiel erstellen, um ihn zu verwenden. Wenn dein Webhook also durch neue Kontakte ausgelöst wird, erstelle einen neuen Kontakt. Du kannst es jederzeit löschen, nachdem du deinen Zap eingerichtet hast.
Jetzt kannst du deinen Webhook testen. Wenn du dein Beispiel erstellt hast, geh zurück zum Zap-Editor, klick auf „Weiter“ und dann auf „Trigger testen“.
Du siehst eine Erfolgsmeldung zusammen mit den an deinen Webhook gesendeten Daten. Überprüf die Daten und stell sicher, dass alles drin ist, was du in deiner E-Mail weitergeben willst.
In unserem Beispiel will ich sichergehen, dass mein Webhook die E-Mail-Adressen weiterleitet, weil ich sie später brauche.
Wenn alles okay ist, klick auf „Mit ausgewähltem Datensatz fortfahren“.
Wenn du steuern möchtest, wie oft dein Webhook ausgelöst wird, kannst du einen Filter hinzufügen, Filter, der in unseren kostenpflichtigen Plänen verfügbar ist in unseren kostenpflichtigen Plänen verfügbar, um festzulegen, wie oft dein Zap ausgelöst wird.
Schritt 3: E-Mail-Aktion einrichten
Als Nächstes richten wir unsere Aktion ein – also das, was unser Zap macht, wenn unser Webhook getriggert wird.
Wenn du einen Zap von Grund auf neu erstellst, wählst du E-Mail von Zapier als Anwendung, Ausgehende E-Mail senden als Ereignis und klickst auf Weiter.
Hinweis: Mit „Email by Zapier” kannst du eine eigene E-Mail-Adresse erstellen, die Informationen aus einer Anwendung abholt und per E-Mail an eine andere Anwendung schickt. Wichtig: Alle E-Mails, die über E-Mail von Zapier verschickt werden, kommen von einer Adresse, auf die man nicht antworten kann, und du hast keinen E-Mail-Posteingang. Wenn du möchtest, dass die Leute auf diese E-Mails antworten oder sie über einen Posteingang verwalten können, brauchst du eine Transaktions-E-Mail-Anwendung.
Schau dir unsere Anleitung zu E-Mails über Zapier an, um zu erfahren, wie du das einrichtest, oder schau in unsere Hilfe-Dokumentation.
Wenn du eine Zap-Vorlage verwendest, leitet dich der Editor automatisch weiter, um deine E-Mail anzupassen.
Du kannst entweder eine E-Mail-Adresse ins Feld „An“ eingeben – dann wird jedes Mal eine E-Mail an dieselbe Adresse geschickt – oder du kannst eine E-Mail-Adresse deinem Webhook zuordnen.
Um einen dynamischen Wert aus deinem Webhook-Trigger zuzuordnen, klick ins Feld „An“ und wähl den Wert aus, den du verwenden möchtest. Klick auf „Alle Optionen anzeigen“, um mehr Webhook-Daten zu sehen.
Ein dynamischer Wert sind beliebige Daten aus einem früheren Zap-Schritt, die du einem Feld im Zap-Editor zugeordnet hast. Wenn du einen dynamischen Wert – wie zum Beispiel einen Kontaktnamen – zuordnest, siehst du im Editor einen Platzhalter. Mit dynamischen Feldzuordnungen kannst du Daten von einer Anwendung in eine andere schicken. Sobald dein Zap aktiviert ist, sendet Zapier jedes Mal, wenn dein Zap ausgeführt wird, die in dem Feld enthaltenen Informationen.
Da ich aktualisierte Notizen an die letzte Person senden will, die den Kontakt bearbeitet hat, hab ich die E-Mail-Adresse des vorherigen Benutzers ausgewählt, die über meinen Webhook eingegangen ist.
Als Nächstes passt du die Betreffzeile deiner E-Mail an. Du kannst Text und Kartendaten aus deinem Webhook eingeben, damit deine E-Mail jedes Mal, wenn dein Zap ausgeführt wird, einer allgemeinen Vorlage folgt.
Mach das Gleiche auch für den Text deiner E-Mail. Wenn du Formatierungen wie fetten Text oder Hyperlinks einfügen möchtest, kannst du hier HTML verwenden.
Als Nächstes kannst du den Absendernamen, eine Antwortadresse (falls du eine brauchst) und alle anderen E-Mail-Adressen, die du in Cc oder Bcc setzen möchtest, anpassen.
Wenn du deine E-Mail so angepasst hast, wie du willst, klick einfach auf Weiter.
Jetzt ist es Zeit, unsere Aktion zu testen. Zapier schickt eine echte E-Mail, so wie wir es vorher eingerichtet haben. Ich empfehle dir, zu testen, ob deine E-Mail so formatiert ist, wie du es möchtest. Klick auf Testschritt.
Hinweis: Wenn du deine E-Mail nicht wirklich senden, aber trotzdem die Formatierung überprüfen möchtest, geh zurück zum vorherigen Schritt, gib deine E-Mail-Adresse im Empfängerfeld ein und teste deinen Schritt. Vergiss nicht, die Änderung rückgängig zu machen, bevor dein Zap live geht!
Du siehst eine Erfolgsmeldung zusammen mit dem Content der gesendeten E-Mail.
Und so sieht unsere Test-E-Mail in unserem Posteingang aus.
Wenn du irgendwas ändern musst, geh zurück zum Zap-Editor, bearbeite die vorherigen Schritte und teste es nochmal. Wenn du damit zufrieden bist, vergiss nicht, deinen Zap zu veröffentlichen.
Mit Webhooks und Zapier kannst du noch mehr erledigen.
Lass dich nicht von Webhooks abschrecken. Mit Zapier kannst du Webhooks nutzen – ganz ohne Programmierkenntnisse –, um automatisch geschäftskritische E-Mails zu versenden, sobald in einer anderen Anwendung wichtige Aktivitäten stattfinden. Legen Sie los und beginnen Sie noch heute, Ihre Wirkung zu skalieren:
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Dieser Artikel wurde ursprünglich im Oktober 2022veröffentlicht. Er wurde zuletzt im Juli 2024 von Elena Alston aktualisiert.
